분산된 팀을 관리하는 데 도움이 되는 7가지 팁

경제가 점점 더 세계화됨에 따라 글로벌 팀이 고객이 어디에 있든 서비스를 제공할 필요가 있습니다. 서로 다른 장소와 시간대에 있는 팀원으로 구성된 이러한 유형의 팀을 분산형 팀이라고 합니다. 분산형 팀에는 다양한 이점이 있지만, 고유한 어려움도 있습니다.

분산형 팀 관리란?

분산형 팀 관리는 중앙 사무실이 없이 다양한 장소에 분산된 팀원을 관리하는 행위를 말합니다. 예를 들어, 일부 팀원은 한 도시의 한 사무실에 있고, 일부는 원격으로 근무하며, 다른 팀원은 다른 사무실에 있는 조직은 분산된 팀의 예시입니다. 

분산형 팀 관리는 이러한 유형의 팀을 서로 다른 장소에 분산하여 관리하는 행위를 말합니다. 분산된 팀의 독특한 구조로 인해 이러한 팀을 관리하는 것이 한 곳에서 대면으로 일하는 기존의 팀을 관리하는 것보다 더 어려울 수 있습니다.

분산 팀, 원격 팀, 하이브리드 팀의 차이점은 무엇인가요?

일부 사람들은 분산형 팀과 원격 팀이라는 용어를 혼용하여 사용할 수 있지만, 각 용어에는 약간의 미묘한 차이가 있습니다. 분산형 팀은 서로 다른 장소에 위치한 팀을 지칭하며, 그중 일부는 사무실 공간에 있을 수 있습니다. 원격 팀은 특정 사무실이 없고 모든 팀원이 서로 다른 장소에 있는 팀을 말합니다. 하이브리드 팀은 두 가지를 모두 조금씩 하는 팀입니다. 중앙 집중식 사무실에 모일 수 있는 전용 시간이 있고, 직원들이 재택근무나 사무실 근무를 선택할 수 있도록 유연한 날이 있습니다.

분산형 팀을 관리해야 하는 이유는 무엇인가요?

분산형 팀은 국제적인 고객층을 보유한 회사에 필수적입니다. 분산된 팀은 비즈니스에 많은 이점을 제공합니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 목표 시장에 대한 접근성 향상. 평소의 시간대와 다른 시간대에 있는 시장에 진출하고자 하는 경우, 해당 목표 시장에 현지 인력을 배치하는 것이 해당 고객층에 접근할 수 있는 가장 쉬운 방법입니다. 예를 들어, 캘리포니아에 본사를 둔 회사이지만 목표 시장이 뉴욕에 있는 경우 잠재 고객과 업무 시간이 겹치는 시간이 몇 시간밖에 되지 않습니다. 하지만 뉴욕에 거주하는 팀원이 있다면 해당 팀원의 근무 시간은 100% 목표 시장과 일치하게 됩니다. 

• 인재 검색 범위 확대. 원격 또는 분산된 팀을 운영하는 것의 이점 중 하나는 한 도시를 훨씬 넘어 인재를 찾을 수 있다는 것입니다. 이렇게 하면 특정 도시에서 지원자를 찾거나 지원자를 본사가 있는 도시로 이주시키는 데 한정되는 경우보다 훨씬 더 많은 유능한 인재와 대화할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다. 또한, 직원의 가치관이 급격하게 변화하고 있습니다. 이제 많은 사람들이 가족과 더 많은 시간을 보낼 수 있도록 원격 근무 옵션을 제공하는 직장을 특별히 찾고 있습니다. 이러한 인재를 수용할 수 있도록 복리후생을 확대하면 팀에 더 많은 훌륭한 지원자가 유입될 수 있습니다. 

• 비용이 더 저렴할 수 있습니다(고용주와 직원 모두에게). 고용주의 경우, 분산된 팀을 관리하는 것이 사무실에서 팀을 관리하는 것보다 비용이 더 적게 들 수 있습니다. 회사가 사무실 공간과 같은 기본적인 간접비를 지불할 필요가 없기 때문입니다. 분산형 팀을 관리하는 기업은 특정 직원의 생활비를 기준으로 팀원에게 급여를 지급함으로써 비용을 절감할 수 있으며, 이는 팀원이 근무하는 지역에 따라 비즈니스 비용을 절감하는 효과를 가져옵니다. 직원은 출퇴근 시 주유비나 대중교통비를 덜 지출할 뿐만 아니라, 커피와 점심을 사지 않음으로써 비용을 절약할 수 있습니다.

여러 곳에 분산된 팀을 관리하기 위한 7가지 팁

분산된 팀을 관리하는 것은 기존의 대면 팀을 관리하는 것과 매우 다릅니다. 분산된 팀을 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 소개합니다.

