Fast tracking vs. crashing: Panduan kompresi jadwal

Batas waktu proyek Anda segera tiba, dan setelah beberapa kali analisis, Anda menyadari bahwa tim tidak akan dapat mencapai tujuan proyek pada kecepatan saat ini. Sebagai manajer proyek, ini bisa menjadi skenario yang membuat stres. 

Untungnya, ada beberapa teknik kompresi jadwal manajemen proyek yang dapat Anda gunakan. Dalam artikel ini, kami membahas fast tracking vs. Crashing, dan kapan menggunakannya untuk memampatkan linimasa proyek Anda.

Apa itu kompresi jadwal?

Kompresi jadwal adalah teknik manajemen proyek yang digunakan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Strategi hemat waktu ini digunakan saat proyek perlu selesai lebih cepat dari yang diperkirakan atau terlambat dari jadwal. Ini meliputi evaluasi jadwal dan Alur Kerja awal untuk mengidentifikasi cara mempercepat tugas tanpa melewatkan gol proyek. Metode utama yang digunakan untuk kompresi jadwal adalah fast tracking dan project crashing. 

Apa itu fast tracking?

Fast tracking berarti mengubah jadwal proyek sehingga tugas tertentu tumpang tindih dan dilakukan secara bersamaan, bukan secara berurutan. Anda hanya dapat melakukan fast tracking pada proyek jika tidak ada dependensi antara tugas yang masih harus diselesaikan.

Untuk memvisualisasikan hal ini, bayangkan Bagan Gantt dengan dua tugas: salah satunya sedang berlangsung, dan yang lainnya tidak diatur untuk dimulai sampai setelah tugas sebelumnya selesai. Fast tracking memindahkan tugas kedua sehingga tugas tersebut berjalan secara paralel langsung dengan tugas pertama, jadi kedua tugas selesai pada saat yang sama. Harap diperhatikan bahwa ini hanya dapat dilakukan jika tugas kedua tidak bergantung pada tugas pertama. 

Gunakan teknik fast tracking saat proyek berisiko tidak selesai dalam Batas waktu. 

Apa itu project crashing?

Project crashing adalah teknik kompresi jadwal yang memasukkan sumber daya tambahan untuk menyelesaikan dua tugas secara bersamaan. Project Management Body of Knowledge (Panduan PMBOK®) mendefinisikan teknik crashing sebagai cara untuk mempersingkat jadwal proyek Anda dengan biaya tambahan yang paling sedikit. Biaya tambahan terkecil adalah seberapa besar biaya untuk menambahkan satu unit produk tambahan yang diproduksi. Ini mungkin sulit diukur dalam industri seperti pengembangan perangkat lunak, tetapi dapat dengan mudah dilacak dalam industri terkait produksi seperti manufaktur. 

Fast tracking vs. crashing

Memilih antara fast tracking dan crashing bergantung pada kebutuhan proyek dan aset yang tersedia. Fast tracking sering kali merupakan pendekatan pertama saat waktu mendesak karena biasanya tidak memerlukan sumber daya tambahan—hanya penataan ulang aktivitas untuk berjalan secara paralel. Namun, ini meningkatkan risiko kesalahan karena banyak tugas ditangani sekaligus. Di sisi lain, project crashing memerlukan banyak sumber daya, membutuhkan tenaga atau jam kerja ekstra, tetapi dapat lebih terkontrol dan berisiko lebih rendah dalam hal manajemen tugas.

Misalnya, pada proyek konstruksi, jika pekerjaan fondasi lebih cepat dari jadwal, Anda dapat melakukan fast-tracking dengan memulai fase pembuatan kerangka secara bersamaan, bukan menunggu fondasi selesai sepenuhnya. Namun, jika fase pembuatan kerangka itu sendiri terlambat, Anda mungkin akan mengerahkan sumber daya tambahan pada proyek dengan membawa kru tambahan untuk bekerja lebih lama guna memenuhi jadwal semula. Pilihan bergantung pada apakah proyek dapat mengakomodasi peningkatan risiko dan kebutuhan koordinasi fast tracking atau apakah memiliki anggaran untuk mendukung sumber daya tambahan dari crashing.

