Quando il Chief Technology Officer, Matt Chang, è entrato in iCHEF nel 2016, il suo brief era chiaro. Ristrutturare il back-end di iCHEF in modo da semplificare la collaborazione e l’integrazione con terze parti, come le piattaforme di consegna di cibo. All'epoca, il team gestiva 20 progetti di ricerca e sviluppo all'anno. Per promuovere l'innovazione e ristrutturare il software, l'intera azienda avrebbe dovuto reinventare la collaborazione.  Quando Matt ha iniziato, il coordinamento tra i reparti era difficile nonostante l'utilizzo di uno strumento di project management. Non era facile condividere le attività tra i reparti e questa mancanza di trasparenza rallentava i processi. Matt ha deciso di trovare una piattaforma di gestione del lavoro che aumentasse la trasparenza e migliorasse la collaborazione. 

Trovare una piattaforma di gestione del lavoro per tutta l'azienda 

Il team di iCHEF aveva bisogno di uno strumento di gestione del lavoro che potesse essere utilizzato da ogni reparto, dall'ingegneria al marketing. Per innovare rapidamente, tutta l'azienda aveva bisogno di accedere alle stesse attività con una comunicazione chiara su responsabilità, scadenze e contesti del progetto. 

Dopo un attento processo di valutazione, il team di iCHEF ha scelto Asana perché offriva: 

• Funzionalità di collaborazione per un migliore coordinamento tra i reparti. 

• Un'interfaccia utente intuitiva per favorire un'implementazione più rapida. 

• Potenti analisi dei dati per consentire un processo decisionale più ponderato. 

La piattaforma di gestione del lavoro che abbiamo scelto doveva essere adatta a tutti i team. In definitiva, il nostro obiettivo era ottimizzare la collaborazione tra reparti creando processi trasparenti e condividendo i dati. Asana prometteva  una collaborazione ottimale tra i reparti, un'ottima usabilità e potenti funzionalità di analisi dei dati.

Matt Chang, CTO di iCHEF

Collaborazione con Master Concept per implementare Asana 

Il team di iCHEF ha collaborato con Master Concept, un partner di soluzioni di Asana, per implementare Asana. Esperti di software cloud e gestione dei progetti, il team di Master Concept ha aiutato iCHEF a creare i flussi di lavoro che avrebbero favorito la comunicazione interdipartimentale e gestito la complessità dei grandi progetti di ricerca e sviluppo. 

L'implementazione ha avuto un tale successo che ogni reparto ha iniziato a utilizzare Asana non solo per la gestione dei progetti di ricerca e sviluppo. Il team delle relazioni con i clienti ha iniziato a utilizzare Asana per monitorare le richieste di assistenza e le terze parti, come il partner dell’azienda per la riparazione dei POS, sono state incoraggiate a unirsi alla piattaforma.

Dall'implementazione, Asana è stata utilizzata per altri progetti oltre a quelli di ricerca e sviluppo. I reparti di tutta l'azienda utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro e  i risultati sono stati notevoli.

Matt Chang, CTO di iCHEF

Più progetti completati grazie a una migliore collaborazione 

Tutti i reparti di iCHEF ora utilizzano Asana. Da quando ha implementato la piattaforma, il team di iCHEF porta a termine circa 100 progetti all'anno. 

Alla base di questa maggiore efficienza ci sono i flussi di lavoro di Asana, che creano trasparenza e migliorano la collaborazione. Ecco tre modi in cui Asana sta facendo la differenza in iCHEF. 

Grazie ad Asana, abbiamo registrato un notevole aumento della nostra produttività. Siamo in grado di portare a termine più progetti, ottimizzando al contempo i nostri processi operativi per una maggiore efficienza.

Matt Chang, CTO di iCHEF

Una migliore collaborazione tra i reparti 

I portfolio e le bacheche dei progetti riuniscono il lavoro in un unico posto, aiutando i team di tutti i reparti a comprendere obiettivi, traguardi e priorità delle attività. Una migliore collaborazione ha aiutato l'azienda a diventare più resiliente. 

L'Indice dell'anatomia del lavoro rivela che il 79% del personale delle organizzazioni collaborative si sente ben preparato per affrontare le sfide. Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, il team di iCHEF ha dimostrato che questo era vero, rilasciando rapidamente funzionalità per aiutare i ristoranti a gestire ordini, pagamenti e consegne senza contatto. 

Asana ha ridotto la comunicazione non necessaria relativa ai progetti e ha reso più facile effettuare i cambiamenti necessari. In caso di emergenza, i membri del team possono rivalutare rapidamente le cronologie di progetto senza perdere di vista attività importanti.

Fan-yu Liang, Product Operations Manager di iCHEF 

Monitoraggio più efficace di migliaia di richieste al servizio clienti 

iCHEF riceve 5.000 richieste di assistenza clienti ogni mese. Il team usa i portfolio per ottenere una panoramica chiara di tutti i progetti correlati, dalla formazione pre-implementazione al monitoraggio del noleggio e della riparazione dei tablet. 

I leader comprendono l'avanzamento del servizio clienti a colpo d'occhio e i team procedono molto più velocemente.  Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 71% delle persone nelle aziende con obiettivi chiari ha dichiarato che era facile lavorare con gli stakeholder di altre funzioni. Questo è stato il caso di iCHEF, dove la trasparenza ha portato a una migliore collaborazione in merito alle richieste dei clienti. 

Monitorare le richieste di assistenza dei clienti come attività su Asana ha accelerato i tempi di elaborazione, facendoci risparmiare ore di lavoro. Il team può ora concentrarsi sul lavoro che offre più valore.

Fan-yu Liang, Product Operations Manager di iCHEF 

Gestione delle strategie di marketing omnicanale 

Lo specialista di marketing Hsuan Chou è un grande fan di Asana. La gestione di una strategia di marketing omnicanale ha messo Hsuan di fronte alla sfida di monitorare la comunicazione e i messaggi provenienti da diversi canali.

Hsuan e il team utilizzano le bacheche dei progetti, le attività e le sottoattività per monitorare le campagne di marketing e le richieste di comunicazione. La trasparenza delle attività consente a Hsuan di monitorare facilmente il completamento delle attività e di monitorare tutti i canali multimediali. 

Asana è stata una vera manna dal cielo! Sono in grado di lavorare molto più velocemente.  Ogni volta che vedo una nuova funzione, controllo immediatamente come può ottimizzare ulteriormente il mio processo di lavoro.

Hsuan Chou, specialista di marketing presso iCHEF 

Espandersi in nuovi mercati 

Il team di iCHEF è entusiasta di lanciare continuamente prodotti e funzionalità che aiutano i suoi clienti a migliorare l'azienda. L'azienda prevede di continuare a espandersi e ad adattare i servizi ai mercati locali. iCHEF continuerà a utilizzare Asana per gestire i flussi di lavoro e il team non vede l'ora di aumentare ulteriormente l'efficienza all'interno dell'azienda.