Le basi del metodo della catena critica

Immagina di essere un bambino che gioca con i mattoncini. Puoi costruire quello che vuoi, ma hai solo un certo numero di mattoncini a tua disposizione. Man mano che procedi, prendi le tue risorse dalla scorta di mattoncini disponibili. Ma cosa succede quando usi tutte le tue risorse? Come fai ad assicurarti di poter costruire ciò che vuoi con i mattoncini che hai? 

Questo è il concetto alla base del Critical Chain Project Management. 

Cos’è il Critical Chain Project Management?

Il metodo CCPM (Critical Chain Project Management) è una metodologia di gestione dei progetti che ti aiuta a monitorare le risorse essenziali e a dare priorità alle attività dipendenti, in modo da poter completare i progetti nel modo più efficiente possibile. Se il tuo team sta cercando di monitorare attentamente l'utilizzo delle risorse, il metodo CCPM è una buona strategia per tenere traccia di tali risorse.

La storia del critical chain project management

Il dottor Eliyahu M. Goldratt ha sviluppato il concetto di CCPM nel 1997. Il CCPM è strettamente correlato a un'altra teoria del dottor Goldratt: la teoria dei vincoli. La teoria dei vincoli ti aiuta a identificare i principali colli di bottiglia o fattori limitanti che ostacolano il completamento del tuo progetto. L'idea è che ogni progetto abbia un vincolo principale e questo vincolo abbia la capacità di interrompere l'intero progetto rompendo la catena più debole. 

Il metodo della catena critica e il metodo del percorso critico a confronto

Questi due moduli di gestione dei progetti sono molto simili, ma presentano una grande differenza. Il metodo del percorso critico si concentra sulla singola sequenza di attività simultanee necessarie per completare un progetto. Sebbene sia necessario completare altre attività, il percorso critico evidenzia tutte le attività assolutamente necessarie per il completamento del progetto. Questo modulo di gestione dei progetti può aiutare i team a identificare il flusso di lavoro più ottimale per creare una cronologia efficiente del progetto. Tutte le attività che non fanno parte del percorso critico sono relegate a una priorità inferiore. Lo stato di salute del progetto è dettato dal fatto che alcune attività critiche vengano completate o meno entro un certo periodo di tempo. 

Anche il metodo della catena critica si basa sulle dipendenze delle attività,

ma considera anche le risorse necessarie per completare un progetto. Poiché ci sono molte variabili sconosciute che possono contribuire ai vincoli delle risorse, il metodo della catena critica crea buffer di risorse (risorse in eccesso che fungono da barriera) nella cronologia del progetto. A differenza del metodo del percorso critico, che si concentra solo sul completamento delle attività, il metodo della catena critica determina il successo del progetto in base alla velocità con cui vengono consumati i buffer di risorse. Se il tuo team non ha utilizzato alcun buffer di risorse, il tuo progetto sta procedendo con successo.

I componenti di una catena critica

Una catena critica è composta da tre parti principali: il percorso critico, la catena di alimentazione e i buffer di risorse. 

Il percorso critico

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività dipendenti che devono essere completate per portare a termine un progetto. In altre parole, sono tutte le attività assolutamente necessarie per la riuscita di un progetto, disposte nell'ordine in cui devono essere completate. Nel metodo della catena critica, è importante capire che esistono diversi livelli di dipendenze. Il percorso critico contiene il livello principale di dipendenze, o attività critiche del progetto, e se un'attività non influisce sul percorso critico, viene delegata a un percorso diverso, noto anche come catena di alimentazione. 

La catena di alimentazione

La catena di alimentazione è una catena secondaria di attività dipendenti che devono essere eseguite contemporaneamente al percorso critico. Ogni catena di alimentazione alla fine si fonde con il percorso critico. Questo perché la sequenza di eventi nella catena di alimentazione interessa solo una delle attività sul percorso critico. La catena di alimentazione deve essere eseguita contemporaneamente al percorso critico per evitare ritardi all'interno del percorso critico.

Diamo un'occhiata al percorso critico e alla catena di alimentazione in un semplice esempio. Supponiamo che tu stia organizzando una festa di lavoro. Il percorso critico è il seguente:

• Decidere un tema

• Inviare gli inviti

• Cercare una sede

• Organizzare l’evento

Sebbene questi siano ancora passaggi del percorso critico, ci sono alcune attività in una catena di alimentazione che devono avvenire in tandem con il percorso critico. Ad esempio, prima di inviare gli inviti alla festa, il team deve decidere chi invitare. Prima di organizzare l'evento, devono acquistare le decorazioni in base al tema e allestire l'evento. Questi sono tutti esempi di attività che si trovano in una catena di alimentazione.

