L’Indice dell’anatomia del lavoro indica che i manager dedicano il 62% delle loro giornate lavorative a “lavoro superfluo”. Essendo responsabile dell’efficienza operativa, Sjoerd ha sfruttato la competenza tecnologica dell’azienda per evitare problemi di gestione durante la crescita dell’azienda. In primo luogo, l’azienda aveva bisogno di poter standardizzare le modalità di lavoro con l’ingresso di nuove acquisizioni, nonché di sapere come migliorare continuamente per aumentare l’efficienza operativa nel tempo. 

“Abbiamo scelto Asana perché consentiva agli utenti di impostare flussi di lavoro e gestire i loro carichi di lavoro senza bisogno di competenze tecniche”, ha spiegato Sjoerd. “E grazie alla possibilità di aggiungere attività a più progetti, possiamo combinare le attività di tutti i reparti in una panoramica generale del progetto, in modo da avere sempre sotto controllo tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno.” 

Iniziare a usare Asana è semplicissimo

Sfruttando le API di Asana, Sjoerd ha automatizzato la migrazione. E, attraverso l’empowerment, ha ottenuto l’adesione culturale necessaria per rendere il cambiamento duraturo. “Abbiamo trascorso due settimane con il team di gestione delle campagne per identificare i progetti attivi, ma Migrator.xyz ci ha evitato di dover trasferire manualmente il lavoro su Asana”, ha affermato Sjoerd. “Abbiamo istituito un help desk per l’assistenza tecnica, ma abbiamo lasciato ai responsabili il compito di decidere come coinvolgere al meglio i loro team e implementare il sistema. È stato utile il fatto che Asana abbia un’interfaccia così intuitiva: ha reso la transizione davvero semplice.” 

Il Work Management semplificato porta chiarezza

Team più grandi e carichi di lavoro più elevati espongono Leads.io al rischio di compartimentazioni operative, che potrebbero avere ripercussioni negative sull’azienda. Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro, il 22% dei dipendenti non rispetta le scadenze a causa dell’incertezza sulle priorità, mentre ogni anno vengono sprecate 129 ore per attività duplicate.

Offrendo maggiore chiarezza e trasparenza su ciò a cui ogni persona stava lavorando, Asana ha fornito un’unica fonte di riferimento che ha permesso a Leads.io di mantenere il controllo dell’azienda durante la sua espansione. Sjoerd ha spiegato: "Per generare lead per un cliente, potremmo dover creare più landing page, e ogni pagina viene considerata un progetto a sé stante. Le opzioni del portfolio su Asana ci aiutano a strutturare questi progetti separati e a monitorare lo stato attuale della campagna per ogni cliente.

“Colleghiamo le attività tra più progetti in modo che, quando spuntiamo un’azione – ad esempio, lavorare su nuovi contenuti creativi – lo stato venga aggiornato ovunque si trovi il progetto. Inoltre, la sezione Le mie attività è un modo molto pratico per garantire che i nostri dipendenti conoscano le loro priorità, possano organizzare il loro flusso di lavoro quotidiano e assegnare attività ad altri.”

I cambiamenti hanno anche eliminato la necessità di riunioni dedicate al "lavoro superfluo", un'attività per cui l'Indice dell'anatomia del lavoro evidenzia uno spreco di 129 ore all'anno. Come ha spiegato Sjoerd, “Con Asana, semplicemente non facciamo più certe riunioni. I nostri manager non devono più dedicare un’ora ogni mattina a definire le priorità e non organizziamo più grandi riunioni per fare il punto sullo stato delle campagne: chiunque può controllare Asana in qualsiasi momento. È un modo di lavorare molto più efficiente.”

Eliminando le lunghe email di gruppo, Asana ha semplificato la nostra gestione del lavoro.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer, Leads.io

Gli approfondimenti intelligenti consentono miglioramenti continui

Estrarre manualmente i dati per imparare dai progetti passati sarebbe costato a Leads.io più del progetto stesso. Ciò faceva sì che l’azienda operasse alla cieca, incapace di capire dove o come ottimizzare le prestazioni. Tuttavia, Asana porta anche chiarezza nei processi, che secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro potrebbe far risparmiare 257 ore all’anno.