Kapan sebaiknya Anda menggunakan fast-tracking atau crashing?

Teknik pemampatan jadwal proyek ini biasanya digunakan saat proyek tidak sesuai rencana untuk memenuhi batas waktu. Menggunakan fast tracking dan crashing secara bersamaan dapat mempercepat penyerahan proyek. 

Meskipun menggunakan kedua teknik secara bersamaan adalah cara terbaik untuk mempercepat penyelesaian proyek, Anda juga dapat menggunakan satu teknik saja jika perlu. Misalnya, jika Anda tidak memiliki anggaran untuk merekrut lebih banyak anggota tim, Anda mungkin tidak dapat menerapkan crashing pada proyek. Tim Anda mungkin harus bekerja dua kali lebih cepat atau menarik anggota tim dari tim lain untuk melakukan fast tracking.

Apa saja manfaat manajemen proyek dengan fast tracking?

Dari memperketat jadwal hingga meningkatkan hubungan klien, fast tracking menonjol sebagai pendekatan strategis dengan banyak keuntungan. Tambahkan manfaat utama fast tracking ini ke perangkat perencanaan proyek Anda.

Linimasa proyek yang lebih singkat

Fast tracking dapat secara signifikan mengurangi durasi keseluruhan proyek. Dengan melakukan tugas secara bersamaan yang awalnya direncanakan untuk dimulai secara berurutan, manajer proyek dapat mempersingkat jadwal awal mereka hingga beberapa hari, minggu, atau bahkan bulan.

Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Fast tracking dapat menghasilkan penggunaan sumber daya yang lebih efisien. Saat tugas tumpang tindih, tim dan peralatan dapat digunakan tanpa gangguan, yang berpotensi mengurangi waktu yang dibutuhkan.

Kepuasan klien yang lebih baik

Menyelesaikan proyek lebih cepat sering kali menghasilkan klien yang lebih bahagia. Dengan menunjukkan kemampuan untuk memenuhi atau melampaui batasan waktu, manajer proyek dapat meningkatkan hubungan klien dan membangun kepercayaan.

Keunggulan kompetitif

Mampu menyelesaikan proyek lebih cepat dapat membedakan organisasi dari para pesaingnya. Saat klien membutuhkan hasil dengan cepat, kecepatan ini dapat menjadi nilai jual besar yang membantu Anda mendapatkan pekerjaan.

Mitigasi potensi penundaan

Fast tracking dapat menjadi tindakan pencegahan terhadap potensi penundaan. Mengerjakan beberapa tugas sebelum jadwal dapat membuat buffer yang dapat membantu jika terjadi penundaan tak terduga di tahap selanjutnya dalam proyek.

Potensi kekurangan fast tracking dan crashing proyek

Meskipun merupakan teknik manajemen proyek umum untuk menjaga durasi proyek tetap sesuai batas waktu, fast tracking dan crashing proyek tidak boleh dijadikan standar. Teknik-teknik ini dapat membantu dalam situasi darurat, tetapi memiliki beberapa kekurangan.

Peningkatan risiko burnout tim

Risiko utama dari fast tracking adalah kemungkinan besar tim Anda akan kewalahan. Anggota tim mengantisipasi untuk mengambil sejumlah tugas di awal proyek, tetapi saat Anda melakukan fast tracking, mereka mungkin harus mengambil pekerjaan tambahan dan tidak terduga. Hal ini pada akhirnya dapat meningkatkan risiko burnout. 

Salah satu cara untuk mencegah hal ini adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek yang memudahkan Anda untuk memantau progres dan melacak pekerjaan yang harus diselesaikan tim. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang mengidentifikasi beban kerja tim dapat membantu Anda memvisualisasikan siapa yang tersedia dan siapa yang membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Biaya lebih tinggi

Gol dari project crashing adalah untuk menambah sumber daya sehingga Anda dapat bergerak lebih cepat untuk menepati batas waktu. Ini biasanya berarti peningkatan biaya dalam bentuk jumlah karyawan tambahan untuk tim Anda. Meskipun gol dari crashing adalah menggunakan biaya tambahan seminimal mungkin, biaya tambahan tersebut masih mungkin dapat mendorong proyek Anda melampaui anggaran.

