Coupa scales to support customers with Asana

Elementi in evidenza

La sfida

• Prima di Asana, non esisteva uno spazio di lavoro centralizzato per monitorare e gestire le iniziative in tutta l'organizzazione di Value Services. 

• I diversi team utilizzavano una serie di strumenti e fogli di calcolo, il che frammentava il lavoro e rendeva difficile per i dirigenti visualizzare l'avanzamento a livello generale.

• Il PMO aveva bisogno di un processo di ricezione formale per poter organizzare e assegnare le priorità alle richieste in modo allineato e obiettivo.

La soluzione

• La leadership ha istituito un PMO per sviluppare soluzioni e ha scelto Asana per creare basi solide per la crescita.

• Ha scelto la piattaforma per offrire un modo efficiente di creare resoconti sullo stato dei progetti tra i vari team, per avere chiarezza su chi fa cosa ed entro quando e per evitare che il lavoro venga trascurato.

• Il PMO è stato il promotore della piattaforma e ha gradualmente esteso l'uso di Asana ad altri team. 

• Asana offriva un unico strumento per gestire le richieste, una panoramica del lavoro in corso e un modo per individuare e consolidare le attività duplicate.

I risultati

•  Oltre il 658% di tempo risparmiato in 3 anni: Coupa ha introdotto un PMO nel 2020 con Asana. Entro il 2023, ha risparmiato 135 giorni lavorativi all'anno, eliminando i compartimenti stagni e unificando il lavoro tra i team.

• Maggiore visibilità per la leadership: grazie ad Asana, il PMO di Coupa ha creato una roadmap organizzativa per i progetti futuri e ha raggruppato i progetti in corso in un portfolio per mostrare facilmente l’avanzamento rispetto agli obiettivi.

• Definizione obiettiva delle priorità dei progetti: l'istituzione di un sistema di classificazione numerica tramite un modulo di ricezione delle richieste su Asana ha aiutato l'organizzazione del PMO a definire le priorità dei nuovi progetti e a prendere decisioni efficaci per l'azienda.

Asana offre ai leader esecutivi visibilità sulla roadmap e sulle prestazioni della nostra organizzazione, in un unico posto.”

In che modo Asana aiuta Coupa a lavorare in modo più intelligente

Mostrare all’organizzazione cosa è possibile fare con un PMO e Asana

Oggi, le iniziative di Value Services in programma e in corso vengono monitorate su Asana, aiutando i clienti a raggiungere i loro obiettivi aziendali, dall'implementazione di Coupa all'adozione e oltre. I progetti includono l'implementazione di nuovi strumenti, come un CMS, un sistema di gestione della formazione e una piattaforma di comunicazione con i clienti per gli account manager.           

Ora i team di Value Services possono richiedere supporto per la gestione dei progetti e del programma al PMO tramite un sistema end-to-end su Asana che gestisce i progetti dalla richiesta alla roadmap fino alla consegna.

Richieste standardizzate per una migliore definizione delle priorità

La ricezione semplificata del lavoro aiuta i team a muoversi più velocemente

Prima di Asana, non esisteva un processo standardizzato per il monitoraggio e la gestione delle iniziative in tutta l'organizzazione di Value Services. L'organizzazione aveva bisogno di un processo di ricezione formale per poter organizzare e assegnare le priorità alle richieste in modo allineato e obiettivo.

Ora, affinché il PMO prenda in considerazione una richiesta di supporto, un team di Value Services deve inviare la propria iniziativa tramite un modulo Asana, che sottopone il progetto a un sistema di assegnazione della priorità. Questo sistema ha reso più rapido e obiettivo il processo decisionale relativo alla distribuzione delle risorse. Inoltre, i moduli di Asana aiutano il team PMO a raccogliere in anticipo informazioni importanti su un progetto, in modo da poter iniziare a lavorare più rapidamente. 

Definizione semplificata delle priorità dei progetti

• Il team raccoglie tutte le informazioni necessarie per avviare le richieste tramite un modulo di ricezione su Asana, che richiede dettagli quali il caso d'uso aziendale, gli sponsor esecutivi, i team coinvolti, le tempistiche e l'eventuale necessità di supporto tecnico. 

• I moduli chiedono inoltre a chi li invia di associare l'iniziativa ad almeno uno dei tre obiettivi aziendali, per garantire che il nuovo lavoro sia in linea con le priorità dell'azienda.

• Il team PMO utilizza le risposte ai moduli per assegnare un numero di priorità complessivo, che consente di classificare l'iniziativa rispetto ad altre.

• Quando un modulo viene inviato, crea un'attività corrispondente che viene inserita in una bacheca di ricezione delle richieste di progetto su Asana, dove il team PMO esamina la richiesta e il suo livello di priorità.

