8 fitur utama yang harus ada di platform manajemen kerja

Cara kita bekerja tidak berfungsi. Pekerjaan tersebar, alat tidak sinkron, dan tim mengalami kelebihan app dan kelelahan teknologi. Namun, ada cara yang lebih cerdas. Dengan platform manajemen kerja perusahaan, Anda dapat menghubungkan semua elemen organisasi–dari tugas harian terkecil hingga gol perusahaan paling kompleks–untuk cara kerja yang lebih terintegrasi dan mulus. 

Tantangannya adalah memilih platform yang tepat. Di situlah panduan ini berperan. Kami akan memandu Anda langkah demi langkah melalui fitur wajib yang harus dicari di platform manajemen kerja perusahaan. Pada akhirnya, Anda akan merasa yakin dengan kemampuan Anda untuk membuat keputusan yang mendukung kebutuhan organisasi saat ini dan strategi bisnis jangka panjang.

8 fitur utama yang harus ada di platform manajemen kerja perusahaan

Kami telah menguraikan delapan fitur penting untuk platform apa pun—yang disesuaikan untuk kebutuhan perusahaan modern.

1. Skalabilitas dan keamanan 

Dalam hal memilih platform manajemen kerja perusahaan dengan daya tahan jangka panjang, Anda harus menemukan platform yang sesuai untuk perusahaan dan dapat diskalakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi besar Anda. Anggap saja seperti ini: Platform manajemen kerja yang tepat bukan sekadar perangkat lunak lain yang Anda beli untuk ditambahkan ke tech stack—ini adalah investasi yang akan menghubungkan pekerjaan Anda serta beradaptasi dan berkembang seiring dengan bisnis Anda. 

Artinya, Anda harus memilih platform yang dibuat untuk skalabilitas dan keamanan. Platform yang ideal harus memiliki kemampuan untuk mengakomodasi unit business dengan berbagai ukuran, menskalakan di seluruh bagian, serta mempertahankan kemudahan penggunaan dan konsistensi kinerja seiring pertumbuhan perusahaan Anda. 

Keamanan adalah landasan skalabilitas. Cari platform dengan fitur keamanan tingkat perusahaan, seperti enkripsi yang kuat, kontrol admin yang komprehensif, dan izin terperinci. Yang juga penting adalah langkah-langkah perlindungan data seperti autentikasi dua faktor, pencadangan data rutin, fitur pemulihan yang andal, dan komitmen terhadap waktu aktif yang tinggi. Selain itu, memastikan platform memenuhi peraturan perlindungan data dan privasi seperti GDPR, CCPA, FERPA, dan HIPAA sangat penting untuk menjaga kepatuhan. 

Kiat: Coba templat daftar periksa kepatuhan GDPR kami untuk memastikan tim Anda menangani pengumpulan, penyimpanan, dan berbagi data dengan cara yang benar.

2. Integrasi dengan sistem yang ada 

Platform manajemen kerja yang ideal tidak berdiri sendiri; ini adalah penyatunya alat dan sistem yang sudah diandalkan bisnis Anda. Alih-alih menambah kompleksitas infrastruktur teknologi Anda, platform harus menyederhanakannya dengan menghubungkan tim, bagian, dan alat lintas fungsi Anda di satu tempat.

Wujudkan dengan mencari platform yang terintegrasi dengan aplikasi tempat kerja Anda lainnya. Dengan memprioritaskan interoperabilitas, Anda dapat menyatukan semua alat dan data di satu ruang—menghubungkan alur kerja Anda dengan mulus tanpa meninggalkan platform. Lanjutkan dengan memilih platform dengan akses API sehingga Anda dapat mengembangkan aplikasi kustom yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Ingat: Gol dari platform manajemen kerja bukan untuk menggantikan alat Anda—melainkan untuk menghubungkannya. 

3. Kegunaan dan kemudahan penggunaan 

Dalam hal memilih platform manajemen kerja, para pemimpin memiliki banyak hal yang harus dilakukan—daftar lengkap fitur yang harus disaring dan pertanyaan yang harus dijawab. Namun, bagi tim yang akan menggunakan platform setiap hari, pertimbangan utamanya adalah sesuatu yang jauh lebih sederhana: Seberapa mudahkah platform tersebut digunakan dan diadopsi?

Kemudahan penggunaan bukan hal yang sekadar bagus untuk dimiliki; ini adalah hal yang wajib dimiliki. Desain platform harus intuitif dan mudah digunakan, jadi tim dapat mulai bekerja dengan cepat, tanpa kurva belajar yang curam. Cari platform dengan antarmuka pengguna intuitif dan fitur ramah pengguna, seperti beranda dan daftar tugas yang dipersonalisasi. 

Platform manajemen kerja yang ideal harus terasa seperti perpanjangan alami dari alur kerja tim Anda. Platform dengan sumber daya kesuksesan dan dukungan pelanggan, seperti dukungan onboarding, pelatihan yang disesuaikan, tutorial mandiri, dan basis pengetahuan terperinci, akan membantu tim Anda bekerja lebih cepat—dan itu penting. Bagaimanapun, makin mudah tim Anda menggunakan platform, makin cepat mereka (dan organisasi Anda) dapat merasakan manfaatnya—seperti peningkatan kolaborasi, Alur Kerja yang efisien, dan peningkatan produktivitas. 

