조직 변경 사항을 탐색하는 방법

“변화”

데이비드 보위는 옳았습니다. 우리가 좋아하든 그렇지 않든 변화는 일어납니다. 삶과 비즈니스에서 우리는 끊임없이 진화하고 있습니다. 때로는 변화가 너무 커서 조직 전체에 여진이 느껴질 수도 있습니다. 

조직 변화란?

조직 변화는 비즈니스가 직원 대부분 또는 전원에 영향을 미치는 주요 변화를 경험할 때 발생합니다. 이러한 유형의 변화는 회사 문화, 인프라, 기술 또는 내부 프로세스에 영향을 미치기 때문에 광범위합니다. 즉, 조직 변화는 팀의 일상적인 경험을 변화시킵니다. 때로는 이러한 큰 전환이 세심하게 계획되고, 또 다른 때에는 사전 통지 없이 발생하기도 합니다. 

다음은 조직 변화의 몇 가지 예입니다. 

• 새로운 CEO 또는 부서장 온보딩과 같은 리더십 변경.

• 회사 인수합병. 

• 비즈니스 구조 조정. 

• 이메일에서 프로젝트 관리 소프트웨어로 전환하는 것과 같은 새로운 기술 도입.

• 리드 생성에서 상향 판매로 전환하는 등 성장함에 따라 회사 목표를 업데이트합니다.

조직 변경 vs. 조직 변경 관리

조직 변경과 조직 변경 관리라는 용어는 종종 밀접한 관련이 있습니다. 이는 큰 변화가 발생할 때마다 모든 직원이 새로운 환경에서 성공할 수 있도록 안내할 방법을 계획하는 것이 중요하기 때문입니다. 이것이 바로 조직의 새로운 변경 사항을 준비하고 관리하는 조직 변경 관리입니다. 

반면에 조직 변화 자체는 변화를 관리하기 위해 마련한 프로세스가 아니라 전환을 설명할 뿐입니다. 즉, 조직 변경이 예상되거나 발생할 때마다 변경 관리 프로세스를 준비하여 전환에 대처할 방법을 계획해야 합니다. 

리더를 위한 변경 관리 가이드

변화의 시기에 팀에 필요한 리더가 되는 방법을 알아보세요. 새로운 비즈니스 목표를 설정할 시점, 투명한 커뮤니케이션 방법, 직원들의 참여를 유도하는 방법에 대한 팁을 얻으세요.

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변경 스펙

조직 변화는 크거나 작거나 그 중간 정도일 수 있으며, 여기에서 변화 스펙트럼이 중요한 역할을 합니다. 스펙트럼의 한쪽에는 점진적인 변화 가 있으며, 이는 시간이 지남에 따라 회사가 수행하는 작은 변화를 나타냅니다. 반면, 혁신적인 변화는 회사가 기존 프로세스나 인프라를 재창조할 때 큰 변화를 나타냅니다. 아래에서 점진적 변화와 혁신적 변화의 차이점을 설명했지만, 특정 상황이 이러한 버킷 중 하나에 직접적으로 해당하지 않을 수 있습니다. 오히려 그 중간 어딘가에 있을 수도 있습니다. 

점진적인 변화

점진적인 변화는 시간이 지남에 따라 회사가 수행하는 작은 전환입니다. 점진적인 변화는 종종 꾸준한 성장 과 지속적인 개선 과 함께 이루어집니다. 조직이 성장함에 따라 기존의 프로세스, 전략, 리소스가 이전처럼 잘 작동하지 않을 수 있기 때문입니다. 점진적인 변화는 혁신적인 변화보다 즉각적인 영향이 적지만 시간이 지남에 따라 축적될 수 있습니다. 즉, 점진적인 전환을 통해 팀을 이끌며 모든 팀원이 필요한 지원과 명확성을 확보할 수 있도록 하는 것이 여전히 중요합니다. 

점진적인 변화의 예: 회사가 다양한 온라인 채널에서 콘텐츠를 제작하여 브랜드 인지도를 확대하고 있습니다. 그 결과, 사진, 디자인, 동영상 등 추적할 수 있는 브랜드 자산이 늘어납니다. 모든 것을 정리하기 위해 새로운 디지털 자산 관리 툴(DAM)에 투자합니다. 이는 회사가 성장하고 업무를 체계적으로 정리하는 데 필요하지만, 이해관계자에게 새로운 툴 사용 방법을 가르치고, 내용을 마이그레이션하고, 내용이 DAM에 올바르게 추가되도록 프로세스를 만드는 등 몇 가지 어려움이 발생할 수 있습니다. 

