Cara menguasai perencanaan organisasi dalam 5 langkah mudah

Setiap organisasi adalah teka-teki yang kompleks, dengan berbagai proyek, tugas, dan gol yang tersebar di seluruh tim dan bagian. Secara individual, bagian-bagian ini mungkin tampak terputus-putus, tetapi ketika disatukan, mereka membentuk gambaran kesuksesan. 

Perencanaan organisasi sangat penting untuk menyelaraskan elemen-elemen ini dengan memetakan gol umum perusahaan Anda dan menghubungkannya dengan tugas individu. Proses ini memberdayakan Anda untuk melihat kesesuaian setiap bagian pekerjaan—jadi Anda dapat memahami kontribusinya terhadap gol umum organisasi dan memastikan semua upaya bergerak ke arah yang sama. Mari kita lihat cara melakukannya. 

Apa itu perencanaan organisasi?

Perencanaan organisasi adalah proses menentukan gol utama perusahaan dan memetakan langkah-langkah strategis serta taktis yang diperlukan untuk mencapainya, menyelaraskan aktivitas harian dengan visi jangka panjang perusahaan.

Proses perencanaan organisasi meliputi menentukan tujuan perusahaan, menetapkan tujuan yang jelas, dan mengembangkan rencana untuk mewujudkan tujuan ini. Hasil dari perencanaan organisasi adalah rencana organisasi, yang merupakan rencana tindakan terstruktur yang menguraikan tugas spesifik yang akan dilakukan organisasi dan pegawai untuk mencapai gol yang ditetapkan.  

Apa saja fase perencanaan organisasi?

Perencanaan organisasi adalah proses multilangkah yang dibagi menjadi empat fase berbeda, dengan setiap fase berfokus pada berbagai aspek strategi dan operasi organisasi. 

Empat fase perencanaan organisasi adalah: 

• Perencanaan strategis: Menguraikan gol dan tujuan jangka panjang organisasi. Fase ini melibatkan pemikiran menyeluruh tentang tujuan strategis, misi, visi, dan tujuan perusahaan, memastikan gol selaras dengan arah keseluruhan organisasi. 

• Perencanaan taktis: Mengembangkan strategi spesifik untuk mencapai gol perusahaan. Biasanya, ini meliputi menguraikan gol jangka pendek yang selaras dengan tujuan perusahaan yang lebih besar. 

• Perencanaan operasional: Mengalihkan fokus ke operasi sehari-hari yang mendukung rencana taktis. Fase ini meliputi perincian tugas, alur kerja, dan penugasan spesifik yang memastikan aktivitas sehari-hari terhubung dengan tujuan strategis. 

• Perencanaan kontingensi: Rencanakan dan persiapkan diri untuk keadaan dan peristiwa tak terduga yang dapat mengganggu progres Anda. Selama fase ini, Anda harus mengembangkan rencana cadangan dan strategi respons untuk potensi gangguan, seperti gangguan rantai pasokan atau perubahan mendadak dalam kondisi pasar. 

Membuat rencana organisasi: Proses lima langkah 

Mengembangkan rencana organisasi yang efektif meliputi pemecahan tiga fase pertama dari proses perencanaan organisasi—perencanaan strategis, taktis, dan operasional—menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. 

Berikut cara melakukannya: 

1. Mengembangkan rencana strategis

Untuk menyusun rencana strategis, mulailah dengan menyatukan manajer dan kepala bagian tingkat tinggi organisasi Anda. Kemudian, nilai posisi perusahaan saat ini—dan ke mana Anda ingin membawanya—untuk mengembangkan gol strategis umum. 

Meninjau pernyataan misi dan visi organisasi, melakukan analisis SWOT, dan mengukur kinerja area utama adalah teknik yang dapat Anda gunakan untuk memahami peluang perusahaan dan menetapkan gol bisnis ini. Ingat, rencana strategis Anda harus menguraikan gol SMART gambaran besar yang terikat waktu, dapat dicapai, dan selaras dengan misi dan nilai-nilai perusahaan Anda. 

