Asana가 프로젝트 간 계획 수립을 위해 가장 잘 간직해 온 비밀, 포트폴리오를 사용하는 6가지 팁

따라서 여러 프로젝트를 진행하고 있으며, 여러 이니셔티브의 진행 상태를 관리하고 추적할 방법이 필요합니다. 이러한 상황이 익숙하게 느껴지시나요? 그렇다면 좋은 신호입니다. Asana의 편리하고도 너무 자주 활용되지 않는포트폴리오 기능은 바로 이러한 문제를 해결하기 위해 특별히 설계되었습니다. 이 기능은 프로젝트용 폴더와 비슷하며, 모든 이니셔티브를 전체적으로 파악할 수 있는 추가 기능을 제공합니다. 포트폴리오를 사용하면 관련 업무를 한눈에 모니터링할 수 있으며, 계획대로 진행 중인 작업과 위험 요소를 확인할 수 있으므로 프로젝트에 주의가 필요한 경우 자세한 내용을 빠르게 확인할 수 있습니다. 

Asana의 가장 잘 지켜진 비밀, 포트폴리오의 세계에 오신 것을 환영합니다. 이 강력한 기능을 놓치지 않도록 시작을 돕는 5가지 팁을 소개합니다. 

1. 이해관계자에게 한 곳에서 정보를 제공하고 책임 소재를 명확히 하세요

이니셔티브의 상태나 정보를 어디서 찾을 수 있는지 사람들이 몇 번이나 물어본 적이 있나요? 정기적으로 프로젝트를 관리한다면 이런 일이 자주 발생할 것입니다. 포트폴리오는 모든 사람이 해당 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 진행 상태 업데이트에 액세스할 수 있는 중앙 공간을 제공하여 이 문제를 해결합니다. 따라서 손쉽게 질문에 답변하고 이해관계자가 진행 상황을 놓치지 않도록 할 수 있습니다. 즉, 더 이상 업데이트가 여기저기 흩어져 있지 않고, 대신 한곳에서 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 

포트폴리오를 사용하여 이해관계자와의 커뮤니케이션을 간소화하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 상태 업데이트를 더 빠르게 생성하세요. Asana는 시간이 많이 드는 업데이트를 처음부터 작성하는 대신 언급할 섹션, 작업, 마일스톤을 제안하여 프로세스 속도를 높여 줍니다. 추천된 하이라이트를 끌어다 놓고, 차트를 자동으로 생성하는 등 다양한 기능을 활용할 수 있습니다. 

• 과거 상태 업데이트를 확인하여 진행 상태에 대한 구체적인 기록을 확보할 수 있습니다. 

• 포트폴리오 업무를 회사 목표와 연결합니다. 포트폴리오가 어떤 중요한 비즈니스 목표를 지원하는지 보여줌으로써 이해관계자들이 각자의 책임을 명확히 하고 자신이 맡은 업무가 왜 중요한지 이해할 수 있도록 하세요. 

• 포트폴리오 설명, 소유자, 마감일을 추가하여 중요한 세부 정보를 쉽게 확인할 수 있도록 하세요 . 또한, 새로운 이해관계자가 포트폴리오에 참여하면 빠르게 적응하는 데 필요한 배경 정보를 확보할 수 있습니다. 

2. 전체적인 상황을 즉시 파악하기

소요 시간 또는 사용 가능한 예산과 같이 프로젝트 내 작업 데이터를 추적하기 위해 사용자 지정 필드를 사용하시나요? 그렇다면 포트폴리오 내에서 해당 정보를 자동으로 요약하여 모든 프로젝트에 대한 개략적인 개요를 즉시 확인할 수 있습니다. 

여기에서 방법을 확인하세요: 

1. 프로젝트 내에서 데이터 추적: 프로젝트에서 공급업체의 업무를 추적한다고 가정해 보겠습니다. 사용자 지정 시간 추적 필드를 추가하여 공급업체가 각 작업에 소요하는 시간을 정확하게 계산합니다. 

2. 그런 다음 포트폴리오에 프로젝트를 추가합니다: 회사 전체 업무를 추적하는 임원 포트폴리오에 벤더 관리 프로젝트를 추가합니다. 

3. 다음으로, 프로젝트 전반에 걸쳐 데이터를 요약합니다: 경영진 포트폴리오에 ‘롤업’ 시간 추적 필드를 추가하세요. 이렇게 하면 각 프로젝트 내의 시간 추적 데이터를 요약하여 회사 전체의 소요 시간을 한눈에 모니터링할 수 있습니다.

클릭 몇 번만으로 프로젝트 전체의 시간 추적 데이터를 자동으로 요약할 수 있습니다. 

3. 업무를 내 방식에 맞게 체계적으로 관리

포트폴리오의 가장 큰 장점은 다른 사람들이 업무를 확인하거나 액세스하는 방식에 영향을 미치지 않으면서도 원하는 방식으로 포트폴리오를 구성할 수 있다는 것입니다. 이는 작업, 프로젝트, 포트폴리오가 한 번에 여러 곳에 존재할 수 있기 때문입니다. 즉, 이니셔티브가 원래 저장된 위치를 변경하지 않고도 포트폴리오에 추가할 수 있습니다.  

다음은 포트폴리오 구성 방식에 대한 요약입니다. 

• 포트폴리오에 프로젝트를 추가하여 관련 업무를 한 곳에서 체계적으로 관리하세요. 

• 포트폴리오 내에 포트폴리오를 추가하여 폴더 내에 중첩된 폴더와 같이 이니셔티브를 상위 차원에서 정리합니다. 

• 업무(프로젝트 또는 포트폴리오)를 여러 포트폴리오에 한 번에 추가하면 팀원에게 영향을 미치지 않으면서 나만의 정리 방법을 만들 수 있습니다. 