Cara mudah untuk mencegah proyek melampaui anggaran adalah dengan menyertakan pembaruan anggaran dalam pembaruan status rutin. Ini membuat manajer proyek dan pemangku kepentingan lainnya mengetahui setiap kendala anggaran saat itu terjadi.

Pekerjaan berkualitas lebih rendah

Dengan banyaknya tugas yang terjadi secara bersamaan, manajer proyek mungkin kesulitan memantau semua hasil akhir proyek. Tergantung sumber daya yang Anda miliki dan bandwidth tim, kualitas pekerjaan dapat dibatalkan hanya dengan sifat bergerak lebih cepat. 

Untuk mengatasi hal ini, sisihkan beberapa sumber daya khusus untuk jaminan kualitas. Menambahkan lapisan tinjauan tambahan dapat mencegah tim menghasilkan pekerjaan dengan kualitas lebih rendah. 

Cara mempercepat atau memperpendek Jadwal proyek

Jika Anda dalam kesulitan dan perlu memampatkan linimasa proyek, berikut langkah-langkah dasar yang perlu Anda ambil. 

1. Identifikasi kebutuhan proyek

Sebelum memadatkan linimasa proyek, Anda perlu mengidentifikasi progres proyek dalam keadaan saat ini. Berikut beberapa pertanyaan yang harus Anda jawab sebagai manajer proyek:

• Berapa banyak waktu yang perlu dihemat? Mengidentifikasi seberapa banyak waktu yang perlu dihemat dapat membantu Anda menentukan seberapa sedikit (atau seberapa banyak) yang Anda butuhkan untuk mempercepat dan memperpendek linimasa proyek. 

• Adakah tugas di jalur kritis yang tidak dapat tumpang tindih? Pertahankan tugas di jalur kritis dalam satu jalur, tetapi pertimbangkan untuk menjadwalkan ulang tugas lain yang tidak bergantung pada jalur kritis sehingga tugas tersebut dikerjakan secara bersamaan.

• Adakah sumber daya tambahan yang tersedia untuk saya gunakan? Berdasarkan rencana manajemen sumber daya, apakah Anda memiliki sumber daya tambahan yang tersedia? Ini mungkin berarti ruang tambahan dalam anggaran untuk menyewa dukungan eksternal atau anggota tim tambahan untuk membantu. 

Contoh proyek sebelum fast tracking:

Tim desain sedang mengerjakan proyek desain ulang merek. Dalam linimasa awal, desainer ditugaskan untuk memperbarui berbagai aset secara berurutan setelah pedoman merek baru ditetapkan. Setelah melihat linimasa di alat manajemen proyek, tim menjadwalkan ulang desainer untuk bekerja secara simultan guna memperbarui aset bermerek sehingga proyek memakan lebih sedikit waktu.

2. Sesuaikan jadwal proyek

Berdasarkan kebutuhan yang Anda identifikasi pada langkah sebelumnya, konfigurasikan ulang jadwal proyek agar sesuai dengan linimasa yang dipadatkan.

Untuk memvisualisasikan proses ini, gunakan Bagan Gantt. Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk menggambarkan linimasa berbagai tugas dalam proyek. Dalam satu baris tugas, Anda dapat menampilkan aktivitas jalur kritis yang perlu dilakukan, dan dalam baris tugas yang terpisah, namun paralel, tampilkan semua item lain yang perlu diselesaikan. 

Memvisualisasikan proyek adalah cara mudah untuk memberi tahu pemangku kepentingan proyek tentang perubahan dalam linimasa, dan juga menunjukkan siapa melakukan apa dan hingga kapan.

