팀의 최고의 역량을 발휘할 수 있는 프로젝트 조율 팁

1969년 아폴로 11호가 발사되었을 때, 우주 비행사 Neil Armstrong과 Edwin 'Buzz' Aldrin은 달에 간 최초의 인간이 되었습니다. 그러나 이 장대한 업적은 인류에게 작은 발걸음 그 이상이었습니다. 수백 명의 NASA 과학자, 엔지니어링, 프로젝트 매니저가 거의 8년 동안 매일 일한 결과였습니다. 우주 미션을 시작하는 데 필요한 모든 진행 요소를 고려할 때, 그 모든 것을 조율하는 누군가가 뒤에서 있었다고 확신할 수 있습니다. 

프로젝트 조율이 우주 여행만큼 매력적이지는 않지만, 이니셔티브를 결승선까지 이끌기 위해서는 절대적으로 필수적입니다. 효과적인 프로젝트 조정을 통해 일정을 준수하고 워크플로를 간소화하며 프로젝트를 빠르게 마무리할 수 있습니다.

프로젝트 조율이란? 

프로젝트 조율은 프로젝트 매니저가 이니셔티브를 계획대로 진행하기 위해 수행하는 일상 업무입니다. 여기에는 이해관계자에게 프로젝트 및 할당 세부 정보를 구성하고 전달하는 일, 업무 진행 상태를 모니터링하는 일, 프로젝트 예산을 추적하는 일, 주요 프로젝트 워크플로를 문서화하는 일, 프로젝트 팀의 방해 요소를 제거하는 일이 포함됩니다. 

프로젝트 코디네이션 vs. 프로젝트 관리 

프로젝트 조율 역할을 수행해 본 적이 없다면 이 두 용어가 비슷하게 들릴 수 있지만 실제로는 약간 다릅니다. 프로젝트 조율은 프로젝트를 원활하게 진행하는 데 필요한 일상적인 작업에 중점을 두는 반면, 프로젝트 관리는 프로젝트 목표와 결과물을 결정하는 것과 같은 더 높은 수준의 계획 을 수반합니다.

프로젝트 매니저는 종종 프로젝트 관리와 프로젝트 조정을 모두 담당합니다. 그러나 일부 팀에는 일상적인 필수 관리 작업을 처리하기 위해 별도의 프로젝트 코디네이터 역할이 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 매니저가 전체 프로젝트 계획을 수립하는 경우, 프로젝트 코디네이터는 해당 계획을 매일 실행하는 데 도움을 줍니다. 

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프로젝트 조율이 중요한 이유

프로젝트 계획은 실행만큼이나 훌륭합니다. 이니셔티브가 얼마나 신중하게 설계되었는지와 관계없이, 프로젝트를 계속 진행하고 계획대로 진행하는 것은 일상적인 조율 작업입니다. 이러한 맥락에서 효과적인 프로젝트 조정을 통해 다음을 수행할 수 있습니다.  

• 이해관계자 및 팀원과의 커뮤니케이션 간소화

• 프로젝트 팀원의 방해 요소를 신속하게 제거하고 업무를 계속 진행

• 프로젝트 타임라인을 모니터링하고 업무가 일정에 맞춰 완료된 것을 확인

• 프로젝트 예산 추적 및 비용 관리

• 프로젝트 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 보장 

6가지 필수 프로젝트 조율 스킬과 이를 마스터하기 위한 팁

일일 프로젝트 조율의 대부분은 6가지 핵심 스킬로 구성되어 있습니다. 이러한 기술을 숙달하면 계획부터 실행 및 납품까지 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다. 

1. 업무를 일정대로 진행

일정 지연은 프로젝트 실패의 가장 일반적인 이유 중 하나입니다. 실제로 2021년 업무 집중 탐구 인덱스 에 따르면 지식 근로자는 매주 마감일의 26%를 놓치고 있습니다. 따라서 업무를 일정대로 진행할 수 있는 능력은 성공적인 프로젝트 조율의 핵심 요소입니다. 

방법:

각 프로젝트 결과물과 부수 결과물(작업을 완료하는 데 필요한 더 작은 단계)에 대한 명확한 마감일이 포함된 프로젝트 일정을 만드세요. 이를 위해서는 마감일을 지정할 때 최종 마감일부터 역순으로 작업해야 합니다. 그래야 각 구성 요소에 충분한 시간을 할당할 수 있습니다. 각 결과물과 부수 결과물을 확인하면 시간이 지남에 따라 업무 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있으며, 단계를 놓칠 가능성이 훨씬 줄어듭니다.  