예를 들어, ‘연간 예산 추적’ 포트폴리오에 ‘프리랜서 예산’ 프로젝트를 추가하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 현재 해당 프로젝트는 이미 다른 사람이 소유한 다른 두 개의 포트폴리오에 있습니다. 원래 있던 위치를 변경하지 않고도 내 포트폴리오에 추가할 수 있습니다.

4. 포트폴리오 대시보드를 사용하여 진행 상태를 추적하세요

업무의 진행 상태를 확인하기 위해 정기적으로 데이터를 가져오는 경우, 이 작업에 얼마나 많은 시간이 소요되는지 잘 알 것입니다. 하지만 포트폴리오를 사용하면 보고에 많은 시간을 할애할 필요가 없습니다. 여러 프로젝트의 데이터를 수작업으로 수집하고 요약하는 대신, 대시보드 기능을 사용하여 사용자 지정 차트를 자동으로 생성하고 이니셔티브의 실적을 시각화할 수 있습니다. 

프로젝트 내에서 추적하는 데이터가 무엇이든, 포트폴리오 대시보드를 사용하여 해당 데이터에 대한 보고서를 작성할 수 있습니다. 또한, 다양한 차트 옵션을 통해 선 차트, 도넛 차트, 번업 차트 등을 사용하여 정보를 시각화할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예시입니다. 

• 비용 추적: 포트폴리오에 포함된 모든 프로젝트에서 시간이 지남에 따라 비용이 어떻게 변화하는지 보여주는 선 그래프를 만듭니다. 

• 프로젝트 상태 모니터링: 도넛형 차트를 사용하여 예정된 작업, 마감일 지남, 일정 없는 작업, 완료된 작업을 시각화하세요. 

• 성과 확인: 여러 프로젝트에서 작업을 완료하는 데 소요되는 시간을 추적하세요. 

5. 팀 워크로드 모니터링하기

지금까지는 수많은 다양한 프로젝트에 인력을 배정하는 것이 어렵고 시간이 많이 소요되는 작업이었습니다. 포트폴리오의 워크로드 기능을 사용하면 포트폴리오에 포함된 모든 프로젝트에서 팀의 모든 구성원의 작업 수용량을 추적할 수 있으므로 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 즉, 팀이 다른 프로젝트를 진행하고 있더라도 팀이 시간을 어떻게 사용하고 있는지 전체적으로 파악할 수 있습니다. 

업무 가능 여부를 추적할 수 있음은 물론이고 다음 작업을 수행할 수도 있습니다.

• 워크로드 보기 내에서 작업을 끌어다 놓아 업무를 쉽게 다시 배정하고 일정을 조정할 수 있습니다.

• 여러 툴을 전환하는 대신, 하나의 보기에서 프로젝트 간에 리소스를 이동할 수 있습니다. 

• 향후 실행 가능한 업무량을 시각화하여 예정된 프로젝트에 인력을 적절히 배치하고, 방해 요소가 발생하기 전에 이를 방지할 수 있습니다. 

참고: 워크로드 기능은 포트폴리오에 프로젝트만 포함되어 있는 경우에 사용할 수 있습니다. 포트폴리오에 다른 포트폴리오가 포함되어 있다면 해당 포트폴리오가 회색으로 표시됩니다.

6. 여러 프로젝트에 걸쳐 타임라인을 조율합니다

한 번에 여러 프로젝트를 조율하다 보면 타임라인이 쉽게 혼란스러워질 수 있습니다. 팀에 과도한 업무 부담이 가지 않도록 업무를 시차적으로 배정하거나, 출시 일정에 맞춰 결과물을 조율하거나, 방해 요인으로 인해 여러 프로젝트의 타임라인을 한꺼번에 조정해야 할 수도 있습니다. 포트폴리오의 타임라인 보기를 사용하면 모든 프로젝트의 타임라인을 동일한 창에서 시각화할 수 있으므로 전체 상황을 파악하고 쉽게 조정할 수 있습니다.

타임라인 보기를 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다. 

• 포트폴리오에 포함된 모든 프로젝트의 개략적인 타임라인을 확인합니다 . 프로젝트 시작일과 종료일, 그리고 모든 이니셔티브에 걸쳐 있는 중요한 마일스톤을 확인할 수 있습니다. 이 전체 보기를 사용하면 일정이 어떻게 겹치는지, 결과물이 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 

• 타임라인에서 마일스톤과 프로젝트를 끌어다 놓으면 클릭 한 번으로 마감일이 자동으로 조정됩니다. 

• 각 프로젝트를 클릭하면 개별 작업과 종속성(다른 작업이 완료되어야 시작할 수 있는 작업)을 포함하는 더 상세한 타임라인 보기가 표시됩니다. 이렇게 하면 먼저 전체 상황을 파악한 후 필요에 따라 세부 정보를 자세히 살펴볼 수 있습니다. 

참고: 포트폴리오에 프로젝트만 포함된 경우 타임라인 기능을 사용할 수 있습니다. 포트폴리오에 다른 포트폴리오가 포함되어 있다면 해당 포트폴리오가 회색으로 표시됩니다. 

놓치지 마세요—포트폴리오로 시간과 작업량을 절약하세요

포트폴리오는 특히 한 번에 여러 프로젝트를 관리하는 경우 놓치고 싶지 않은 강력한 기능입니다. 요금 페이지에서 포트폴리오에 대해 자세히 알아보고 무료 체험에 가입하는 방법도 확인하세요. 

더 자세히 알아보고 싶으신가요? Asana 아카데미 과정을 통해 포트폴리오에 대해 속속들이 알아보세요.