iCHEF aumenta la produttività e la collaborazione con Asana

Con sede a Taiwan, iCHEF è orgogliosa di aiutare oltre 13.000 aziende del settore dell'ospitalità a gestire gli ordini e le vendite in modo completamente digitale. Con iCHEF, i ristoranti utilizzano un'unica piattaforma per acquisire digitalmente gli ordini online o in loco, connettersi con le piattaforme di consegna, accettare pagamenti e raccogliere dati sui dati di vendita. Con decine di progetti di ricerca e sviluppo (R&S) realizzati ogni anno, iCHEF lancia costantemente prodotti e funzionalità per aiutare i titolari di ristoranti a migliorare le operazioni aziendali. Recentemente, l'azienda ha lanciato un nuovo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (o CRM, Client Relationship Management) che aiuta i ristoranti a gestire i programmi fedeltà, a monitorare gli ordini e a contattare i clienti con offerte personalizzate. Grazie al nuovo CRM, per i ristoratori sarà ancora più facile fidelizzare i clienti e proporre loro le proprie offerte.

Quando il Chief Technology Officer, Matt Chang, è entrato in iCHEF nel 2016, il suo brief era chiaro. Ristrutturare il backend di iCHEF in modo da semplificare la collaborazione e l’integrazione con terze parti, come le piattaforme di consegna di cibo. All'epoca, il team gestiva 20 progetti di ricerca e sviluppo all'anno. Per promuovere l'innovazione e realizzare la ristrutturazione del software, l'intera azienda avrebbe dovuto reinventare la collaborazione.  Quando Matt ha iniziato, il coordinamento tra i reparti era difficile, nonostante l'utilizzo di uno strumento di project management. Non era facile condividere le attività tra i vari Reparti e questa mancanza di trasparenza rallentava i processi. Matt ha deciso di trovare una piattaforma di gestione del lavoro che aumentasse la trasparenza e migliorasse la collaborazione. 

Trovare una piattaforma di gestione del lavoro per tutta l'azienda 

Il team di iCHEF aveva bisogno di uno strumento di gestione del lavoro che potesse essere utilizzato da tutti i Reparti, dall'Ingegneria al Marketing. Per innovare rapidamente, tutta l'azienda aveva bisogno di accedere alle stesse attività e di disporre di una comunicazione chiara su responsabilità, Scadenze e contesti dei progetti. 

Dopo un attento processo di valutazione, il team di iCHEF ha scelto Asana perché offriva: 

• Funzionalità di collaborazione per un migliore coordinamento tra i Reparti. 

• Un'interfaccia utente intuitiva per favorire un'implementazione più rapida. 

• Potenti funzionalità di analisi dei dati per consentire un processo decisionale più ponderato. 

La piattaforma di gestione del lavoro che avevamo scelto doveva essere adatta a tutti i team. In definitiva, il nostro obiettivo era ottimizzare la collaborazione tra i reparti creando processi trasparenti e condividendo i dati. Asana prometteva una collaborazione ottimale tra i Reparti, un'eccezionale facilità d'uso e potenti funzionalità di analisi dei dati.”

Collaborazione con Master Concept per l'implementazione di Asana 

Per implementare Asana, il team di iCHEF ha collaborato con Master Concept, un partner di soluzioni di Asana. Esperti di software cloud e gestione dei progetti, il team di Master Concept ha aiutato iCHEF a creare i flussi di lavoro che avrebbero favorito la comunicazione tra i vari reparti e consentito di gestire la complessità dei grandi progetti di ricerca e sviluppo. 

L'implementazione ha avuto un successo tale che tutti i Reparti hanno iniziato a utilizzare Asana non solo per la gestione dei progetti di ricerca e sviluppo. Il team delle relazioni con i clienti ha iniziato a utilizzare Asana per monitorare le richieste di assistenza e le terze parti, come il partner dell’azienda per la riparazione dei POS, sono state invitate a unirsi alla piattaforma.

