Jak utworzyć świetną listę kontrolną do wdrażania nowych pracowników
Pierwsze dni (lub tygodnie) w nowej pracy mogą być dla nowego pracownika niezręczne lub dezorientujące, ale dobrze zorganizowany proces wdrożenia może pomóc to zminimalizować.
Dla menedżera HR odpowiedzialnego za powitanie każdego nowego pracownika, dobrze zorganizowany proces wdrożenia wymaga dużo pracy i wcześniejszego zaplanowania. Od organizacji lunchów po formalności prawne – stworzenie świetnego procesu wdrożenia może czasem wydawać się wymagające umiejętności organizacyjnych na poziomie geniusza.
Na szczęście dla Ciebie, część ciężkiej pracy już za Tobą. Przygotowaliśmy podstawową listę kontrolną, którą możesz wykorzystać jako punkt wyjścia (i używać ponownie przy każdym nowym pracowniku), a także kilka ciekawych pomysłów na powitanie nowych pracowników. Pokażemy Ci również, jak utworzyć szablon wdrożenia wielokrotnego użytku w Asanie.
Więc śmiało, pozwól swojemu wewnętrznemu leniu się trochę zrelaksować.
Podstawy: co powinna zawierać każda lista kontrolna dotycząca wdrażania nowych pracowników
Podstawowa lista kontrolna wdrożenia może pomóc Ci zaoszczędzić czas, który musiałbyś poświęcić na przemyślenie wszystkich rzeczy, które musisz zrobić z każdym nowym pracownikiem, i nie pozwolić, aby najważniejsze zadania umknęły Twojej uwadze. Chociaż możesz nie być w stanie powielić wszystkiego dla każdego nowego pracownika, niektóre rzeczy, takie jak zamawianie sprzętu lub dodawanie kogoś do listy płac, pozostaną spójne.
Co należy zrobić | Kiedy to zrobić | Dlaczego? |
Zamów sprzęt dla nowych pracowników | Tydzień przed datą rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika | Dzięki temu nowi pracownicy będą mieli wszystko, czego potrzebują (laptop, klucz do biura itp.) już od pierwszego dnia. |
Wysłać e-mail powitalny | Tydzień przed datą rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika | Poinformuj pracowników, czego mogą się spodziewać pierwszego dnia pracy. |
Pomóż mu wypełnić wszystkie formularze dotyczące HR, świadczeń i płac | Tydzień 1 (przygotuj wcześniej) | Utwórz listę wszystkich dokumentów, które muszą zostać ukończone przez nowych pracowników i pomóż im to zrobić w ciągu pierwszego tygodnia. |
Zwiedzanie biura i budynku | Dzień 1 | Wiedza o tym, gdzie są toalety, jest kluczowa (no dobra, wyjścia awaryjne też). |
Zaplanuj spotkania 1:1 z osobami, z którymi nowy pracownik będzie ściśle współpracował | Zaplanuj je na tydzień 1 lub 2 przed rozpoczęciem pracy | Daj nowym pracownikom szansę na poznanie nowych współpracowników i ich ról, zachęcając ich do wczesnego spotkania z zespołem. |
Omów zasady obowiązujące w firmie i udostępnij dokumenty referencyjne, jeśli to możliwe | Tydzień 1 | Jasno określ ogólne zasady dotyczące urlopów, wytyczne HR, wartości, sposób pracy, wydarzenia, komunikację itp. |
Przeprowadź szkolenie z najczęściej używanych narzędzi | Tydzień 1–2 | Niektóre narzędzia będą specyficzne dla danego działu, ale upewnij się, że pracownicy znają standardowy protokół dla narzędzi używanych w całej firmie (np. Asana lub Slack). |
Menedżerowie: zarezerwuj czas na szkolenie funkcjonalne | Tydzień 1–2 | Upewnij się, że nowi pracownicy nie czekają na nic. Zadbaj o to, aby w kalendarzu ich przełożonego/mentora było dużo miejsca na szkolenia bezpośrednio związane z ich rolą. |
Sprawdź, czy wszystko jest jasne i czy nie ma żadnych wątpliwości | Tydzień 4 | Skontaktuj się z nimi po około miesiącu i upewnij się, że nie mają żadnych pytań ani wątpliwości. |
Ciepłe powitanie: zabawne pomysły na wdrożenie nowych pracowników
Każdy proces wdrażania będzie wyglądał inaczej, w zależności od wielkości firmy, kultury i innych czynników. Dlaczego więc nie skorzystać z okazji, aby pokazać osobowość swojej firmy i naprawdę powitać nowych pracowników? Często te zabawne, drobne dodatki mogą sprawić, że pierwszy dzień w pracy będzie nie tylko dobry, ale wręcz wspaniały.
