6 teknik untuk estimasi proyek akurat

Saat Anda memasak makan malam untuk keluarga, sekelompok kecil orang lapar bertanya-tanya kapan waktunya makan. Anda tahu bahwa Anda harus menyiapkan sayuran, memanaskan oven, dan menyiapkan meja. Saat memberi tahu keluarga, bagaimana Anda memberi tahu mereka secara akurat tentang waktu tunggu yang tepat?

Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai hal adalah bagian penting dari persiapan makan malam dan manajemen proyek. Keduanya membutuhkan informasi dan komunikasi yang akurat dengan pemangku kepentingan—semakin akurat estimasinya, semakin bahagia pemangku kepentingan.

Apa itu estimasi proyek?

Estimasi proyek adalah prediksi berdasarkan informasi terkait waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan proyek dari awal hingga akhir. Sebagian besar estimasi proyek menggunakan informasi sebelumnya untuk membuat prediksi yang matang. Misalnya, informasi ini dapat mencakup linimasa dan anggaran dari proyek serupa, pengalaman estimasi proyek sebelumnya, dan persyaratan pemangku kepentingan sebelumnya.

Manajemen pemangku kepentingan dan pengumpulan persyaratan adalah bagian yang sangat penting dari estimasi proyek karena Anda perlu mengetahui persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Misalnya, apakah pemangku kepentingan Anda membutuhkan hasil akhir pada tanggal tertentu? Apakah ada kendala atau persyaratan proyek yang diperlukan untuk memastikan keberhasilannya? Semua informasi ini dapat membantu Anda membuat estimasi proyek yang akurat. 

Estimasi proyek penting bagi manajer proyek karena membantu Anda menetapkan ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek kemudian membantu anggota tim proyek memahami hasil akhir yang harus diselesaikan, siapa yang mengerjakan tugas apa, dan batas waktu yang diperlukan. 

Cara membuat estimasi proyek secara akurat

Proses estimasi dimulai dengan alat yang sama: segitiga manajemen proyek. Segitiga manajemen proyek terdiri dari tiga variabel utama:

• Biaya

• Ruang lingkup

• Waktu

Idenya adalah setiap proyek membutuhkan keseimbangan yang sempurna dari ketiga variabel tersebut. Jika Anda harus menambah satu bagian dari segitiga, hal lain harus berubah agar proyek tetap seimbang. Misalnya, jika ruang lingkup proyek meningkat, biaya atau waktu juga harus meningkat. Jika waktu proyek berkurang, ruang lingkup atau biaya harus ditingkatkan untuk menyeimbangkannya.

Segitiga manajemen proyek adalah bagian penting dari proses estimasi proyek. Karena keterkaitan antara ketiga variabel ini, Anda dapat memperkirakan variabel ketiga secara akurat jika memiliki informasi yang cukup tentang dua variabel lainnya. 

6 metode estimasi proyek umum

Jika Anda tidak dapat memperkirakan proyek dengan segitiga manajemen proyek, coba enam teknik estimasi tambahan ini. Teknik ini akan membantu Anda mengungkap informasi yang cukup untuk membuat estimasi yang akurat. 

1. Estimasi top-down

Strategi estimasi top-down memperkirakan waktu keseluruhan untuk suatu proyek, lalu memecah proyek tersebut menjadi fase dan tugas yang lebih kecil berdasarkan perkiraan waktu akhir tersebut. Teknik estimasi ini biasanya dipadukan dengan strategi manajemen proyek Struktur perincian kerja (WBS). Strategi WBS membantu membagi hasil akhir yang lebih besar menjadi subtugas yang lebih kecil. 

Penerapan estimasi top-down

Jika Anda menganggap proyek sebagai pizza, estimasi top-down seperti membagi pizza menjadi potongan-potongan yang lebih kecil.

