Een memo schrijven voor effectieve communicatie (met sjabloon)

Effectieve communicatie is super belangrijk. Maar je wilt er ook zeker van zijn dat het gemakkelijk te verteren is. Een sjabloon om dat te doen, kan het niet alleen gemakkelijker maken om communicatie te maken, maar ook voor je werknemers om het te verwerken.

Dat is waar een memo van pas komt. Een memosjabloon is een goede plek om te beginnen wanneer je je team of afdeling wilt informeren over nieuwe procedures, strategie-implementatie of aankomende projecten. Om je boodschap duidelijk over te brengen, is het essentieel om te begrijpen hoe je je memo professioneel schrijft.

Onze handleiding behandelt wat een memo is, wanneer je er een moet verzenden, hoe je het formaat maakt en tips om een memo effectief te schrijven. Gebruik vervolgens ons gratis memosjabloon om je een routekaart naar succes te geven.

Wat is een memo?

Een memo, ook wel bekend als een memorandum, communiceert informatie binnen een organisatie. In tegenstelling tot een één-op-één-bericht hebben memo's meestal een groter publiek.

Deze brief wordt meestal naar een heel team, afdeling of organisatie gestuurd om werknemers te informeren over wat er in het bedrijf gebeurt. Een memo kan over elk belangrijk onderwerp gaan met een brede relevantie, van een beleidswijziging tot nieuwe klanten tot bezuinigingen.

Dit type communicatie kan elektronisch worden gemaakt en verzonden of worden afgedrukt als een fysieke hand-out. Zelfs als je iedereen in je communicatieketen kent, is het belangrijk om deze documenten beleefd en professioneel te houden. Bij twijfel laat je de emoji's, sms-taal en afkortingen weg om je bericht professioneler te laten overkomen.

Redenen om een memo te sturen

Er zijn veel redenen waarom iemand een memo zou verzenden in plaats van een gewone e-mail. Hoewel een e-mail een informeel communicatieformulier is, is een memo officiëler en wordt deze onderdeel van het bedrijfsdossier. 

Werknemers nemen memo's serieuzer. Daardoor zijn memo's meestal veel effectiever bij organisatie-overstijgende communicatie. Hieronder hebben we enkele van de meest voorkomende redenen uiteengezet.

Een memo kan:

• Beleidswijzigingen uitleggen

• Aankomende vergaderagenda's of evenementen aankondigen

• Bezuinigingen aankondigen

• Actieplannen samenvatten

• De onboarding van nieuwe klanten beschrijven

• Detail notulen van een vergadering

• Aanbevelingen of feedback vragen

• Werknemers op de hoogte brengen van een bedrijfsprobleem of -oplossing

Het verzenden van een elektronische memo naar groepen werknemers is nuttig omdat het hen een centrale locatie geeft om bedrijfsdetails te bekijken. Iedereen ontvangt dezelfde informatie op hetzelfde moment in plaats van het via de druivenstok te horen.

Een memo opmaken

Er zijn verschillende manieren om een memo te structureren, maar de meeste memo's hebben dezelfde opmaakelementen. Voel je vrij om je memo-sjabloon aan te passen aan de toon en inhoud van het bericht dat je wilt verzenden.

Onderwerp

Eerst en vooral: begin je memo op de juiste manier met een goede onderwerpregel. De beste onderwerpregels voor memo's moeten zo specifiek mogelijk zijn.

In plaats van je memo bijvoorbeeld 'Bedrijfsevenement' te noemen, maak je de onderwerpregel 'Jaarlijks vakantiefeest: datum en details'.

Een duidelijke onderwerpregel laat mensen precies weten wat je memo beschrijft voordat ze deze openen. Het maakt het ook gemakkelijker om de memo te vinden, omdat dat betekent dat werknemers niet meerdere memo's met dezelfde onderwerpregel in hun inbox hebben.

Kop

Er zijn verschillende belangrijke factoren die je in je memo-kop moet opnemen. Vermeld altijd de datum, naar wie je de memo stuurt en van wie de memo afkomstig is. Deze informatie geeft context over de inhoud van het bericht. 

Hoofdtekst

De tekst van de memo legt het belangrijkste doel van het bericht vast. Gebruik de openingsparagraaf om precies te vermelden waar de rest van het document over gaat. Houd de beginsectie kort om uw boodschap zo effectief mogelijk over te brengen. 

• Paragraaf 1: Gebruik aan het begin van deze paragraaf uitspraken als 'Ik schrijf om je te informeren' en 'Ik vraag informatie over'. Deze eerste alinea moet de belangrijkste informatie in de memo bevatten. 

• Paragraaf 2: De tweede paragraaf geeft je de kans om aanvullende details te geven en dieper op het onderwerp in te gaan.

• Paragraaf 3: In je derde paragraaf doe je je verzoek. Een voorbeeld hiervan is een Afdeling om feedback vragen over een project, of om tegen een bepaalde datum te reageren op een bedrijfsevenement.  

