Come Asana semplifica la pianificazione strategica di marketing con la gestione del lavoro
In qualità di leader nel settore dei software per la produttività e la gestione del lavoro, il team di Asana sa bene come pianificare in modo efficace. Quindi è logico che il reparto marketing di Asana si affidi al proprio prodotto per definire, monitorare e creare resoconti sulle iniziative chiave.
A guidare questo impegno è Isaac Payne, Head of Digital, Marketing Operations and Analytics di Asana. Il ruolo di Payne è sfaccettato. Supervisiona un’ampia gamma di funzioni, da web, email e SEO a operazioni di marketing, tecnologia di marketing e analisi. Ciò significa che è fondamentale per lui creare un piano altamente visibile e accessibile in tutta l’organizzazione.
Per farlo, si affida ad Asana.
4 sfide comuni nella pianificazione strategica di marketing
Prima di lavorare in Asana, Payne ha affrontato le stesse sfide che molte organizzazioni affrontano quando creano un piano strategico completo. È difficile far progredire tutti gli elementi tenendo conto dei diversi obiettivi e traguardi di ciascun partner.
Come afferma Payne, “Come si fa a far muovere i diversi reparti e i loro responsabili in una direzione sincrona, soprattutto quando si sta cercando di costruire una strategia per l’intera azienda?”
Il piano strategico del tuo reparto ne risentirà se non affronti queste sfide. E per affrontarle, devi prima identificarle.
1. Coordinare l’impegno tra i diversi team
“Per costruire un piano di marketing strategico e monitorabile, è necessario lavorare con molti partner diversi”, afferma Payne. “Il coordinamento inizia con la definizione dei risultati e dei traguardi chiave. Una volta decisi, in linea con la tua leadership, puoi impostare i passaggi, i risultati finali e i progetti necessari per dare vita al piano. È qui che Asana entra in gioco.” Per promuovere la collaborazione globale e interfunzionale, è necessario allineare questi team e sincronizzare la pianificazione strategica e il budget.
2. Mancanza di un sistema centralizzato per la pianificazione collaborativa
Affidarsi a riunioni infinite e a modelli e documenti disparati può rendere molto difficile monitorare l'avanzamento e coordinarsi all'interno dell'organizzazione. Senza una piattaforma centralizzata e unificata per la pianificazione strategica, è difficile mettere insieme tutti i pezzi in modo coerente.
3. Difficoltà nell’aggiornare il piano quando si verificano cambiamenti
Anche i piani e le priorità meglio definiti possono cambiare rapidamente. Senza l’accesso a dati affidabili e aggiornati sulle prestazioni degli obiettivi dipartimentali, è difficile per i responsabili marketing prendere decisioni informate e correggere la rotta secondo necessità. Per mantenere un piano strategico agile e reattivo, è necessario avere a portata di mano le giuste informazioni in tempo reale.
4. Difficoltà nell'allocazione delle risorse per massimizzare l'impatto e ridurre i costi
L'allocazione delle risorse è una parte fondamentale della creazione di un piano strategico efficace. Ma senza una chiara visibilità sull’avanzamento e sulle prestazioni delle varie iniziative, può essere difficile determinare dove concentrare al meglio il tempo, il budget e il personale per ottenere il massimo impatto. L’ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse è fondamentale per massimizzare l’efficienza del marketing e ridurre i costi inutili.
Guarda la pianificazione di marketing in azione
Con Asana, i team di marketing possono collegare il lavoro, standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.
Come Asana sfrutta la propria piattaforma
È qui che entra in gioco Asana. Sfruttando le capacità di gestione del lavoro di Asana, Payne e il suo team sono in grado di:
Coordinare l’impegno tra più reparti, tra cui marketing, vendite, prodotto e altri stakeholder chiave.
Assicurarsi che tutti siano allineati su strategia, priorità ed esecuzione.
Pianificare e monitorare l’avanzamento in un’unica piattaforma centralizzata.
Ridurre il tempo dedicato alle riunioni.
Collegare documenti separati.
