교차 프로젝트 계획을 위한 Asana의 최고의 비밀, 포트폴리오를 사용하는 6가지 팁

여러 프로젝트를 진행하고 있으며, 여러 이니셔티브의 진행 상태를 관리하고 추적할 방법이 필요합니다. 익숙하게 들리나요? 그렇다면, 여러분은 운이 좋습니다. Asana의 편리한 포트폴리오 기능은 이 문제를 해결하도록 특별히 설계되었습니다. 이는 프로젝트를 위한 폴더와 같으며, 모든 이니셔티브를 전반적으로 파악할 수 있는 추가 기능을 제공합니다. 포트폴리오를 사용하면 관련 업무를 한눈에 모니터링하고 계획대로 진행 중인 작업과 위험 요소를 표시하여 프로젝트에 주의가 필요한 경우 더 많은 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다. 

Asana의 가장 잘 지정된 비밀인 포트폴리오의 세계에 오신 것을 환영합니다. 이 강력한 기능을 놓치지 않도록 시작하는 5가지 팁을 소개합니다. 

1. 이해관계자에게 한 곳에서 정보를 제공하고 책임감을 부여하세요

사람들이 이니셔티브의 상태나 정보를 찾을 수 있는 위치에 대해 몇 번이나 질문했나요? 정기적으로 프로젝트를 관리한다면 이런 일이 많이 발생할 것입니다. 포트폴리오는 모든 사람이 해당 포트폴리오의 모든 프로젝트에 대한 진행 상태 업데이트에 액세스할 수 있는 중앙 공간을 통해 이 문제를 해결하여 질문에 쉽게 답변하고 이해관계자에게 최신 정보를 제공할 수 있습니다. 이는 더 이상 업데이트가 분산되어 있지 않다는 것을 의미합니다. 대신, 사람들은 필요한 정보를 한 곳에서 쉽게 찾을 수 있습니다. 

포트폴리오를 통해 이해관계자와의 커뮤니케이션을 간소화하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 상태 업데이트를 더 빠르게 생성하세요. 처음부터 시간이 많이 드는 업데이트를 작성하는 대신, Asana는 언급할 섹션, 작업, 마일스톤을 제안하여 프로세스 속도를 높입니다. 추천 하이라이트를 끌어다 놓기, 차트 자동 생성 등 다양한 기능을 사용할 수 있습니다. 

• 과거 상태 업데이트를 확인하여 진행 상태에 대한 구체적인 기록을 얻을 수 있습니다. 

• 포트폴리오 업무를 회사 목표와 연결합니다. 포트폴리오가 지원하는 전반적인 비즈니스 목표를 보여주어 이해관계자가 책임을 지고 업무의 중요성을 이해할 수 있도록 하세요. 

• 포트폴리오 설명, 소유자, 마감일을 추가하여 중요한 세부 정보를 항상 파악할 수 있습니다. 새로운 이해관계자가 포트폴리오에 합류하면 빠르게 적응하는 데 필요한 배경 정보를 얻을 수 있습니다. 

2. 개요를 즉시 파악하기

사용자 지정 필드를 사용하여 소요 시간이나 사용 가능한 예산과 같은 프로젝트 내 작업 데이터를 추적하나요? 이 경우 포트폴리오 내에서 해당 정보를 자동으로 요약하여 모든 프로젝트에 대한 개략적인 개요를 즉시 얻을 수 있습니다. 

다음은 작동 방식의 예시입니다. 

1. 프로젝트 내에서 데이터 추적: 프로젝트에서 공급업체 업무를 추적한다고 가정해 보겠습니다. 사용자 지정 시간 추적 필드를 추가하여 공급업체가 각 작업에 소요하는 시간을 정확히 계산합니다. 

2. 그런 다음 포트폴리오에 프로젝트를 추가하세요. 회사 전체의 업무를 추적할 수 있는 경영진 포트폴리오에 공급업체 관리 프로젝트를 추가하세요. 

3. 다음으로, 프로젝트 전반의 데이터를 요약합니다. 경영진 포트폴리오에 '롤업' 시간 추적 필드를 추가합니다. 이렇게 하면 각 프로젝트 내의 시간 추적 데이터가 요약되어 회사 전체에서 소요 시간을 한눈에 모니터링할 수 있습니다.

클릭 몇 번만으로 프로젝트 전반의 시간 추적 데이터를 자동으로 요약할 수 있습니다. 

3. 나만의 방식으로 업무를 정리하세요

포트폴리오의 장점은 다른 사람들이 업무를 보거나 액세스하는 방식에 영향을 주지 않고도 원하는 방식으로 구성할 수 있다는 것입니다. 이는 작업, 프로젝트, 포트폴리오가 한 번에 여러 곳에 존재할 수 있기 때문입니다. 즉, 원래 저장된 위치를 변경하지 않고도 포트폴리오에 이니셔티브를 추가할 수 있습니다.  

포트폴리오 조직의 작동 방식은 다음과 같습니다. 

• 포트폴리오에 프로젝트를 추가하여 관련 업무를 한 곳에서 체계적으로 관리하세요. 

• 포트폴리오 내에 포트폴리오를 추가하여 폴더 내에 중첩된 폴더와 같이 이니셔티브를 높은 수준으로 정리합니다. 

