반복 작업을 5단계로 자동화하는 방법

팀은 프로젝트 상태를 수동으로 업데이트하고, 업무 요청을 분류하고, 끝없는 이메일 스레드를 처리하는 등 끊임없이 반복되는 업무에 시달립니다. 이러한 업무는 주의를 요하지만 조직의 전략적 목표에는 거의 도움이 되지 않습니다. 이러한 시나리오는 오늘날의 기업에서 너무나 흔하게 볼 수 있습니다. 수동 작업은 귀중한 리소스를 낭비하고 핵심 목표를 저해합니다. 

바로 이럴 때 자동화가 필요합니다. 반복되는 작업을 자동화하면 생산성을 높이고 영향력이 큰 전략적 업무에 집중할 수 있습니다. 이 가이드에서는 팀이 중요한 업무에 집중할 수 있도록 반복되는 작업을 식별하고 자동화된 프로세스로 전환하는 방법을 소개합니다.

반복 작업을 식별하고 자동화하는 5단계 프로세스

작업 자동화 프로세스를 5가지 포괄적인 단계로 세분화하여 조직의 여정을 시작할 수 있습니다. 

1단계: 작업 식별하기

먼저 시간이 오래 걸리거나, 수동으로 작업해야 하거나, 오류가 발생하기 쉬운 활동에 집중하세요. 이러한 작업은 일반적으로 많은 의사 결정을 요구하지는 않지만, 마감일을 기준으로 역산한 일정 수립, 업무 상태 모니터링, 프로젝트 업데이트 전송 등 시간이 많이 소요되는 작업입니다. 이러한 작업은 자동화의 주요 대상입니다. 이러한 작업을 자동화하면 정확성과 효율성 측면에서 즉각적인 이점을 얻을 수 있기 때문입니다. 

소스(팀)로 이동하여 이러한 작업을 찾으세요. 설문 조사, 비공식 인터뷰, 직접 관찰과 같은 전략을 사용하여 일상 워크플로의 어려움을 이해하고 패턴을 식별하세요. 예측 가능한 빈도로 반복되는 작업은 무엇인가요? 어떤 프로세스가 병목 현상을 일으키거나 시간을 소모합니까? 이러한 질문에 답하면 어디서부터 시작해야 하는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 팀을 참여시키면 예정된 변화에 대한 팀의 동의를 얻을 수 있습니다.

또한, 다음과 같은 주요 영역에서 자동화 가능성을 평가합니다.

• 작업 위임 및 우선순위 지정: 자동화는 적절한 팀원에게 작업을 할당하고, 업무 요청을 표준화하고, 한 단계에서 다음 단계로 작업을 이동하는 등 시간이 많이 소요되는 작업을 줄일 수 있습니다. 

• 프로젝트 계획 및 실행: 자동화는 다양한 프로세스를 위한 안정적이고 확장 가능한 워크플로를 구축하여 계획 수립 작업량을 간소화하므로 즉시 업무에 착수할 수 있습니다. 

• 팀 협업 및 커뮤니케이션: 대화, 작업, 댓글을 요약하는 AI 기능과 자동 상태 업데이트와 같은 기능을 사용하면 명확한 커뮤니케이션을 보장하고 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

• 성과 모니터링: 사전 구축된 보고서 대시보드를 사용하면 클릭 한 번으로 차트를 추가하고 진행 상태를 추적하고 조직 전체에 변경 사항을 적용할 수 있습니다.

2단계: 자동화 가능성을 평가합니다

반복적인 작업을 자동화하는 것은 단순히 반복되는 업무를 식별하는 것이 아니라 자동화가 최대의 영향을 미칠 작업을 전략적으로 선택하는 것입니다. 자동화할 작업을 결정할 때는 작업의 빈도와 규칙성, 복잡성, 절약할 수 있는 시간과 리소스 등의 기준을 살펴보세요.

작업 자동화는 균형을 맞추는 것입니다. 즉, 자동화가 인간의 인사이트와 의사 결정의 필요성을 희생시키지 않으면서도 효율성을 극대화하는 최적의 지점을 찾는 것입니다. 올바르게 수행하면 더 빠르게 작업할 수 있을 뿐만 아니라 기능 전반에 걸쳐 프로세스를 간소화하고 일관되고 효율적인 워크플로를 만들 수 있습니다.

