Een platform om workflows te stroomlijnen en e-mails te verminderen

Toen Allie in 2018 lid werd van het team, was de zoektocht naar een nieuwe Werkbeheeroplossing al aan de gang. De organisatie had een platform nodig om hun wereldwijd verspreide team te ondersteunen en terugkerende workflows te stroomlijnen. Destijds vertrouwden alle teams, inclusief het marketingteam, het team voor programma-implementatie en het team voor programmakwaliteit, op e-mails en vergaderingen - heel veel - om alles te beheren, van marketingcampagnes tot de implementatie van hun water-, sanitaire en hygiëneprogramma's. Met e-mail werd het coördineren van inzet en het vinden van bestanden tijdrovend en werd er vaak werk over het hoofd gezien.

Nadat Lifewater Asana als hun werkbeheerplatform had gekozen, stelde de organisatie een cross-functional implementatieteam samen om de uitrolfasen te bespreken en documentatie voor werknemers te maken over hoe ze de tool moesten gebruiken. In de eerste fase moesten werknemers bijvoorbeeld elke dag hun Asana-inbox controleren en hun profiel bijwerken.

Vóór Asana gebruikten we e-mail. Het bood weinig ruimte om te zien wat anderen deden en om Taken effectief te volgen. Het kostte meer tijd om één ding aan een aantal mensen te communiceren en tot oplossingen te komen.

Zerihun Hailu, Hoofd Programma-implementatie

Allie kreeg haar team aan boord door hun eerste grote project - een vernieuwing van de website - met Asana aan te pakken. Ze maakte een projecttijdlijn van wat er gedaan moest worden en wanneer, en ging aan de slag. Door met een specifiek project te beginnen, leerde het marketingteam door te doen hoe ze Asana moesten gebruiken, en ze zagen vanaf het begin resultaten. Daarna bouwde Allie andere workflows in Asana uit, zoals creatieve beoordelingen en agenda's voor sociale media, redactionele agenda's en e-mailagenda's, om alle programma's van haar team naar het platform te migreren.

Eén centrale plaats om het werk bij te houden

Veel teams binnen Lifewater hebben projectsjablonen nuttig gevonden om herhaalbare taken te verminderen en werk over werk te verminderen. In het bijzonder gebruikt het team van  Allie sjablonen voor bijna al hun workflows, waaronder nieuwsbrieven, campagnes, communicatie en PR. En met behulp van filters en regels worden taken toegewezen aan mensen op basis van hun rollen, zodat iedereen weet waar hij verantwoordelijk voor is.

Ik hou van de kracht van de sjablonen van Asana, omdat ik in slechts een paar minuten een nieuwe campagne kan opzetten en het hele team inzicht kan geven in wat er aan de hand is.

Allie Watts, manager digitale marketing

Wanneer het marketingteam met een externe medewerker moet samenwerken, zoals een freelancer of journalist, nodigen ze deze uit als gast voor het project, zodat de communicatie gecentraliseerd is en de verwachtingen duidelijk zijn. Lifewater werkt bijvoorbeeld samen met veldjournalisten in elk land waar ze actief zijn om verhalen over kinderen of gezinnen in nood te schrijven en te publiceren. Met Asana kunnen ze de impact die Lifewater heeft op een individu of gezin delen - wat ze 'transformatieverhalen' noemen - door veldjournalisten uit te nodigen voor het project, middelen te delen, zoals foto's van de kinderen of de waterbron, en iedereen op de hoogte te houden van de behaalde voortgang. Wanneer een verhaal over nood verandert in een succes, heeft het Lifewater-team gemakkelijk toegang tot de informatie en kan het deze delen via hun kanalen, wat de donaties verder stimuleert.

Voor Lissie en Zerihun zien projecten in Asana er een beetje anders uit. Ze werken elk samen met landenmanagers die ter plaatse toezicht houden op de uitvoering van de water- en sanitaire programma's van Lifewater. Het team van Lissie gebruikt Asana voor afzonderlijke projecten, zoals evaluatiestudies om de impact van het werk van Lifewater te evalueren. Het kan zes tot negen maanden duren om deze projecten te voltooien en ze houden elke taak die voltooid moet worden bij in Asana. Ze gebruiken ook portfolio's om het werk in verschillende projecten bij te houden, zodat ze op hoog niveau kunnen zien hoe het ervoor staat.