Sommige memo's hebben geen vraag die is gekoppeld aan de informatie die je presenteert. Als dit het geval is, kun je die ruimte gebruiken als een gelegenheid om je collega's te bedanken voor hun tijd.

Controleer het beleid voor massacommunicatie van je bedrijf voordat je een memo naar je collega's stuurt. Sommige bedrijven vereisen extra stappen, zoals het toevoegen van het logo van je organisatie, de bedrijfsnaam of het hebben van gestandaardiseerde lettergroottes. Het kan ook zijn dat je goedkeuringen of toestemming moet krijgen voordat je het verzendt.

Tips voor het schrijven van een memo

Nu je weet wat je in je memo moet opnemen, is het tijd om de juiste toon en opmaak te vinden. Hieronder staan enkele tips om in gedachten te houden bij het schrijven van een effectieve bedrijfsmemo.

• Houd een professionele toon: houd je toon altijd professioneel, maar voel je vrij om deze aan te passen aan je publiek en doel.

• Vermijd acroniemen en afkortingen: schrijf acroniemen en afkortingen uit, zodat alle ontvangers je bericht kunnen begrijpen.

• Houd je memo op één pagina: probeer je tekst in drie alinea's te passen om je punt kort over te brengen.

• Gebruik bijlagen wanneer nodig: voeg gerust bijlagen of flyers toe om indien nodig extra context aan je memo te geven.

• Denk aan je doelgroep: pas de boodschap van je e-mail aan, afhankelijk van naar wie je schrijft.

• Houd de opmaak consistent: gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde alinea-indeling, dezelfde interpunctie en dezelfde grammatica in het hele stuk.

• Blijf duidelijk en beknopt: doe je verzoek of Aankondiging aan het begin van het memo-document.

• Blijf objectief: houd je aan de feiten en onthoud je van persoonlijke vooroordelen bij het schrijven van een bedrijfsdocument.

Door deze tips te volgen en te weten wat je moet opnemen, kun je keer op keer een professionele en beknopte memo maken.

Soorten memo's

Er zijn drie memorandumstijlen: suggestief, bevestiging en verzoek. De algemene indeling en de bedrijfsschrijfstijl blijven vergelijkbaar tussen de drie soorten memo's. Het verschil zit in het kijken naar je publiek, toon en onderwerp. 

Suggestieve memo

Het verzenden van een suggestieve memo is een geweldige manier om oplossingen te vinden voor bedrijfsproblemen. Ze moedigen vaak creatief denken, brainstormsessies en groepsdiscussies aan. 

Wanneer je een suggestieve memo verstuurt, kun je het beste positieve en aanmoedigende taal gebruiken. Deze taal zal helpen om je collega's enthousiast te maken om out-of-the-box ideeën te vinden.

Voorbeeld: stuur een suggestieve memo als je een reclamebureau bent dat op zoek is naar een groepsdiscussie over nieuwe ideeën voor een merkcampagne.

Bevestigingsmemo

Gebruik bevestigingsmemo's om mondelinge afspraken te bevestigen door ze schriftelijk vast te leggen. Zorg ervoor dat je de belangrijke aspecten van de overeenkomst tussen de partijen benadrukt, zodat iedereen een duidelijk inzicht heeft in de doelstellingen.

Sluit de memo af door de andere partij te vragen of er nog iets verduidelijkt moet worden of dat er details moeten worden gewijzigd. Dit helpt om verwarring of misverstanden te voorkomen zodra het project begint.

Voorbeeld: als je een teamleider van een marketingteam bent, kun je een bevestigingsmemo sturen naar het DevOps-team van je bedrijf terwijl je samenwerkt aan een project. Het zou de projectdeliverables dekken, ervoor zorgen dat alle belanghebbenden het Projectbereik begrijpen en ervoor zorgen dat niemand vragen heeft.

Aanvraagmemo

Een verzoekmemo is een document of e-mail die je naar je bedrijf kunt sturen wanneer je een verzoek hebt. Begin dit type memo door te rechtvaardigen waarom je een aanvraag voltooid moet hebben.

Houd je toon professioneel en overtuigend wanneer je je aanbevelingen geeft voor het oplossen van het probleem. Hoewel dit soort taal altijd wordt aanbevolen in memo's, is het vooral belangrijk in verzoekmemo's.

Voorbeeld: je zou een memo met verzoek versturen als je een human resources manager bent en werknemers vraagt om hun verzekeringsgegevens in te vullen voor een deadline.

Memo-sjabloon

Gebruik ons memosjabloon om je document te organiseren en elke keer een succesvol bericht te maken. Wanneer je je memorandum verstuurt, zorg er dan voor dat je je onderwerpregel, kop en hoofdtekst effectief invult.

Pojectbeheertools en memo's helpen je om de communicatie te stroomlijnen

Met behulp van een memosjabloon kun je met iedereen in je bedrijf communiceren. Door het te combineren met een pojectbeheertool kun je al je memo's op één plek bewaren en kun je eenvoudig memo's naar veel belanghebbenden en teamleden sturen. Je kunt memo's zelfs rechtstreeks verbinden met actiepunten om deze taken en berichten tot leven te brengen.