Sebelum fast tracking:

Setelah fast tracking:

3. Memantau kinerja

Dengan proyek fast-tracking yang sedang berlangsung, inilah saatnya untuk memantau kinerja. Jika Anda menambahkan anggota tim tambahan untuk memampatkan linimasa proyek, pastikan mereka mengetahui ruang lingkup, jadwal, dan durasi proyek saat ini. Pantau progres untuk memastikan kualitas pekerjaan masih sesuai dengan standar tim proyek Anda. Luangkan waktu untuk memeriksa hasil akhir dan tugas secara berkala guna memastikan proyek masih sesuai dengan ekspektasi Anda.

Selain mengevaluasi kualitas pekerjaan, pantau biaya proyek Anda. Kompromi paling umum dari teknik Crashing adalah biaya tambahan. Gol utama menggunakan teknik crashing adalah menggunakan anggaran sekecil mungkin, tetapi tetap memenuhi batas waktu. Jika Anda melihat bahwa biaya proyek meningkat dengan cepat, kurangi sebanyak mungkin untuk tetap dalam batas ruang lingkup proyek.

4. Tinjau dan ulangi

Meskipun tidak ada yang merencanakan proyek yang terkompresi, penting untuk memantau hal-hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat Anda tingkatkan untuk proyek berikutnya. Mengadakan rapat evaluasi setelah proyek selesai dapat membantu Anda mengidentifikasi cara untuk menghindari fast-tracking atau crash pada proyek Anda berikutnya. 

Berikut beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan:

• Apa yang berjalan dengan baik selama proyek ini?

• Apa yang berjalan buruk selama proyek ini?

• Adakah aspek proyek yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan?

• Apa tantangan terbesar yang Anda hadapi selama proyek ini?

Pertanyaan Umum: Fast tracking vs. Crashing

Apakah fast tracking ide yang bagus?

Fast tracking dapat menjadi ide yang bagus dalam manajemen proyek, terutama ketika kendala waktu menuntut penyelesaian yang lebih cepat. Namun, ini melibatkan kemajuan melalui beberapa fase atau tugas secara bersamaan, yang meningkatkan risiko miskomunikasi dan kesalahan, berpotensi menyebabkan lebih banyak pengerjaan ulang nantinya. Namun, fast tracking dapat bermanfaat ketika waktu yang dihemat lebih besar daripada risikonya.

Apa contoh fast tracking jadwal?

Contoh fast tracking jadwal mungkin melibatkan proyek desain ulang situs web di mana pembuatan konten dimulai bersamaan dengan desain tata letak, alih-alih menunggu desain selesai. Progresi tugas paralel ini dapat mempersingkat linimasa tanpa menunggu setiap tugas selesai sebelum memulai tugas berikutnya. Pada akhirnya, proyek akan selesai lebih cepat daripada jadwal berurutan.

Apa alasan terjadinya **crashing** proyek?

Crashing proyek sering digunakan saat proyek jauh tertinggal dari jadwal atau saat ada kebutuhan mendesak untuk mempersingkat waktu penyerahan proyek. Alasan utamanya termasuk memenuhi batas waktu yang ditetapkan, menghindari penalti karena keterlambatan, atau memanfaatkan peluang yang memerlukan penyelesaian proyek yang lebih cepat.

Apa yang dapat saya lakukan selain melakukan project crashing?

Alih-alih melakukan project crashing, Anda dapat mempertimbangkan teknik seperti fast tracking atau mengoptimalkan perangkat lunak manajemen proyek alur kerja untuk mengelola dan menyederhanakan tugas proyek dengan lebih baik. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi inefisiensi dan area yang perlu ditingkatkan tanpa biaya tambahan dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan Crashing.

Kelola linimasa proyek dengan platform manajemen proyek

Fast tracking dan crashing dapat membantu tim Anda menyelesaikan proyek tepat waktu, tetapi, terlepas dari strategi, semua orang harus memiliki pemahaman yang sama terkait tugas dan linimasa. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat manajemen kerja, seperti Asana. Asana membantu tim bekerja sama di satu ruang bersama sehingga mereka dapat segera mengidentifikasi hal yang harus dilakukan, hal yang menjadi prioritas, dan kapan pekerjaan harus diselesaikan.