2. Ubah rencana Anda menjadi langkah-langkah taktis

Setelah mengembangkan rencana strategis, saatnya untuk menguraikan tujuan jangka panjang menjadi gol jangka pendek yang lebih mudah dikelola. Ini biasanya melibatkan manajer menengah dan menetapkan gol departemen yang mendukung tujuan tingkat yang lebih tinggi. Langkah ini harus mencakup pengembangan linimasa, milestone, dan metrik kinerja yang jelas sehingga Anda dapat melacak progres secara efektif dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.  

Langkah ini sering kali melibatkan peluncuran inisiatif baru yang selaras dengan gol strategis Anda. Katakanlah tujuan umum yang Anda tetapkan dalam rencana strategis adalah "meningkatkan pangsa pasar secara keseluruhan sebesar 15% dalam tiga tahun ke depan." Anda dapat menguraikan tujuan tersebut menjadi gol jangka pendek seperti "meluncurkan lini produk baru dalam 12 bulan ke depan" atau "meningkatkan keterlibatan pelanggan sebesar 20% selama kuartal berikutnya." Dengan menerjemahkan rencana Anda menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang mendukung tujuan Anda yang lebih besar, Anda membuat peta jalan yang jelas untuk diikuti oleh organisasi—dan memastikan semua orang bekerja untuk mencapai gol bersama. 

3. Rencanakan operasi harian

Setelah menguraikan rencana strategis menjadi langkah-langkah taktis, langkah Anda selanjutnya adalah menjadi lebih terperinci dengan menerjemahkan langkah-langkah tersebut menjadi tindakan sehari-hari. Ini mungkin melibatkan penyiapan proyek umum yang selaras dengan gol jangka pendek Anda, menetapkan jadwal kerja untuk berbagai tim dan bagian, dan mengirimkan penugasan tugas kepada pegawai perorangan. 

Mari kita kembali ke contoh sebelumnya. Jika gol jangka pendek Anda adalah "meningkatkan keterlibatan pelanggan sebesar 20% selama kuartal berikutnya," operasi harian Anda mungkin mencakup penjadwalan sesi pelatihan rutin untuk tim penjualan, mengembangkan strategi pemasaran untuk meningkatkan interaksi pelanggan, dan menugaskan anggota tim tertentu untuk mengembangkan strategi keterlibatan. Perencanaan terperinci ini memastikan bahwa aktivitas harian Anda selaras dengan pencapaian gol jangka pendek—yang pada akhirnya berarti memenuhi tujuan strategis Anda. 

4. Sampaikan dan terapkan rencana Anda

Setelah seluruh rencana dipetakan—mulai dari tujuan strategis umum hingga aktivitas harian yang mendukungnya—langkah selanjutnya adalah mengomunikasikan rencana tersebut kepada organisasi Anda. 

Mulailah dengan mengadakan rapat semua pihak yang memperkenalkan visi dan rencana strategis Anda kepada organisasi, lalu tindak lanjuti dengan pesan tingkat perusahaan yang secara jelas menguraikan gol umum dan detail gol jangka pendek yang perlu dicapai untuk meraih gol tersebut. Selama langkah ini, manajer Anda harus mengomunikasikan tugas individu yang menjadi tanggung jawab anggota tim mereka dan menjelaskan cara pekerjaan tim mereka terhubung dengan tujuan perusahaan. 

5. Pantau dan sesuaikan rencana Anda sesuai kebutuhan 

Pekerjaan Anda belum selesai hanya karena Anda telah mengembangkan dan menerapkan rencana. Penting untuk memantau progres Anda secara real-time sehingga Anda dapat mengatasi hambatan yang mungkin muncul. Anda harus  secara rutin meninjau tolok ukur jangka pendek untuk melihat apakah Anda berhasil melacak tujuan keseluruhan dan menyesuaikannya jika perlu.

Mari kita kembali ke contoh sebelumnya. Dalam skenario ini, tujuan umum Anda adalah "meningkatkan pangsa pasar secara keseluruhan sebesar 15% dalam tiga tahun ke depan." Untuk berkontribusi pada hal ini, Anda menetapkan gol jangka pendek untuk "meningkatkan keterlibatan pelanggan sebesar 20% selama kuartal berikutnya." Setelah peninjauan, mungkin Anda menemukan bahwa Anda tidak melacak gol ini karena interaksi pelanggan yang lebih rendah dari yang diharapkan pada platform digital baru. 