Grazie alla possibilità di estrarre dati sulle prestazioni operative, Leads.io ha finalmente avuto accesso a informazioni sostenibili che consentono di determinare dove i miglioramenti continui avrebbero avuto l’impatto maggiore. “Il più grande vantaggio che Asana ci ha offerto è un miglioramento dei tassi di occupazione”, spiega Sjoerd. “Integrando Asana con il nostro strumento di Business Intelligence, Tableau, possiamo vedere quanto lavoro viene svolto, quanto tempo ci vuole per avviarlo e completarlo, e quanto dura ogni fase del processo e perché. Ci permette di avere un controllo molto migliore su ogni reparto, perché possiamo vedere come evolve il carico di lavoro di ciascuno - settimana dopo settimana, mese dopo mese, anno dopo anno - per identificare i periodi di picco e sapere quando assumere personale di supporto aggiuntivo.”

Asana ha ridotto i tempi di configurazione del nostro prodotto del 35%, comprese le approvazioni dei clienti.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer, Leads.io

I flussi di lavoro standardizzati definiscono le aspettative in anticipo

Sebbene sia un modo efficace per scalare, una strategia di acquisizione e creazione potrebbe aggiungere una complessità operativa non necessaria, a meno che Leads.io non implementi un modo di lavorare coerente in tutte le acquisizioni. Asana ha fornito un modo semplice per mettere tutti rapidamente sulla stessa lunghezza d'onda, il che, come dimostra l'Indice dell'anatomia del lavoro, può far risparmiare 5,4 ore alla settimana.

“Asana ha standardizzato i nostri processi e li ha resi facili da seguire”, ha affermato Sjoerd. “Le persone copiano semplicemente il modello nella campagna del cliente, che contiene tutte le attività che devono essere completate e consente di assegnare il lavoro ad altri. L’intero progetto è strutturato in modo chiaro e tutti sanno cosa ci si aspetta da loro.

“E poiché abbiamo impostato i nostri modelli come una grande checklist di azioni da completare, non abbiamo più bisogno di scrivere procedure operative standard: tutto è integrato nel flusso di lavoro.”

In passato, un responsabile delle campagne impiegava almeno due ore per completare i piani di prodotto. Asana lo fa in un secondo.

Sjoerd Knol, Chief Process Officer, Leads.io

Accelerare la traiettoria di crescita

Già un importante operatore del settore, Leads.io genera oltre 5 milioni di lead all’anno per 2.600 clienti in tutto il mondo. Tuttavia, l’azienda persegue ancora con determinazione la sua visione di diventare il leader mondiale nella lead generation, espandendosi ben oltre gli attuali 250 specialisti e gli 11 uffici internazionali per aiutare più aziende a raggiungere il proprio pubblico e a ottenere il miglior ROI possibile dai propri lead.

Sfruttare le funzionalità di Asana è fondamentale per questa crescita futura. “Quando lavoriamo alla strategia di una campagna tra diversi reparti, ci vuole tempo per inserire manualmente le informazioni giuste nel posto giusto e arrivare alle conclusioni corrette”, ha spiegato Sjoerd. “Ma se colleghiamo le API di Asana ai nostri sistemi esistenti, come il nostro strumento di performance marketing sviluppato internamente BERT, il portale clienti e Google Workspace, evitiamo la duplicazione degli sforzi e miglioriamo la qualità dei nostri dati, perché i campi personalizzati vengono compilati automaticamente. 

“Possiamo fare ancora di più quando colleghiamo le attività tra più progetti. Ad esempio, se applichiamo regole automatizzate per garantire che le nuove attività aggiunte a un modello vengano estratte dal back-end. In questo modo, non solo si riduce ulteriormente l’impegno manuale, ma si evita anche che qualsiasi nuova parte del processo vada persa o venga dimenticata man mano che cresciamo.

“In definitiva, Asana ci offre un modo migliore per realizzare la nostra visione del successo.”