Le funzionalità più importanti da scoprire

Quando gli utenti di Asana scoprono che possono collegare il lavoro su tutta la piattaforma e visualizzarlo in posti diversi senza dover duplicare nulla o perdersi il contesto, si rendono conto della potenza di Asana.

Contattare i colleghi del team e fare riferimento ad altri lavori con le @menzioni

Usa le @menzioni per creare collegamenti a colleghi del team, progetti, conversazioni e attività

Le @menzioni creano un collegamento a progetti, conversazioni, colleghi del team o attività da qualsiasi campo per la descrizione o per i commenti su Asana.

Quando utilizzare le @menzioni

  • Collegare informazioni di background: @menziona un'altra attività, un altro progetto o un'altra conversazione in modo che la cronologia e il contesto del lavoro precedenti siano immediatamente accessibili. I colleghi del team non dovranno più cercare queste informazioni.

  • Fare riferimento ad attività collegate: se un'attività è collegata a un'altra, è possibile @menzionarla in un commento o nella descrizione di un'attività per far sapere ai colleghi del team quale altro lavoro si sta svolgendo.

  • Indirizzare un commento a un particolare collega del team: @menziona un collega in un'attività o in una conversazione per aggiungerlo come follower. Riceverà una notifica e potrà rivolgere la sua attenzione al tuo commento.

Evitare di duplicare il lavoro aggiungendo la stessa attività a più progetti

Premi Tab + P e usa il pulsante + che appare per aggiungere l'attività in tutti i progetti che desideri.  Se un'attività viene aggiornata, le modifiche appariranno in entrambi i progetti (poiché si tratta della stessa attività ma elencata in due progetti diversi).

Quando aggiungere attività a più progetti

  • Vuoi discutere un'attività in una riunione: aggiungi l'attività al progetto della riunione e mantienila nel progetto originale. In questo modo non ti scorderai di discuterne e potrai visualizzarla nel suo contesto con il relativo lavoro in fase di svolgimento.

  • L'attività riguarda più di un progetto: aggiungi attività che richiedono un passaggio di consegne o il lavoro di due team per entrambi i progetti. In questo modo tutti potranno monitorare l'avanzamento, senza duplicare informazioni o conversazioni relative all'attività.

  • L'attività riguarda un obiettivo o un traguardo di alto livello: monitora gli obiettivi di un progetto col tuo team o con la tua azienda. Quando hai a disposizione un progetto che monitora i passaggi seguiti per raggiungere quell'obiettivo, potrai mantenere l'attività obiettivo nel tuo progetto obiettivo, oltre al progetto che monitora la tua iniziativa.

Assicurarsi che il lavoro inizi al momento giusto e ordinarlo con le dipendenze

Per avere passaggi di consegne più chiari e fluidi, contrassegna le attività come dipendenti una dall'altra. I colleghi del team sapranno chi potrebbero bloccare o chi stanno aspettando. Potrai impostarli nell'attività o trascinarli nella vista Cronologia.

GIF della creazione di dipendenze sulla cronologia Asana

se la data di scadenza viene modificata nella prima attività, riceverai una notifica per aggiornarla nell'attività dipendente.

Quando usare le dipendenze

  • Lancio prodotti: “Lancio per tutti gli utenti” è in attesa di “Aggiungere il feedback dei beta tester”
  • Calendario editoriale: “Finalizzare il blog per lo staging” è in attesa di “Integrare le revisioni”
  • Pianificazione eventi: “Prenotare la sede” è in attesa di “Approvare il budget”
  • Monitoraggio dei bug: “Definire le priorità delle correzioni” è in attesa di “Riprodurre bug”
  • Revisioni dei design: “Iniziare a creare i design” è in attesa di “Selezionare palette dei colori”
  • Onboarding di neoassunti: “Scegliere i vantaggi” è in attesa di “Ottenere dati di accesso da IT”

Filtrare, ordinare e monitorare dettagli specifici con i campi personalizzati

L'aggiunta di campi personalizzati a un progetto consente di monitorare più informazioni in ogni attività. Crea campi numerici, di testo o a discesa per raccogliere le informazioni e monitorare l'avanzamento, lo stato e molto altro. Puoi addirittura usare gli stessi campi in diversi progetti, visualizzarli nella [vista Calendario] o usarli per ordinare i progetti.

Monitora qualsiasi cosa su Asana con i campi personalizzati. Usa Asana per il tuo calendario editoriale e ordina utilizzando i campi personalizzati per vedere tutto il lavoro per fase, ad esempio

Quando usare i campi personalizzati

Usa i campi personalizzati se:

  • vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
  • hai bisogno di ricevere informazioni standard per monitorare le attività nei diversi progetti (es. livello di priorità, costo del tempo, fase di lavoro)
  • vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team riportino informazioni specifiche per ogni attività di un progetto
  • hai bisogno di cercare campi dati specifici (ad esempio priorità, ore, fase, ecc.) o di creare resoconti relativi a essi

Visualizzare i campi personalizzati nella ricerca avanzata su Asana

Usare i moduli per raccogliere i brief dei progetti e richiedere dettagli per intervenire più rapidamente

Il tuo team potrebbe essere abituato a fare richieste e a definire i requisiti del progetto in documenti e email. Tuttavia, queste informazioni sono spesso disorganizzate e incomplete, e sono la causa di confusione e rallentamenti, oppure semplicemente, possono venire tralasciate. Invece, è possibile creare moduli per standardizzare il processo delle richieste. Quando vengono inviati, i moduli si collegano a un progetto specifico per acquisire le informazioni di cui hai bisogno in anticipo e monitorarle facilmente in un unico posto.

Screenshot di un modulo creato con Asana per inviare un brief creativo

I moduli possono essere inviati da tutti, anche da chi non usa Asana, inviando loro il link del modulo. Dopo averlo inviato, i dettagli del modulo si trasformano in un'attività del tuo progetto così da poter avere la priorità.

compila un modulo seguendo i passaggi descritti di seguito.

Collegare il lavoro tra gli strumenti e le email con le integrazioni

Asana ti aiuta a gestire e coordinare il lavoro, ma probabilmente utilizzi diversi strumenti per portarlo a termine sulle app G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, e altro ancora.

Per questo motivo Asana si integra con gli strumenti e le app principali per mantenere tutto collegato, ridurre il lavoro duplicato e rendere la collaborazione più fluida. Le integrazioni con le email e gli strumenti di messaggistica sono particolarmente potenti e consentono di trasformare le conversazioni in azione. Con l'[add-on di Gmail], le integrazioni Outlook app o Slack, potrai convertire le conversazioni in attività senza dover passare da uno strumento all'altro. Per i creativi, l'integrazione Adobe Creative Cloud consente di visualizzare e intervenire sulle attività Asana direttamente su Illustrator, Photoshop o InDesign.

SCREENSHOT dell'integrazione Adobe Creative Cloud con le attività Asana visibili nel programma Adobe

visualizza tutte le integrazioni Asana nella pagina delle app.

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