Не позволяйте цифровым инструментам саботировать работу работников

Эта статья была первоначально опубликована на сайте Reworked.

Великие компании не просто ценят опыт работника (EX) — они фанатично относятся к нему. В прошлом эта одержимость выражалась в офисных помещениях, напоминающих игровые площадки для взрослых, с такими удобствами, как скалодромы и кресла-мешки, бариста, подающие латте ручной работы, и спокойные места для медитации и декомпрессии.

Но в современную эпоху распределенной работы, когда и офисные, и удаленные работники в значительной степени зависят от цифровых инструментов, EX становится все более цифровым. Это ироничная ситуация. Компании вкладывают деньги в цифровые инструменты, а расходы на лицензии SaaS даже превышают расходы на здравоохранение в расчете на одного сотрудника. Тем не менее, им не хватает важной части головоломки: как эти инструменты влияют, к лучшему или худшему, на цифровой опыт работника (DEX).

Ваши цифровые инструменты могут саботировать опыт вашего работника. Узнайте, как с этим справиться.

Признайте проблему

Первый шаг к решению этой проблемы — признать её. По некоторым оценкам, среднестатистическое предприятие использует более 300 инструментов SaaS, многие из которых предназначены для совместной работы. Этот цифровой беспорядок — нечто большее, чем просто неудобство; он отнимает у работников много времени и внимания.

Исследование, проведённое в The Work Innovation Lab, аналитическом центре Asana, в сотрудничестве с профессором Стэнфордского университета Бобом Саттоном и профессором Калифорнийского университета в Санта-Барбаре Полом Леонарди, выявило поразительное влияние этого беспорядка. Мы обнаружили, что сотрудники теряют 57 минут в день, просто переключаясь между инструментами для совместной работы. Ещё 30 минут уходит на то, чтобы решить, какие технологии использовать для конкретной задачи. Это почти полтора часа каждый день, которые не тратятся на продуктивную работу, а теряются в умственной гимнастике переключения между инструментами.

Более того, каждый раз, когда сотрудники переключаются между инструментами, они сталкиваются с «платой за переориентацию»: они могут терять более 20 минут, пытаясь восстановить концентрацию и темп работы. Последствия такого переключения контекста и связанной с этим потери концентрации пронизывают все аспекты работы и имеют более широкие последствия. Согласно нашему исследованию, почти две трети работников умственного труда сообщают о цифровом истощении, что является прямым ударом как по личному благополучию, так и по эффективности организации.

Запустите технологический аудит

Следующий шаг к решению проблемы и улучшению цифрового опыта сотрудников — запустить технологический аудит. Это как регулярный осмотр у врача для набора цифровых инструментов вашей компании. Наше исследование показывает, что почти половина работников умственного труда (43 %) не уверены, регулярно ли их компании оценивают эффективность инструментов для совместной работы. Когда компании не проводят регулярные проверки, они невольно цепляются за избыточные или неоптимальные инструменты, которые загромождают их цифровое рабочее место.

Технический аудит — это не просто подсчёт инструментов. Он требует понимания того, кто использует эти инструменты, как часто они используются, для каких конкретных целей и какую ценность они создают. Хорошо проведенный технический аудит не только отсеивает ненужное, но и настраивает цифровую экосистему, создавая новые интеграции и рабочие процессы, которые повышают эффективность. В результате хорошо проведенного технологического аудита вы убедитесь, что каждый инструмент в вашем технологическом стеке — это не просто утилита или бюджетная статья, а жизненно важный элемент DEX и общей организационной эффективности.

Придерживайтесь стратегии сверху вниз с участием работников

Эффективное управление цифровыми инструментами требует стратегии сверху вниз. В нашем недавнем исследовании мы обнаружили, что 74% работников хотят, чтобы все в их организации использовали стандартизированный набор основных технологий для совместной работы. Хотя гипернастраиваемые инструменты кажутся привлекательными, работники предпочитают стандартизированные инструменты, которые сокращают переключение контекста и облегчают поиск информации, необходимой для выполнения работы.

Наш недавний эксперимент по «очищению совместной работы» ещё раз подчеркнул необходимость стандартизации и нисходящего руководства. В рамках эксперимента работников попросили на две недели приостановить использование определённых инструментов для совместной работы. По истечении двух недель более половины респондентов сообщили, что эта цифровая детоксикация помогла им выявить избыточные инструменты в их технологическом стеке.

Однако они также выразили потребность в большей поддержке и руководстве со стороны своих руководителей. Как руководитель, вы должны дать работникам чёткие указания и правила поведения в цифровом мире. Когда следует использовать Slack? А Google Диск? Asana? PowerPoint? Почему? Этот подход не предполагает диктат сверху вниз — он основан на ясности, последовательности и стратегии. Также важно активно запрашивать и учитывать отзывы работников. Соответствуют ли имеющиеся инструменты и правила потребностям работников и повышают ли они их производительность? Или это просто цифровые препятствия, через которые нужно перепрыгивать?

Признайте стратегическую роль ИТ-директора

ИТ-директор (CIO) и другие ИТ-руководители, такие как технический директор, играют решающую роль в управлении вашей нисходящей технологической стратегией и сдерживании распространения цифровых инструментов. Их роль заключается не столько в контроле, сколько в стратегической бдительности: отслеживании того, как инструменты, часто безвредные, проникают в компанию. Ваш ИТ-директор будет играть решающую роль в направлении вашей организации к более оптимизированному DEX. Рассмотрим реальный пример организации, в которой технический директор ввёл «хорошее трение», чтобы обуздать цифровой беспорядок.

Он поручил бухгалтерской команде тщательно изучать и сообщать о каждом списании с корпоративных карт, связанном с программным обеспечением. Любой инструмент, не получивший одобрения ИТ-отдела, был немедленно приостановлен, и менеджеры должны были официально обосновать свой выбор. В результате проверки было установлено, что организация использует несколько дублирующих друг друга инструментов, таких как Slack, Teams и Webex, для выполнения аналогичных функций. В итоге организация смогла сократить количество SaaS-инструментов с 55 до 20 основных.

Будущее DEX

В мире, где опыт работников становится все более цифровым, компании сталкиваются с ключевой проблемой: адаптироваться или отставать. Путь вперёд — это не просто серия шагов, а стратегический переворот.