Suggerimenti di Asana: ricerca avanzata e resoconti

Alzi la mano chi ama passare ore a cercare un commento, un'attività o un documento.

Nessuno? Nessuno?

Cercare quel commento è come cercare un ago in un pagliaio, ma è un’esperienza universale per milioni di operatori della conoscenza in tutto il mondo. Infatti, l'operatore della conoscenza medio trascorre il 60% della sua giornata in attività superflue, che includono il passaggio da uno strumento all'altro fino a 10 volte al giorno. Uno qualsiasi di quei documenti, email, chat o note di riunione potrebbe contenere le informazioni di cui hai bisogno.

È qui che entrano in gioco la gestione del lavoro e Asana. Una volta che inizi a svolgere tutto il tuo lavoro in un unico spazio, la ricerca avanzata e i resoconti di Asana ti consentono di individuare rapidamente qualsiasi attività, commento o file di cui hai bisogno. Esegui una ricerca ad hoc o salva una query frequente come resoconto, a cui puoi tornare e che puoi aggiornare regolarmente.

Scopri di più su come utilizzare la ricerca avanzata e i resoconti e dedica più tempo al lavoro che conta.

Quando usare la ricerca avanzata

La ricerca avanzata su Asana si basa su una serie di parametri di ricerca, in modo da poter sempre trovare ciò che ti interessa, anche se non ricordi esattamente cosa è stato inviato. Se non ricordi il nome dell’attività, puoi eseguire la ricerca in base ai collaboratori, alla data di creazione o ai progetti associati. La ricerca Advanced utilizza i parametri che ricordi e restringe l'ambito dei risultati di ricerca, in modo da poter trovare facilmente esattamente ciò che cerchi.

Per iniziare una ricerca avanzata su Asana, vai alla barra di ricerca nell’angolo in alto a destra e seleziona Advanced Search. Quindi, digita ciò che ricordi. Di seguito sono riportati alcuni esempi.

“Ricordo vagamente di aver preso una decisione su un lancio in programma circa un mese fa, ma non riesco a trovare la conversazione da nessuna parte.”

Inizia digitando il nome del lancio nella barra di ricerca principale. Quindi, aggiungi te stesso e i tuoi colleghi come collaboratori e imposta l’intervallo di date per restringere l’ambito della ricerca.

💡Suggerimento: vuoi limitare la ricerca solo alle conversazioni o alle attività? Sotto la barra di ricerca in alto, seleziona attività o conversazione per filtrare i risultati indesiderati.

“Ho bisogno di sapere quanto lavoro ad alta priorità ha svolto il mio team questa settimana.”

Puoi eseguire questa ricerca avanzata se utilizzi i campi personalizzati di priorità nei tuoi progetti. Per eseguire questa ricerca avanzata, inizia selezionando le attività completate. Quindi, in Aggiungi filtro nell’angolo in basso a sinistra, vai su Altro > Team. In questo modo, potete specificare che desiderate cercare solo le attività del vostro team. Infine, vai di nuovo su Aggiungi filtro e seleziona Aggiungi campo personalizzato in modo da poter ordinare le attività in base alla priorità.

💡Suggerimento: i team non devono essere correlati a interi reparti. Puoi restringere le ricerche a team più piccoli (ad es. web design) per rendere le ricerche come questa un gioco da ragazzi. Scopri di più su come creare team e strutturare il tuo lavoro su Asana.

“La mia verifica semestrale è alle porte. Come posso mostrare al mio manager tutto ciò su cui ho lavorato?”

In questo caso, seleziona il tuo nome nel campo Assegnato a. Seleziona le attività completate, quindi imposta l’intervallo di date per gli ultimi sei mesi per ottenere un elenco completo delle attività su cui hai lavorato.

💡Suggerimento: troppi risultati di ricerca? Prova a restringere l’ambito specificando i progetti in cui desideri cercare.

Come usare i resoconti

Le ricerche avanzate sono perfette per richieste ad hoc o domande una tantum. Ma se ti ritrovi a eseguire frequentemente una ricerca, puoi anche salvare una ricerca avanzata come resoconto aggiungendola alla barra di navigazione di sinistra. In questo modo, il resoconto si aggiornerà automaticamente per fornire le informazioni più aggiornate ogni volta che lo aprirai.

Prova a creare questi resoconti nella tua Asana:

Attività da seguire

Questo resoconto può mostrarti le attività che hai assegnato ad altre persone e che non sono state completate. Per salvare questo resoconto, esegui una ricerca avanzata per trovare le attività non completate in scadenza entro i prossimi sette giorni che sono state assegnate da te. Puoi trovare il filtro Assegnato da in Aggiungi filtro > Persone > Assegnato da all'interno di una ricerca avanzata.

Aggiorna questo resoconto ogni settimana. Se vedi attività che rischiano di non essere completate, aggiungi un commento per scoprire come puoi aiutare.

Attività in programma ad alta priorità

Questo resoconto può aiutarti a individuare il lavoro a rischio prima che scada. Inizia eseguendo una ricerca avanzata per le attività ad alta priorità in scadenza nei prossimi tre giorni che non sono state completate.

Per assicurarti di non visualizzare le attività dell’intera organizzazione, filtra per collaboratori o progetti. Quindi, esegui un follow-up per aiutare a mantenere tali attività nei tempi previsti.

Riduci il lavoro superfluo con la ricerca avanzata e i resoconti

Con Asana, puoi cercare il lavoro, creare resoconti sull'avanzamento, fornire feedback, commentare le attività, fornire aggiornamenti di stato e condividere il lavoro, tutto in un unico posto. Scopri di più su Asana o prova Asana Premium gratuitamente per vedere di persona.