• 여러 포트폴리오에 한 번에 업무(프로젝트 또는 포트폴리오)를 추가하여 팀원에게 영향을 주지 않고도 개인화된 정리 방법을 만들 수 있습니다. 

예를 들어, '연간 예산 추적' 포트폴리오에 '프리랜서 예산' 프로젝트를 추가한다고 가정해 보겠습니다. 현재 이 프로젝트는 다른 사람들이 소유한 다른 두 포트폴리오에 이미 존재합니다. 원래 있던 위치를 변경하지 않고도 내 포트폴리오에 추가할 수 있습니다.

4. 포트폴리오 대시보드로 진행 상태를 추적하세요

업무 진행 상태를 확인하기 위해 정기적으로 데이터를 가져오는 경우 시간이 얼마나 많이 소요되는지 알 수 있습니다. 하지만 포트폴리오를 사용하면 보고서 작성에 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 데이터를 수동으로 수집하고 요약하는 대신 대시보드 기능을 사용하여 사용자 지정 차트를 자동으로 생성하고 이니셔티브의 성과를 시각화할 수 있습니다. 

프로젝트 내에서 추적하는 데이터가 무엇이든 포트폴리오 대시보드에서 보고할 수 있습니다. 또한 다양한 차트 옵션을 통해 선 그래프, 도넛 차트, 번업 차트 등을 사용하여 정보를 시각화할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예시입니다. 

• 비용 추적: 포트폴리오의 모든 프로젝트에서 시간이 지남에 따라 비용이 어떻게 변화하는지 보여주는 선 그래프를 만듭니다. 

• 프로젝트 상태 모니터링: 도넛 차트로 예정된 작업, 마감일이 지난 작업, 일정이 없는 작업, 완료된 작업을 시각화합니다. 

• 성과 확인: 프로젝트 전반에 걸쳐 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 추적합니다. 

5. 팀 업무량 모니터링

역사적으로, 여러 프로젝트에 인력을 배치하는 것은 어렵고 시간이 많이 소요되는 작업입니다. 포트폴리오 는 포트폴리오의 모든 프로젝트에서 팀의 모든 구성원의 실행 가능한 업무량을 추적할 수 있는 워크로드 기능으로 이 문제를 해결합니다. 즉, 다른 프로젝트를 진행하고 있더라도 팀이 시간을 어떻게 보내고 있는지에 대한 전체적인 그림을 얻을 수 있습니다. 

업무 가능 여부를 추적하는 것 외에도 다음을 수행할 수 있습니다.

• 업무량 보기 내에서 작업을 끌어다 놓아 업무를 쉽게 재배정하고 일정을 변경할 수 있습니다.

• 여러 툴을 전환하는 대신, 하나의 툴에서 모든 일을 처리하세요. 

• 향후 실행 가능한 업무량을 시각화하여 예정된 프로젝트에 인력을 적절히 배치하고 방해 요소가 발생하기 전에 방지할 수 있습니다. 

참고: 워크로드 기능은 포트폴리오에 프로젝트만 포함된 경우에 사용할 수 있습니다. 포트폴리오에 다른 포트폴리오가 포함되어 있으면 회색으로 표시됩니다.

6. 여러 프로젝트의 타임라인을 조율하세요

한 번에 여러 프로젝트를 조율하면 타임라인이 쉽게 혼란스러워질 수 있습니다. 팀에 과중한 업무가 발생하지 않도록 업무를 엇갈리게 처리하거나, 출시일에 맞춰 결과물을 동기화하거나, 방해 요소로 인해 여러 프로젝트 타임라인을 한 번에 조정해야 할 수도 있습니다. 포트폴리오의 타임라인 보기를 사용하면 모든 프로젝트 타임라인을 동일한 창에서 시각화할 수 있으므로 전체 상황을 파악하고 쉽게 조정할 수 있습니다.

타임라인 보기를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다. 

• 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 개략적인 타임라인을 확인합니다 . 프로젝트 시작일과 종료일, 그리고 모든 이니셔티브의 중요한 마일스톤을 확인할 수 있습니다. 이렇게 큰 그림을 보면 일정이 어떻게 겹치는지, 결과물이 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 

• 타임라인에서 마일스톤과 프로젝트를 끌어다 놓으면 클릭 한 번으로 마감일이 자동으로 조정됩니다. 

• 각 프로젝트를 클릭하면 개별 작업과 종속성(다른 작업이 완료된 후에만 시작할 수 있는 작업)이 포함된 더 자세한 타임라인 보기가 표시됩니다. 이를 통해 먼저 전체적인 상황을 파악한 다음 필요에 따라 더 작은 세부 정보 를 살펴볼 수 있습니다. 

참고: 타임라인 기능은 포트폴리오에 프로젝트만 포함된 경우 사용할 수 있습니다. 포트폴리오에 다른 포트폴리오가 포함되어 있으면 회색으로 표시됩니다. 

놓치지 마세요. 포트폴리오로 시간과 작업량을 절약하세요

포트폴리오는 특히 한 번에 여러 프로젝트를 관리하는 경우 놓치고 싶지 않은 강력한 기능입니다. 포트폴리오에 대한 자세한 내용과 무료 체험에 가입하는 방법을 알아보려면 요금 페이지 를 방문하세요. 

더 자세히 알아보고 싶으신가요? Asana 아카데미 과정을 통해 포트폴리오의 장단점을 살펴보세요.