Jika tim memiliki batas waktu untuk menyelesaikan proyek dalam satu tahun kalender, Anda akan mengambil linimasa satu tahun dan membagi proyek menjadi beberapa bagian dengan milestone utama di antaranya. Misalnya, tim pengembangan produk ditetapkan untuk meluncurkan produk baru dalam satu tahun kalender. Manajer proyek akan menetapkan milestone utama, seperti menyelesaikan wireframe produk, alpha build, pengujian produk, dan tanggal peluncuran akhir dalam tahun kalender tersebut. 

Dengan menggunakan analogi pizza, setiap bagian proyek adalah "potongan" dan seluruh proyek dari awal hingga akhir adalah keseluruhan pizza.

2. Estimasi bottom-up

Estimasi bottom-up adalah kebalikan dari estimasi top-down. Alih-alih mengetahui durasi proyek, kemudian membaginya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, estimasi bottom-up melihat durasi setiap tugas yang lebih kecil dan menggabungkan semuanya untuk memperkirakan batas waktu proyek akhir. 

Teknik ini mirip dengan Metode jalur kritis. Namun, perbedaan utama antara keduanya adalah estimasi bottom-up mempertimbangkan setiap tugas yang dibutuhkan proyek, sementara metode jalur kritis hanya melihat tugas penting yang perlu diselesaikan.

Penerapan estimasi bottom-up

Melanjutkan analogi pizza sebelumnya, estimasi bottom-up mengambil semua irisan pizza untuk mencari tahu seberapa besar pizza yang dihasilkan. 

Anda memiliki tugas mengembangkan situs web pemasaran e-commerce, dan klien ingin tahu perkiraan waktu yang dibutuhkan. Sebagai manajer proyek, Anda membuat daftar semua Tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, lalu menambahkan perkiraan waktu setiap tugas untuk menghasilkan perkiraan linimasa akhir untuk klien.

3. Estimasi tiga poin

Estimasi tiga titik dapat membuat estimasi bottom-up lebih akurat. Teknik ini menggunakan rata-rata dari tiga variasi berbeda estimasi bottom-up: linimasa paling optimis, linimasa paling pesimis, dan linimasa yang paling mungkin untuk menghasilkan estimasi waktu akhir untuk proyek. Anda dapat menemukan ketiga estimasi ini dengan menggunakan bagan PERT.

Misalnya, tim mungkin memiliki tiga perkiraan untuk proyek mereka: 10 hari untuk linimasa paling optimis, 14 hari untuk hasil yang mungkin, dan 30 hari untuk hasil yang paling pesimis. Saat Anda menemukan rata-rata linimasa ini, hasilnya adalah sekitar 21 hari. 

4. Estimasi analog

Estimasi analog melihat proyek sebelumnya dan mengidentifikasi detail spesifik yang mirip dengan proyek saat ini. Informasi dari proyek sebelumnya kemudian diterapkan ke proyek saat ini. Kemudian, berdasarkan persamaan dan perbedaannya, manajer proyek memperkirakan biaya, ruang lingkup, dan waktu proyek saat ini. 

Misalnya, tim pengembangan situs web mungkin ditugaskan untuk memperbarui situs web untuk produk barunya. Mereka dapat melihat kembali terakhir kali mereka memperbarui situs web dengan produk dan menggunakannya untuk memperkirakan linimasa proyek ini.

5. Estimasi parametrik

Estimasi parametrik menggunakan data historis dari proyek sebelumnya untuk memperkirakan bagian mana pun dari proyek, termasuk sumber daya, anggaran, peralatan, dan linimasa proyek. Estimasi parametrik sering digunakan dalam kombinasi dengan estimasi analog untuk menghasilkan estimasi yang lebih akurat. Hal ini karena estimasi ini mempertimbangkan data historis dan pengalaman untuk membuat estimasi yang lebih akurat. 