변혁적 변화 

변혁적 변화는 회사가 기존 프로세스나 인프라를 완전히 재창조해야 하는 대규모 전환입니다. 시간이 지남에 따라 서서히 적응하는 대신 조직은 한 번에 큰 변화를 일으킵니다. 전환이 잘 관리되지 않으면 혼란과 모호성을 야기할 수 있으며, 이는 팀의 사기와 성과에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 조직이나 팀이 더 큰 변화를 겪을 수 있도록 변경 관리 계획을 수립하는 것이 중요합니다. 

변혁적 변화의 예: 회사가 현재 미국 내에서만 운영되고 있지만, 해외로 사업을 확장하기로 결정했습니다. 그 결과, 해외에서 운영하기 위한 새로운 국제 사무소, 영업 팀, 인프라를 구축하게 됩니다. 

조직 변화의 유형

조직 변화는 전략 변화, 프로세스 변화, 구조적 변화라는 세 가지 주요 양식으로 이루어집니다. 다음은 각 유형의 개요와 예시입니다. 

전략 변경

전략 변경은 회사의 전략적 계획, 비즈니스 목표 또는 비전 선언문 을 변경하는 것입니다. 이러한 유형의 조직 변화는 개별 팀 목표와 팀원들이 업무를 우선순위에 두는 방식에 영향을 미칩니다. 

전략 변경의 예: 회사가 성장함에 따라 새로운 제품을 만드는 데서 기존 제품을 개선하는 것으로 초점이 바뀔 수 있습니다. 이는 브랜드 인지도와 재고를 늘리는 것에서 고객 충성도와 만족도를 높이는 것으로 비즈니스 목표도 변경해야 함을 의미합니다. 개별 제품 팀의 경우, 기능 생성보다는 사용자 테스트에 더 집중해야 할 수 있습니다. 

프로세스 변경

프로세스 변경은 직원이 업무를 수행하는 방식의 변화입니다. 여기에는 기존 프로세스에 대한 변경이나 완전히 새로운 워크플로의 구현이 포함될 수 있습니다. 프로세스 변경은 종종 팀의 일상적인 경험에 상당한 영향을 미칩니다. 

프로세스 변경의 예: 회사가 모든 외부 커뮤니케이션에 대한 새로운 법적 검토 프로세스를 만들었다고 가정해 보겠습니다. 이제 콘텐츠 생성 워크플로에 추가적인 법적 검토 단계가 있기 때문에 마케팅 팀에 직접적인 영향을 미칩니다. 

구조적 변경

구조적 변화는 조직이나 팀의 조직 방식을 변경하는 것입니다. 잘못 수행되면 구조적 변화는 누가 무엇을 담당하는지, 언제 누구에게 정보를 제공해야 하는지에 대한 혼란을 야기할 수 있습니다. 

구조적 변화의 예: 스타트업이 증가하는 신규 입사자를 관리하기 위해 새로운 HR 팀을 만들었다고 가정해 보겠습니다. 그 결과, 개별 채용 관리자는 더 이상 처음부터 끝까지 온보딩 프로세스를 담당하지 않게 됩니다. 이러한 조직 구조의 변화로 인해 어떤 온보딩 작업이 HR의 범위에 속하는지, 어떤 작업이 채용 관리자가 완료해야 하는지 결정해야 합니다. 

조직 변경의 3가지 어려움과 이를 피하는 방법

조직 변경은 누군가 수영장에 포탄 다이빙을 하는 것과 같습니다. 초기 충격 후, 물결이 형성되어 바깥쪽으로 확장되어 결국 수영장의 전체 표면을 방해합니다. 마찬가지로, 조직 내에서 한 가지 변화가 모든 직원에게 영향을 미치는 혼란의 물결을 일으킬 수 있습니다. 

그러나 약간의 추가 계획은 여러분과 팀이 변화하는 업무 환경을 원활하게 헤쳐나가는 데 도움이 될 수 있습니다. 먼저 조직 변화의 세 가지 주요 함정과 이를 피하는 방법을 소개합니다.

사기 저하와 기업 문화

변화가 일어나는 이유와 미래가 어떻게 펼쳐질지 모른다면 변화에 저항하는 것은 인간의 본성입니다. 이는 효과적인 커뮤니케이션이 없으면 큰 변화가 회사와 직원들의 사기를 중단시킬 수 있음을 의미합니다. 

