Evenementmarketingplan-sjabloon

Denk aan het laatste evenement waarop je aanwezig was. Waarschijnlijk ben je niet zomaar op het evenement opgedoken zonder te weten wat het doel van het evenement was en wie de sprekers zouden zijn. Misschien zag je advertentievideo's op sociale media of gebruikte je de agenda op de website van het evenement op zoek naar je favoriete sprekers. Dankzij die hele hype had je waarschijnlijk al een vrij goed idee van wat je kon verwachten en keek je ernaar uit om het evenement bij te wonen.

Dit alles - advertenties die de aandacht trekken en het enthousiasme en de publieksaanwezigheid stimuleren - gebeurt niet zomaar. Het is het resultaat van een gespecialiseerd marketingplan met een overzicht van alle promotionele activiteiten voor een evenement, van het plannen van het evenement vooraf tot de opvolging ervan achteraf.

Het plannen van evenementpromotie is complex, maar het beheren ervan hoeft dat niet te zijn. Met het evenementmarketingplan-sjabloon van Asana organiseer je je evenementmarketingstrategie op één plaats, zodat je een onvergetelijk evenement kunt plannen, promoten en produceren.

Wat is een evenementmarketingplan?

Een evenementmarketingplan is exact wat de naam al zegt: het is een plan om een evenement te adverteren en promoten. Het doel van een evenementmarketingplan is om de aandacht te trekken en deze vast te houden, zodat je je doelpubliek bereikt en aanwezigheid stimuleert.

Je evenementmarketingplan moet een gedetailleerd overzicht bevatten van de adverteertijdlijn, inclusief alle stappen die je zult nemen om je evenement te promoten. Dit betekent dat je alles gaat bijhouden, van het plannen van het evenement vooraf (zoals het opstellen van een aanwezigenlijst) tot de grotere promotionele initiatieven (zoals het lanceren van een evenementwebsite) en kleinere marketingitems (zoals het versturen van een e-mailblast). Je moet ook de promotionele opvolgingsevenementen bijhouden, zoals het posten van een samenvatting van het evenement op sociale media.

Waarom heb je een evenementmarketingplan nodig?

Evenementmarketingplannen helpen de belangstelling te wekken voor je aankomende evenement en de publieksaanwezigheid te stimuleren. Door een evenementmarketingplan te gebruiken, kun je evenementinitiatieven lanceren op momenten dat je doelpubliek vanzelf al betrokken is met media. Kortom, een goed uitgewerkt marketingplan zorgt ervoor dat je je evenementadvertenties lanceert op het juiste moment en op de juiste plaats.

Dat is niet altijd eenvoudig, maar met een evenementmarketing-sjabloon wordt het iets makkelijker.

Wat is een evenementmarketingplan-sjabloon?

Een evenementmarketingplan-sjabloon is een raamwerk waarmee je een overzicht maakt van al je evenementmarketingtaken. Met het evenementmarketingplan-sjabloon van Asana zie je alle promotionele takenlijsten die leiden naar de lancering van je evenement, van de planning tot de uitvoering ervan. Het helpt je ook de taken op de dag zelf en de opvolgingstaken achteraf te beheren.

Bovendien is ons sjabloon een herbruikbaar hulpmiddel, zodat je het kunt aanpassen en gebruiken voor specifieke evenementen. Stel bijvoorbeeld dat je verschillende bedrijfsevenementen organiseert, zoals sectorconferenties en productlanceringen. Omdat elk type evenement een eigen tijdlijn heeft, kun je voor elk evenementtype een specifiek sjabloon maken. Zo heb je samengestelde sjablonen voor elk evenementtype die je kunt gebruiken voor het plannen van toekomstige evenementen.

Eens je je sjabloon hebt gemaakt, kun je het delen overheen teams, zodat elke belanghebbende ziet hoe het evenementmarketingplan eruit ziet en op de hoogte blijft van wat wanneer gebeurt.

Wat wordt er opgenomen in het evenementmarketingplan-sjabloon van Asana?

Ons kant-en-klare evenementmarketingplan-sjabloon omvat aanpasbare secties en labels om je te helpen je evenementpromoties te plannen, organiseren en lanceren.

Door de basisstructuur van het sjabloon te gebruiken, kun je je evenementmarketingplan opdelen in een overzicht van essentiële stappen in het adverteerproces, alsook overeenkomstige taken, waaronder:

• Taken plannen, zoals het ontwikkelen van je boodschap, een gastenlijst opstellen of een registratielandingspagina voor je evenement lanceren.