Contohnya, bayangkan Anda seorang manajer proyek TI dan tugas Anda adalah menginstal perangkat lunak tertentu ke 150 perangkat berbeda. Karena Anda tahu proses instalasi membutuhkan waktu sekitar 10 menit pada satu perangkat, Anda akan menggunakan estimasi itu dan mengalikan dengan 150 untuk mendapatkan estimasi berapa lama proses ini akan berlangsung. 

6. Estimasi berbasis keahlian

Metode estimasi ini sepenuhnya didasarkan pada pengalaman manajer proyek. Manajer proyek yang sangat berpengalaman mungkin tahu berapa lama jenis proyek tertentu akan memakan waktu karena mereka telah menyelesaikan proyek serupa berkali-kali. Jika Anda berpikir untuk menggunakan estimasi berbasis keahlian, sebaiknya diskusikan hal ini dengan seseorang yang ahli di bidangnya. Jika tidak, sebaiknya gunakan teknik ini dalam kombinasi dengan metode estimasi lainnya.

Misalnya, seorang pengembang web mungkin sudah mulai membangun situs web sejak awal 2000-an. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, pengembang web ini akan tahu persis berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun situs web sederhana, berdasarkan semua situs yang telah selesai sebelumnya. 

Alasan pentingnya estimasi untuk manajemen proyek

Estimasi adalah bagian penting dari proses perencanaan proyek. Hampir setiap jenis proyek—mulai proyek Agile hingga proyek waterfall yang lebih linier—dapat memperoleh manfaat dari estimasi proyek. Berikut alasannya.

Estimasi membuat tim selalu bekerja sesuai rencana

Salah satu cara umum yang dilakukan manajer proyek untuk menjaga kelancaran proyek adalah dengan memastikan tim mereka mencocokkan estimasi sebaik mungkin. Karena mereka tahu persis berapa banyak waktu, anggaran, dan sumber daya yang tersedia untuk fase tertentu dari suatu proyek, mereka dapat membantu tim untuk tetap berada dalam batas-batas tersebut.

Ketika manajer proyek, anggota tim, dan pemangku kepentingan mengetahui estimasi proyek, semua orang dapat saling menjaga akuntabilitas. Untuk mewujudkan hal ini, pastikan Anda membagikan estimasi proyek di satu lokasi terpusat, seperti perangkat lunak manajemen proyek digital. 

Memerlukan rencana proyek sebelum proyek dimulai

Untuk membuat estimasi proyek yang akurat, manajer proyek harus terlebih dahulu mengidentifikasi tugas utama yang perlu selesai sebelum proyek benar-benar dimulai. Ini berarti manajer proyek akan mengidentifikasi jalur kritis dan dependensi utama dengan jelas sebelum proyek dimulai. Menetapkan jalur kritis juga memberi Anda ikhtisar umum tentang tugas yang perlu diselesaikan, dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Memiliki semua informasi ini sebelum proyek dimulai dapat membantu mencegah kebingungan. Jika anggota proyek memiliki pertanyaan atau jika mereka tidak yakin dengan hal berikutnya, mereka dapat merujuk kembali ke rencana proyek yang ditetapkan selama fase estimasi. 

Membantu mengurangi risiko

Estimasi proyek dapat membantu manajer proyek mengurangi risiko seiring progres proyek. Menetapkan linimasa yang jelas sebelum proyek dimulai adalah cara yang baik bagi tim untuk merujuk linimasa dan anggaran proyek. Untuk memitigasi risiko, tambahkan sedikit waktu, anggaran, dan sumber daya ekstra ke rencana proyek Anda untuk mencegah risiko melampaui batas waktu atau melebihi batasan anggaran.

Jika tim Anda mengalami masalah, segera catat masalah dan resolusinya ke dalam log masalah dan bantu memandu tim kembali ke rencana yang dibuat selama proses estimasi. Estimasi proyek dan jalur kritis dapat digunakan bersama sebagai titik referensi sehingga tim proyek memahami posisi mereka dalam proses proyek.