Atasi masalah untuk selamanya: 4 tantangan perencanaan organisasi dan solusinya

Memobilisasi seluruh organisasi itu sulit. Proses sering kali melibatkan banyak pemangku kepentingan dan Alur Kerja, sementara tim bekerja secara terpisah dengan alat dan metode kolaborasi mereka sendiri. Akibatnya, mencoba menjalankan rencana bisnis Anda dapat terasa seperti mengubah kapal tanker besar—lambat, kikuk, dan tidak efisien. 

Namun, tidak harus seperti itu. Kami telah mendalami empat tantangan perencanaan organisasi umum sehingga Anda dapat mempersiapkan diri dengan solusi yang tepat untuk setiap tantangan. Artinya, tidak ada lagi kekacauan dan kebingungan. Sebaliknya, Anda dapat menjaga keselarasan setiap tim, bahkan saat Anda beralih untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah. 

3 cara mengubah manajemen proyek perusahaan Anda

Tonton demo langsung dan sesi Tanya Jawab untuk membantu Anda menyederhanakan penetapan gol, mempercepat perencanaan tahunan, dan mengotomatiskan cara tim menerima pekerjaan strategis.

Tonton webinar

1. Sulit untuk mengoordinasikan rencana di seluruh bagian

Pekerja saat ini berkolaborasi 50 persen lebih banyak daripada 12 tahun lalu, tetapi perusahaan masih berjuang untuk mencapai rencananya. Faktanya, 48 persen dari semua organisasi gagal memenuhi setidaknya setengah dari target strategis mereka, bahkan saat tenaga kerja mereka berkolaborasi lebih banyak dari sebelumnya. 

Menurut riset dari The Work Innovation Lab, pelaku utamanya adalah beban kerja kolaboratif yang berlebihan—menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pembaruan status, menghadiri rapat, dan menanggapi email dan pesan. Beban kolaboratif berlebih terjadi saat pemimpin terlalu banyak mengindeks kolaborasi, berpikir lebih banyak selalu lebih baik. Akibatnya, mereka mengabaikan pentingnya koordinasi, yang memungkinkan tim bekerja secara mandiri menggunakan kerangka kerja dan cara kerja yang telah ditentukan sebelumnya. 

Perencanaan organisasi membutuhkan banyak koordinasi. Tim dapat mengadakan rapat dan membahas rencana tanpa henti, tetapi tidak ada yang terjadi tanpa proses terstruktur. Jadi, jika Anda kesulitan menerapkan rencana strategis di seluruh Business, cari cara untuk membangun lebih banyak struktur. Berikut cara memulainya: 

Solusinya

• Buat proses perencanaan yang telah ditentukan. Susun panduan langkah demi langkah tentang cara para pemimpin harus membuat dan membagikan rencana setiap tahun selama perencanaan tahunan—termasuk langkah-langkah penting seperti rapat, meminta anggaran, mendapatkan persetujuan, dan mengomunikasikan rencana ke seluruh tim. Memiliki proses yang telah ditentukan sebelumnya membantu tim mencentang setiap kotak selama perencanaan, tanpa melewatkan langkah-langkah penting apa pun. 

• Tata berdasarkan gol. Gol adalah panduan untuk memandu pegawai saat mereka menentukan pilihan, seperti proyek yang harus diprioritaskan dan cara mengalokasikan sumber daya tim. Saat Anda mengomunikasikan gol dengan jelas, tim kepemimpinan tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan upaya untuk mengarahkan pekerja ke arah yang benar. Sebaliknya, semua orang tahu hal yang penting bagi bisnis dan hal yang harus mereka fokuskan. Banyak perusahaan menggunakan tujuan dan hasil kunci (OKR) untuk mencapai hal ini. OKR mengikuti format sederhana namun fleksibel ini: "Saya akan (tujuan) yang diukur berdasarkan (hasil kunci)." 

• Pusatkan koordinasi. Perencanaan menjadi lebih kompleks saat tim menggunakan alat dan proses yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Pemangku kepentingan tidak hanya perlu mengoordinasikan linimasa dan dependensi, mereka juga perlu meluangkan waktu ekstra untuk membagikan dan menemukan informasi—resep sempurna untuk penundaan dan miskomunikasi. Sebagai gantinya, satukan pekerjaan setiap tim ke dalam satu platform kolaborasi. Ini menyederhanakan proses perencanaan dengan memungkinkan semua fungsi untuk berkomunikasi, melihat rencana, dan melacak pekerjaan di satu tempat. 