Tijdens de COVID-19-pandemie is Asana van cruciaal belang geweest voor het team van Lissie, omdat ze niet naar de landen kunnen reizen waar de projecten worden geïmplementeerd. Werk in Asana is zo naadloos dat het misschien zelfs de noodzaak om te reizen vermindert - in ieder geval de frequentie ervan - zodra het veilig is om dat te doen.

We zullen in de toekomst waarschijnlijk minder monitoringsreizen moeten maken, omdat we een beter communicatieproces hebben gecreëerd. Of we veranderen het doel van die reizen, omdat een groot deel van onze gedetailleerde planning nu in Asana kan worden gedaan.

Lissie Babb, Hoofd Programmakwaliteit

Zerihun houdt toezicht op alle landenteams die de programma's van Lifewater implementeren en die verspreid zijn over landen en tijdzones. Als onderdeel van dit werk beheert Zerihun jaarlijkse programma-activiteiten en budgetplanning in Asana, evenals het ontwerp en de bouw van waterprojecten. Nu zijn team niet afhankelijk is van e-mail, kan hij gemakkelijk zien waar bepaalde projecten en taken staan door te kijken naar hun status in Asana. De communicatietijden zijn ook korter geworden, omdat reacties niet bedolven raken in lange e-mailconversaties en er meer asynchrone discussies over taken kunnen plaatsvinden. Projectstatusupdates worden ook rechtstreeks in Asana gedeeld, zodat alle leden ze automatisch ontvangen.

Asana stelt ons team in staat om efficiënter te zijn en effectiever te communiceren, wat er direct toe leidt dat er elk jaar meer kinderen, gezinnen en gemeenschappen worden voorzien van schoon water en gezondheid.

Allie Watts, manager digitale marketing

Betere communicatie, samenwerking en efficiëntie

Sinds het uitrollen van Asana zijn teams efficiënter en verlopen de processen bij Lifewater soepeler:

• Communicatie is georganiseerd en duidelijk: door alle discussies op een gecentraliseerde plek (Asana) te houden, communiceert de organisatie sneller en doeltreffender over nationale en internationale grenzen heen. Asana helpt hen ook om hun teamgenoten in andere landen te leren kennen. Door Asana te gebruiken om nieuwe aanwervingen of bedrijfsbrede veranderingen aan te kondigen, hebben leiders het vertrouwen dat ze elke werknemer bereiken.

• Iedereen heeft toegang tot belangrijke informatie: met Asana zit iedereen op dezelfde lijn en heeft iedereen de nodige informatie om zijn of haar werk te doen, aangezien alle belangrijke documentatie en bestanden op het platform zijn opgeslagen. In plaats van op zoek te gaan naar updates, gegevens of context, besteden teams hun tijd aan het uitvoeren van werk en kunnen ze een beeld krijgen van het werk zonder Asana te verlaten.

• De teams zijn wendbaarder: Wanneer projecttijdlijnen veranderen, kunnen teams in realtime datums aanpassen en wijzigingen in plannen aanbrengen, zodat het werk geen vertraging oploopt. Door vervaldatums in bulk bij te werken, is het altijd duidelijk wat er wanneer moet gebeuren en wordt er geen werk over het hoofd gezien.

Uiteindelijk draagt het werk dat alle teams doen bij aan de missie van Lifewater: kinderen en gemeenschappen helpen toegang te krijgen tot schoon water. Door efficiënter te zijn in hun dagelijkse werk, kunnen ze sneller vooruitgang boeken om de wereldwijde water- en sanitatiecrisis te beëindigen.

Betere resultaten behalen voor de komende jaren

In de komende jaren zal het marketingteam doorgaan met het lanceren van verbeteringen aan hun website en het werven van meer maandelijkse donateurs, zodat ze blijvende verandering kunnen bewerkstelligen. De teams van Lissie en Zerihun zullen Asana blijven gebruiken om ervoor te zorgen dat hun programma's soepel en effectief worden geïmplementeerd in de gemeenschappen die ze bedienen.

Met als doel het aantal kindersterfgevallen als gevolg van door water overgedragen ziekten nog verder te verminderen, zal het hele Lifewater-team blijven streven naar wendbaardere, efficiëntere en meer samenwerkingsgerichte praktijken, zodat meer gemeenschappen schoon water, gezondheid en blijvende hoop kunnen hebben.