Asana가 업무 관리를 사용하여 디지털 로드맵 계획을 강화하는 방법

디지털 로드맵 수립은 단순히 프로젝트의 할 일 목록을 작성하는 것이 아니라, 실제 결과를 이끌어 낼 수 있는 현명한 선택을 하는 것입니다. 명확하고 우선순위가 잘 정해진 로드맵을 만들려면 이해관계자와 조율하고, 명확한 우선순위를 설정하고, 어려운 선택을 해야 합니다. Asana의 디지털 부문 책임자인 Dani Spires는 이 과제에 대해 철저히 이해하고 있습니다. 

“디지털 팀으로서 우리는 비즈니스의 변화하는 니즈를 지원하는 동시에 기술적 이니셔티브도 추진해야 합니다. 로드맵 계획을 수립하면 적절한 균형을 찾을 수 있습니다.”라고 그녀는 말합니다.

이를 위해 Dani님의 팀은 정기적으로 우선순위를 재평가하고 조직 전체의 피드백을 반영하여 로드맵을 전략적 목표에 맞게 조정합니다. 이는 쉽지 않은 일입니다. 특히 여러 이해관계자와 함께 일할 때는 더욱 그렇습니다. 이를 위한 툴이 바로 Asana입니다.

Asana가 로드맵 계획을 간소화하는 4가지 방법

디지털 로드맵을 적절하게 수립하면 팀이 가장 영향력 있는 프로젝트를 우선적으로 처리하고, 성장을 위한 기반을 마련하며, 모두가 중요한 일에 집중할 수 있습니다. Dani님이 말씀하신 것처럼, 주된 목표는 ‘팀의 우선순위를 파악하고, 다른 이니셔티브에도 집중하면서 영향력을 높일 수 있도록 업무량을 어떻게 배분할 수 있는지 결정하는 것’입니다.

이를 위해서는 팀이 잠재적 프로젝트를 확인하고, 전략에 대해 조율하고, 결정을 내리고, 진행 상황을 추적할 수 있는 중앙 집중식 공간이 필요하며, 이 모든 과정을 원활하게 협업하면서 진행해야 합니다.

Asana가 Dani님의 팀이 이러한 업무를 수행하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.

로드맵 업무를 일원화하여 가시성을 높입니다

디지털 로드맵을 수립하는 데 있어 가장 어려운 점 중 하나는 프로세스 전반에 걸쳐 교차 기능 파트너에게 지속적으로 정보를 제공하는 것입니다. Dani씨에 따르면, 디지털 팀의 이해관계자 목록은 ‘길고 다양’하며, 정확한 의사결정을 위해 의견을 제시해야 하는 다양한 우선순위와 책임을 가진 많은 사람들이 포함되어 있습니다. 따라서 모든 사람에게 정보를 제공하는 것은 어려운 일입니다.

이 문제를 해결하기 위해 Dani님의 팀은 Asana의 프로젝트 기능을 사용하여 회계 연도의 모든 디지털 이니셔티브를 담은 마스터 로드맵 프로젝트를 만듭니다. 로드맵 수립 프로세스 시작 시, 이해관계자와 팀은 제안된 프로젝트를 Asana 작업으로 마스터 로드맵에 추가하여 모든 사람이 확인하고 의견을 낼 수 있는 기회를 제공합니다. 

예를 들어, SEO 팀이 1분기에 Asana.com의 핵심 페이지 4개를 개편할 계획이라고 가정해 보겠습니다. 목표를 달성하기 위해 팀은 페이지 레이아웃을 재설계하고, 새로운 콘텐츠를 업로드하고, 업데이트를 실시간으로 게시하기 위한 디지털 지원이 필요합니다. 초기 로드맵 수립 프로세스에서 SEO 프로젝트 매니저는 디지털 로드맵에 '1분기 필러 페이지 업데이트'와 같이 SEO 프로젝트에 해당하는 작업을 추가합니다. 그런 다음 디지털 팀은 로드맵에서 해당 작업을 직접 검토하고 제공된 정보를 바탕으로 프로젝트 진행 여부를 결정합니다.

Dani는 “한 곳에서 중앙 집중식으로 계획을 수립함으로써 모든 파트너에게 프로세스에 대한 가시성과 발언권을 제공할 수 있습니다.”라고 말합니다.

데이터에 기반한 리소스 할당 결정 내리기

Dani님의 팀이 디지털 로드맵 프로젝트를 만든 후 다음 단계는 최종적으로 어떤 프로젝트를 진행할지 결정하는 것입니다.

하지만 단순히 수행할 업무를 선택하는 데에만 그치는 것이 아닙니다. 관여하는 이해관계자가 너무 많기 때문에 요청으로 인해 로드맵이 빠르게 작업 수용량을 초과할 수 있습니다. Dani님이 지적하듯이, 영업 잠재 고객이나 파이프라인을 확보하는 프로젝트와 같은 비즈니스에 핵심적인 이니셔티브에 우선순위를 두는 것과 장기적인 성장을 지원하는 데 필요한 전략적 기술 업무 사이에는 섬세한 균형이 있습니다.

이러한 결정을 내리기 위해 Dani님의 팀은 Asana의 사용자 지정 필드를 사용합니다. 요청자가 제안된 프로젝트를 로드맵에 추가할 때마다, 팀이 해당 프로젝트가 전체적인 목표와 어떻게 연계되는지 파악하고 프로젝트 수행 여부를 결정할 수 있도록 설계된 사용자 지정 필드로 작업에 태그를 지정합니다. 이 사용자 지정 필드에는 다음이 포함됩니다:

• 납품 분기: 업무를 완료해야 하는 것으로 계획된 납품 분기입니다.

