Apa itu metode estimasi? 6 teknik untuk perencanaan proyek

Seperti mengetahui apakah harus menyiapkan perlengkapan untuk cuaca cerah atau bersalju, menghitung persyaratan proyek sebelum mengimplementasikannya dapat membantu Anda menghindari kesalahan yang tidak diinginkan. Jika menurut Anda mengenakan bikini saat badai salju itu canggung, coba beri tahu atasan Anda bahwa Anda memerlukan perpanjangan batas waktu untuk hasil akhir yang penting atau meminta tambahan biaya beberapa ribu dolar untuk menyelesaikan proyek Anda. 

Metode estimasi proyek dapat membantu Anda menghindari hal tak terduga saat merencanakan proyek. Meskipun tidak mungkin memperhitungkan setiap kemungkinan skenario yang mungkin muncul, Anda dan pemangku kepentingan dapat merasa yakin bahwa Anda memiliki hal yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. 

Apa itu metode estimasi proyek?

Metode estimasi proyek adalah teknik yang membantu Anda memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek secara akurat. Meskipun estimasi yang akurat mungkin tampak seperti oksimoron, perhitungan ini diperlukan untuk memastikan Anda, tim, dan semua pemangku kepentingan proyek sepakat tentang hal yang dibutuhkan sebelum proyek dimulai.

Cara menggunakan metode estimasi dalam manajemen proyek

Estimasi yang akurat sangat penting untuk perencanaan proyek yang baik. Namun, selama tahap awal siklus proyek, Anda mungkin tidak memiliki pemahaman yang tepat tentang semua persyaratan proyek. 

Gunakan metode estimasi untuk membuat perkiraan kasar tentang hal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Umumnya, manajer proyek menerapkan metode ini tepat setelah fase inisiasi proyek untuk mendokumentasikan kendala proyek yang diproyeksikan. Namun, jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana, Anda selalu dapat merujuk kembali ke metode ini untuk memperbarui perkiraan. 

Metode estimasi untuk manajemen proyek Agile

Berbeda dengan perencanaan proyek tradisional, proyek Agile menggunakan pendekatan iteratif untuk mengirimkan proyek dalam sprint singkat. Karena struktur ini, proyek Anda akan melalui fase perkiraan awal untuk menetapkan fitur dan persyaratan proyek, lalu membuat perkiraan ulang selama setiap sprint. Untuk memasukkan estimasi proyek ke dalam Alur Kerja Agile, gunakan teknik estimasi ini selama retrospektif sprint untuk memperbarui persyaratan proyek berdasarkan hasil sprint terakhir. 

Tiga batasan manajemen proyek

Dengan teknik estimasi proyek, Anda dapat membuat estimasi kasar yang kurang lebih selaras dengan tiga batasan proyek utama: biaya, ruang lingkup, dan waktu. 

Anda harus menyeimbangkan ketiga elemen ini di setiap proyek, dan hal ini mungkin sulit dilakukan karena semuanya saling memengaruhi. Misalnya, proyek Anda hanya dapat tetap dalam ruang lingkup jika anggaran dan alokasi waktu Anda tetap stabil. Jika Anda ingin menambahkan fitur produk atau kampanye iklan lain yang tidak Anda diskusikan dalam fase perencanaan, tingkatkan waktu dan anggaran Anda untuk memperhitungkan ruang lingkup yang lebih besar. 

Biaya

Kendala biaya mencakup keseluruhan anggaran proyek dan sumber keuangan lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sederhananya, jika Anda tidak memiliki cukup uang untuk menyelesaikan proyek, proyek akan gagal. Itulah sebabnya sangat penting untuk memperkirakan biaya proyek secara akurat sejak dini. Banyak tim juga menggunakan templat perbandingan biaya untuk mengevaluasi vendor, harga produk, atau skenario anggaran secara berdampingan sebelum menyelesaikan estimasi.

Item yang dapat memengaruhi biaya keseluruhan meliputi:

• Peralatan

• Gaji

• Fasilitas

• Perbaikan

• Bahan

Manajemen biaya bukanlah tugas yang hanya dilakukan sekali. Sepanjang proyek, Anda perlu memantau seberapa baik Anda berpegang pada anggaran yang diusulkan. Anda juga harus tetap fleksibel terkait perubahan yang dapat memengaruhi biaya. 

Cakupan

Ruang lingkup proyek mengacu pada hasil, gol, dan hasil akhir yang tepat yang termasuk dalam proyek Anda. Secara teknis, ruang lingkup bukanlah estimasi, tetapi pemangku kepentingan mungkin mengharapkan untuk melihat risiko ruang lingkup dan rentang toleransi ruang lingkup saat merencanakan proyek. 