1. 일관되게 미팅을 주최합니다

매주 같은 시간에 미팅을 진행하면 팀원들에게 정기적인 일정을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 팀원은 필요할 때 회의 일정을 조정할 수 있어 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 근무일을 구성할 수 있습니다. 또한 미팅 내용을 일관되게 유지하는 것도 중요합니다. 그래야 팀원들이 필요할 때 이러한 정기 팀 미팅에 어떻게, 언제 참여해야 하는지 알 수 있습니다. 팀원 중 한 명이 정기 미팅에 참석할 수 없는 경우, 비동기적으로 정보를 얻을 수 있는 옵션을 제공하세요. 미팅을 녹화하거나 미팅이 끝난 후 미팅 메모를 공유하는 것은 모든 구성원에게 최신 정보를 제공하는 훌륭한 방법입니다.  

고려해야 할 사항

팀원 중 누구도 시간이 겹치지 않는다면 어떻게 해야 할까요? 매주 진행하는 대신 2주 주기로 진행하세요. Asana 글로벌 커뮤니티 팀장인 Josh Zerkel은 팀원 중 일부는 유럽에, 다른 일부는 아시아에 거주하고 있으며, 본인은 샌프란시스코에 거주하고 있기 때문에 두 가지 회의 시간을 번갈아 가며 진행합니다. 한 주에는 태평양 표준시(PST) 기준으로 오전에 미팅을 하고, 다음 주에는 태평양 표준시(PST) 기준으로 오후에 미팅을 합니다. 그는 모든 미팅을 녹화하므로, 누가 참석할 수 있는지에 관계없이 팀원들은 비동기적으로 녹화본에 액세스할 수 있습니다. 

2. 온보딩 프로세스 중에 기대치를 설정하세요

모든 회사에서 따라야 할 모범 사례이긴 하지만, 온보딩 프로세스 중에 분산된 팀이 소통하는 방식에 대한 기준을 설정하는 것이 중요합니다. 근무 시간 중 허용되는 커뮤니케이션 방식, 정보가 공유되는 곳, 특정 팀원과 커뮤니케이션하는 방법에 대한 정보를 제공하세요. 이 모든 사항은 온보딩 프로세스 초기에 다루면 좋습니다. 초기에 기대치를 설정하면 개개인이 회사에서 설정한 표준 외에도 자신만의 경계를 설정할 수 있습니다. 

고려해야 할 사항

신규 팀원에게 회사의 모범 사례에 대해 교육하는 것도 중요하지만, 관리자로서 회사의 모범 사례와 팀원들의 소통 방식에 대해 최신 정보를 파악하는 것도 중요합니다. 커뮤니케이션 스타일은 문화에 따라 다르므로 일본에 있는 사람과의 효과적인 커뮤니케이션은 뉴욕에 있는 사람과의 커뮤니케이션과 다를 수 있습니다.

모든 문화가 다르다는 것을 인식하세요. 어떤 문화는 더 직접적이고, 어떤 문화는 피드백을 제공하거나 도움을 요청하는 데 더 어려움을 겪습니다. 각 팀원의 문화적 규범을 이해하도록 노력하여 팀원을 보다 잘 관리할 수 있도록 준비하세요.”

3. 경계 존중하기

분산된 팀에서 일할 때는 회사, 팀, 개별 팀원이 설정한 경계를 존중하는 것이 중요합니다. 샌프란시스코에 있는 팀 멤버가 태평양 표준시 기준 오후 4시에 베를린에 있는 다른 팀 멤버에게 이메일을 보내고 즉각적인 답변을 기대하는 상황이 발생하지 않도록 해야 합니다. 이는 베를린 팀원의 시간을 존중하지 않는 것일 뿐만 아니라, 미국 서부 해안 팀원이 자신의 워크플로에 맞는 방식으로 필요한 정보를 얻지 못하는 것이기도 합니다. 서로의 경계를 파악하고 이러한 경계에 맞게 프로세스를 설정하면 이러한 유형의 상황을 방지하는 데 도움이 됩니다.

고려해야 할 사항

때로는 업무 시간이 일반적인 오전 9시부터 오후 5시를 넘어설 수 있다는 사실을 받아들여야 하므로 유연하게 대처해야 합니다. 이것은 반드시 항상 하루 18시간을 근무해야 한다는 의미는 아니지만, 다른 시간대에서 근무하는 사람들을 배려하기 위해 일찍 출근하거나 늦게까지 온라인 상태를 유지해야 하는 날이 있을 수 있다는 의미입니다.