• 커밋: 프로젝트에 대한 커밋 여부와 커밋 수준.

• 우선순위: 작업이나 프로젝트의 우선순위 수준입니다. 

• 직접 담당 팀: 프로젝트를 담당할 디지털 팀입니다.

• 작업량: 프로젝트의 복잡도 수준을 나타내는 1~5까지의 수치 추정치.

프로젝트가 추가되고 태그가 지정되면, 디지털 팀은 작업량을 평가하고 전략적 이니셔티브, 기술 유지보수, 이해관계자 지원 등 다양한 유형의 프로젝트에 업무량을 어떻게 할당할지 결정합니다. 디지털 부문 리더는 사용자 지정 필드를 빠르게 살펴봄으로써 각 프로젝트의 우선순위, 필요한 작업량, 잠재적 영향에 대해 쉽게 공통 이해를 도출할 수 있으므로 로드맵을 더 쉽게 마무리할 수 있습니다.

Dani는 “사용자 지정 필드를 사용하면 작업 수용량에 대해 구체적인 대화를 나눌 수 있습니다.”라고 말합니다. “우리는 이해관계자에게 무엇이 요청되었는지, 무엇이 약속되었는지, 필요한 작업량 수준이 얼마나 되는지를 보여줄 수 있습니다. 그런 다음 이 정보를 기반으로 트레이드오프에 관한 대화를 나눌 수 있습니다.”

또한, 이러한 사용자 지정 필드를 통해 Dani님의 팀은 각 프로젝트가 Asana의 핵심 목표와 어떻게 일치하는지 확인할 수 있습니다. 팀은 작업에 해당 작업이 도달하는 상위 회사 목표의 태그를 지정함으로써, 자신이 진행하는 업무가 전략적 목표를 지원한다는 사실을 확신할 수 있습니다.

Dani는 “Asana를 사용하면 모든 것이 연결됩니다.”라고 말합니다. “우리의 우선순위가 마케팅 목표, 그리고 궁극적으로는 핵심 비즈니스 목표와 어떻게 연결되는지 명확하게 파악할 수 있습니다.”

팀 간 업무 연결

디지털 로드맵은 디지털 팀 프로젝트를 위한 주요 단일 정보 소스이지만, 진행 중인 유일한 프로젝트는 아닙니다. 마케팅, 제품 개발, 고객 경험 등 다양한 팀이 서로 겹치는 여러 로드맵을 바탕으로 업무를 수행합니다. 이러한 중복으로 인해 작업량이 중복되거나 리소스가 낭비될 수 있습니다.

이를 방지하기 위해 Dani님의 팀은 Asana의 멀티홈링 기능을 사용합니다. 이 기능을 사용하면 하나의 작업을 여러 프로젝트에 포함할 수 있습니다. 예를 들어, SEO 팀의 1분기 핵심 페이지 프로젝트는 SEO 로드맵, 콘텐츠 마케팅 로드맵, 웹 개발 스프린트 보드에 교차 게시할 수 있으므로 모두가 일관성을 유지하고 중복 작업을 방지할 수 있습니다.

Dani는 “디지털 로드맵은 매우 방대하고 매우 많은 부서에 걸쳐 있기 때문에 작업이 쉽게 누락되기 쉽습니다.”라고 말합니다. “멀티홈 기능을 사용하면 핵심 파트너가 디지털 프로젝트를 가져와 자신의 로드맵에 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 업무를 중복하지 않고 모든 것을 연결할 수 있습니다.”

실시간 보고서로 업무를 계획대로 진행하기

로드맵이 확정되고 업무가 시작되면 Dani님의 팀은 Asana의 보고서 대시보드를 사용하여 진행 상태를 추적합니다. 대시보드를 통해 프로젝트 상태를 전반적으로 파악할 수 있으므로 팀이 문제를 신속하게 해결하고 병목 현상을 예방하는 데 도움이 됩니다.

 Dani는 “우리는 대시보드 기능을 사용하여 진행 상황을, 즉 회사 목표 달성에 있어 현재 어디에 있는지 파악합니다.”라고 말합니다. “모든 사람이 가장 우선순위가 높은 업무, 문제점, 작업 수용량 초과 상태를 쉽게 파악할 수 있습니다.”

매분기 말마다 디지털 팀은 로드맵을 다시 검토하고 새로운 비즈니스 우선순위에 맞게 로드맵을 조정합니다. 중점 사항을 변경해야 하는 사항이 있는 경우, 분기별 논의에서 이를 논의하며, 이때 팀은 어떤 프로젝트를 진행할지 결정합니다. 그런 다음 업데이트된 로드맵을 이해관계자와 공유하여 모든 구성원이 변경 사항에 대해 일관된 이해를 유지할 수 있도록 합니다.

분기가 끝난 후에도 팀의 업무는 계속됩니다. 팀은 대시보드 지표를 사용하여 성공 사례와 어려움을 파악하고, 이러한 교훈을 향후 계획에 반영합니다.

Dani는 “로드맵의 시작일과 마감일을 추적함으로써, 정해진 기간 내에 계획되고 완료된 프로젝트의 수를 확인할 수 있습니다.”라고 말합니다. “그런 다음, 해당 데이터를 사용하여 전년 대비 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다.” 

디지털 로드맵을 계획대로 진행하세요

잘 관리된 디지털 로드맵은 복잡할 필요가 없습니다. Asana를 사용하면 팀이 우선순위를 조율하고, 교차 기능 협업을 간소화하고, 조직의 전략적 목표를 지원하는 데이터에 기반한 의사결정을 내릴 수 있어 의미 있는 결과를 얻을 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.