Migliorare l’assegnazione delle risorse per massimizzare l’impatto e ridurre i costi.
Ecco come.
Un'unica fonte di riferimento per la pianificazione e il coordinamento interfunzionale
Al centro del processo di pianificazione strategica del team di marketing di Asana c’è un portfolio Asana dedicato alle iniziative di marketing globali. Questo portfolio riunisce i lead operativi di ogni singolo team, inclusi web, email, SEO e operazioni di marketing.
"Usiamo questo portfolio per gestire tutta la pianificazione e l'esecuzione delle nostre attività di marketing", spiega Payne. “Ci consente di coinvolgere le persone giuste, sfruttare modelli di progetto e viste specifiche del team e mantenere una visione olistica dei nostri progressi”.
Stabilendo questo hub centrale su Asana, il team di marketing può garantire che tutti siano allineati sulla strategia e sugli obiettivi generali. Può inoltre monitorare le dipendenze, identificare potenziali ostacoli e apportare modifiche in tempo reale, se necessario.
“Asana ci offre la flessibilità di personalizzare i nostri flussi di lavoro e processi per soddisfare le esigenze specifiche di ogni team”, afferma Isaac. “Allo stesso tempo, forniamo al nostro CMO le informazioni di cui ha bisogno per guidare il team e intervenire dove necessario. Che si tratti di leadership, creatori di contenuti, esperti di generazione della domanda o del team di analisi, tutti possono sfruttare la piattaforma nel modo che preferiscono”.
Revisioni e verifiche di routine
Per mantenere il proprio piano strategico di marketing nei tempi previsti, il team di Asana effettua revisioni e controlli regolari.
Revisioni aziendali trimestrali (QBR): queste riunioni di alto livello riuniscono l’intera organizzazione di marketing per valutare i progressi rispetto agli obiettivi e ai risultati chiave (OKR) trimestrali. Inoltre, identificano le aree di miglioramento e pianificano il trimestre successivo.
Riunioni mensili sulle metriche (M&M): il team si riunisce con maggiore frequenza per analizzare le metriche sulle prestazioni, celebrare i successi e correggere la rotta, se necessario. Queste riunioni sfruttano i dati di Asana per fornire una visione completa dell’impatto del marketing.
Aggiornamenti di stato settimanali: all’interno di Asana, il team fornisce aggiornamenti regolari sullo stato dei progetti e delle iniziative in corso utilizzando la funzionalità di aggiornamenti di stato intelligenti di Asana AI. Ciò consente di identificare rapidamente eventuali ostacoli o rischi e di intervenire immediatamente.
“La combinazione di revisioni aziendali trimestrali, riunioni mensili sulle metriche e controlli settimanali ci mantiene tutti allineati e responsabili”, afferma Payne. “Asana semplifica la visualizzazione delle informazioni giuste al momento giusto, in modo da poter prendere decisioni informate e basate sui dati”.
Miglioramento della creazione di resoconti per il processo decisionale basato sui dati
All’interno del portfolio di marketing generale, il team di Payne monitora le principali metriche di salute, come la percentuale di progetti che rispettano le tempistiche e quelli che sono in ritardo o non soddisfano le aspettative. Inoltre, integra i dati di Asana con altre fonti, come Tableau, per creare dashboard e resoconti completi.
Il team di Payne può anche utilizzare l’IA per riepilogare eventuali modifiche dall’ultima volta che ha visitato il progetto o il portfolio. Ciò consente ai dirigenti di ottenere una rapida istantanea di ciò che è accaduto dall’ultima volta che hanno controllato l’avanzamento del lavoro, senza contattare nessuno del team.
“Avere dati in tempo reale sui nostri progressi rispetto agli obiettivi è inestimabile”, spiega Payne. “Possiamo aggiungere queste informazioni alle nostre dashboard esecutive e sfruttarle per ottimizzare l’assegnazione delle risorse e la pianificazione strategica”.
Questo approccio basato sui dati si estende oltre il team di marketing. Creando una maggiore visibilità sugli obiettivi comuni, Asana consente all’organizzazione nel suo complesso di collaborare in modo più efficace.
