Neha Ghosh, Marielle Martin e Shani Tucker sono tre membri del team che lavorano per realizzare la mission di B Lab. Neha svolge il ruolo di amministratrice IT e responsabile del prodotto e della tecnologia, supervisionando gli strumenti e l’ecosistema tecnologico di B Lab per aiutare l’organizzazione a operare in modo più efficiente. Marielle è l’event planner di B Lab e organizza eventi per le aziende certificate B Corp, i team interni e le aziende interessate a saperne di più su come ottenere la certificazione. E Shani, la designer del team di marketing, gestisce gli standard creativi e del marchio per il mercato statunitense e canadese.

Quando Neha è entrata a far parte di B Lab, ha notato che i team utilizzavano più strumenti in tutta l’organizzazione. Senza un luogo centrale in cui i membri del team potessero monitorare il lavoro, nessuno aveva una visione chiara di ciò che veniva effettivamente svolto. Di conseguenza, i carichi di lavoro tra i team non erano bilanciati, i dipendenti erano sovraccarichi o frustrati e i processi erano sempre più inefficienti. Ad esempio, Shani impiegava settimane in più per produrre le risorse per le campagne di marketing e il team di Marielle non era in grado di supportare altri eventi. Nel suo ruolo di amministratrice IT, Neha ha deciso che B Lab doveva semplificare e adottare uno strumento centralizzato per gestire il proprio lavoro.

Soddisfare l’esigenza di semplicità

Nella ricerca di uno strumento, Neha si è concentrata su tre esigenze principali:

• Un modo per ottimizzare i flussi di lavoro e i processi creando modelli di progetto, gestendo la pianificazione degli sprint e spostando la comunicazione dai compartimenti stagni a un unico spazio centralizzato.

• Le viste personalizzate consentono a tutti di monitorare il proprio lavoro e gestire i flussi di lavoro a modo proprio.

• Uno strumento per colmare le lacune tra i team, in modo che chiunque possa inviare nuove richieste di lavoro ad altri team e visualizzare insieme l’avanzamento del lavoro. Tutti possono capire a cosa stanno lavorando i colleghi del team e quanto lavoro stanno svolgendo.

Per selezionare uno strumento, Neha e il suo team hanno adottato un approccio tipico di un vero e proprio laboratorio: gruppi di test con gli utenti. Dopo aver testato vari prodotti, i gruppi hanno scelto Asana perché offriva più viste, una chiara struttura del team, modelli per semplificare i flussi di lavoro, una raccolta online di risorse formative e prezzi speciali per le organizzazioni no-profit.

B Lab ha creato un’intera mini-cultura attorno all’adozione e all’implementazione di Asana, sviluppando diverse sessioni di formazione basate sui flussi di lavoro e sui ruoli e identificando i promotori all’interno di ciascun team per promuovere le best practice. Insieme a video e tutorial, i promotori di B Lab hanno contribuito a diffondere l’utilizzo di Asana in tutta l’organizzazione.

La chiave per aiutare le persone a comprendere il valore di Asana è stata quella di individuare i punti di integrazione tra i diversi strumenti che utilizzano: una volta che hanno potuto collegare i software specifici per i flussi di lavoro ad Asana, hanno capito subito.

Neha Ghosh, Assistenza clienti e amministratrice IT - Prodotto e tecnologia

I processi di marketing e design sono più rapidi e trasparenti

Per i progetti interfunzionali come i lanci di marketing, il team di Shani gestisce gli sprint e le richieste per i team creativi e di marketing con Asana. Ciò consente alle persone di visualizzare lo stato del lavoro, comprendere i carichi di lavoro dei team interfunzionali e inviare le proprie richieste attraverso vari canali, come Slack o Moduli Google. Quando sono in grado di lavorare insieme in modo più efficace sugli sprint, i team di marketing e design realizzano campagne e contenuti creativi per il brand più rapidamente.

Usare Asana per rispondere alle richieste mi aiuta a essere completamente trasparente con gli stakeholder interfunzionali sulla disponibilità e le scadenze del team.

Shani Tucker, grafica

La semplificazione della produzione di eventi consente di organizzare 12 volte più eventi

La gestione di un calendario di eventi di grandi dimensioni con Asana consente a Marielle di semplificare i processi per tutti gli eventi utilizzando i modelli. Inoltre, offre ai team interfunzionali visibilità sugli eventi che Marielle e il suo team stanno organizzando e sulla quantità di lavoro che sono in grado di gestire. In effetti, l’uso di Asana ha aiutato Marielle a moltiplicare per dodici il numero di eventi organizzati dal suo team, passando da un evento annuale a oltre dodici eventi attualmente organizzati per i dipendenti, le B Corp certificate e la comunità in generale.

Con Asana, siamo passati dall’organizzare un evento annuale ad averne più di dodici in programma durante l’anno. È stato entusiasmante aumentare la nostra capacità di supportare il coinvolgimento con le nostre società certificate, la comunità e il personale.

Marielle Martin, organizzatrice di eventi

L’onboarding con Asana prepara i dipendenti al successo

L’onboarding dei nuovi assunti con Asana consente a Neha e all’intera organizzazione B Lab di aiutare tutti i dipendenti a essere sulla stessa lunghezza d’onda fin dal primo giorno in cui entrano a far parte del team. I nuovi assunti si sentono più benvenuti e inclusi, e l’uso di Asana offre loro un’esperienza complessivamente positiva. Per Neha e i neoassunti di B Lab, “l’intero processo sembra più professionale e curato con Asana”, hanno affermato.

Realizzare grandi cambiamenti invece di risolvere piccoli problemi

In quanto organizzazione non-profit, B Lab è impegnata su più fronti e vuole risolvere un’ampia gamma di problemi. Con Asana, possono organizzare meglio le loro idee, concentrarsi sul lavoro con il maggior impatto e portarlo a termine in modo efficiente. E tenendo a mente i loro obiettivi per il 2020, ovvero diventare un’organizzazione più inclusiva e globale, sono pronti a concentrarsi sul lavoro più importante che possono svolgere.

L’utilizzo di Asana ci consente di concentrarci sui sistemi più ampi e sulle grandi linee del cambiamento che vogliamo realizzare, invece di cercare di risolvere ogni piccolo problema.

Shani Tucker, grafica