프로젝트 관리에서 전문가 판단을 사용하는 방법

프로젝트를 수행할 때 해결 방법을 모르는 주제, 과제 또는 질문에 직면하게 됩니다. 이럴 때 전문가가 필요합니다. 프로젝트 매니저는 전문가 판단을 사용하여 영향력이 큰 프로젝트에서 복잡한 문제를 해결합니다. 이러한 전문가는 다년간의 경험을 바탕으로 결정을 내릴 수 있는 고유한 자격을 갖추고 있습니다. 전문가 판단이 어떻게 작동하는지, 그리고 업무에서 언제 사용해야 하는지 알아보세요.

프로젝트 관리에서 전문가 판단이란?

전문가 판단은 전문가의 의견을 얻기 위해 전문가를 부르는 것입니다. 이는 타임라인과 잠재적인 리소스와 같은 정량적인 프로젝트 세부 정보를 추정하기 위해 전문가의 의견에 의존하는 프로젝트 계획에 대한 추정 방법론입니다. 

Project Management Institute(PMI) 에 따르면 전문가 판단은 가장 일반적인 프로젝트 관리 계획 수립 도구 중 하나입니다. PMBOK® 가이드에서는 6가지 프로세스 각각에 전문가 판단을 잠재적인 도구로 제안합니다. 전문 지식은 비용이 많이 들기 때문에 전문적인 판단을 내릴 수 있는 숙련된 정규직 직원을 고용하는 것이 항상 비용 효율적인 것은 아닙니다. 대신 많은 회사가 외부 전문가를 고용하여 평가를 완료하고 이를 사용하여 특정 영역의 프로젝트 업무를 모니터링하고 통제합니다. 

전문가 판단 사용 시기와 방법

전문가 판단이 매우 일반적인 이유 중 하나는 다양한 상황에 적용할 수 있기 때문입니다. 업무에 대한 외부 인사이트를 얻을 수 있는 유용한 방법이지만, 주관적이며 지침이 필요합니다. 자주 전문가 판단을 사용하여 리소스 관리를 지원합니다. 예를 들어, 전문가는 신제품, 기능 또는 신생 기업을 출시하는 데 필요한 리소스의 양을 결정하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

전문가 판단은 다음과 같은 경우에도 사용할 수 있습니다.

• 위험이 높은 경우. 영향력이 큰 프로젝트가 예정된 경우, 프로젝트를 진행하기 전에 전문가의 검증을 받는 것이 좋습니다.

• 프로젝트 계획 수립 전. 프로젝트 계획을 수립하기 전에 프로젝트 헌장을 작성하는 경우, 전문가를 불러서 검토하고 프로젝트의 실행 가능성을 확인할 수 있습니다. 

• 비용 관리. 제품 가격 책정이나 채용에 대한 비용 견적을 결정할 때 전문가의 도움을 받으면 가능한 한 현실적인 수치에 가깝게 접근할 수 있습니다.

• 의사 결정 중 . RACI와 같은 의사 결정 프레임워크나 일상적인 의사 결정에 전문가의 판단을 활용할 수 있습니다. RAPID를 사용하는 경우, 전문가를 의사 결정자 역할로 두면 전문가의 의견을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다.   

• 예측 . 전문가는 예측 시 현재 거시 환경이나 시장 적합성 등의 요인을 가늠하여 잠재적 매출을 정확하게 추정할 수 있도록 도와줍니다.

• 리스크 관리. 전문가는 리스크 평가, 리스크 분석 및 리스크 대응을 검토하고 분석하여 다양한 시나리오의 위험 수준을 판단할 수 있으므로 가능한 모든 결과에 대비할 수 있습니다.

전문가는 누구인가요?

전문가는 필요에 따라 달라질 수 있습니다. 팀 구성원부터 특정 상황에 맞게 고용하는 컨설턴트까지 누구나 전문가로 참여할 수 있습니다. 전문가는 다음과 같습니다.

• 내부 프로젝트 팀 멤버. 팀이 이미 전문가로 구성되어 있을 가능성이 높습니다. 이곳은 전문가를 찾기 가장 쉬운 곳(그리고 종종 첫 번째 장소)이 될 것입니다.