2. 결과물을 체계적으로 관리하고 추적하세요

프로젝트에는 종종 많은 진행 요소가 포함되어 있습니다. 각 작업에는 고유한 마감일, 소유자, 우선순위가 있으며, 프로젝트가 진행됨에 따라 작업은 다양한 완료 단계를 거치게 됩니다. 이러한 진행 중인 부분을 체계적으로 관리하고 추적하는 방법을 찾는 것은 프로젝트 조율의 필수적인 부분입니다. 

방법:

시각적 툴을 사용하여  프로젝트 결과물을 추적하세요. 예를 들어, 칸반 보드를 사용하여 여러 단계를 거치는 업무를 표시하거나, 간트 차트를 사용하여 가로 타임라인을 보거나, 프로젝트 캘린더를 사용하여 한 달 전체의 업무를 한 곳에서 시각화할 수 있습니다. 정적인 프로젝트 추적기나 스프레드시트를 최신 상태로 유지하는 대신 프로젝트 관리 툴을 사용하여 결과물을 확인하고 관리하는 것이 좋습니다. 이를 통해 팀은 프로젝트 작업에 쉽게 액세스하고, 작업하고, 실시간으로 업데이트할 수 있습니다. 

3. 프로젝트 비용 모니터링

돈으로 사랑을 살 수는 없지만, 프로젝트를 마무리하는 데는 확실히 도움이 됩니다. 실제로 프로젝트의 예산은 종종 작업이 완료된 여부를 결정하는 제한 요인이 됩니다. 즉, 프로젝트 비용을 추적하고 관리하는 것은 프로젝트 코디네이터의 할 일 목록에서 가장 중요한 작업 중 하나입니다. 

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방법:

상세한 프로젝트 예산을 작성하세요. 명확한 프로젝트 예산 계획은 프로젝트 전반에 걸쳐 비용을 계획, 모니터링 및 통제하는 가장 좋은 방법입니다. 프로젝트 일정과 마찬가지로 프로젝트 예산은 일반적으로 각 결과물을 부수 결과물로 세분화하여 각 결과물에 필요한 리소스와 비용을 효과적으로 추정할 수 있습니다. 예산에는 각 리소스와 결과물의 비용, 자금 사용 예상 시점, 각 작업의 담당자, 예산과 실제 비용을 추적할 위치가 포함되어야 합니다. 

4. 이해관계자에게 업데이트 사항을 전달합니다

팀에 프로젝트의 진행 상태를 알리고 예기치 않은 변경 사항이 있으면 알려주는 것이 중요합니다. 따라서 프로젝트 상태를 정기적으로 보고하는 것은 성공적인 프로젝트 조율의 중요한 요소입니다. 이는 이해관계자가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고, 미리 리스크를 식별하고, 업무를 계획대로 진행하고 예산을 준수하는 데 가장 좋은 방법입니다. 

방법:

프로젝트 상태 보고서 작성 방법을 숙지하세요 . 프로젝트 상태 보고서는 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태에 대한 정보를 한눈에 제공합니다. 일반적으로 프로젝트의 상태(계획대로 진행 중, 위험한 상태, 계획에서 벗어남)를 나타내고, 각 프로젝트 영역의 개요를 포함하며, 주요 하이라이트, 방해 요소 또는 예상치 못한 위험을 요약합니다. 프로젝트의 길이에 따라 매주(짧은 프로젝트의 경우) 또는 매월(긴 프로젝트의 경우) 프로젝트 상태 보고서를 배포할 수 있습니다.

각 프로젝트 상태 보고서를 처음부터 시작하는 대신 재사용 가능한 템플릿을 만드세요. 이렇게 하면 일을 위한 일을 방지하고 매번 핵심 정보를 포함할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 이 프로세스를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다. 하나의 중앙 집중식 툴에서 결과물을 추적하면 여러 툴에서 프로젝트 데이터를 수동으로 파헤치는 대신 업무가 진행되는 곳에서 보고서를 작성할 수 있습니다. 적절한 프로젝트 관리 툴을 사용하면 몇 시간 걸리는 작업이 클릭 몇 번으로 줄어듭니다. 

5. 프로젝트 정보 문서화

우리 모두는 낯설게 익숙한 새로운 프로젝트를 시작했고, 1년 전에 비슷한 일을 했다는 것을 깨닫습니다. 하지만 무엇을 했는지, 이전 프로젝트가 어떻게 진행되었는지 정확히 파악하려고 하면 기억이 떠오르지 않습니다. 

