Evenementmarketingplan-sjabloon

Denk terug aan het laatste evenement dat je hebt bijgewoond. De kans is groot dat je niet zomaar naar het evenement bent gekomen zonder het doel en de sprekers van het evenement te kennen. Misschien zag je promotiefilmpjes op sociale media of gebruikte je de agenda op de website van het evenement om je favoriete sprekers te scouten. Dankzij al die hype had je waarschijnlijk een vrij goed idee van wat je kon verwachten en was je enthousiast om aanwezig te zijn. 

Dit alles - promotie die bewustzijn en opwinding stimuleert en de opkomst van het publiek verhoogt - gebeurt niet zomaar. Het is het resultaat van een speciaal evenementmarketingplan, dat alle promotieactiviteiten voor een evenement in kaart brengt, van de planning vóór het evenement tot de follow-up na het evenement. 

Promotieplannen voor evenementen zijn complex, maar het beheer ervan hoeft dat niet te zijn. Met de evenementmarketingplansjabloon van Asana kan je je evenementmarketingstrategie op één plaats organiseren, zodat je een onvergetelijk evenement kunt plannen, promoten en produceren. 

Wat is een evenementmarketingplan?

Een evenementmarketingplan is precies wat het klinkt: een plan om een evenement op de markt te brengen en te promoten. Het doel van een evenementmarketingplan is om de aandacht te trekken en de bekendheid van het evenement te vergroten, zodat je je doelpubliek kunt bereiken en de opkomst kunt stimuleren. 

Het marketingplan voor je evenement moet een diepgaand overzicht bevatten van de promotietijdlijn, inclusief alle stappen die je neemt om je evenement in de markt te zetten. Dat betekent dat je alles bijhoudt, van je planning vóór het evenement (zoals het maken van een lijst met potentiële deelnemers) tot grotere promotie-initiatieven (zoals het lanceren van een website voor het evenement) en kleinere marketingitems (zoals het versturen van een e-mailbericht). Je moet ook vervolgpromoties bijhouden, zoals het plaatsen van een evenementsamenvatting op sociale media. 

Waarom heb je een evenementmarketingplan nodig?

Evenementmarketing helpt bij het verspreiden van de boodschap over je komende evenement en zorgt voor meer publiek. Door gebruik te maken van een evenementmarketingplan kun je evenementinitiatieven lanceren wanneer je doelgroep van nature met media bezig is. Kortom, een goed opgesteld evenementmarketingplan zorgt ervoor dat je evenementpromoties op het juiste moment en op de juiste plaats worden gelanceerd. 

Dat is niet altijd gemakkelijk, maar een evenementmarketingsjabloon kan het wat gemakkelijker maken. 

Wat is een evenementmarketingplansjabloon?

Een evenementmarketingplansjabloon is een raamwerk waarmee je je evenementmarketingtaken in kaart kunt brengen. Met Asana's evenementmarketingplansjabloon kun je elke promotionele taak zien in de aanloop naar de lancering van je evenement, van planning tot uitvoering. Het helpt je ook bij het beheren van taken voor de dag zelf en daarna. 

En omdat onze sjabloon een dupliceerbaar hulpmiddel is, kun je hem aanpassen om voor specifieke evenementen te gebruiken. Stel bijvoorbeeld dat je verschillende zakelijke evenementen organiseert, zoals brancheconferenties en productlanceringen. Omdat elk type evenement zijn eigen tijdlijn heeft, kan je voor elk type evenement een eigen sjabloon maken. Zo heb je voor elk evenementtype samengestelde sjablonen die je kunt gebruiken om toekomstige evenementen te plannen. 

Als je je sjabloon eenmaal hebt gemaakt, kun je het delen met andere teams, zodat elke belanghebbende kan zien hoe het marketingplan voor het evenement eruit ziet en op één lijn kan blijven over wat er wanneer gebeurt. 

Wat zit er in Asana's evenementenmarketingsjabloon?

Onze kant-en-klare sjabloon voor evenementmarketing bevat aangepaste secties en tags om je te helpen bij het plannen, organiseren en lanceren van je evenementpromoties. 

Met de basisstructuur van de sjabloon kun je het marketingplan voor je evenement uitsplitsen in essentiële stappen in het promotieproces en de bijbehorende taken, waaronder:

• Taken plannen, zoals het ontwikkelen van je berichten, het maken van een gastenlijst, of het lanceren van een landingspagina voor evenementregistratie.