Misalnya, jika Anda memiliki sisa uang atau waktu setelah hasil akhir wajib selesai, Anda mungkin dapat memasukkan beberapa hasil akhir tambahan sebelum proyek berakhir. Hal yang sama berlaku untuk skenario sebaliknya—jika Anda mendapati kehabisan waktu atau uang, Anda perlu mengetahui hasil akhir yang tidak perlu diselesaikan lebih awal.

Ruang lingkup proyek sepenuhnya bergantung pada waktu dan biaya, artinya Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya saat ruang lingkup Anda berkembang. Karena itu, Anda harus mewaspadai scope creep dan membuat rencana proyek terperinci sebelumnya untuk mencegahnya. 

Waktu

Manajemen waktu memegang peran besar dalam perencanaan proyek. Kendala waktu mengacu pada serangkaian waktu pemrosesan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek. Selama tahap perencanaan, Anda harus dapat memperkirakan durasi proyek dan tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan ruang lingkup proyek. 

Anda juga harus mempertimbangkan potensi penundaan, risiko, dan ketidakpastian untuk memberikan rentang waktu yang paling akurat kepada pemangku kepentingan. Beri diri Anda ruang bernapas saat segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana—dan ketahuilah bahwa proyek Anda tidak akan gagal jika Anda harus menjadwalkan ulang. 

Kendala proyek lainnya

Meskipun mungkin tidak termasuk dalam tiga batasan manajemen proyek, risiko, sumber daya, dan batasan kualitas dapat muncul di sepanjang siklus proyek Anda. 

Risiko

Risiko proyek adalah kejadian tak terduga yang dapat memengaruhi proyek Anda. Kesalahan penjadwalan, penundaan kontraktor, kurangnya komunikasi, dan scope creep adalah contoh risiko proyek yang perlu dipertimbangkan dalam fase perencanaan. 

Namun, hal "tak terduga" tidak selalu buruk. Beberapa risiko dapat berdampak positif pada proyek Anda, seperti persetujuan untuk hibah atau pengembangan teknologi baru yang akan menghemat waktu berharga Anda.  

Sumber daya

Sumber daya proyek adalah hal yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek, seperti orang, material, perangkat lunak, kontraktor, dan lainnya. 

Kendala sumber daya dan biaya berjalan beriringan karena, sederhananya, sumber daya membutuhkan biaya. Tanpa manajemen sumber daya yang tepat, proyek Anda dapat mengalami penundaan linimasa, penurunan kualitas, dan kelebihan sumber daya, yang pada akhirnya menyebabkan biaya yang lebih tinggi. 

Kualitas

Kualitas proyek adalah ukuran seberapa baik hasil akhir proyek memenuhi ekspektasi. Proyek yang harus memenuhi standar kualitas, seperti peraturan keselamatan yang diwajibkan, mungkin membutuhkan lebih banyak uang, waktu, dan sumber daya daripada proyek dengan lebih sedikit persyaratan. 

Namun, ada aspek proyek yang tidak terkait dengan kendala di atas yang dapat memengaruhi kualitas. Ini dapat mencakup kurangnya komunikasi, terlalu banyak perubahan proyek, kurangnya keterampilan yang diperlukan, dan banyak lagi. 

Jenis metode estimasi

Berdasarkan skenario Anda, satu metode estimasi mungkin terbukti lebih berguna daripada yang lain. Teruslah membaca untuk mempelajari cara setiap jenis teknik dapat membantu Anda merencanakan keberhasilan proyek.

1. Estimasi top-down

Setelah ruang lingkup proyek diidentifikasi, metode estimasi top-down membagi proyek menjadi beberapa fase, pekerjaan, dan tugas yang berbeda, sesuai dengan struktur perincian kerja (WBS) proyek Anda. 

Dengan teknik estimasi ini, pemangku kepentingan utama dengan visi ambisius dapat membuat linimasa atau anggaran keseluruhan untuk proyek tanpa mengetahui semua detailnya. Rencana tersebut kemudian dapat dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, menyerahkan detail kepada pihak lain yang memiliki lebih banyak pengetahuan tentang hal-hal spesifik proyek. 

Misalnya, perusahaan Anda berencana merilis produk baru dalam enam bulan ke depan. Ini akan melibatkan hampir setiap anggota tim, mulai dari developer hingga pemasar. Karena Anda mengetahui linimasa keseluruhan, Anda dapat membagi proyek menjadi fase-fase yang lebih kecil dengan linimasa terpisah yang ditugaskan ke setiap tim. 

2. Estimasi bottom-up

Tidak seperti estimasi top-down, metode estimasi bottom-up terlebih dahulu melihat fase individual proyek untuk menentukan linimasa atau biaya keseluruhan. 

Estimasi bottom-up sering lebih disukai daripada estimasi top-down karena orang yang melakukan pekerjaan adalah orang yang sama yang menetapkan linimasa dan anggaran. Hal ini juga cenderung menghasilkan estimasi yang lebih akurat. 

