Gestione del lavoro per la pianificazione della roadmap digitale con Asana

La definizione di una roadmap digitale non significa solo creare una lista di cose da fare per i progetti, ma anche fare scelte intelligenti che portino a risultati concreti. Per definire una roadmap chiara e con priorità ben definite, è necessario allinearsi con gli stakeholder, stabilire priorità chiare e fare scelte difficili. Dani Spires, Head of Digital di Asana, conosce questa sfida a fondo. 

“Come team digitale, dobbiamo supportare le esigenze in continua evoluzione dell'azienda e, al tempo stesso, portare avanti iniziative tecniche. La pianificazione delle roadmap ci aiuta a trovare il giusto equilibrio”, afferma.

Per raggiungere questo obiettivo, il team di Dani rivaluta regolarmente le proprie priorità e tiene conto del feedback proveniente da tutta l’organizzazione, al fine di mantenere la roadmap in linea con gli obiettivi strategici. Non è facile, soprattutto quando si lavora con più stakeholder. È qui che entra in gioco Asana.

Quattro modi in cui Asana semplifica la pianificazione delle roadmap

Se eseguita correttamente, la definizione digitale della roadmap aiuta i team a dare priorità ai progetti di maggiore impatto, ponendo le basi per la crescita e mantenendo tutti concentrati su ciò che conta davvero. Come afferma Dani, l’obiettivo principale è “individuare le priorità del team e stabilire come possiamo distribuire le risorse per generare un impatto, mantenendo al contempo la concentrazione su altre iniziative”.

Per raggiungere questo obiettivo, i team hanno bisogno di uno spazio centralizzato in cui visualizzare i potenziali progetti, allinearsi sulla strategia, prendere decisioni e monitorare l'avanzamento, il tutto collaborando in modo fluido.

Di seguito elenchiamo i modi in cui Asana aiuta il team di Dani a raggiungere questo obiettivo.

Centralizzazione del lavoro relativo alla roadmap per garantire la visibilità

Una delle sfide più grandi nella creazione di una roadmap digitale è tenere aggiornati i partner interfunzionali durante l'intero processo. Secondo Dani, l’elenco degli stakeholder del team digitale è “lungo e variegato”: coinvolge molte persone con priorità e responsabilità diverse, che devono esprimere la loro opinione per consentire un processo decisionale accurato. Ciò significa che tenere tutti informati rappresenta una sfida.

Per risolvere questo problema, il team di Dani si affida alla funzionalità per i progetti di Asana per creare un progetto di roadmap principale che racchiuda tutte le iniziative digitali per l’anno fiscale. All'inizio del processo di definizione della roadmap, gli stakeholder e i team aggiungono i progetti che propongono alla roadmap principale come attività Asana, in modo che tutti possano vederli e dare il proprio contributo. 

Per esempio, immaginiamo che il team SEO preveda di aggiornare quattro pagine principali su Asana.com nel primo trimestre. Per raggiungere il loro obiettivo, avranno bisogno del supporto del team digitale per riprogettare i layout delle pagine, caricare nuovi contenuti e pubblicare gli aggiornamenti. Durante la fase iniziale di definizione della roadmap, il project manager SEO aggiunge alla roadmap digitale un'attività che corrisponde al progetto SEO, ad esempio “Aggiornamenti delle pillar page per il primo trimestre”. A questo punto, il team digitale esamina l'attività direttamente nella roadmap e utilizza le informazioni fornite per decidere se portare avanti o meno il progetto.

“Creando un piano centralizzato in un unico posto, possiamo offrire a tutti i nostri partner visibilità e la possibilità di esprimere la propria opinione nel corso del processo”, afferma Dani.

Prendere decisioni sulle risorse basate sui dati

Una volta che il team di Dani ha creato il suo progetto di roadmap digitale, il passaggio successivo è decidere quali progetti dovrebbero essere selezionati per la fase finale.

Tuttavia, non si tratta solo di scegliere il lavoro da svolgere. Con così tante parti interessate coinvolte, le richieste possono far superare rapidamente alla roadmap la capacità disponibile. Come osserva Dani, esiste un delicato equilibrio tra la definizione delle priorità per le iniziative fondamentali per l’azienda, come i progetti che generano contatti di vendita o la pipeline, e il lavoro tecnico strategico necessario per sostenere la crescita a lungo termine.

Per prendere queste decisioni, il team di Dani si affida ai campi personalizzati di Asana. Ogni volta che un richiedente aggiunge una proposta di progetto alla roadmap, etichetta l'attività con campi personalizzati pensati per aiutare il team a capire in che modo il progetto si inserisce nel quadro generale e a decidere se accettarlo o meno. Questi campi personalizzati includono:

• Trimestre di consegna: il trimestre di consegna previsto entro il quale il lavoro deve essere completato.