I buffer di risorse

I buffer sono garanzie integrate nelle risorse della catena critica per garantire che un progetto si svolga senza intoppi. Come i paraurti in una pista da bowling, questi buffer sono progettati per dare ai progetti un margine di manovra extra nel caso in cui qualcosa non vada secondo i piani. 

Esistono tre tipi di buffer comunemente utilizzati nella metodologia Critical Chain Project Management: 

• Buffer di progetto: il tempo extra che viene inserito tra l’attività finale e la fine del progetto. Aggiungere un periodo di tempo extra prima della data di scadenza prevista offre ai membri del team la possibilità di recuperare eventuali attività del progetto in sospeso che non hanno potuto svolgere prima. 

• Buffer di alimentazione: il tempo aggiuntivo che viene inserito tra la catena di alimentazione (nota anche come catena non critica) e la catena critica. L'aggiunta di questo margine di sicurezza nella cronologia evita che eventuali ritardi della catena di alimentazione influiscano sulla catena critica. 

• Buffer di risorse: si tratta di risorse letterali che metti da parte nel caso in cui la catena critica abbia bisogno di forniture aggiuntive, come membri del team aggiuntivi da avere a disposizione, attrezzature aggiuntive o aiuto da parte di terzi. 

Quattro passaggi per utilizzare il processo di Critical Chain Project Management

Se non hai mai utilizzato il processo di Critical Chain Project Management, prova questi quattro passaggi per iniziare.

1. Identifica prima il percorso critico

Quando utilizzi il metodo della catena critica, il percorso critico è la spina dorsale dell'intero progetto. È la base della pianificazione, quindi capire quali attività individuali compongono quella catena centrale è estremamente importante. 

2. Determina la quantità esatta di risorse necessarie per il tuo progetto

In questo caso, le risorse possono riferirsi alla quantità di tempo necessaria ai membri del team, ai prodotti e agli strumenti effettivi utilizzati dal team per creare il risultato finale o ai lavoratori effettivi necessari per completare un'attività. 

Se puoi, stima quante risorse ti serviranno per completare il progetto. Stima quante persone ci vorranno per completare una specifica attività sulla catena critica e approssimativamente quanto tempo ci vorrà. Ripeti l'operazione per ogni attività della catena critica. Sulla base di questi calcoli, hai risorse sufficienti per completare il progetto?

Se hai risorse limitate, ad esempio membri del team che vanno in ferie, puoi pianificare tenendo conto di questi vincoli. Questo è uno dei principali vantaggi dell'utilizzo della metodologia della catena critica: la maggior parte della pianificazione del progetto avviene prima ancora che il progetto inizi. 

3. Posiziona i buffer

Una volta determinate le risorse necessarie per il percorso critico e le catene di alimentazione, è molto più facile identificare dove posizionare i buffer e quanto tempo o risorse dovrebbero includere. Questo ti darà l'opportunità di calcolare i buffer che dovresti creare in base ai requisiti che hai già calcolato durante la creazione del percorso critico. Quando un project manager gestisce i buffer, può aiutare a mantenere la disponibilità delle risorse e prevenire eventuali colli di bottiglia. 

4. Mantieni i membri del team concentrati

Il multitasking è il peggior nemico del tuo team. Quando i membri del team devono passare da un progetto o un'attività all'altra, la loro attenzione può frammentarsi e può essere più difficile per loro lavorare con la qualità e la velocità abituali. 

Per garantire che i membri del team possano rispettare il programma del progetto, non assegnare troppe attività diverse a una sola persona. Se li mantieni concentrati su un progetto o un'attività, è più probabile che non perdano la concentrazione. Assicurarsi che i membri del team non lavorino a troppi progetti diversi contemporaneamente può anche aiutare a prevenire il cambio di contesto, che può portare a stress e burnout. 

Pianifica la catena critica con uno strumento di gestione del lavoro

Semplifica la pianificazione della catena critica utilizzando uno strumento di gestione del lavoro come Asana per aiutare tutto il team a rispettare le scadenze. Con funzionalità come la cronologia, i membri del team possono comprendere rapidamente la durata delle attività, le date di completamento e le risorse critiche, tutto in un unico posto.