Jika melihat contoh di atas lagi, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana tim manajemen ini memutuskan linimasa enam bulan untuk perilisan produk. Jika manajemen berkonsultasi dengan setiap bagian terlebih dahulu, mereka mungkin menyimpulkan bahwa delapan bulan adalah linimasa yang lebih realistis. 

Meskipun estimasi bottom-up tidak selalu menjadi pilihan saat menekan waktu atau uang, manajer biasanya lebih memilihnya daripada estimasi top-down. Namun, meskipun metode ini lebih akurat, proses penyusunannya memang lebih lama. 

3. Estimasi tiga poin

Metode estimasi tiga poin menggunakan rata-rata tiga angka untuk menentukan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan untuk setiap tugas:

• Tebakan terbaik Anda

• Tebakan optimis Anda

• Tebakan pesimistis Anda

Teknik ini sering dipasangkan dengan metode bottom-up untuk membuat perkiraan yang lebih akurat. 

Misalnya, Anda sedang merencanakan fase pengembangan untuk produk Anda. Jika semua berjalan sesuai rencana, Anda harus memiliki versi beta dalam tiga minggu—tebakan terbaik mereka. Jika tim dapat memperoleh persetujuan untuk perangkat lunak yang lebih baik, pengembangan dapat berlangsung hanya dalam dua minggu—perkiraan optimis. Namun, jika mereka mengalami beberapa pesan kesalahan atau malfungsi, tugas tersebut dapat memakan waktu hingga lima minggu—tebakan pesimistis mereka. 

Dengan mengambil rata-rata tiga, dua, dan lima minggu, Anda dapat secara wajar memprediksi bahwa tugas akan memakan waktu sekitar tiga setengah minggu.

4. Estimasi analog

Teknik estimasi analog atau komparatif membandingkan persyaratan proyek terdahulu yang serupa untuk membuat estimasi untuk proyek Anda saat ini. Gabungkan metode ini dengan teknik top-down untuk membagi keseluruhan proyek menjadi beberapa fase.

Mari kita lihat peluncuran produk kita lagi. Jika Anda meluncurkan produk serupa di masa lalu yang membutuhkan waktu delapan bulan untuk selesai, Anda dapat memperkirakan secara wajar bahwa proyek ini akan membutuhkan waktu delapan bulan. Dengan linimasa keseluruhan delapan bulan, Anda dapat mulai membagi proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.

Gunakan estimasi analogis saat Anda memiliki sedikit atau tidak ada data pada proyek Anda saat ini. Tidak ada dua proyek yang sama, tetapi estimasi komparatif masih dapat memberi Anda dan Tim gambaran kasar tentang hal yang diperlukan.

5. Estimasi parametrik

Estimasi parametrik juga menggunakan data historis dari proyek serupa, tetapi mencoba menyesuaikan perbedaan antara proyek sebelumnya dan proyek saat ini. 

Untuk teknik estimasi ini, serangkaian algoritma menghitung estimasi. Misalnya, tim pemasaran Anda membutuhkan waktu empat minggu untuk mengembangkan kampanye untuk rilis produk terakhir. Itu setahun yang lalu, dan tim Anda sekarang dua kali lebih besar. Jika setiap orang di tim terlibat dalam kampanye, Anda dapat mengasumsikan bahwa kali ini hanya perlu dua minggu untuk menyelesaikan tugas yang sama.

6. Penilaian ahli

Penilaian ahli, yang sering kali merupakan teknik tercepat dan termudah, bergantung pada "intuisi" ahli untuk memperkirakan proyek.

Metode ini mempertimbangkan keterampilan, keahlian, dan pengetahuan khusus saat menyusun estimasi. Anda mungkin harus berkolaborasi dengan anggota tim lainnya, pemangku kepentingan proyek, konsultan, atau pakar pokok bahasan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Penilaian ahli adalah teknik yang berguna jika mengevaluasi respons risiko atau peluang proyek adalah prioritas bagi Anda. Namun, waspadalah terhadap bias, seperti kepercayaan diri yang berlebihan, yang dapat memengaruhi data Anda.

Pastikan semua hal penting telah Anda pertimbangkan

Memiliki perkiraan akurat tentang hal yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek akan membantu melindungi Anda dari hal tak terduga selama proyek berlangsung. Meskipun Anda tidak dapat memperhitungkan semua hal, memiliki perkiraan waktu, ruang lingkup, dan biaya sebelum mengembangkan rencana implementasi sangat penting untuk kesuksesan proyek Anda secara keseluruhan.

Perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu Anda tetap bekerja sesuai rencana saat mengelola kendala dan tugas proyek. Menggunakan perangkat lunak online untuk mengelola anggaran, batas waktu, jadwal, dan sumber daya berarti Anda dapat mengedit secara real-time, membantu Anda tetap fleksibel saat hal-hal tidak selalu berjalan sesuai rencana.