Le funzionalità più importanti da scoprire

Quando gli utenti di Asana scoprono che possono collegare il lavoro su tutta la piattaforma e visualizzarlo in posti diversi senza dover duplicare nulla o perdersi il contesto, si rendono conto della potenza di Asana.

Contattare i colleghi del team e fare riferimento ad altri lavori con le @menzioni

Le @menzioni creano un collegamento a progetti, messaggi, colleghi del team o attività da qualsiasi campo per la descrizione o per i commenti su Asana.

Quando utilizzare le @menzioni

• Collegare informazioni di background: @menziona un'altra attività, un altro progetto o un altro messaggio in modo che la cronologia e il contesto del lavoro precedenti siano immediatamente accessibili. I colleghi del team non dovranno più cercare queste informazioni.

• Fare riferimento ad attività collegate: se un'attività è collegata a un'altra, è possibile @menzionarla in un commento o nella descrizione di un'attività per far sapere ai colleghi del team quale altro lavoro si sta svolgendo.

• Indirizzare un commento a un particolare collega del team: @menziona un collega in un'attività o in una conversazione per aggiungerlo come follower. Riceverà una notifica e potrà rivolgere la sua attenzione al tuo commento.

Evitare di duplicare il lavoro aggiungendo la stessa attività a più progetti

Premi Tab + P e usa il pulsante + che appare per aggiungere l'attività in tutti i progetti che desideri.  Se un'attività viene aggiornata, le modifiche appariranno in entrambi i progetti (poiché si tratta della stessa attività ma elencata in due progetti diversi).

Quando aggiungere attività a più progetti

• Vuoi discutere un'attività in una riunione: aggiungi l'attività al progetto della riunione e mantienila nel progetto originale. In questo modo non ti scorderai di discuterne e potrai visualizzarla nel suo contesto con il relativo lavoro in fase di svolgimento.

• L'attività riguarda più di un progetto: aggiungi attività che richiedono un passaggio di consegne o il lavoro di due team per entrambi i progetti. In questo modo tutti potranno monitorare l'avanzamento, senza duplicare informazioni o discussioni relative all'attività.

• L'attività riguarda un obiettivo o un traguardo di alto livello: monitora gli obiettivi di un progetto col tuo team o con la tua azienda. Quando hai a disposizione un progetto che monitora i passaggi seguiti per raggiungere quell'obiettivo, potrai mantenere l'attività obiettivo nel tuo progetto obiettivo, oltre al progetto che monitora la tua iniziativa.

Assicurarsi che il lavoro inizi al momento giusto e ordinarlo con le dipendenze

Per avere passaggi di consegne più chiari e fluidi, contrassegna le attività come dipendenti una dall'altra. I colleghi del team sapranno chi potrebbero bloccare o chi stanno aspettando. Potrai impostare le dipendenze nell'attività o trascinarle nella vista cronologia.

se la data di scadenza viene modificata nella prima attività, riceverai una notifica per aggiornarla nell'attività dipendente.

Quando usare le dipendenze

• Lancio di prodotti: "Lancio per tutti gli utenti" è in attesa di "Aggiungere il feedback dei beta tester"
• Calendario editoriale: "Finalizzare il blog per lo staging" è in attesa di "Integrare le revisioni"
• Pianificazione di eventi: "Prenotare la sede" è in attesa di "Approvare il budget"
• Monitoraggio dei bug: "Definire le priorità delle correzioni" è in attesa di "Riprodurre bug"
• Revisioni dei progetti grafici: "Iniziare a creare i progetti grafici" è in attesa di "Selezionare palette dei colori"
• Onboarding di neoassunti: "Scegliere i benefit" è in attesa di "Ottenere dati di accesso da IT"

Filtrare, ordinare e monitorare dettagli specifici con i campi personalizzati

L'aggiunta di campi personalizzati a un progetto consente di monitorare più informazioni in ogni attività. Crea campi numerici, di testo o a discesa per raccogliere le informazioni e monitorare l'avanzamento, lo stato e molto altro. Puoi addirittura usare gli stessi campi in diversi progetti, visualizzarli nella [vista calendario] o usarli per ordinare i progetti.

Quando usare i campi personalizzati

Usa i campi personalizzati se:

• vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
• hai bisogno di ricevere informazioni standard per monitorare le attività nei diversi progetti (es. livello di priorità, costo del tempo, fase di lavoro)
• vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team riportino informazioni specifiche per ogni attività di un progetto
• hai bisogno di cercare campi dati specifici (ad esempio priorità, ore, fase, ecc.) o di creare resoconti relativi a essi

Usare i moduli per raccogliere i brief dei progetti e richiedere dettagli per intervenire più rapidamente

Il tuo team potrebbe essere abituato a fare richieste e a definire i requisiti dei progetti usando documenti e email. Ma queste informazioni sono spesso disorganizzate e incomplete, con il risultato che causano confusione e rallentamenti, oppure semplicemente, vanno perse. I moduli, invece, consentono di standardizzare il processo di gestione delle richieste. Quando vengono inviati, si collegano a un progetto specifico in modo da raccogliere le informazioni di cui hai bisogno in anticipo e monitorarle facilmente in un unico posto.

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana. È sufficiente inviare il link alla persona. Una volta inviato, i dettagli del modulo si trasformano in un'attività del progetto per consentire di definirne la priorità.

crea un modulo seguendo la procedura descritta di seguito.

Collegare il lavoro tra gli strumenti e le email con le integrazioni

Asana ti aiuta a gestire e coordinare il lavoro, ma probabilmente utilizzi diversi strumenti per portarlo a termine sulle app G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, e altro ancora.

Per questo motivo Asana si integra con gli strumenti e le app principali per mantenere tutto collegato, ridurre il lavoro duplicato e rendere la collaborazione più fluida. Le integrazioni con le email e gli strumenti di messaggistica sono particolarmente potenti e consentono di trasformare le conversazioni in azione. Con l'add-on di Gmail, le integrazioni Outlook app o Slack, potrai convertire le conversazioni in attività senza dover passare da uno strumento all'altro. Per i creativi, l'integrazione Adobe Creative Cloud consente di visualizzare e intervenire sulle attività Asana direttamente su Illustrator, Photoshop o InDesign.

visualizza tutte le integrazioni Asana nella pagina delle app.