Un processo perfetto: come gestire le richieste di creatività in modo efficace

Per molti team di marketing, la produzione di creatività, ovvero il processo di scrittura, progettazione e produzione di tutte le pagine di destinazione, email e video che i clienti vedono, può sembrare una giungla impenetrabile. Le richieste arrivano da tutte le direzioni, tramite email, Slack o conversazioni di corridoio. Le informazioni importanti, come le specifiche del progetto, le cronologie e i mandati creativi, sono spesso incomplete, se non addirittura mancanti. E quando si tratta di gestire feedback e approvazioni sul lavoro creativo, il quadro diventa ancora più confuso.

Senza un processo chiaro ed efficiente per la gestione dei progetti creativi, ti ritrovi con un ambiente di lavoro caotico che rallenta il tuo team e rende più difficile per i tuoi copywriter e designer fare ciò che sanno fare meglio: creare un lavoro straordinario che delizi e coinvolga il tuo pubblico. Fortunatamente, esiste un modo per gestire e monitorare la produzione di creatività in tutte le campagne di marketing, gli eventi e i lanci, senza che nulla venga trascurato. Ecco quattro idee per rendere il tuo processo di produzione di creatività impeccabile, in modo che i membri del tuo team possano collaborare senza sforzo.

1. Centralizza le richieste di creatività

Quando le richieste di creatività arrivano da ogni direzione, tenere traccia di tutto diventa complicato e veloce. Questo perché si finisce per passare una buona parte del tempo a consolidare le informazioni per creare un'unica fonte di riferimento, invece di dedicarsi al lavoro creativo stesso. E se potessi iniziare ogni giornata con un quadro chiaro di tutto il lavoro di progettazione richiesto da altri team e suddividere il lavoro in base a priorità, data di scadenza e ambito del progetto?

Puoi arrivarci centralizzando il tuo processo di produzione di creatività. (Il nostro team creativo usa Asana, naturalmente.) Designando un unico posto per ospitare tutte le richieste di creatività in arrivo, devi solo controllare un unico posto per tutto il lavoro che deve essere completato, invece di gestire email, Slack e riunioni di persona per avere una visione d’insieme.

Suggerimento di Asana: crea rapidamente un progetto per la gestione delle richieste di creatività, dalla ricezione alla consegna, con il nostro modello.

Gestendo tutte le tue richieste in un progetto Asana, gli stakeholder sanno dove cercare per portare avanti il lavoro creativo: i responsabili marketing possono richiedere risorse creative per le loro campagne digitali, eventi e contenuti del blog. I designer e i copywriter sanno dove cercare le nuove assegnazioni di progetti o gli aggiornamenti di stato. E, soprattutto, i leader e i produttori creativi hanno una visione unica e chiara di tutto il lavoro che si svolge nel loro team in un dato momento.

2. Raccogli i dettagli importanti in anticipo

Per garantire che i tuoi designer e copywriter abbiano informazioni sufficienti per iniziare il lavoro creativo, è importante avere un brief. Dei solidi brief creativi o di progetto possono essere il miglior alleato di un team di creativi, e la creazione di una versione standard aiuta tutti a essere (e rimanere) sulla stessa lunghezza d'onda durante tutto il processo di produzione.

A seconda delle esigenze specifiche, il brief creativo di ogni team avrà alcune lievi variazioni. Come minimo, un brief creativo dovrebbe definire chiaramente gli obiettivi di marketing che il lavoro realizza, definire le aspettative relative all'ambito e alle scadenze e chiarire chi sono i revisori e gli approvatori. Inoltre, il tuo brief creativo dovrebbe includere tutte le specifiche di progettazione, come il formato di consegna, le dimensioni e qualsiasi altro elemento richiesto. Raccogliendo tutti questi dettagli in anticipo, al momento della ricezione della richiesta, il tuo team può iniziare prima la produzione di creatività.

Suggerimento di Asana: puoi semplificare ulteriormente il processo utilizzando un modulo su Asana per il tuo brief creativo. Quando qualcuno invia un modulo, viene creata automaticamente un'attività nel tuo progetto per le richieste di creatività.

3. Comunica il tuo processo

Se stabilisci un processo di produzione di creatività e non lo comunichi mai, è davvero un processo? Riflessioni filosofiche a parte, comunicare internamente come il tuo team creativo gestisce le richieste è un aspetto importante per definire il processo di produzione di creatività. Dopotutto, se i tuoi colleghi del team non sanno dove inviare le richieste di creatività o come funziona il processo di gestione dei progetti di creatività, continueranno a utilizzare metodi ad hoc come email e richieste dirette.

Un modo per assicurarti che i membri del team seguano il tuo processo è chiarire che le richieste di creatività inviate con mezzi alternativi non avranno la priorità. È anche importante comunicare chiaramente quali informazioni (obiettivi, specifiche, esempi) sono previste per ogni richiesta.

Suggerimento di Asana: invita i colleghi del team interfunzionale al tuo progetto di richieste di creatività su Asana e pubblica una conversazione per far loro sapere come funziona il tuo processo.

4. Semplifica le revisioni e le approvazioni

Hai assegnato le priorità e assegnato ogni richiesta di creatività, i tuoi designer e copywriter stanno lavorando a tutti i risultati finali, e questo è il tuo processo di produzione, giusto? Non proprio. A meno che non si riesca a creare un prodotto creativo perfetto già dalle prime bozze, la produzione di risorse di qualità comporta cicli iterativi di feedback degli stakeholder. Sfortunatamente, questa è anche la parte del processo di produzione di creatività che può trasformarsi in un collo di bottiglia.

Se gestisci il feedback di più stakeholder, monitorare quali risorse sono pronte per la revisione o quali modifiche sono ad alta priorità (rispetto a quelle che sarebbe bello avere) diventa un bel grattacapo. Fortunatamente, Asana semplifica il processo, rendendo più facile monitorare la fase di approvazione di ogni risultato finale nel tuo progetto di richieste di creatività, utilizzando i campi personalizzati. E con la correzione, è più facile che mai ottenere feedback utili sulle risorse visive.

Suggerimento di Asana: aggiungi il campo personalizzato "Fase di approvazione" creato da Asana al tuo progetto di richieste di creatività, in modo che gli stakeholder ricevano automaticamente una notifica quando qualcosa è pronto per la revisione.

Nota dell'editor: da quando abbiamo pubblicato questo post, abbiamo apportato alcuni miglioramenti alla funzionalità delle approvazioni. Consulta la Guida di Asana per gli ultimi aggiornamenti.

Ripeti e perfeziona

Quando inizi a implementare il tuo processo di produzione di creatività su Asana, ottieni informazioni su come funziona per i tuoi colleghi del team e iteralo se necessario. Aggiusta il tiro quando incontri punti di attrito e le esigenze del tuo team evolvono. E una volta che il tuo processo è a buon punto, puoi replicarlo per altre richieste di lavoro, come lo sviluppo web o gli omaggi. Non c’è bisogno di ripartire da zero ogni volta.

Stai cercando un modo per gestire le tue richieste di creatività? Scopri come Asana può aiutarti oggi stesso.