Чтобы все эти мероприятия проходили без проблем, у Адама есть команда из четырёх штатных работников, более 30 подрядчиков и бесчисленное количество межфункциональных партнёров для координации логистики, креативного производства, материалов для продаж и продвижения. Адам понимал, что для удовлетворения растущих потребностей G2 в мероприятиях необходимо внедрить процессы и инструменты, которые позволят команде масштабироваться.

Стремясь расширить команду, Адам столкнулся с некоторыми распространёнными операционными проблемами:

• Планы мероприятий были разбросаны по электронным таблицам, письмам и протоколам совещаний, поэтому не было возможности организовать и отслеживать всё в одном месте или возложить на людей ответственность за задачи и дедлайны.

• Планы прошлых мероприятий и данные о поставщиках были разбросаны по отдельным инструментам, что затрудняло обмен знаниями при адаптации новых участников команды.

• Планы мероприятий и процессы не были стандартизированы, поэтому команде приходилось каждый раз планировать с нуля, что приводило к пропуску этапов и отсутствию возможности постоянно оптимизировать процессы.

• Команде было сложно делегировать и назначать работу другим, потому что они привыкли сами контролировать каждую деталь. И поскольку процессы не были задокументированы, межфункциональным партнёрам было сложно подключаться к проектам, когда это было необходимо.

Адам понял, что для успешного масштабирования программы им необходимо разработать стандартные процессы для мероприятий. Кроме того, планы мероприятий должны были быть доступны всем, чтобы можно было координировать работу с подрядчиками, межфункциональными партнёрами и поставщиками.

Мы создали шаблоны для мероприятий, которые проводим часто, что сократило время планирования на 80%. Теперь время, которое мы тратим на каждое мероприятие, используется для его настройки и улучшения.

Централизация работы и процессов, связанных с мероприятиями, в одном представлении

Хотя маркетинговая команда G2 в прошлом пробовала другие инструменты для управления работой, ни один из них не прижился. Затем к компании присоединился Райан Бонничи в качестве главного директора по маркетингу и познакомил команду с Asana, которую он использовал со своими командами в предыдущих компаниях. По сравнению с другими инструментами Адам посчитал Asana самым интуитивно понятным, гибким и мощным решением для управления различными рабочими процессами мероприятий и взаимодействия с участниками межфункциональных команд.

По мере расширения нашей команды нам требовался инструмент, который позволил бы нам координировать сложные мероприятия и отслеживать ход выполнения планов, не полагаясь на электронную почту и совещания. Asana позволяет легко контролировать все задачи и дедлайны в одном месте, что экономит нам более 40 часов в квартал, которые мы раньше тратили на совещания.

Чтобы обеспечить внедрение, маркетинговая команда разработала правила и лучшие практики для создания процессов управления мероприятиями в G2 — все они стандартизированы. Затем команда начала планировать, назначать и отслеживать работу по мероприятиям только в Asana. Благодаря централизованной системе учёта работа больше не разбросана по электронной почте, электронным таблицам и заметкам о встречах. Это гарантирует, что планы мероприятий отслеживаются и доступны для всей команды, что упрощает обмен знаниями и сотрудничество. Адам также пригласил подрядчиков в Asana, а затем на соответствующие мероприятия, которые они поддерживали, чтобы они могли координировать логистику с внутренней командой в одном месте.

Успешное расширение программы мероприятий с помощью Asana

Теперь команда Адама централизовала все свои планы мероприятий — контракты с поставщиками, списки дел на день мероприятия, креативное производство и многое другое — в Asana, чтобы у всех была видимость, а также создала шаблоны проектов с подробными графиками обратного планирования, чтобы сократить время, затрачиваемое на планирование. Кроме того, команда интегрировала Asana со Slack, чтобы преобразовывать сообщения в задачи или выполнять действия с задачами прямо из Slack, находясь на месте проведения мероприятий. Это помогает им держать всё под контролем и позволяет работать без перебоев, как в офисе, так и на месте проведения мероприятия.

Теперь, когда мы управляем мероприятиями в Asana, нам удалось удвоить количество проводимых мероприятий, что помогло нам получить больше отзывов клиентов для наших поставщиков и создать новый воронку продаж для компании.

Централизовав и стандартизировав свои планы мероприятий в Asana, команда смогла успешно масштабироваться, сократить время планирования на 80% и провести вдвое больше мероприятий на трёх континентах, чтобы получать обзоры программного обеспечения, стимулировать воронку продаж и достигать целевых показателей выручки. Они продолжают оптимизировать процессы организации мероприятий на основе новых знаний и, имея амбициозные планы по ускорению роста, готовы управлять ещё большим количеством мероприятий с помощью Asana.