4. 커뮤니케이션을 위한 플랫폼을 2개 이상 사용하세요

분산된 팀에서 일한다는 것은 기존의 오전 9시부터 오후 5시까지의 근무 시간보다 일정이 조금 더 유연할 수 있다는 것을 의미합니다. 일부 팀원의 경우, 이는 이동 중에도 전화를 받거나 이메일에 응답하는 것을 의미할 수 있습니다. Slack과 같은 메시징 소프트웨어,  Zoom과 같은 화상 회의, Asana와 같은 업무 관리 등 다양한 형태의 커뮤니케이션 수단을 제공하면 팀원들이 적절한 곳에서 정확한 정보를 전달할 수 있는 방법을 선택할 수 있습니다. 팀이 모바일 기기를 통해 커뮤니케이션할 수 있는 방법을 제공하면 팀원이 자신과 자신의 일정에 가장 적합한 방식으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

고려해야 할 사항

다양한 형태의 커뮤니케이션을 하는 것은 좋지만, 메시지가 빠르게 엇갈릴 수 있습니다. 모든 최종 결정이 보관되는 중앙 기록 시스템이 있는지 확인하세요. 이는 모국어가 자신과 다른 팀원이 있는 경우 특히 유용합니다. 서면 언어 대신 동영상을 사용하면 텍스트 기반 커뮤니케이션보다 톤과 맥락을 더 쉽게 전달할 수 있습니다.

5. 명확하고 측정 가능한 목표와 팀이 이를 달성할 방법을 설정합니다

명확하고 측정 가능한 목표를 설정한다는 것은 팀이 이러한 목표를 달성하는 방법에 대한 실행 계획을 수립할 수 있다는 것을 의미합니다. 그러면 이러한 목표를 달성하기 위해 팀원이 완료해야 하는 업무에 대한 명확한 기대치를 설정할 수 있습니다. 이 두 가지를 갖추면 분산된 팀원들이 자신에게 가장 적합한 시간에 필요한 업무를 수행할 수 있는 자율성을 갖게 됩니다. 팀원들이 마감일까지 업무를 완료하는 한, 자신에게 가장 잘 맞는 방식으로 업무를 수행할 수 있습니다.

고려해야 할 사항

목표를 달성하는 것도 훌륭하지만, 분산된 팀의 경우 팀의 성과를 축하하는 것이 특히 중요합니다. 모든 사람이 대면할 시간을 갖는 것이 어려울 수 있으므로, 함께 성과를 축하하는 것이 중요합니다. 온라인이든 오프라인이든 함께 시간을 보내고 축하할 수 있도록 모임을 계획하세요.

6. 정기적인 교류를 위한 시간을 설정하세요

분산된 팀을 관리하는 데 있어 가장 큰 단점 중 하나는 팀원들이 팀의 동료애를 형성하는 데 도움이 되는 사교적 교류의 기회를 많이 갖지 못한다는 것입니다. 분산 근무 팀원들과 업무 외적인 사항에 대해 정기적으로 대화할 시간을 마련하거나, 팀원들이 함께 앉아 원격으로 함께 일하는 정기적인 업무 세션을 진행하세요. 

고려해야 할 사항

여러분이 있는 사무실에 함께 있는 팀원들과 협업하는 경우, '휴게실' 대화에 주의하세요. 이러한 대화는 팀원들과 관계를 구축하는 데 중요하지만, 같은 사무실에 있지 않은 팀원들과 의도치 않게 위치에 따른 사일로 문제를 만들고 싶지는 않을 것입니다.

7. 자율성을 부여합니다(하지만 정기적으로 확인합니다) 

분산된 팀에서 일할 때 사무실에서와 같이 팀원들과 자유롭게 소통할 수 없기 때문에 팀원들과 교류하는 것이 조금 더 어려울 수 있습니다. 따라서 매니저가 팀원들과 주기적으로 소통하며 진행 상황을 확인하는 것이 중요합니다. 정기적인 체크인을 통해 팀원들이 업무를 완료하는 데 필요한 지원을 제공할 수 있습니다. 어떤 장애물이 발생하더라도, 팀원이 매니저와 함께 이를 해결하는 방법을 논의할 수 있도록 전담 시간이 마련됩니다.

고려해야 할 사항

팀원과의 일관되고 정기적인 일대일 미팅은 부하 직원이 업무 문제를 논의할 수 있는 전용 시간을 가질 수 있도록 하는 간단한 방법입니다. 또한, 팀이 공개적으로 또는 익명으로 귀하에게 피드백을 제공할 수 있는 수단이기도 합니다. 이를 통해 팀원들이 비판을 제시할 수 있는 기회를 얻게 되므로, 팀원들이 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 지원을 더 잘 제공할 수 있습니다.

분산된 팀이 멋진 일을 성취하는 것을 지켜보세요

분산된 팀을 관리하는 데는 몇 가지 물류적 어려움이 따르지만, 다양성을 갖춘 팀이 성장하는 모습을 지켜볼 수 있다는 것은 여러분과 비즈니스 모두에게 보람 있는 일입니다. 비즈니스가 국제적으로 성장함에 따라 전 세계의 팀원들이 협업하고 함께 멋진 일을 해내는 것이 점점 더 흔해질 것입니다.