이러한 영향은 종종 정확히 파악하기가 가장 어렵지만 해결해야 할 가장 중요한 문제입니다. 조직 문화는 업무 환경을 형성하고 정의하며, 좋은 문화가 없으면 팀이 동기를 부여받지 못하고 성공을 거둘 수 없습니다. 

예를 들어, 팀에 새로운 HR 관리 툴을 도입하는 동안 많은 직원의 반대에 부딪힐 수 있습니다. 사람들은 현재 소프트웨어에 익숙합니다. 이상적이지 않더라도 다른 도구를 사용하는 방법을 배우는 데 시간과 에너지를 쓰는 것보다 아는 것을 고수하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 적절한 맥락이 없으면 이러한 변화는 팀의 또 다른 장애물처럼 느껴질 수 있으며 사기에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

그러나 변화를 영원히 피하는 것은 현실적이지 않습니다. 특히 새로운 프로세스가 팀이 일을 위한 일을 피하고 협업을 더 쉽게 만들 수 있는 경우 더욱 그렇습니다. 조직 변화는 올바르게 수행되지 않을 때 사기를 저하시킬 수 있지만, 올바른 프로세스를 사용하면 변화를 통해 더욱 강력한 회사 문화를 구축할 수 있습니다. 

매니저는 변화의 시기에 문화를 보호하고 개선할 수 있습니다. 방식은 다음과 같습니다. 

• 변경 관리 프로세스를 사용하세요 . 변경 프로세스는 변경이 중요한 이유, 팀이 기대할 수 있는 것, 앞으로 성공할 수 있는 방법을 전달하는 데 필수적입니다. 예를 들어, Asana는 팀이 조직 전체에 새로운 툴이나 기술을 도입할 수 있도록 Asana Way of Change 를 개발했습니다. John Kotter 박사가 설계한 변경 관리 모델을 기반으로 하는 Asana Way of Change에는 이유 를 정의하고, 성공 지표 를 설정하고, 팀의 첫 번째 성과 를 축하하는 단계가 포함되어 있습니다. 

• 공유된 목표를 설정하세요. 명확한 목표를 수립하고 전달하면 팀이 조직 변화가 왜 중요한지 이해하는 데 도움이 됩니다. 목표는 내재적 동기를 부여하고 팀이 미래에 대한 열정을 유지할 수 있도록 도와줍니다. 예를 들어, 새로운 HR 관리 툴로 전환할 때 다음과 같은 SMART 목표를 만들 수 있습니다. "1분기 말까지 HR 작업(휴가 요청 및 승인, 보상 관리, 성과 검토 제출 등)에 소요되는 시간을 50% 줄입니다." 

• 감성 지능을 연습하세요. 변화는 어렵습니다. 그리고 사람마다 변화에 대처하는 방식이 다르다는 것을 인정하는 것이 중요합니다. 감성 지능을 키우면 자신의 감정을 이해하고 다른 사람의 감정을 정확하게 인식하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 공감 능력을 발휘하여 소통하고, 더 강력한 관계를 구축하고, 갈등을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 전환기에 감성 지능은 팀의 상태를 이해하고 필요한 지원을 제공하는 데 도움이 됩니다.  

• 피드백을 요청하세요 . 피드백을 요청하는 것은 두 가지 측면에서 도움이 됩니다. 첫째, 피드백은 팀의 우려 사항을 이해하고 프로세스와 팀 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 됩니다. 둘째, 피드백을 요청하는 것은 각 팀원의 의견을 소중히 여긴다는 것을 보여주는 것입니다. 특히 팀의 우려 사항을 해결하기 위해 구체적인 조치를 취할 때 더욱 그렇습니다. 피드백은 조직이 변화하는 시기에 특히 중요합니다. 팀이 평소보다 더 많은 장애물이나 성장통에 직면할 수 있기 때문입니다. 

리더를 위한 변경 관리 가이드

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의사 결정 마비 

큰 변화는 많은 불확실성을 가져올 수 있습니다. 명확한 커뮤니케이션이 없으면 조직 변화로 인해 무엇을 우선시해야 하는지, 누가 무엇을 담당하는지 파악하기 어려울 수 있습니다. 그리고 이러한 모호성으로 인해 팀은 올바른 결정을 내리는 데 필요한 지침과 정보를 얻지 못할 수 있습니다.