• Promotietaken, zoals het versturen van een persbericht of het lanceren van een sociale media-campagne.

• Taken voor de dag zelf, zoals posten op Instagram wanneer belangrijke sprekers aan hun lezing beginnen. 

• Taken na het evenement, zoals het versturen van bedanke-mails of het plaatsen van een blog over een evenement. 

Bovendien kun je aangepaste labels in kleur coderen om gerelateerde taakinformatie bij te houden, waaronder:

• Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de taak

• De vervaldatum van de taak

• Alle taakafhankelijkheden, zodat je weet welke taken van elkaar afhankelijk zijn om te beginnen

• Voortgang van de taak, zoals of hij niet gestart, in uitvoering of voltooid is

• De goedkeuringsstatus van de taak, zoals of deze klaar is om beoordeeld te worden, goedgekeurd is, of wijzigingen nodig heeft

• In welke fase van het promotieplan de taak zich bevindt

• Het budget met betrekking tot de taak, indien van toepassing

Voordelen van een evenementmarketingplansjabloon

Je evenementmarketingplan heeft waarschijnlijk veel bewegende delen. Met Asana's evenementmaketingplansjabloon kun je gemakkelijk samenwerken tussen teams en het werk op één plaats beheren om campagnes op schema te houden. 

Hier zijn een paar voordelen van ons evenementmarketingplansjabloon:

• Organiseer je hele evenementmarketingplan, inclusief taken voor en na het evenement, op één plek. 

• Breng je tijdlijn voor evenementmarketing in kaart voordat je aan de slag gaat. Verschuif deadlines gemakkelijk als de prioriteiten van je evenement veranderen of als er iets tussenkomt, bijvoorbeeld als een leverancier afzegt of je team meer tijd nodig heeft voor een deliverable. 

• Maak taken en datumbereiken en pas afhankelijkheden aan , zodat het werk op tijd begint. 

• Geef uitvoerbare feedback over middelen zoals beeldbestanden en documenten, direct in het evenementsjabloon. 

• Beheer goedkeuringen rechtstreeks in het sjabloon, zodat de definitieve vervaldatums duidelijk zijn, het hele team weet wanneer het werk is goedgekeurd, en je er zeker van kunt zijn dat feedback wordt geïmplementeerd voordat het promotiemateriaal voor evenementen de deur uitgaat.

• Plan en beheer promoties op één plaats en breng teamleden en leveranciers samen voor meer verantwoordelijkheid en zichtbaarheid. 

• Visualiseer je promotieschema op hoog niveau, zodat je weet wat er wanneer wordt gelanceerd. 

• Lanceer initiatieven op de juiste plaats en op het juiste moment, zodat je een ideaal publiek aantrekt en opkomstdoelen bereikt. 

• Gebruik mijlpalen om de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat je promoties op tijd van start gaan. 

Geïntegreerde functies en apps om te gebruiken met Asana's evenementmarketingplan sjabloon

Met onze geïntegreerde functies en apps kun je communiceren met teamleden, werk beoordelen en goedkeuren, en de voortgang van plannen bijhouden, allemaal zonder Asana te verlaten. 

Geïntegreerde functies

1. Agendaweergave. Agendaweergave is een projectweergave waarin je al het aankomende en voorbije werk in agendaformaat kunt zien. Houd duidelijk bij wat er gedaan wordt en welke deadlines eraan komen. Geef je belanghebbenden inzicht in de individuele vervaldatum van elke taak, en in de grotere cadans van het geplande projectwerk. Klik vervolgens op een taak om meer informatie te zien, zoals de bijbehorende aangepaste velden, afhankelijkheden, subtaken en meer.

2. Tijdlijnweergave. De tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontaal staafdiagram. Je kunt niet alleen de begin- en einddatum van elke taak zien, maar ook de afhankelijkheden tussen de taken. Met de tijdlijnweergave kun je gemakkelijk bijhouden hoe de stukken van je plan in elkaar passen. En als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken voordat ze ontstaan, zodat je al je campagnedoelen op tijd kunt halen. 

3. Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel.

4. Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

Aanbevolen apps

1. Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

2. Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

3. Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren hun beste werk wanneer ze zich kunnen focussen op ontwerpen. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD-deellinks insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - alles in Adobe Creative Cloud.

Veelgestelde vragen