이것이 바로 프로젝트 정보를 문서화하는 것이 프로젝트 조율의 핵심적인 부분인 이유입니다. 나중에 중요한 세부 정보를 기억하려고 노력하는 것보다 업무가 한창 진행되는 동안 프로세스와 메모를 기록하는 것이 훨씬 쉽고 빠릅니다. 

방법:

프로세스 문서 를 작성하세요. 프로세스 문서는 새로운 프로젝트나 프로세스를 시작하는 데 필요한 작업과 단계를 설명하는 내부 문서입니다. 예를 들어, 신규 입사자를 온보딩하는 데 필요한 모든 단계, 새로운 웹 기능을 테스트하기 위한 요구 사항 또는 블로그 글을 업데이트하고 게시하기 위한 워크플로에 대한 세부 정보가 담긴 프로세스 문서를 작성할 수 있습니다. 프로세스 문서는 필요에 따라 업데이트하는 실시간 기록이라는 점을 명심하세요. 따라서 팀이 쉽게 편집하고 액세스할 수 있어야 합니다. 

6. 미팅 계획 및 일정 수립

프로젝트 조율에는 종종 팀 및 외부 이해관계자와의 미팅을 계획하고 조직하는 것이 포함됩니다. 그러나 모든 사람의 시간을 최대한 활용하려면 모든 미팅에 전략적 목적과 구체적인 미팅 계획이 있어야 합니다. 미팅이 효율적일수록 팀이 프로젝트 목표를 달성하는 데 더 많은 시간과 인지력을 사용할 수 있습니다. 

방법:

의도를 가지고 회의를 진행하세요. 미팅 일정을 자동으로 잡는 대신, 미팅이 필요한지 고려하세요. 예를 들어, 대신 상태 보고서나 비동기식 업데이트를 보낼 수 있나요? 

회의가 필요하다고 판단되면 관련된 모든 사람에게 효율적이고 가치 있는 회의가 되도록 하세요. 이를 위해 안건을 작성하고 사전 읽기 항목을 미리 파악하고, 미팅 메모를 작성하여 미팅이 끝난 후 공유하고, 후속 조치가 필요한 명확한 실행 과제를 결정할 수 있습니다. 

성공적인 프로젝트 코디네이터의 4가지 자질

조율 능력을 향상시키거나 팀을 위해 프로젝트 코디네이터를 고용하려는 경우, 다음 네 가지 필수 자질을 주의 깊게 살펴보세요. 

• 커뮤니케이션 스킬. 업무를 조율하려면 이해관계자 및 팀원과 매일 대화를 나누어야 합니다. 여기에는 작업 할당, 프로젝트 업데이트 제공, 회의 조율, 승인 및 리소스 요청에 대한 연락 담당자가 포함됩니다.  

• 시간 관리. 특히 프로젝트 전체의 모든 진행 요소를 처리해야 하는 경우, 좋은 시간 관리가 중요합니다. 이는 개인적인 시간 관리와 프로젝트 일정을 관리하고 결과물이 제때 완료된 것을 확인하는 능력 모두에 적용됩니다. 

• 문제 해결 능력. 예상치 못한 상황이 불가피하게 발생할 때, 문제를 차분히 받아들이고 전략적으로 해결하는 것이 중요합니다. 따라서 효과적인 문제 해결 기술은 프로젝트 코디네이터에게 유용합니다. 

• 세부 정보에 대한 주의. 프로젝트 코디네이터에게는 세부 정보가 중요합니다. 특히 작업의 마감일을 설정하고, 미팅 일정을 잡고, 상세한 프로세스 문서를 작성할 때 더욱 그렇습니다. 작은 일을 제대로 처리하면 팀은 프로젝트 코디네이터의 업무를 다시 확인할 필요가 없다는 것을 알고 안심할 수 있습니다. 

조율이 핵심입니다

프로젝트 조율은 수명 주기 전반에 걸쳐 모든 프로젝트의 성공에 필수적인 요소입니다. 높은 수준의 프로젝트 관리와 세심하게 짜인 프로젝트 계획, 목표, 마일스톤, 프로젝트 범위 등은 한계가 있습니다. 이러한 계획 수립 방법론을 활용하고 이니셔티브를 계획에서 완료로 옮기는 데 도움이 되는 것은 일상적인 조율입니다. 

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