2. Anda tidak dapat beradaptasi dengan cukup cepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah

Business penuh dengan hal-hal yang tidak diketahui. Sulit untuk memprediksi kapan pasar keuangan akan berubah, kapan pesaing akan mengubah strategi mereka, atau kapan risiko tak terduga lainnya akan mengancam untuk menggagalkan rencana Anda. Bagian besar dari perencanaan organisasi adalah kemampuan untuk beradaptasi saat hal tak terduga terjadi. Namun, meskipun 60% perusahaan percaya kemampuan beradaptasi menjadi lebih penting dalam sepuluh tahun terakhir, hanya 43% pegawai yang mengatakan organisasi mereka pandai mengelola perubahan. 

Untungnya, tidak harus seperti itu. Meskipun mengubah strategi bisnis itu sulit, strategi ini dapat membantu tim memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah dengan lancar—dan cepat. 

Solusinya

• Buat proses penerimaan dan permintaan perubahan yang telah ditetapkan. Perencanaan tahunan hanya dilakukan setahun sekali. Di antaranya, permintaan dan inisiatif baru akan muncul, dan Anda memerlukan proses untuk mengevaluasi dan memprioritaskan ide-ide baru tersebut terhadap tujuan yang ada. Membangun proses penerimaan standar membantu perusahaan Anda tetap fleksibel dan menyesuaikan sepanjang tahun. Dengan memperjelas langkah selanjutnya dan pemilik untuk setiap permintaan baru, tim dapat bergerak lebih cepat dan membuat keputusan yang lebih baik. 

• Buat struktur pengambilan keputusan yang jelas. Saat perubahan terjadi, seseorang perlu memutuskan cara untuk bergerak maju. Rencanakan lebih awal dan buat proses untuk menentukan cara, waktu, dan pihak yang harus membuat keputusan. Salah satu opsi adalah Kerangka Kerja RAPID®, yang mengidentifikasi lima peran utama untuk keputusan besar: Recommend (Rekomendasikan), Agree (Setujui), Perform (Lakukan), Input (Masukkan), dan Decide (Putuskan). Kami merekomendasikan untuk menggunakan satu Kerangka Kerja universal untuk semua pilihan besar Anda, jadi semua orang mengikuti langkah yang sama dan membuat pilihan berkualitas tinggi. 

• Buat proyek dan proses yang fleksibel. Fleksibilitas sangat penting untuk memenuhi kebutuhan Business yang terus berubah. Alih-alih membuat rencana dengan dokumen statis dan alat komunikasi, masukkan ke dalam satu platform kolaborasi. Dengan begitu, jika perlu mengubah pendekatan, Anda dapat dengan mudah memperbarui dan mengomunikasikan proses di organisasi. Contohnya, bayangkan Anda perlu meningkatkan produksi kreatif menggunakan agensi. Jika proses produksi kreatif Anda sudah ada di satu platform manajemen kerja, Anda dapat dengan cepat memperbarui serah terima, automasi, dan pemilik di seluruh perusahaan. 

3. Anda tidak memiliki data yang andal untuk melacak kinerja gol

Data yang baik sangat penting untuk menjaga gol bisnis tetap sesuai rencana. Jika tidak, tidak mungkin untuk mengetahui kapan Anda perlu mengalihkan sumber daya atau menyesuaikan strategi Anda saat proses berjalan. Meskipun analitik yang andal itu penting, lebih dari 80% perusahaan mengandalkan data lama untuk pengambilan keputusan. Menurut sebuah studi oleh Dimensional Research, hampir sembilan dari sepuluh perusahaan melaporkan bahwa mereka tidak dapat menarik wawasan real-time dari sistem lama mereka untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas. 

Kurangnya data real-time membahayakan strategi perusahaan. Namun, taktik ini dapat membantu Anda mengumpulkan analitik yang lebih andal untuk mengambil keputusan yang lebih baik, lebih cepat. 