“Asana ci offre un sistema centralizzato in cui possiamo creare portfolio e progetti che abbracciano più reparti”, afferma Payne. “Questo migliora l’allineamento interfunzionale e garantisce che tutti lavorino per le stesse priorità.”
Caso di studio: coordinamento del lancio del Work Innovation Summit
Diamo un’occhiata a un esempio concreto. Asana ha recentemente lanciato il suo più grande evento globale, il Work Innovation Summit. Questa iniziativa interfunzionale ha coinvolto team di tutta l’organizzazione. Per realizzarla, sono state necessarie una pianificazione, un coordinamento e un’esecuzione meticolosi.
“Abbiamo gestito l’intero lancio del Work Innovation Summit su Asana”, afferma Payne. "Dalla pianificazione iniziale del progetto alla logistica quotidiana, Asana è stata l'hub centrale che ha mantenuto tutto e tutti, dal marketing alle vendite, alla ricerca e sviluppo e altro ancora, organizzati e nei tempi previsti".
Il team ha utilizzato una varietà di funzionalità di Asana per semplificare il proprio flusso di lavoro, tra cui:
Multihoming: le attività del progetto che coinvolgevano più team sono state inserite in più progetti e portfolio, rendendole facili da seguire e monitorare.
Resoconti sull’avanzamento: la leadership del marketing ha potuto valutare rapidamente lo stato dei risultati finali chiave.
Aggiornamenti automatici: Asana ha informato automaticamente gli stakeholder di modifiche e traguardi importanti.
“Asana ci ha fornito un’unica fonte di riferimento per il Work Innovation Summit”, ha affermato Payne. “Abbiamo potuto vedere cosa stava succedendo in tempo reale, identificare eventuali ostacoli e apportare modifiche al volo. È stata una vera e propria salvezza per un lancio complesso e ad alto rischio come questo”.
Guarda le sessioni su richiesta del Work Innovation Summit
Scopri la nuova era del lavoro con i contenuti video esclusivi del Work Innovation Summit, il più grande evento di Asana dell’anno.
I vantaggi dell’utilizzo di Asana per la pianificazione strategica di marketing
Adottando Asana come base per la pianificazione strategica di marketing, il team di Asana ha ottenuto una serie di vantaggi chiave:
Allineamento dei team e responsabilizzazione: Asana funge da piattaforma centralizzata per la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dello stato di tutte le iniziative di marketing. Con una chiara responsabilità e visibilità di attività, progetti e obiettivi, il team è più allineato e responsabile che mai.
Miglioramento della collaborazione e del coordinamento: Asana consente una comunicazione interfunzionale e una condivisione delle informazioni senza ostacoli. I team possono adattare i propri flussi di lavoro e processi alle proprie esigenze specifiche, mantenendo al contempo la visibilità in tutta l’organizzazione.
Miglioramento della visibilità e degli approfondimenti basati sui dati: con il monitoraggio in tempo reale di avanzamento, ostacoli e rischi, il team di marketing di Asana ha una visione migliore di ciò che sta accadendo. Questo approccio basato sui dati favorisce un processo decisionale e un’allocazione delle risorse più informati.
Semplificazione della creazione di resoconti e revisioni: integrando i dati di Asana con altre fonti, il team può creare resoconti e dashboard completi. Questo, a sua volta, alimenta le revisioni trimestrali dell’azienda, le riunioni mensili sulle metriche e altri importanti rituali di pianificazione.
La pianificazione strategica, resa più semplice
Stabilendo i giusti processi, riunioni e revisioni basate sui dati, l’intero reparto marketing di Asana ha allineato i team, migliorato la collaborazione e aumentato la visibilità durante il processo di pianificazione strategica. Le lezioni apprese possono aiutare altri professionisti del marketing a sfruttare appieno il potenziale di Asana per la propria pianificazione strategica e le proprie operazioni.
Guarda la pianificazione di marketing in azione
Con Asana, i team di marketing possono collegare il lavoro, standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.
