Assenza dall’ufficio: quattro modi per prepararsi alle ferie con Asana

C’è qualcosa di meglio che prendersi una meritata vacanza? È il momento di riposare, rilassarsi e prendersi una pausa dalle responsabilità quotidiane del lavoro. Ma prepararsi per una vacanza può essere stressante. Stai cercando di portare a termine le attività, delegare i progetti e assicurarti che tutti sappiano a chi rivolgersi per le domande, in modo che nulla venga tralasciato mentre sei via. Con un po’ di pianificazione pre-vacanza, tuttavia, non deve essere per forza così.

Ecco quattro modi per utilizzare Asana in modo da poterti rilassare e goderti il tuo meritato tempo libero, sapendo che il tuo lavoro sta procedendo in ufficio:

1. Crea un progetto di assenza dall’ufficio per il tuo team

È prassi comune bloccare il calendario quando si è in ferie. Ma il tuo calendario non è sempre legato alle attività del tuo team, quindi è facile dimenticarlo quando si pianifica il lavoro o si assegnano le attività. Una soluzione semplice? Crea un progetto di assenza dall’ufficio su Asana, come riferimento per te e il tuo team.

Monitorando quando i colleghi del team sono assenti, puoi tenerne conto nella pianificazione del lavoro e nell'assegnazione delle richieste. Poiché le attività possono essere incluse in più progetti su Asana, aggiungi le tue attività fuori sede ai progetti chiave, come le richieste di creatività o i lanci di prodotti, di cui fai parte, in modo che tutti siano aggiornati. In questo modo, potranno pianificare il lavoro in programma tenendo conto delle tue ferie.

Come creare un calendario delle ferie del team su Asana:

1. Clicca sul pulsante di aggiunta rapida nella barra di navigazione superiore e seleziona Progetto.

2. Crea un nuovo progetto per il calendario delle ferie del tuo team.

3. Vai alla scheda calendario e clicca sull'icona del filtro in alto a destra per salvarla come vista predefinita per tutti.

4. Aggiungi i colleghi del team come membri del progetto, in modo che possano aggiungere attività per il periodo di ferie.

5. Quando aggiungi nuove attività, utilizza le date di inizio e di scadenza in modo che la durata del tuo periodo di assenza sia chiara.

6. Assicurati che l’attività sia assegnata a chi è in ferie.

7. Includi dettagli importanti nella descrizione dell'attività, come i recapiti di emergenza.

8. Aggiungi l’attività ad altri progetti che potrebbero essere influenzati dalle tue ferie, in modo che tutti sappiano quando non ci sarai.

2. Crea un piano di assenza dall’ufficio

Man mano che il periodo di ferie si avvicina, pensa a tutto il lavoro che hai attualmente in corso o che deve essere svolto mentre sei via. Crea un piano che delinei chi si occuperà di ogni attività e copra tutte le responsabilità chiave mentre sei via. In questo modo, tutti sapranno a chi rivolgersi per domande e aggiornamenti.

Per le vacanze brevi, puoi documentare il tuo piano direttamente nella tua attività di assenza dall'ufficio. Per le assenze più lunghe, come un viaggio di più settimane o un congedo per motivi familiari, potresti voler creare un progetto dedicato per il tuo piano. Includi informazioni sul lavoro chiave in cui sei coinvolto, chi ne è responsabile, tutti i documenti di cui i colleghi del team potrebbero aver bisogno e come contattarti in caso di necessità. Aggiungi i tuoi colleghi del team e chiunque altro debba essere a conoscenza del tuo piano di assenza all'attività o al progetto, in modo che tutti siano aggiornati.

3. Riassegna le attività in scadenza durante la tua assenza

Inevitabilmente, ci sarà del lavoro che non riuscirai a finire prima di partire, come la pubblicazione di aggiornamenti di stato settimanali o la revisione di attività non ancora pronte. In base alle responsabilità che hai delineato nel tuo piano, riassegna queste attività al collega del team appropriato, in modo che possa gestirle mentre sei via. Quindi, commenta l'attività facendo sapere agli altri colleghi del team chi sarà responsabile del lavoro, in modo che possano continuare mentre sei via.

4. Aggiorna il tuo profilo Asana con lo stato Assente

Hai creato il tuo piano di assenza dall’ufficio e tutto il tuo lavoro è stato completato o riassegnato. Ora devi solo impostare il tuo stato su “Assente” prima di andare via. In questo modo, il tuo avatar mostrerà che sei assente, in modo che tutti sappiano che non sei disponibile. Se vuoi rendere le informazioni facilmente accessibili, puoi anche aggiornare il tuo profilo con i dettagli di chi contattare mentre sei via, in modo simile a un messaggio di assenza tradizionale.

Per impostare il tuo stato su Assente su Asana:

1. Clicca sul tuo avatar nell’angolo a destra della barra superiore e seleziona Impostazioni profilo personale dal menu a discesa.

2. Aggiorna la sezione Qualcosa su di me con un link alla tua attività o al tuo progetto Fuori sede, oppure includi chi contattare mentre sei via. Ricordati solo di aggiornare questa informazione quando torni.

3. Attiva l’indicatore di ferie e imposta la data in cui tornerai.

4. Clicca su Aggiorna profilo per impostare lo stato su Assente.

Bonus: rimettiti al passo con la posta in arrivo e i promemoria delle attività

Se tutto va bene, dovresti essere tornato dalle ferie rilassato e rinvigorito. Per mantenere queste buone sensazioni, vai su Impostazioni personali e quindi sulla scheda Hack. Attiva le attività promemoria dalla posta in arrivo e le attività di follow-up dal pannello destro, in modo da poter creare facilmente attività promemoria mentre esamini le notifiche.

Mentre scorri la posta in arrivo, archivia gli aggiornamenti che non richiedono un follow-up dopo averli letti, oppure crea un’attività di follow-up per te stesso cliccando su Crea attività di promemoria nell’angolo in basso a sinistra delle notifiche. In questo modo, puoi prima recuperare tutto ciò che ti sei perso e poi seguire le attività in un secondo momento, quando sarai di nuovo in carreggiata.

La preparazione prima del viaggio è la chiave per una vacanza rilassante

Pianificando le tue ferie, avrai la tranquillità di sapere che il tuo lavoro è gestito mentre sei via. E nel caso in cui si verifichi un imprevisto (perché ammettiamolo, non è possibile pianificare ogni scenario), puoi sempre accedere al tuo lavoro dalle nostre app per dispositivi mobili (disponibili su iOS e Android). Ora è il momento di andare in vacanza. Te la sei guadagnata.

Come ti prepari prima di assentarti dall'ufficio? Condividi i tuoi suggerimenti nei commenti qui sotto!