• Impegno: indica se il progetto è stato confermato e il livello di impegno.

• Priorità: il livello di priorità dell'attività o del progetto. 

• Team direttamente responsabile: quale team digitale sarà responsabile del progetto.

• Impegno: una stima numerica da 1 a 5 che indica il livello di complessità del progetto.

Una volta che i progetti sono stati aggiunti e contrassegnati con etichette, il team digitale valuta il proprio carico di lavoro e decide come distribuire le risorse tra i diversi tipi di progetti, come le iniziative strategiche, la manutenzione tecnica e il supporto agli stakeholder. Con una rapida occhiata ai campi personalizzati, i responsabili del pilastro digitale possono allinearsi facilmente sulla priorità di ogni progetto, sull’impegno richiesto e sul potenziale impatto, rendendo più facile finalizzare la roadmap.

“I nostri campi personalizzati ci permettono di avere conversazioni concrete sulla capacità”, afferma Dani. “Possiamo mostrare agli stakeholder cosa è stato richiesto, a cosa ci si è impegnati e il livello di impegno necessario, e poi utilizzare queste informazioni come base per le conversazioni sui compromessi.”

Inoltre, questi campi personalizzati aiutano il team di Dani a capire in che modo ogni progetto si allinea agli obiettivi principali di Asana. Etichettando le attività con l'obiettivo aziendale generale a cui contribuiscono, il team può avere la certezza che il lavoro che porta avanti supporta gli obiettivi strategici.

“Con Asana, tutto è collegato”, afferma Dani. “Possiamo vedere chiaramente in che modo le nostre priorità si collegano agli obiettivi di marketing e, in ultima analisi, agli obiettivi chiave dell'azienda.”

Collegare il lavoro tra team diversi

Sebbene la roadmap digitale sia la principale fonte di riferimento per i progetti del team digitale, non è l’unico progetto in gioco. Diversi team lavorano sulla base di roadmap multiple e sovrapposte, ad esempio i team di marketing, di sviluppo del prodotto o della customer experience. Questa sovrapposizione può facilmente comportare impegni duplicati e sprechi di risorse.

Per evitare che ciò accada, il team di Dani utilizza la funzionalità multihoming di Asana, che consente di includere la stessa attività in più progetti. Ad esempio, il progetto del team SEO relativo alla pagina principale per il primo trimestre può essere pubblicato contemporaneamente nella roadmap SEO, nella roadmap del content marketing e nella bacheca degli sprint di sviluppo web, in modo che tutti siano allineati ed evitando la duplicazione delle attività.

“La roadmap digitale è così vasta e coinvolge così tante aree aziendali che è facile che le attività vengano perse di vista”, afferma Dani. “Il multihoming consente ai nostri partner principali di prendere un progetto digitale e inserirlo nella loro roadmap. In questo modo, possiamo mantenere tutto collegato senza dover duplicare il lavoro.”

Fare in modo che il lavoro proceda secondo i piani grazie ai resoconti in tempo reale

Una volta che la roadmap è stata definita e il lavoro è iniziato, il team di Dani utilizza la Dashboard dei resoconti di Asana per monitorare l’avanzamento. La Dashboard offre una visione d'insieme dello stato del progetto, consentendo al team di risolvere rapidamente i problemi e di prevenire i colli di bottiglia.

 “Utilizziamo la funzionalità Dashboard per tenere sotto controllo i nostri progressi e capire a che punto siamo nel raggiungimento degli obiettivi aziendali”, afferma Dani. “Tutti possono vedere facilmente quali sono le attività prioritarie, quali sono bloccate e quali superano la capacità.”

Alla fine di ogni trimestre, il team digitale rivede la propria roadmap e la adegua in base a eventuali nuove priorità aziendali. Se ci sono cambiamenti che richiedono un diverso orientamento, vengono discussi durante le riunioni trimestrali, in cui il team decide quali progetti portare avanti. La roadmap aggiornata viene quindi condivisa con gli stakeholder per mantenere tutti allineati sulle modifiche.

Anche dopo la fine di un trimestre, il lavoro del team continua. Utilizzano le metriche della Dashboard per identificare i successi e le difficoltà e applicano queste informazioni alla pianificazione futura.

“Monitorando le date di inizio e di fine della nostra roadmap, possiamo vedere quanti progetti sono stati pianificati e completati entro le tempistiche stabilite”, afferma Dani. “In seguito, possiamo usare quei dati per avere una visione chiara dei nostri progressi anno dopo anno.” 

Mantieni la tua roadmap digitale nei tempi previsti

Una roadmap digitale ben gestita non deve essere per forza complicata. Con Asana, il tuo team può allinearsi sulle priorità, semplificare la collaborazione interfunzionale e prendere decisioni basate sui dati che supportano gli obiettivi strategici della tua organizzazione, ponendo le basi per ottenere risultati significativi.