Proses Stage-Gate: Cara mencegah risiko proyek

Proses Stage-Gate mencegah risiko proyek dengan menetapkan area untuk ditinjau di setiap tahap siklus proyek. Proses ini paling umum digunakan dalam pengembangan produk untuk memastikan produk berada pada kondisi terbaik sebelum diluncurkan. Anda akan membuat gerbang di antara fase proyek, dan setiap gerbang menentukan kriteria yang harus dipenuhi proyek untuk bergerak maju. Metodologi ini membantu Anda menghindari kesalahan di sepanjang siklus proyek untuk meningkatkan peluang keberhasilan proyek. 

Apa itu proses Stage Gate dalam manajemen proyek?

Proses Stage Gate—juga disebut proses phase gate—adalah metodologi yang meningkatkan hasil proyek dan mencegah risiko dengan menambahkan gate, atau area untuk ditinjau, di seluruh rencana proyek Anda. Kerangka Kerja ini paling umum digunakan untuk proyek pengembangan produk, tetapi berguna untuk proyek kompleks apa pun.

Proses ini membagi proyek menjadi beberapa tahap dan gate di antara setiap tahap berfungsi sebagai checkpoint. Saat menggunakan Kerangka Kerja ini, Anda akan membagi tugas proyek ke dalam beberapa tahap berdasarkan milestone penting. Kemudian, tentukan prasyarat untuk setiap tahap. Pastikan proyek Anda memenuhi prasyarat ini sebelum beralih ke tahap berikutnya.

Gol dari proses Stage-Gate adalah untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan hasil proyek. Jika Anda tidak mengetahui kesalahan dalam proyek sejak dini, kesalahan tersebut dapat saling menumpuk dan menjadi lebih sulit untuk diperbaiki. Namun, saat Anda sering merujuk ke rencana proyek saat Anda menindaklanjutinya, Anda akan melihat kesalahan dengan lebih jelas dan dapat segera mengatasinya. Memiliki beberapa checkpoint juga memberikan kejelasan saat anggota tim bekerja sama pada tugas proyek.

Kapan menggunakan proses Stage-Gate

Proses Stage-Gate paling umum digunakan untuk meningkatkan proses pengembangan produk. Proyek pengembangan produk sering kali merupakan proyek besar yang melibatkan tim lintas fungsi. Proses Stage Gate menyederhanakan proyek dengan menyediakan checkpoint agar semua orang memiliki pemahaman yang sama. Anda dapat menggunakan proses ini saat mengembangkan produk atau saat mengerjakan inisiatif kompleks lainnya, seperti pembaruan situs web atau kampanye pemasaran.

​​Gunakan proses Stage-Gate:

• Dengan tim lintas fungsi

• Dengan tim jarak jauh yang besar

• Saat mengerjakan proyek yang kompleks 

Jenis proyek yang mendapat manfaat dari proses Stage-Gate:

• Pengembangan produk baru

• Inisiatif tingkat perusahaan, seperti kampanye pemasaran atau perombakan proses.

Jika Anda adalah tim lintas fungsi, proses Stage Gate dapat meningkatkan kolaborasi. Gerbang membantu anggota tim untuk saling percaya dan merasa yakin dalam pekerjaan mereka karena mereka tahu tim lain telah mengatasi masalah proyek. Jika Anda bekerja dari jarak jauh, proses ini juga dapat menyederhanakan komunikasi tim dan mengurangi jumlah pertanyaan dan kekhawatiran yang Anda terima.

6 fase proses Stage-Gate

Ada enam tahap berbeda dalam proses Stage Gate, dimulai dari nol. Setiap tahap mewakili area pengembangan. Bagilah linimasa proyek dan tugas terkait ke dalam beberapa tahap ini sehingga rencana proyek memiliki progresi logis.

Tahap 0. Penemuan 

Tahap penemuan adalah untuk ideasi proyek. Kumpulkan riset dan siapkan sesi curah pendapat untuk mengidentifikasi hal yang ingin Anda capai.

Tahap 1. Ruang Lingkup

Setelah memiliki ide yang solid, Anda akan beralih ke fase penentuan ruang lingkup berikutnya. Tentukan persyaratan proyek, identifikasi pemangku kepentingan, dan tetapkan gol proyek.

Tahap 2. Kasus bisnis 

Selanjutnya, Anda akan membuat kasus bisnis untuk memperkuat rencana proyek dan menggunakan riset untuk membenarkan gol proyek.

Tahap 3. Pengembangan

Tahap pengembangan adalah saat ide-ide Anda menjadi hidup. Ini adalah saat tim proyek membuat hasil akhir proyek, seperti produk, laporan, atau kampanye.