Untuk menyelaraskan kembali dengan tujuan, Anda perlu menyesuaikan rencana. Ini mungkin berarti menetapkan gol jangka pendek baru seputar peningkatan pengalaman pengguna di platform digital Anda atau menawarkan konten online yang lebih menarik. Menyesuaikan strategi Anda sebagai tanggapan atas tantangan real-time membuat Anda tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai gol jangka panjang.

Praktik terbaik perencanaan organisasi

Merasa kewalahan? Berikut TL;DR untuk memastikan proses perencanaan organisasi yang lancar dan sukses:

• Selaraskan tujuan Anda dengan visi dan misi perusahaan

• Mulai proses perencanaan Anda dengan templat perencanaan strategis untuk mengurangi pekerjaan di awal

• Buat rencana yang dapat ditindaklanjuti dan terikat waktu

• Bagi tujuan jangka panjang menjadi gol jangka pendek yang dapat dicapai

• Petakan tugas individu ke gol jangka pendek

• Sesuaikan rencana Anda dengan tantangan secara real-time 

• Manfaatkan teknologi untuk menyederhanakan proses perencanaan dan pelacakan progres

• Mengomunikasikan rencana Anda dengan jelas kepada pemangku kepentingan

• Tinjau dan sempurnakan rencana Anda secara berkala 

Kuasai perencanaan organisasi dengan Asana

Ucapkan selamat tinggal pada proses perencanaan yang terputus-putus. Dengan memanfaatkan platform manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat dengan mudah menghubungkan pekerjaan individu tim dengan gol organisasi, memastikan bahwa setiap proyek selaras dengan tujuan organisasi, dan melacak progres gol secara real-time. Hasil akhirnya adalah teka-teki yang selesai dengan sempurna dengan setiap bagian di tempatnya. 

Pertanyaan umum tentang perencanaan organisasi

Masih punya pertanyaan tentang perencanaan organisasi? Kami punya jawabannya.

Mengapa perencanaan organisasi itu penting?

Perencanaan organisasi memberikan peta jalan untuk perusahaan Anda, menguraikan tujuan utama dan langkah-langkah taktis yang akan Anda ambil untuk mencapainya. Dengan menyelaraskan upaya berbagai bagian, tim, dan individu untuk mencapai gol bersama, perencanaan organisasi menciptakan keselarasan, mendorong kejelasan, dan memberdayakan perusahaan untuk mencapai golnya. 

Apa peran teknologi dalam perencanaan organisasi?

Perencanaan organisasi meliputi pemetaan tujuan organisasi strategis dan umum serta menghubungkannya dengan gol jangka pendek dan tugas individu sehari-hari. Memanfaatkan teknologi, seperti platform manajemen kerja, memungkinkan organisasi memanfaatkan fitur yang menghubungkan tugas harian dengan tujuan strategis dan memberikan pelacakan progres real-time. Kemampuan ini menyederhanakan perencanaan organisasi dan membuatnya lebih efisien. 

Apa saja contoh umum perencanaan organisasi?

Meskipun perencanaan organisasi biasanya mengacu pada strategi di balik gol organisasi yang menyeluruh, hal ini juga dapat merujuk pada perencanaan dalam subset spesifik perusahaan. Jenis perencanaan organisasi yang umum meliputi:

• Perencanaan pengembangan tenaga kerja, yang membahas pelatihan pegawai dan pertumbuhan karier, serta kepegawaian jangka panjang dan gol sumber daya manusia. 

• Perencanaan keuangan dan anggaran, yang berfokus pada manajemen fiskal sehari-hari serta perencanaan keuangan jangka panjang. 

• Perencanaan ekspansi, yang meliputi strategi untuk pertumbuhan bisnis dan ekspansi pasar.

• Perencanaan produk dan layanan, yang berfokus pada pengembangan dan manajemen produk dan layanan perusahaan.