Solusinya

• Pusatkan pelacakan gol dan pekerjaan. Memantau progres gol mengharuskan Anda mengetahui Tugas dan milestone mana yang telah selesai, mana yang terlambat, dan mana yang akan datang. Hampir tidak mungkin melakukan ini saat tim melacak pekerjaan di berbagai tempat (atau jika mereka tidak melacak pekerjaan sama sekali). Sebaliknya, menggunakan platform manajemen kerja memungkinkan Anda menyimpan setiap tugas, milestone, dependensi, dan tenggat di satu tempat—sehingga memudahkan Anda untuk menarik laporan dan menganalisis progres yang telah dicapai. 

• Tautkan alat analitik Anda. Riset dari The Work Innovation Lab menunjukkan bahwa ketika semua pegawai menggunakan perangkat lunak manajemen kerja yang sama untuk melaporkan dan melacak progres, mereka 60% lebih mungkin merasa sangat produktif. Alih-alih berpindah-pindah di antara berbagai alat analitik, pilih platform manajemen kerja yang terintegrasi dengan aplikasi seperti Salesforce dan Tableau. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan manfaat penuh dari beberapa platform analitik yang andal sekaligus tetap memusatkan data di satu tempat. 

4. Sulit mengalokasikan sumber daya di berbagai Tim

Setiap rencana membutuhkan sumber daya agar berjalan lancar. Namun, tanpa wawasan gambaran besar tentang hal yang sedang dikerjakan tim, sulit untuk mengatur staf untuk inisiatif yang paling penting bagi bisnis—dan memastikan pekerjaan tetap sesuai rencana. Meskipun visibilitas itu penting, laporan dari ProSymmetry menemukan bahwa 41% responden kesulitan dengan visibilitas ke sumber daya yang tersedia. 

Kurangnya visibilitas terjadi saat tim tidak mendokumentasikan dengan tepat hal yang sedang dikerjakan orang, dan pada waktu tertentu, di setiap program. Sebaliknya, mereka mengandalkan komunikasi bolak-balik dengan manajer dan pemimpin untuk menentukan ketersediaan, yang tidak pernah benar-benar akurat. Akibatnya, sulit untuk memperkirakan secara akurat sumber daya yang akan tersedia untuk inisiatif mendatang, apalagi memahami kapasitas tim saat ini. Ini adalah masalah besar—penelitian menunjukkan bahwa kontributor terbesar dari manajemen sumber daya yang buruk adalah kurangnya perkiraan dan perencanaan kapasitas yang memadai. 

Jika Anda kesulitan dengan manajemen sumber daya, strategi ini dapat membantu Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang sumber daya di seluruh organisasi—jadi Anda dapat memastikan inisiatif terpenting memiliki staf yang tepat. 

Solusinya

• Lacak durasi pekerjaan. Ini sangat penting untuk membuat rencana sumber daya yang akurat. Gunakan fitur atau app pelacakan waktu untuk mendokumentasikan persyaratan waktu untuk berbagai jenis pekerjaan, seperti membangun fitur web baru atau menyusun proposal. Dengan data itu, Anda dapat mengukur perbandingan linimasa aktual dengan perkiraan awal dalam rencana organisasi dan menyesuaikan sumber daya. 

• Pantau beban kerja tim. Untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif, Anda perlu melihat sekilas apa yang sedang dikerjakan tim, sekarang dan di masa depan. Buat sistem untuk mendokumentasikan pekerjaan semua orang dan proyek baru yang akan datang. Di sinilah perangkat lunak manajemen kerja benar-benar dapat berperan. Karena semua pekerjaan didokumentasikan di satu tempat, Platform manajemen kerja memberikan tampilan lengkap tentang cara tim dialokasikan dan sumber daya yang tersedia di seluruh Business Anda. Hasilnya, Anda dapat dengan cepat mengalihkan beban kerja dan memprioritaskan pekerjaan yang paling berdampak besar. 

Sederhanakan proses perencanaan organisasi Anda

Perencanaan organisasi tidak harus begitu sulit. Pelajari cara Asana dapat membantu Anda mendapatkan visibilitas total ke status pekerjaan, jadi Anda dapat membuat keputusan yang tepat—dengan cepat. 

3 cara mengubah manajemen proyek perusahaan Anda

Tonton demo langsung dan sesi Tanya Jawab untuk membantu Anda menyederhanakan penetapan gol, mempercepat perencanaan tahunan, dan mengotomatiskan cara tim menerima pekerjaan strategis.

Tonton webinar