Tahap 4. Uji dan validasi

Untuk pengembangan produk, uji produk Anda untuk memastikan produk tersebut memenuhi gol proyek dan standar industri. Untuk proyek yang tidak menyertakan produk, gunakan tahap ini untuk menyempurnakan hasil akhir Anda. Cari area yang dapat Anda tingkatkan sebelum menyelesaikan. 

Tahap 5. Peluncuran

Tahap terakhir melibatkan peluncuran produk atau pengiriman hasil akhir kepada pemangku kepentingan utama.

Di antara tahap-tahap ini, Anda akan memiliki gerbang. Gates membantu Anda maju melalui setiap fase proyek dengan mengonfirmasi kelayakan dan keakuratan tahap sebelumnya.

5 gerbang dari proses Stage Gate

Gerbang dalam proses Stage Gate bergantung pada hal yang telah Anda capai di tahap sebelumnya. Misalnya, tahap nol adalah penemuan, jadi gerbang pertama akan meninjau kualitas ide proyek Anda. Dengan begitu, Anda tidak melanjutkan dengan ide yang tidak layak.

Gerbang 1. Kualitas ide

Tinjau kualitas dan kelayakan ide proyek Anda.

Gerbang 2. Tinjauan eksekusi

Pastikan gol dan persyaratan proyek Anda realistis untuk ide yang Anda pikirkan.

Gerbang 3. Alasan bisnis

Nilai apakah kasus bisnis Anda logis dan periksa efisiensi rencana tindakan terkait.

Gerbang 4. Tinjauan rencana tindakan

Tentukan apakah Anda telah menyelesaikan semua hal dalam rencana tindakan dengan benar.

Gerbang 5. Pemeriksaan pra-peluncuran

Tinjau kualitas dan akurasi hasil akhir sebelum memulai proses peluncuran.

3 tugas dalam setiap gerbang

Untuk setiap gerbang, Anda akan memiliki tiga tugas:

1. Tetapkan persyaratan Anda untuk kebutuhan proyek guna bergerak maju. 

2. Tetapkan kriteria untuk mengukur kesuksesan proyek. 

3. Akhiri setiap gerbang dengan membuat kemungkinan hasil. 

Gunakan pertanyaan-pertanyaan berikut untuk memandu prosesnya:

Persyaratan apa yang dibutuhkan proyek untuk bergerak maju?

• Hasil akhir

• Milestone

Kriteria apa yang dapat kita gunakan untuk mengukur keberhasilan proyek?

• Kesesuaian strategis

• Produk dan keunggulan kompetitif

• Daya tarik pasar

• Kelayakan teknis

• Kompetensi inti

• Risiko dan imbalan keuangan

Apa saja kemungkinan hasil gerbang?

• Go: Proyek cukup layak untuk dikejar.

• Kill: Proyek tidak layak untuk dikejar.

• Tahan: Proyek sedang dijeda, tetapi dapat dilanjutkan dalam kondisi tertentu.

• Daur ulang: Proyek memerlukan penyesuaian lebih lanjut untuk bergerak maju.

Meskipun ini adalah gate dan kriteria standar untuk proses Stage Gate, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan rencana proyek. Misalnya, jika Anda membuat kampanye peluncuran produk, kriteria Anda mungkin beralih ke kriteria digital, bukan pengukuran yang berfokus pada produk.

Templat proses Stage-Gate

Berikut ini contoh proses Stage Gate, dengan setiap tahap dan gerbang diberi label. Proyek harus melewati setiap gerbang sebelum beralih ke fase proyek berikutnya.

Gunakan templat di bawah ini untuk mengisi proses inovasi produk atau strategi pemasaran Anda selanjutnya.

Manfaat menggunakan proses Stage-Gate

Proses Stage-Gate dapat mendorong efisiensi peluncuran proyek atau produk dengan memastikan hasil akhir Anda memenuhi ekspektasi. 

Manfaat lain dari proses Stage Gate meliputi:

• Mengurangi risiko: Memeriksa proyek di setiap gerbang mengurangi risiko proyek karena Anda dapat mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mengatasinya saat muncul.

• Peningkatan kinerja tim: Anggota tim dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka saat mengetahui proyek mereka bebas dari kesalahan dan berada di jalur yang tepat untuk mencapai kesuksesan.

• Peningkatan hasil proyek: Anda akan memberikan hasil terbaik saat meninjau proyek secara menyeluruh.

• Kolaborasi tim yang efisien: Anggota tim dapat bekerja sama dengan mudah saat memiliki kejelasan tentang progres proyek.