Идеальный процесс: как эффективно управлять творческими запросами

Для многих маркетинговых команд творческое производство — процесс написания, разработки и создания всех целевых страниц, электронных писем и видео, которые видят клиенты, — может показаться запутанной паутиной. Запросы приходят откуда угодно: по электронной почте, в Slack или в ходе обсуждения в коридоре. Важная информация, такая как спецификации проекта, сроки и творческие требования, часто неполна или вообще отсутствует. А когда дело доходит до управления обратной связью и подтверждениями творческой работы, картина становится ещё более размытой.

Без чёткого и эффективного процесса управления творческими проектами вы остаётесь в хаотической рабочей среде, которая замедляет работу вашей команды и мешает вашим копирайтерам и дизайнерам делать то, что у них получается лучше всего: создавать выдающиеся работы, которые восхищают и привлекают вашу аудиторию. К счастью, есть способ управлять творческим процессом и отслеживать его во всех маркетинговых кампаниях, мероприятиях и запусках, не упуская ничего из виду. Ниже приведены четыре идеи, которые помогут довести процесс творческого производства до совершенства, чтобы ваша команда могла работать вместе без лишних усилий.

1. Централизуйте творческие запросы

Когда творческие запросы поступают со всех сторон, отслеживать их становится сложно и отнимает много времени. Это связано с тем, что в конечном итоге вы тратите много времени на консолидацию информации для создания единого источника достоверной информации вместо того, чтобы заниматься самой творческой работой. Что, если бы вы могли начинать каждый день с чёткой картиной всех запросов на дизайнерскую работу от других команд и распределять её по приоритетам, датам сдачи и областям проекта?

Этого можно добиться, централизовав процесс творческого производства. (Наша творческая команда, естественно, использует Asana.) Назначив одно место для размещения всех входящих творческих запросов, вам нужно будет проверять только одно место для всей работы, которую необходимо выполнить, вместо того, чтобы отправлять электронную почту, Slack и личные синхронизации, чтобы разобраться во всем.

Совет от Asana: быстро создайте проект для управления творческими запросами, от приёма до сдачи, с помощью нашего шаблона.

Управляя всеми запросами в проекте Asana, заинтересованные стороны будут знать, где искать информацию для продвижения творческой работы. Например, менеджеры по маркетингу могут запрашивать творческие материалы для своих цифровых кампаний, мероприятий и контента блога. Дизайнеры и копирайтеры будут знать, где искать новые задания по проектам или обновления статуса. И самое главное, руководители творческих отделов и продюсеры получают единое и чёткое представление обо всей работе, выполняемой их командой в любой момент времени.

2. Собирайте важные детали заранее

Чтобы у ваших дизайнеров и копирайтеров было достаточно информации для начала творческой работы, важно иметь бриф. Хороший творческий бриф или бриф проекта — лучший друг творческой команды, а создание его стандартной версии помогает всем оставаться в курсе дел на протяжении всего производственного процесса.

В зависимости от конкретных потребностей команды, креативный бриф будет иметь некоторые отличия. Как минимум, в креативном брифе должны быть чётко определены маркетинговые цели, объём работ и дедлайны, а также указаны лица, ответственные за проверку и согласование. Кроме того, в креативном брифе должны быть указаны все технические характеристики, такие как формат сдачи, размеры и другие необходимые элементы. Собрав все эти детали заранее, в момент получения запроса, ваша команда сможет быстрее приступить к творческой работе.

Совет от Asana. Чтобы ещё больше упростить процесс, используйте для креативного брифа форму в Asana. Когда кто-то отправляет форму, в вашем проекте по творческим запросам автоматически создаётся задача.

3. Расскажите о процессе

Если вы создали процесс творческого производства, но не рассказали о нём, можно ли считать его процессом? Если отбросить философские размышления, внутреннее информирование о том, как ваша команда обрабатывает запросы, является важным аспектом процесса творческого производства. В конце концов, если участники команды не знают, куда отправлять творческие запросы или как работает процесс управления творческими проектами, они будут продолжать использовать методы ad hoc, такие как электронная почта и вопросы, задаваемые мимоходом.

Один из способов убедиться, что команда следует вашему процессу, — дать понять, что любые творческие запросы, отправленные альтернативными способами, не будут приоритетными. Также важно чётко сообщать, какая информация (цели, спецификации, примеры) ожидается с каждым запросом.

Совет Asana: пригласите участников межфункциональной команды в свой проект по творческим запросам в Asana и организуйте обсуждение, чтобы рассказать им, как работает ваш процесс.

4. Оптимизируйте проверки и Подтверждения

Итак, вы расставили приоритеты и назначили все творческие запросы, ваши дизайнеры и копирайтеры работают над результатами, и это ваш производственный процесс, верно? Не совсем. Если вы не угадаете с первого раза, создание качественных материалов потребует нескольких раундов обратной связи от заинтересованных сторон. К сожалению, именно эта часть творческого процесса может стать узким местом.

Если вы управляете обратной связью от нескольких заинтересованных сторон, отслеживание того, какие активы готовы к рассмотрению или какие изменения являются высокоприоритетными (а какие нет), быстро становится головной болью. К счастью, Asana избавляет вас от этой боли, позволяя легко отслеживать этап подтверждения каждого результата в вашем проекте творческих запросов с помощью нестандартных полей. А с функцией проверки качества получить конструктивную обратную связь по визуальным материалам стало проще, чем когда-либо.

Совет Asana: добавьте в свой проект творческих запросов нестандартное поле «Этап подтверждения», созданное Asana, чтобы заинтересованные стороны автоматически получали уведомления, когда что-то готово к проверке.

Примечание редактора: с момента публикации этой статьи мы внесли некоторые улучшения в функционал подтверждений. Ознакомьтесь с Путеводителем по Asana, чтобы узнать о последних обновлениях.

Вносите изменения и доводите до совершенства

Когда вы начнёте внедрять процесс творческого производства в Asana, узнайте, как он работает для участников вашей команды, и при необходимости дорабатывайте его. Вносите коррективы по мере возникновения проблем и изменения потребностей команды. Когда процесс будет налажен, его можно будет воспроизвести для других запросов на работу, например для веб-разработки или создания сувенирной продукции. Не нужно каждый раз заново изобретать велосипед.

Ищете способ справиться с творческими запросами? Узнайте, как Asana может помочь уже сегодня.