다음과 같은 시나리오를 가정해 보겠습니다. 여러분이 제품 개발 팀에서 일하고 있다고 가정해 보겠습니다. 회사가 방금 새로운 사용자 리서치(UXR) 팀을 만들었고, 새로 고용된 리서치 담당자 5명으로 구성되어 있습니다. 이전에는 제품이 제대로 작동하는지 확인하기 위해만 제품을 테스트했습니다. 하지만 이제 제품을 테스트하고 개선할 수 있는 추가 리소스가 있습니다. 그러나 이러한 새로운 리소스에는 모호함이 따릅니다. 여전히 테스트를 주도하고 있나요? 아니면 UXR 팀의 책임인가요? 제품 생성 프로세스에 언제 참여해야 할까요? 제품 기능의 성공 여부를 누가 결정하나요? 이러한 모든 질문은 의사 결정을 어렵게 만들 수 있습니다.

다행히도 이러한 불확실성은 몇 가지 다른 전략으로 해결할 수 있습니다. 

• 주요 이니셔티브에 대한 RACI 차트를 작성하세요. RACI 차트는 프로젝트 내의 각 작업, 마일스톤 또는 결과물에 대해 책임( Responsible), 책무 ( Accountable), 컨설팅(Consulted), 통보(Informed) 담당자를 나타냅니다. RACI 차트를 만들면 명확한 역할과 책임을 확립하고 언제 누구에게 정보를 제공해야 하는지에 대한 혼란을 줄일 수 있습니다. 위의 예시를 계속 살펴보기 위해 제품 테스트 프로세스에 대한 이해관계자의 책임을 간략하게 설명하는 RACI 차트를 작성할 수 있습니다. 또한 약간 다른 프로세스가 필요할 수 있는 특히 까다롭거나 복잡한 제품에 대한 임시 RACI 차트를 생성할 수도 있습니다.

• 목표를 업무에 연결하세요. 의사 결정은 실제로 우선순위를 정하는 행위입니다. 의사 결정을 내리기 위해서는 어떤 선택지가 다른 선택지보다 더 중요한지 결정해야 합니다. 무엇이 중요한지 결정하기 전에 일상 업무가 어떻게 전반적인 목표로 이어지는지 알아야 합니다. 즉, 명확한 목표를 수립하고 이를 팀의 업무와 연결하는 것은 조직이 변화하는 시기에 팀이 올바른 결정을 내리는 데 도움이 되는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 예를 들어, 제품 개발팀이 올해 사용자 만족도를 30% 개선한다는 목표를 가지고 있다고 가정해 보겠습니다. 팀의 모든 구성원이 해당 목표에 부합한다면, 새로운 제품을 만드는 대신 UXR 팀과 협력하여 기존 제품을 최적화하기로 더 쉽게 결정할 수 있습니다.  

• 협업을 한 곳에서 일원화하세요. 의사결정을 내릴 때는 명확성이 핵심입니다. 모든 팀원과 이해관계자가 각 프로젝트에 대한 최신 정보에 액세스할 수 있도록 해야 합니다. RACI 차트와 프로젝트 목표를 찾을 수 있는 곳을 아무도 모른다면 그 차트와 목표가 무슨 소용이 있겠습니까? 따라서 하나의 프로젝트 관리 툴에서 협업을 일원화하면 팀이 변화의 시기에 좋은 결정을 내리는 데 필요한 리소스와 정보를 확보할 수 있습니다. 예를 들어, Asana를 사용하면 프로젝트 및 작업 정보를 공유할 수 있으므로 업무가 실제로 이루어지는 곳에서 주요 세부 정보를 공유할 수 있습니다. 또한 업무를 목표에 직접 연결할 수 있으므로 모든 작업이 전체 목표에 어떻게 기여하는지 명확히 파악할 수 있습니다. 

불안정한 비즈니스 성과

때로는 조직의 변화가 성장 때문이 아니라 예상치 못한 비즈니스 중단(예: 매출 손실, 보안 침해, 핵심 직원 손실 등)으로 인해 발생하기도 합니다. 이러한 갑작스러운 변화가 발생하면 비즈니스 성과가 위험에 처할 수 있으며, 특히 비상 상황에 대비한 비상 대책이 마련되어 있지 않은 경우 더욱 그렇습니다. 