Dall'implementazione, Asana è stata utilizzata per altri progetti oltre a quelli di ricerca e sviluppo. I vari Reparti dell'azienda utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro e i risultati sono stati notevoli.”

Più progetti completati grazie a una migliore collaborazione 

Ora, tutti i Reparti di iCHEF utilizzano Asana. Da quando ha implementato la piattaforma, il team di iCHEF porta a termine circa 100 progetti all'anno. 

Alla base di questo aumento dell'efficienza ci sono i flussi di lavoro in Asana, che creano trasparenza e migliorano la collaborazione. Di seguito elenchiamo tre modi in cui Asana sta facendo la differenza in iCHEF. 

Grazie ad Asana, la nostra produttività è aumentata in modo significativo. Siamo in grado di portare a termine un maggior numero di progetti, ottimizzando al contempo i nostri processi operativi per una maggiore efficienza.”

Migliore collaborazione tra i Reparti 

I portfolio e le bacheche dei progetti riuniscono il lavoro in un unico posto, aiutando i team di tutti i reparti a comprendere gli obiettivi, i traguardi e le priorità delle attività. Una migliore collaborazione ha aiutato l'azienda a diventare più resiliente. 

L'Indice dell'anatomia del lavoro rivela che il 79% del personale delle organizzazioni collaborative si sente ben preparato ad affrontare le sfide. Quando è scoppiata la pandemia di COVID-19, il team di iCHEF ha dimostrato che ciò era vero, lanciando rapidamente funzionalità per aiutare i ristoranti a gestire ordini, pagamenti e consegne senza contatto. 

Asana ha ridotto la comunicazione non necessaria relativa ai progetti e ha reso più facile effettuare i cambiamenti necessari. In caso di emergenza, i membri del team possono rivalutare rapidamente le cronologie di progetto senza trascurare attività importanti. ”

Monitoraggio più efficace di centinaia di richieste al servizio clienti 

iCHEF riceve 5.000 richieste di assistenza clienti ogni mese. Il team usa i portfolio per ottenere una panoramica chiara di tutti i progetti correlati, dalla formazione pre-implementazione al monitoraggio del noleggio e della riparazione dei tablet. 

I responsabili comprendono l'avanzamento del servizio clienti a colpo d'occhio e i team procedono molto più velocemente.  Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 71% delle persone che lavorano in aziende con obiettivi chiari ha dichiarato che è facile collaborare con gli stakeholder di altre funzioni. Questo è avvenuto in iCHEF, dove la trasparenza ha portato a una migliore collaborazione per quanto riguarda le richieste dei clienti. 

Monitorare le richieste di assistenza dei clienti come attività su Asana ha accelerato i tempi di elaborazione, facendoci risparmiare ore di lavoro. Ora il team può concentrarsi sul lavoro che apporta maggior valore.”

Gestione delle strategie di marketing omnicanale 

Hsuan Chou, specialista di marketing, è un grande fan di Asana. La gestione di una strategia di marketing omnichannel ha messo Hsuan di fronte alla sfida di monitorare la comunicazione e i messaggi provenienti da diversi canali.

Hsuan e il team utilizzano le bacheche dei progetti, le attività e le sottoattività per monitorare le campagne di marketing e le richieste di comunicazione. La trasparenza delle attività consente a Hsuan di monitorare facilmente il completamento delle attività e di tenere sotto controllo tutti i canali multimediali. 

Asana è stata una vera manna dal cielo! Riesco a lavorare molto più velocemente.  Ogni volta che scopro una nuova funzione, verifico immediatamente come può ottimizzare ulteriormente il mio processo di lavoro.”

Espandersi in nuovi mercati 

Il team di iCHEF è entusiasta di lanciare continuamente prodotti e funzionalità che aiutano i suoi clienti a migliorare la loro azienda. L'azienda intende continuare a espandersi e ad adattare i servizi ai mercati locali. iCHEF continuerà a utilizzare Asana per gestire i suoi flussi di lavoro e il team è impaziente di aumentare ulteriormente l'efficienza all'interno dell'azienda.