3단계: 자동화 솔루션 살펴보기

업무 관리 플랫폼은 반복적인 작업을 자동화하여 팀이 더 전략적이고 영향력 있는 업무에 집중할 수 있도록 합니다. 적합한 플랫폼을 찾을 때는 확장 가능하고 사용자 친화적인 플랫폼뿐만 아니라 기존 기술 스택과의 호환성을 우선시하세요. 확인해야 할 필수 자동화 기능은 다음과 같습니다.

• 기업의 특정 프로세스에 맞는 사용자 지정 워크플로를 간소화하여 생성할 수 있는 기능입니다. 

• 요청을 표준화하고, 작업을 자동으로 할당 및 예약하고, 업무를 쉽게 시작할 수 있는 양식. 

• 워크플로 번들과 같이 클릭 몇 번만으로 조직 전체 프로세스를 편집하고 업데이트할 수 있는 간단한 표준화. 

• 업무 할당, 마감일 알림 전송, 작업 상태 업데이트 등 반복적인 작업을 자동화하는 규칙. 

• 모든 팀의 필수 툴을 한 공간에 모아 워크플로를 간소화하는 앱 연동.

• 작업에 사용자 지정 라벨을 추가하여 특정 지표에 따라 업무를 자동으로 정렬, 필터링하고 보고할 수 있습니다. 

• 실시간 데이터 작업 데이터에서 실행 가능한 업데이트를 제공하고 조직 전체 워크플로를 최적화하는 등 보다 스마트한 업무 및 의사 결정을 위한 AI 자동화 기능. 

• 일반적인 프로젝트 및 작업 유형에 대한 작업을 표준화하고 시작하는 데 도움이 되는 템플릿. 

4단계: 자동화 구현

업무 관리 플랫폼을 선택한 후에는 IT 부서와 협력하여 필요한 승인 및 지원을 받고, 팀을 플랫폼에 온보딩하고 새로운 프로세스에 대해 교육하는 등 자동화를 구현해야 합니다.

일반적인 작업이나 이니셔티브의 마감일을 기준으로 역산한 일정을 자동화하는 것과 같은 소규모 파일럿 프로젝트부터 시작하면 조직 전체에 광범위하게 확장하기 전에 자동화 프로세스를 테스트하고 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

5단계: 영향력 측정 

자동화 작업량의 효과를 측정하기 위해 추적할 수 있는 몇 가지 주요 지표는 다음과 같습니다.

• 영향력이 큰 업무 증가: 보고서 대시보드를 사용하여 업무 자동화의 결과로 팀의 초점이 보다 전략적이고 가치 있는 활동으로 어떻게 전환되었는지 평가하세요. 

• 시간 절약: 시간 추적 툴과 데이터 분석을 통해 자동화 전후의 작업과 이니셔티브에 소요된 시간을 측정할 수 있습니다.

• 비용 절감: 재무 추적 도구 또는 예산 분석 보고서를 사용하여 자동화된 프로세스와 관련된 운영 비용 절감 효과를 평가합니다. 시간 절약, 생산성 향상, 오류 감소와 관련된 간접 비용 절감도 고려해야 합니다.

• 직원 만족도: 조직 전체 및 팀별 설문조사를 통해 자동화가 팀의 사기와 업무 만족도에 미치는 영향을 파악할 수 있습니다.

• 오류 감소: 수동 오류 로그 또는 직원 자체 보고를 사용하여 자동화된 프로세스를 구현하기 전후의 실수 빈도를 비교할 수 있습니다. 

• 생산성 향상: 전반적인 생산량과 효율성이 어떻게 변화했는지 주시하여 생산성 향상을 측정합니다. 

• 수동 작업 감소: 팀과 부서 간의 일상적인 수동 작업의 감소를 평가합니다. 

• 생산량 증가: 보고 및 분석 도구를 사용하면 생산량이나 결과물의 증가 추이를 모니터링하여 생산에 미치는 영향을 더 잘 파악할 수 있습니다. 

• 플랫폼 도입률: 플랫폼의 분석을 사용하여 조직 전체에서 새로운 자동화 도구가 얼마나 광범위하고 효과적으로 사용되고 있는지 추적하세요. 

