Большая, но не громоздкая

«Тот факт, что Overstock.com — большая компания, — объясняет Джейми Уилсон, — не означает, что мы действуем медленно». Джейми — старший управляющий отдела проектирования пользовательских интерфейсов и продуктов в этой компании розничной онлайн-торговли, и, хотя она работает уже почти 20 лет и насчитывает тысячи работников, в ней всё ещё царит энергия стартапа.

«В нашей компании царит атмосфера инноваций и экспериментов. Мы сосредоточены на нашем основном бизнесе, но также и на крупных инициативах, которые расширяют границы того, на что, по мнению людей, способен Overstock.com. Сейчас команды проводят мозговой штурм, чтобы понять, как мы можем познакомить потребителей с новыми брендами и создать новые впечатления от виртуальных покупок, при этом продолжая предлагать качественные продукты по цене, которую они привыкли ожидать от Overstock за последние два десятилетия».

Мгновенное введение в курс дела

Для Джейми успех зависит от общения. «Чтобы большая команда работала как маленькая, каждый должен знать, что происходит в разных частях компании. Все здесь действительно открыты для того, чтобы делиться тем, над чем они работают, но то, что мы хотим делиться своей работой друг с другом, не означает, что это было легко».

Поскольку команды работали в разных инструментах и общались на нескольких платформах, было сложно обеспечить всем доступ к необходимой информации. «Время, которое у вас уходит на отслеживание того, каким программным обеспечением пользуется каждая команда, или на проверку доступа ко всем системам, а затем на выяснение того, как работает инструмент, — это не лучшим образом потраченное время».

Команда Джейми попробовала JIRA и другие инструменты для отслеживания работы, но сочла их «непривычными и громоздкими». Время, необходимое для изучения этих инструментов, задерживало сроки реализации проектов и не помогало команде действовать сообща. «Когда мы пытаемся взяться за эти крупные проекты, у нас нет времени на то, чтобы вводить людей в курс дела. Они должны приходить на встречу с чётким пониманием того, что происходит».

Команде также требовался способ легко включать в работу над проектом группы людей и чётко показывать каждой функциональной группе, что им нужно делать с этой информацией. «Когда мы занимаемся стратегическим планированием, нам нужно что-то, на что каждый участник может посмотреть и сказать: „Хорошо, я понимаю, что мы здесь делаем. И вот что нам нужно сделать», — без посторонней помощи».

Всё начинается с одной команды

Для Overstock.com было важно, чтобы инструменты, которыми они пользуются, внедрялись снизу вверх, а не навязывались сверху вниз. Чтобы внедрять инновации и быстро двигаться вперёд, членам команды нужно было иметь возможность работать так, как им было удобно. Asana теперь является стандартным инструментом, который Overstock.com использует для отслеживания текущей работы, но в компании не было человека, который бы официально принял это решение.

Вместо этого использование Asana распространилось органично. «Сначала одна команда начала использовать Asana для планирования проектов. Затем наша команда дизайнеров начала искать в Asana информацию о том, над чем нам нужно работать». Когда в Asana работало уже несколько команд, имело смысл перейти на версию Premium, чтобы у всех был доступ к таким функциям, как продвинутая отчётность и управление конфиденциальностью. «После этого Asana просто распространилась на все команды и отделы, и теперь каждая команда ведёт свою работу в Asana».

Джейми объясняет популярность Asana в Overstock.com простотой её использования. «Любой может посмотреть на проект Asana и сразу понять, что происходит. Я могу нанять нового сотрудника, дать ему логин для входа в Asana и сказать: «Вот команды, к которым тебе нужно присоединиться», и мне не нужно учить его, как пользоваться платформой. Это мощный инструмент».

Вместе с первого дня

Когда команда Хайме запускает новый продукт, каждая задействованная команда может высказать своё мнение о том, что нужно сделать с первого дня. План запуска составляется в одном месте, и команды могут назначать необходимые задачи и даты сдачи человеку, ответственному за этот элемент работы.

Кроме того, по словам Джейми, Asana помогает обеспечить надлежащее качество проводимых кампаний. «Когда вы работаете вместе как группа в Asana и вам нужно составить список всего, что каждый должен сделать для запуска продукта, легко заметить любые пробелы или недочёты, которые нужно устранить с самого начала, поэтому мы не суетимся в конце и не срываем сроки из-за того, что что-то забыли».

Пример того, как это сработало, — команда по поисковой оптимизации Overstock.com. «Как специалист по продуктам и дизайну, я обычно не так активно участвую в SEO. Несколько лет назад мы бы даже не подумали о том, чтобы включить команду SEO в наши планы по продукту, потому что не считали, что их нужно вовлекать. Из-за этого они оставались в неведении, и результаты были не очень хорошими.

Теперь, когда мы все работаем в одном проекте в Asana, команда SEO может видеть, над чем работает моя команда, и я получаю напоминание о том, насколько важно держать их в курсе с этапа планирования. Приятно видеть, как улучшилась SEO-оптимизация Overstock.com после того, как мы начали управлять этим процессом в Asana».

Совместная работа означает лучшее качество

По словам Джейми, одним из самых удивительных результатов, которые она увидела благодаря Asana, является уровень взаимодействия и удовольствия, которое получают команды, работая вместе. «Мы можем делиться ссылками на прототипы новых продуктов и дизайнов, над которыми работаем, и команда комментирует их, выражая свои реакции. Должна сказать, что некоторые комментарии просто уморительны». При этом она также впечатлена тем, сколько работы выполняется в Asana. «Мне потребовалось бы много времени, чтобы перечислить всё, для чего наша компания использует Asana». Ниже приводятся некоторые из основных моментов:

• Дорожные карты продуктов: команда Overstock.com размещает каждый новый продукт в Asana с этапа генерации идей, чтобы все с самого начала знали, что происходит.

• Цифровой маркетинг: стратегии SEO, SEM и платной рекламы Overstock.com управляются в Asana.

• Встречи «один на один»: каждый менеджер может проводить встречи «один на один» со своими непосредственными подчинёнными в Asana, а средства контроля конфиденциальности гарантируют, что доступ будет только у одобренных пользователей.

• Совещания команды: когда Хайме начала управлять совещаниями своей команды в Asana, она заметила огромный рост их продуктивности. Повестка совещания ведётся в отдельном проекте, поэтому все точно знают, что происходит.

Любому человеку достаточно взглянуть на проект Asana, чтобы сразу понять, что происходит. Я могу нанять нового сотрудника, дать ему логин для входа в Asana и сказать: «Вот команды, к которым тебе нужно присоединиться», и мне не нужно обучать его тому, как пользоваться Asana. Это мощный инструмент.

Джейми Уилсон, старший управляющий отдела дизайна пользовательского опыта и продукта компании Overstock.com

Джейми больше всего гордится повышением качества работы, ведущейся в Overstock.com. «Как команда, мы стремимся создать максимально удобный вариант для наших клиентов, и когда проект завершен в Asana, я могу быть уверена, что мы достигаем этой цели».