많은 사람들이 코로나19 팬데믹 기간 동안 바로 그런 일을 경험했습니다. 예전에는 오프라인 방문객에 의존하던 비즈니스도 온라인으로 비즈니스를 운영해야 했습니다. 박물관은 가상 전시관을 만들고, 레스토랑은 신속하게 홈 배달로 전환했으며, 투어 회사는 온라인 체험을 기획하기 위해 분주했습니다. 이러한 각 비즈니스 유형은 대면 판매에서 온라인 판매로 전환하기 위해 전반적인 목표를 변경하고 다양한 유형의 제품을 생산하기 위해 회사 프로세스를 조정해야 했습니다. 게다가 원격 근무 환경에서 일하는 방법도 배워야 했습니다. 이 모든 것을 처리해야 하는 상황에서 많은 조직이 이러한 광범위한 조직 변화로 인해 불안정한 비즈니스 성과를 경험했으며 여전히 겪고 있는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 

하지만 그렇다고 해서 다음에 예기치 않은 비즈니스 혼란이 발생할 때 무력화된다는 의미는 아닙니다. 핵심은 적극적으로 대처하는 것입니다. 지금 약간의 준비 작업을 수행하면 예기치 않은 조직 변화로 인한 위험을 관리할 수 있는 계획을 세울 수 있습니다. 이를 통해 가능한 한 안정적인 성과를 유지할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다. 

• 비즈니스 영향 분석을 수행합니다 . 비즈니스 영향 분석은 비즈니스 프로세스 중단으로 인한 결과를 예측하는 데 도움이 되므로 사전에 복구 전략을 수립하는 데 필요한 데이터를 확보할 수 있습니다. 이는 비즈니스를 운영하는 데 가장 중요한 프로세스는 무엇인지, 성공적으로 운영하기 위해 필요한 리소스는 무엇인지, 중단 발생 후 정상 상태로 돌아오는 데 걸리는 시간은 얼마나 되는지 등의 질문에 답하는 데 도움이 됩니다. 평가 중에 수집한 데이터는 예기치 않은 사건이 발생했을 때 이를 처리하는 방법을 미리 계획하는 데 도움이 됩니다. 

• 비상 대책을 수립하세요 . 비상 대책은 백업 전략입니다. 예를 들어, 비즈니스 목표를 변경해야 하는 경우 어떻게 전환할지, 수익을 잃고 회사를 재구성해야 하는 경우 어떻게 대처할지 등 예상치 못한 일로 비즈니스에 차질이 생길 경우 어떻게 대응할지를 계획한 것입니다. 비즈니스 영향 분석에서 식별한 각 중요한 리스크에 대해 비상 대책을 세울 수 있습니다. 그러면 예상치 못한 조직 변화가 발생할 때 행동으로 옮길 수 있습니다. 

• 강력한 기반을 마련하세요. 비즈니스에 강력한 문화, 명확한 커뮤니케이션, 효과적인 협업 툴이 갖춰져 있다면 가장 강력한 폭풍도 이겨낼 수 있습니다. 이는 변화가 발생했을 때 성공을 거둘 수 있도록 현상에 안주하기보다는 시간이 지남에 따라 프로세스를 지속적으로 개선하는 것이 중요하다는 것을 의미합니다. 이는 조직 문화를 강화하는 데 도움이 되는 동급 최고의 온보딩 프로세스를 구축하거나, 피드백을 주고받는 정기적인 주기를 확립하거나, 팀이 일상 업무를 조율하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 툴에 투자하는 것을 의미할 수 있습니다. 

변화를 포용하는 법을 배우세요

조직 변화는 어려울 수 있지만, 우리가 성장하는 방법이기도 합니다. 그리고 우리가 큰 변화를 효과적으로 헤쳐 나갈 수 있다면, 끊임없이 변화하는 세상에서 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다. 

이 글에서 얻을 수 있는 한 가지 교훈은 조직 변화의 시기에 명확성과 커뮤니케이션이 필수적이라는 것입니다. Asana가 어떻게 목표를 업무에 연결하고, 사람들이 작업에서 직접 협업할 수 있도록 하며, 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 하여 팀이 명확성을 확보할 수 있도록 지원하는지 알아보세요. 

리더를 위한 변경 관리 가이드

변화의 시기에 팀에 필요한 리더가 되는 방법을 알아보세요. 새로운 비즈니스 목표를 설정할 시점, 투명한 커뮤니케이션 방법, 직원들의 참여를 유도하는 방법에 대한 팁을 얻으세요.

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