• 미팅 및 미팅 시간 단축: 팀 및 부서 전체 설문조사를 실행하거나 캘린더 데이터를 분석하여 프로세스를 자동화한 이후 미팅 횟수 또는 소요 시간이 현저히 감소했는지 확인합니다. 

이 데이터는 평가를 위한 것일 뿐만 아니라 지속적인 개선을 위한 것임을 기억하세요. 지표와 피드백을 사용하여 자동화 전략을 조정하고 다듬으세요. 궁극적으로 자동화는 팀이 비즈니스 성과를 창출하는 영향력이 큰 전략적 업무에 집중할 수 있도록 해줍니다. 

자동화로 더 스마트하게 일하세요

반복되는 작업을 자동화하면 기업의 운영 방식이 변화할 수 있습니다. 이 5단계를 따르면 수동 작업을 자동화된 프로세스로 재구성하여 오류를 줄이고 생산성을 높이며 팀이 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 이제 시작할 준비가 되셨나요? Asana로 자동화 여정을 시작하는 방법을 확인해 보세요. 

작업 자동화에 대해 더 궁금한 점이 있으신가요? FAQ를 확인하세요.

작업 자동화란?

작업 자동화는 기술을 사용하여 반복적이고 일상적이며 종종 수동으로 수행되는 작업을 자동화하는 프로세스입니다. 일반적으로 업무 관리 플랫폼과 같은 기술을 사용하여 수동 입력 없이 워크플로를 자동화하고 데이터 입력, 일정 예약, 워크백 구축 등과 같은 프로세스를 표준화하는 것을 포함합니다. 

어떤 유형의 반복 작업을 자동화할 수 있나요?

업무 및 작업 자동화는 일상적인 작업부터 다음과 같은 보다 복잡한 이니셔티브에 이르기까지 다양한 수동 작업을 자동화하는 데 사용할 수 있습니다.

• 데이터 입력 관리

• 일정 및 캘린더 관리

• 이메일 및 커뮤니케이션 응답 간소화

• 보고서 생성 자동화

• 사용자 지정 워크플로 생성 및 확장  

• 작업 배정 조율 

• 업무 수신 표준화 

반복적인 작업을 자동화하면 어떤 이점이 있나요? 

반복되는 작업을 자동화하면 가치가 낮은 작업을 줄이고 팀이 영향력이 큰 이니셔티브에 집중할 수 있습니다. 이렇게 하면 다음과 같은 이점 외에도 비용 절감 효과를 얻을 수 있습니다.

• 효율성 향상

• 생산성 향상

• 오류 감소

• 시간 절약

• 직원 만족도 향상

작업 자동화는 기존의 작업 관리와 어떻게 다른가요? 

기존의 작업 관리는 작업을 수동으로 추적하고 실행하는 것을 포함합니다. 이와 달리 작업 자동화는 기술을 사용하여 수동 개입 없이 작업을 자동으로 관리하고 완료된 작업을 추적합니다. 

작업 자동화는 대기업에 확장 가능할까요? 

물론입니다. 작업 자동화는 대기업과 성장하는 조직에 매우 확장 가능합니다. 많은 수의 라이선스를 온보딩하고 더 복잡한 워크플로를 자동화하는 기능과 같이 확장 가능하고 사용자 지정 가능한 솔루션을 갖춘 업무 관리 플랫폼을 찾으세요. 

작업 자동화가 적합한 산업은 무엇인가요? 

다양한 산업 분야에서 작업 자동화를 사용하고 그 이점을 누릴 수 있습니다.

• IT: 서비스 요청, 데이터 구성, 데이터 백업. 

• 마케팅: 캠페인 관리, 콘텐츠 생성, 소셜 미디어 게시, 파이프라인 추적. 

• 운영: 리소스 관리, 프로세스 표준화, 목표 설정. 

• 영업: 잠재 고객 발굴, 리드 추적 및 육성, 일정 수립. 

• 의료: 환자 데이터 입력 및 관리, 예약 일정, 차트 작성.  

• 소매: 재고 추적, 고객 지원, 청구서 처리. 

• 재무: 거래 처리, 구매 주문서 생성, 보고. 

• 인사: 채용 공고 게시, 직원 온보딩, 복리후생 관리, 휴가 요청 관리.