• Promotionele taken, zoals het uitsturen van een persbericht of het lanceren van een sociale media-campagne.

• Taken op de dag zelf, zoals posten op Instagram terwijl belangrijke sprekers beginnen aan hun lezing.

• Post-evenementtaken, zoals bedankingsmails versturen of een samenvatting van het evenement posten in de vorm van een blog.

Bovendien kun je aangepaste labels een kleurcode geven om gerelateerde taakinformatie bij te houden, waaronder:

• Welk teamlid verantwoordelijk is voor de taak

• De vervaldatum van de taak

• Alle taakafhankelijkheden, zodat je weet welke taken op elkaar wachten om van start te gaan

• Taakvoortgang, zoals niet begonnen, in behandeling of voltooid

• De goedkeuringsstatus van een taak, zoals of ze klaar is voor evaluatie, goedgekeurd is of er wijzigingen nodig zijn

• In welke fase van het promotionele plan de taak zich bevindt

• Het budget voor de taak, indien toepasselijk

Voordelen van een evenementmarketingplan-sjabloon

Je evenementmarketingplan heeft waarschijnlijk veel bewegende deeltjes. Met het evenementmarketingplan-sjabloon van Asana kun je makkelijk samenwerken overheen teams en werk beheren op één plaats om campagnes op schema te houden.

Hier volgen een aantal voordelen van ons evenementmarketingplan-sjabloon:

• Organiseer je volledige evenementmarketingplan, inclusief pre-evenement- en post-evenementtaken, op dezelfde plaats.

• Werk je evenementmarketingtijdlijn uit vóór je aan de slag gaat. Verschuif eenvoudig deadlines indien je evenementprioriteiten wijzigen, of wanneer er iets onverwachts gebeurt, zoals een leverancier die afhaakt of je team dat meer tijd nodig heeft voor een deliverable.

• Maak taken en pas datumbereik en afhankelijkheden aan, zodat het werk op tijd van start gaat.

• Bied uitvoerbare feedback op middelen zoals afbeeldingbestanden en documenten, rechtstreeks in het evenementsjabloon.

• Beheer goedkeuringen rechtstreeks in het sjabloon, zodat definitieve vervaldatums duidelijk zijn, het hele team weet wanneer werk is goedgekeurd, en je zeker bent dat feedback geïmplementeerd wordt voordat het promotiemateriaal wordt gelanceerd.

• Plan en beheer promoties op één plaats, zodat je cross-teamleden en leveranciers samenbrengt voor betere verantwoordelijkheid en zichtbaarheid.

• Visualiseer je promotieschema in een algemeen overzicht, zodat je weet wat er wanneer wordt gelanceerd.

• Lanceer initiatieven op de juiste plaats en op het juiste moment, zodat je een ideaal publiek aantrekt en aanwezigheidsdoelen stimuleert.

• Gebruik mijlpalen om de voortgang bij te houden en te verzekeren dat je promoties op tijd gelanceerd worden.

Geïntegreerde functies en apps die je samen met het evenementmarketingplan-sjabloon van Asana kunt gebruiken

Met onze geïntegreerde functies en apps kun je communiceren met teamleden, werk beoordelen en goedkeuren, en de voortgang van het plan bijhouden, allemaal zonder Asana te verlaten.

Geïntegreerde functies

1. Agendaweergave. Agendaweergave is een projectweergave waarin je al het aankomende en voorbije werk in kalenderformaat kunt zien. Volg duidelijk wat er gedaan wordt en welke deadlines eraan komen. Geef je belanghebbenden inzicht in de individuele vervaldatum van elke taak, en in de grotere cadans van het geplande projectwerk. Klik vervolgens op een taak om meer informatie te zien, zoals de bijbehorende aangepaste velden, afhankelijkheden, subtaken en meer.

2. Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafdiagram. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

3. Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

4. Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

Aanbevolen apps

1. Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

2. Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

3. Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren het beste werk als ze zich op het ontwerpen kunnen concentreren. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD-deellinks insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - alles in Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Met de integratie tussen Canva en Asana kun je heel makkelijk prachtige Canva-ontwerpen insluiten om je Asana-projecten tot leven te brengen. Van diapresentaties, sociale media en wireframes tot video's, met de Canva-integratie kun al je ideeën en ontwerpen op één plek consolideren zodat je naadloos kunt communiceren en samenwerken..

Veelgestelde vragen