Abbiamo apportato un importante cambiamento nel modo in cui gestiamo le richieste per il PMO. Abbiamo integrato il punteggio di priorità nel nostro modulo Asana per le richieste di lavoro. Abbiamo eliminato la soggettività dal processo di assegnazione della priorità e abbiamo inserito il lavoro ad alto impatto nella nostra roadmap organizzativa.”

Miglioramento dell'allineamento e dell'esecuzione della roadmap

Una migliore visibilità per aiutare i leader a pianificare le attività in programma

La roadmap dei servizi a valore aggiunto registra e monitora tutto il lavoro in programma e in corso, offrendo alla leadership una panoramica di ciò che l’organizzazione dovrà affrontare. In questa fase preliminare all'avvio, il team può allineare tutti gli stakeholder, raccogliere i requisiti del progetto e concordare i traguardi.

Creazione efficiente delle roadmap dei progetti

I leader possono visualizzare ogni iniziativa imminente, rappresentata da un'attività nel progetto della roadmap dei servizi di valore.

• I campi personalizzati facilitano l'ordinamento, il filtraggio e la creazione di resoconti sul lavoro. Questi campi vengono compilati automaticamente in base al modulo originale e includono il livello di priorità, lo stato di approvazione, il trimestre di consegna e l'obiettivo strategico a cui è associato.

• Per le iniziative che richiedono il supporto del team PMO dei servizi tecnici, una sottoattività Asana viene assegnata automaticamente al team dei servizi tecnici per l'approvazione, garantendo così l'allineamento interfunzionale delle priorità della roadmap e la visibilità tra le due organizzazioni PMO.

• Quando il lavoro inizia, il PMO converte automaticamente l'attività di Asana in un progetto di Asana. In questo modo, si garantisce la continuità conservando le informazioni storiche relative all'invio del modulo originale.

Il cambiamento più grande che ho visto con Asana è che non lavoriamo in compartimenti stagni e c’è molta più visibilità. Tutti sono passati da ‘Cosa è meglio per il mio team?’ a ‘Cosa è meglio per l’azienda?’””

Pianificazione dei progetti semplificata e monitoraggio dell'avanzamento in tempo reale

La creazione di resoconti in tempo reale consente di tenere il lavoro sotto controllo

Il PMO di Coupa aveva bisogno di un modo efficiente per creare resoconti sullo stato dei progetti tra i vari team, avere chiarezza su chi fa cosa ed entro quando, ed evitare che il lavoro venga trascurato.

Monitoraggio dinamico dei progetti e dell'avanzamento

• I nuovi progetti vengono aggiunti automaticamente al portfolio “In corso” del team PMO su Asana, che mostra tutti i progetti attivi a colpo d’occhio. È facile visualizzare le date di scadenza, lo stato, i team di Value Services coinvolti e altro ancora.

• I team possono collaborare e monitorare il lavoro nel progetto Asana, e ogni due settimane vengono pubblicati aggiornamenti di stato dettagliati per ciascun progetto.

• Il team PMO ha creato un modello uniforme per questi aggiornamenti, che include l’obiettivo, i risultati ottenuti nelle ultime due settimane, gli ostacoli che richiedono attenzione e i passaggi successivi.

• Per creare report coerenti sulle principali metriche di performance dell'organizzazione, il team ha creato una Dashboard che monitora il lavoro in tutto il portfolio “In corso”, ad esempio il numero di progetti attivi per team, il numero di progetti per categoria di stato e la percentuale di progetti consegnati in tempo.

• I progetti completati vengono spostati in un portfolio denominato “Progetti completati” su Asana.

L'utilizzo di Asana per il nostro processo di ricezione delle proposte di progetto e di definizione delle priorità, per la roadmap organizzativa e per il monitoraggio dei progetti in corso ha rappresentato una svolta decisiva. Siamo in grado di gestire i progetti dalla richiesta alla consegna in modo rapido e di adattarli al ritmo di crescita della nostra azienda. ”

Da quando è stato creato il PMO con Asana come infrastruttura, si stima che l’organizzazione Value Services di Coupa abbia aumentato il proprio risparmio di tempo totale di oltre il 658% dal 2020 al 2023. Il PMO aiuta i suoi team a crescere e offre ai dirigenti visibilità sulle iniziative in tutta l'organizzazione, grazie a una roadmap con priorità definite e a resoconti standardizzati sullo stato di avanzamento. Il trasferimento dei processi su Asana ha semplificato la collaborazione tra il PMO e i team con cui collabora, consentendo di risparmiare circa 135 giornate lavorative all'anno, che in passato venivano dedicate ad attività superflue e ora vengono impiegate per generare un impatto maggiore. 

Il PMO continuerà a far comprendere il valore di Asana e della gestione dei progetti ai team di Coupa, aiutandoli a generare un impatto maggiore mentre l'azienda persegue la sua visione di rendere ogni dollaro speso dall'azienda più efficace, equo e sostenibile.