Poniżej przedstawiamy kilka dodatkowych rzeczy, które robimy w Asana i które możesz wykorzystać w swoim procesie wdrażania:
Powitaj każdego nowego pracownika prezentem: każdy nowy pracownik w Asana otrzymuje mały prezent pierwszego dnia. Prezent nie musi być duży. Coś małego, jak roślina na biurko, koszulka z nadrukiem lub karta podarunkowa do kawiarni przy ulicy, może sprawić, że poczują się jak na swojej stronie głównej.
Świętuj i przedstaw nowych pracowników: w pierwszym dniu pracy organizujemy krótkie spotkanie firmowe, na którym każdy nowy pracownik przedstawia się pozostałym. To świetny sposób, aby pracownicy mogli przypisać imiona do nowych twarzy i dowiedzieć się kilku faktów na temat nowych pracowników.
Zapraszaj do wspólnych spotkań: raz w miesiącu zapraszamy nowych pracowników do przeprowadzenia wywiadu z pracownikami świętującymi swoje „Asanawersaria”, aby wymienili się historiami i mogli się poznać.
Pomóż nowym pracownikom poznać przywództwo: organizujemy kwartalne sesje pytań i odpowiedzi z naszymi założycielami dla wszystkich nowych pracowników. Podczas kolacji w domu jednego z założycieli mogą poznać ich w swobodnej atmosferze.
Podsumowanie: od listy kontrolnej do szablonu
Po utworzeniu listy kontrolnej do wdrażania nowych pracowników zapisz ją, aby móc powtórzyć ten sam proces z każdym nowym pracownikiem. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na wymyślanie wszystkiego od nowa i skupisz się na tym, co najważniejsze: na wdrożeniu nowych pracowników.
Pierwsze dni (lub tygodnie) w nowej pracy mogą być dla pracownika nieco niezręczne lub dezorientujące, ale świadomy i dobrze zorganizowany proces wdrożenia może pomóc zminimalizować te odczucia.”
W Asanie (naturalnie) używamy Asany, aby pomóc wdrożyć naszych najnowszych członków zespołu. Dokumenty sprawdzają się jako źródło informacji i zasady, ale projekt w Asanie lepiej nadaje się do wykonywania zadań. Nowi pracownicy mogą dokładnie sprawdzić, co muszą ukończyć i na kiedy, a następnie oznaczać zadania jako ukończone. Menedżerowie i mentorzy mogą ustalać jasne daty wykonania, śledzić postępy nowych pracowników lub odpowiadać na wszelkie pytania bezpośrednio w zadaniu.
Zazwyczaj tworzymy jeden projekt dla nowego pracownika i jeden projekt dla zespołu HR i menedżerów, który służy do pracy „za kulisami”.
Użytkownicy planu Asana Premium mogą nawet utworzyć projekt i zapisać go jako szablon niestandardowy, który ich zespół będzie mógł szybko zastosować do projektów.
Jak skonfigurować projekt wdrożeniowy lub szablony niestandardowe:
Utwórz projekt, aby wykorzystać go jako szablon. Nazwij swój projekt „[Imię i nazwisko pracownika] Szablon wdrożenia HR”. Duplikuj projekt dla każdego nowego pracownika i aktualizuj nazwę, dodając imię i nazwisko osoby, której on dotyczy.
Podziel zadania na sekcje: pogrupuj je według kolejności chronologicznej, rodzaju zadania lub w inny sposób, który najbardziej odpowiada Twojemu zespołowi.
Dodaj do każdej sekcji zadania, takie jak „Zarejestrować się do planu świadczeń pracowniczych”, „Zapisać się do funduszu emerytalnego”, „Połączyć komputer z drukarkami” itp. W opisie zadania wpisz dokładne instrukcje i załącz ważne pliki lub linki albo @wspomnij o powiązanych zadaniach lub projektach. Przypisz zadania takie jak „Zamówić komputer” do pracownika zespołu odpowiedzialnego za jego wykonanie.
Zastosuj szablon, gdy nowy pracownik rozpocznie pracę i edytuj nazwę, aby zawierała imię i nazwisko nowego pracownika. Następnie dodaj daty wykonania dla zadań, które wymagają szybkiego wykonania, takich jak rejestracja w programie świadczeń pracowniczych lub w systemie płacowym.
Rozważ utworzenie dwóch projektów: jednego dla nowego pracownika, a drugiego dla zespołu, który pomaga w jego wdrożeniu. Dodaj menedżera/mentora nowego pracownika jako obserwującego projekt dla obu.
Zapewnij swoim pracownikom dobry start
Proces wdrażania to coś więcej niż szkolenie. To także okazja, aby zrobić świetne pierwsze wrażenie, a co ważniejsze, udowodniono, że pomaga firmom zatrzymać pracowników (to dopiero odpowiedzialność!). Jest to ważne dla wszystkich w firmie, nie tylko dla nowego pracownika, więc kluczowe jest, aby wszystko było zrobione dobrze. Ale nie martw się, dasz radę!
Skorzystaj z naszego szablonu do wdrażania nowych pracowników lub odkryj więcej szablonów HR i wdrożeniowych.
