Otto suggerimenti per risparmiare tempo con Asana e fare di più, più velocemente

A chi non farebbe comodo un po’ di tempo in più? 

È difficile ritagliarsi del tempo nel calendario per le priorità quotidiane, figuriamoci per pensare e pianificare. Ma se ti senti sotto pressione, Asana può aiutarti. Questi suggerimenti per risparmiare tempo possono aiutarti a eliminare in modo intelligente il lavoro improduttivo e ad avere un impatto maggiore, più velocemente. Dedica qualche minuto a leggere e mettere in pratica questi suggerimenti, e risparmierai ore di lavoro in futuro.

Iniziamo.

1. Riassumi le informazioni all’istante

Asana AI si è unita al team ed è progettata per aiutarti a lavorare in modo più intelligente e più veloce. I nostri riepiloghi intelligenti sono dotati di funzioni simili a quelle di un assistente personale, che estraggono automaticamente i punti salienti e le azioni chiave dalle descrizioni delle attività e dai commenti. Invece di passare il tempo a setacciare lunghe conversazioni, usa l’IA per riassumere istantaneamente i punti importanti, documentare i passaggi successivi e assicurarti che nessun dettaglio venga tralasciato. 

Per utilizzare i riepiloghi intelligenti, clicca sul menu con i tre puntini nell’angolo in alto a destra di un’attività. Quindi seleziona “Riepiloga attività” o “Crea sottoattività”. 

2. Usa un editor di IA

Ti è mai capitato di passare troppo tempo a cercare di formulare la risposta perfetta? L’IA può aiutarti a risparmiare tempo anche in questo caso. L’editor intelligente di Asana può modificare il tuo testo nel modo che preferisci, consentendoti di specificare il livello di dettagli da includere e il tono che desideri utilizzare.

Tutto quello che devi fare è digitare una versione approssimativa del tuo commento. Quindi, clicca sul pulsante per generare automaticamente una risposta modificata e regola i cursori per i dettagli e il tono. 

3. Organizzare automaticamente il lavoro

Quando si organizzano i progetti, può essere difficile sapere come iniziare. Come dovresti etichettare il lavoro? Quali dettagli devi documentare per ogni attività? Quali informazioni chiave dovrebbero essere visibili a colpo d’occhio? 

I campi intelligenti di Asana risolvono questo problema suggerendo i migliori campi personalizzati da aggiungere al tuo progetto, ovvero etichette che ti aiutano a ordinare, filtrare e creare resoconti automatici sul lavoro. Quindi, se desideri implementare un suggerimento, Asana può applicare e popolare immediatamente quei campi in tutto il progetto. 

4. Convertire le attività in progetti

Se hai mai creato un'attività che ha portato a un elenco infinito di sottoattività, ci siamo passati anche noi e possiamo aiutarti. 

Con pochi clic, puoi convertire le attività in progetti. Basta selezionare il menu con i tre puntini nell’angolo in alto a destra di un’attività, cliccare su “Converti in”  e quindi su “Progetto”. In questo modo, verrà creato un progetto con lo stesso titolo, la stessa descrizione e la stessa scadenza dell’attività, e le sottoattività verranno trasformate in attività all’interno di quel progetto. In questo modo avrai più spazio per organizzare il lavoro, comunicare con gli stakeholder e creare resoconti sull'avanzamento. 

5. Assegnare copie di un’attività

Ti è mai capitato di dover assegnare lo stesso tipo di attività a più persone contemporaneamente? Magari vuoi assicurarti che tutta l’azienda completi un corso di formazione sulla sicurezza, oppure hai bisogno che più persone revisionino un post sul blog. Invece di copiare e incollare manualmente ogni attività, puoi assegnare copie a più colleghi del team, o anche a tutto il team, in pochi clic dal campo relativo agli incaricati. 

Per assegnare copie di un'attività, clicca sul campo dell'incaricato in qualsiasi attività e quindi seleziona l'icona "Assegna copie". In seguito, digita i nomi dei colleghi del team o dei team a cui desideri assegnare le copie. 

6. Modificare in blocco le attività usando la selezione multipla

Probabilmente hai già utilizzato la funzione di selezione multipla in altri programmi, ed è altrettanto utile su Asana. Questa funzionalità è utile quando devi apportare modifiche a molte attività contemporaneamente e non vuoi aggiornarle manualmente. 

Ecco come funziona: 

1. Passa alla vista elenco

2. Clicca su un'attività

3. Tieni premuto il tasto Maiusc

4. Clicca su un’altra attività o premi le frecce su o giù

Una volta effettuata la selezione multipla, potrai eseguire queste azioni su più attività: 

• assegnarle tutte a una persona

• assegnare a tutte la stessa data di scadenza

• trascinarle e rilasciarle da qualche parte

• Aggiornare un campo personalizzato su tutte

• aggiungerle tutte a un progetto

• contrassegnarle tutte come completate o non completate

• Aggiungere un collaboratore

7. Creazione di attività di follow-up dalla posta in arrivo

Non c’è niente di più soddisfacente di una casella di posta vuota, e questo suggerimento può aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Invece di aggiungere una notifica ai segnalibri nella posta in arrivo (che potresti o meno ricordarti di seguire), crea un’attività di follow-up con pochi clic per darti un promemoria concreto per rivedere quella notifica. Questo approccio ti consente di svuotare la posta in arrivo, senza preoccuparti di perdere aggiornamenti importanti. 

Per creare un'attività di follow-up, apri una notifica nella posta in arrivo e clicca sul menu con i tre puntini nell'angolo in alto a destra. Quindi, seleziona “Crea attività di follow-up”. In questo modo ti verrà assegnata un’attività, con un link alla notifica originale.

8. Usare i tasti di scelta rapida

Uno dei fattori chiave per risparmiare tempo su Asana è imparare a usare i tasti di scelta rapida, in modo da poter eseguire azioni istantaneamente premendo alcuni pulsanti. Puoi visualizzare tutte le scorciatoie da tastiera qui o digitando Cmd+/o Ctrl/su Asana. 

Di seguito elenchiamo alcune delle funzionalità preferite per risparmiare tempo: 

• Tab+Q: aggiunta rapida di attività

• Tab+M: Assegna a me

• Tab+X: modalità messa a fuoco (ingrandisce una singola attività e blocca tutto il resto)

• Tab+S: aggiungi una sottoattività

• Tab+N: crea una Sezione

• Tab+P: aggiungi a un progetto

• Tab+↵: vai all’elenco delle attività/pannello principale

Recupera il tuo tempo

Con questi suggerimenti per risparmiare tempo, puoi riprenderti la tua giornata e concentrarti sul lavoro più importante. Dai riepiloghi basati sull’IA e gli strumenti di modifica intelligenti alle scorciatoie da tastiera, Asana offre molti modi diversi per semplificare il tuo flusso di lavoro. Visita la nostra pagina dei prezzi per saperne di più e registrati per una prova gratuita. 

Non lasciarti sopraffare dal caos di attività e messaggi infiniti. Prenditi qualche minuto per esplorare queste strategie: il tuo futuro io ti ringrazierà.