• 주제 전문가. 특정 주제에 대한 깊은 지식을 갖춘 전문가입니다. 예를 들어, 제조 회사를 관리하는 경우 새로운 잠재적 공급업체를 찾을 때 조달 전문가를 데려올 가능성이 높습니다. 주제 전문가는 외부 컨설턴트 또는 사내 전문가가 될 수 있습니다. 조직 외부 인력을 활용하면 편견 없이 더 객관적으로 접근할 수 있다는 장점이 있습니다.

• 프로젝트 매니저. 프로젝트 매니저는 종종 주제에 대해 깊은 이해를 가지고 있습니다. 프로젝트 매니저를 전문가로 활용할 때는 나와 같은 분야에서 일하면서 생기는 편향에 주의하세요.

• 프로젝트 이해관계자. 이해관계자는 다양한 배경을 가지고 다양한 역할을 수행할 수 있습니다. 결과적으로, 그들 중 많은 이들이 전문가입니다. 그들의 귀중한 판단에 의지하는 것을 두려워하지 마세요.

전문가 판단을 얻는 7단계

전문가와 이야기하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 성공적인 관계를 유지하려면 전문가에게 무엇을 원하고 무엇을 기대하는지 명확히 해야 합니다. 프로젝트의 인풋, 아웃풋, 기대치를 명확하게 정의하면 모든 사람을 만족시키는 체계적인 전문가 판단 프로세스의 이점을 누릴 수 있습니다.

1. 문제 조사하기

전문가의 도움을 받기 전에 문제를 철저히 이해해야 합니다. 이미 완료된 작업, 문제의 위치, 전문가에게 필요한 사항을 정확히 파악해야 합니다. 

2. 질문을 작성합니다

여기에서 가능한 한 구체적으로 작성하세요. 질문이 구체적일수록 전문가의 답변도 더 정확해집니다. 이전 단계의 리서치를 사용하여 명확한 질문을 개발하세요. 질문이 복잡할 수 있지만, 전문가가 이해하고 답변할 수 있을 만큼 명확해야 합니다.

3. 전문가를 선택합니다

이 특정 문제나 프로젝트의 필요에 가장 잘 맞는 전문가를 선택하세요. 예를 들어, 제품 유통을 담당하는 경우 업계의 공급망과 목표 시장을 이해하는 전문가를 참여시키는 것이 좋습니다. 그런 다음 문제를 설명하고 모든 리소스와 프로젝트 문서를 공유하여 효과적인 판단을 내리는 데 필요한 지식을 갖출 수 있도록 하세요. 

4. 질문 제출하기

선택한 전문가에게 질문을 보내세요. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하는 경우 관련 분석과 문서를 질문에 직접 첨부할 수 있습니다. 전문가가 응답하면 답변을 실시간으로 확인할 수 있습니다.

5. 전문가의 판단을 검토하고 분석합니다

전문가로부터 답변을 받은 후에는 이를 검토하고 정보를 어떻게 사용할지 결정하는 것은 귀하의 몫입니다. 편향을 더욱 완화하려면 여러 전문가로 구성된 동료 검토 프로세스를 사용하여 가장 정확한 데이터를 얻을 수 있습니다.

6. 보고서에서 판단 집계하기

받는 모든 판단에 대한 보고서를 작성하세요. 이를 일원화된 정보 소스로 저장하여 결과를 이해관계자와 쉽게 공유할 수 있습니다.

7. 결과 전달

결과를 깔끔하게 정리한 후에는 모든 이해관계자에게 보내 검토를 받으세요. 이 단계에서 또 다른 전문가 판정이 필요한지 논의하기 시작합니다. 대부분의 경우, 이해관계자가 오류를 발견하거나 추가 질문이 있는 경우 프로세스를 반복합니다.

전문가 판단으로 추측을 줄입니다

주요 프로젝트, 제품 또는 회사 이니셔티브를 추정할 때는 절대 100% 확신할 수 없지만, 전문가를 활용하면 필요한 결과에 최대한 가깝게 접근할 수 있습니다.