4. Fleksibilitas dan personalisasi

Cara Anda bekerja tidak sama untuk semua—begitu pula platform manajemen kerja yang ideal. Platform ini harus berfungsi untuk setiap tingkat business, mulai dari kontributor individu yang menghasilkan pekerjaan sehari-hari hingga para eksekutif yang melacak gol tingkat organisasi. Sangat penting untuk memilih platform yang menawarkan fleksibilitas dalam cara data disajikan, memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki akses ke informasi relevan yang disesuaikan dengan peran spesifik mereka—di mana pun mereka berada dalam hierarki perusahaan. 

Untuk mewujudkan hal ini, cari platform manajemen kerja yang mengandalkan model data standar untuk memusatkan informasi sekaligus memungkinkan fleksibilitas dan personalisasi. Ini memungkinkan setiap orang untuk mengerjakan serangkaian data yang sama, yang disesuaikan dengan kebutuhan individu mereka. Kemampuan utama yang harus dicari mencakup beberapa tampilan proyek yang menampilkan informasi yang paling relevan bagi pengguna dan fungsionalitas melakukan multi-home yang memungkinkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Dengan begitu, tidak ada yang terhambat oleh detail yang tidak relevan atau tidak memiliki gambaran besar—setiap anggota tim dapat melihat persis apa yang perlu mereka lihat, tepat ketika mereka perlu melihatnya. 

5. Kemampuan kolaborasi lintas fungsi

Platform manajemen kerja harus berfungsi sebagai pusat kolaborasi lintas fungsi, tempat berbagai bagian yang tersebar dapat berkomunikasi, berbagi ide, dan berkolaborasi secara efisien.  Platform yang tepat dapat mengubah cara tim berinteraksi, membuat tugas yang terputus-putus, file yang tersebar, dan email yang berulang menjadi sesuatu yang sudah lewat—semuanya, mulai dari pembaruan cepat hingga diskusi mendalam dan keputusan gambaran besar, terjadi di satu tempat.

Cari platform fleksibel yang menghubungkan tim, bagian, dan alat lintas fungsi Anda. Pilih platform dengan fleksibilitas untuk mendukung berbagai jenis proyek dan Alur Kerja, dapat dengan mudah berkolaborasi sekaligus mengakomodasi gaya dan proses kerja unik mereka. Platform yang tepat juga harus terintegrasi dengan alat penting bisnis tim yang sudah ada, memungkinkan tim berkolaborasi dengan lancar tanpa berpindah dari alat pilihan mereka.  Dengan menyatukan semua proyek, tugas, file, dan umpan balik tim Anda ke satu tempat, Anda dapat menghilangkan sekat komunikasi dan informasi yang ada di seluruh tim lintas fungsi—yang pada akhirnya mendorong dampak yang lebih besar dan menumbuhkan lingkungan kolaboratif lintas tim.

6. Penyelarasan dan pelacakan gol strategis

Fitur utama lain yang perlu diperhatikan adalah kemampuan menghubungkan pekerjaan setiap tim dengan gol tingkat perusahaan. Ini memastikan semua orang tahu "alasan" di balik hal yang sedang dilakukan dan membantu tim berfokus pada pekerjaan yang penting—artinya pekerjaan yang berkontribusi pada inisiatif strategis organisasi.

Cari fitur yang memungkinkan Anda melacak gol—dan pekerjaan yang mendukungnya—di satu tempat, seperti gol bersama, analisis data real-time, dan fitur pelaporan kustom. Dengan memantau gol menyeluruh—dan statusnya—di satu tempat, tim dapat melacak pekerjaan individu dan progres gambaran besar. Dengan demikian, mereka dapat melihat gol mana yang sesuai rencana dan mana yang berisiko, sehingga mereka dapat membuat penyesuaian yang diperlukan untuk tetap sesuai rencana dan mencapai gol lebih cepat. 

7. Automasi dan AI 

Platform manajemen kerja yang dilengkapi dengan fitur automasi dan AI memungkinkan Anda mengatasi salah satu hal yang paling menguras produktivitas: pekerjaan duplikat. Berinvestasi di platform yang menghilangkan tugas berulang dan bernilai rendah memungkinkan tim Anda untuk berfokus pada pekerjaan strategis dan berdampak besar. Selain itu, dengan memanfaatkan AI dan automasi untuk menstandarkan dan meningkatkan Alur Kerja, Anda dapat menghadirkan konsistensi dan akurasi ke proses Anda. 

Dalam hal fitur AI, cari platform dengan fungsi yang menyederhanakan proses pengambilan keputusan dan mendorong kejelasan yang lebih baik—seperti kemampuan untuk menganalisis data proyek real-time untuk memberikan wawasan, pembaruan status, dan mengidentifikasi potensi risiko dan hambatan.

Anda juga harus mencari platform yang memanfaatkan AI dan automasi untuk membangun dan mengoptimalkan alur kerja yang dapat disesuaikan di seluruh organisasi. Fitur spesifik yang perlu dicari mencakup aturan yang mengotomatiskan tugas, formulir yang menstandarkan permintaan, dan templat yang dapat disesuaikan yang menciptakan proses alur kerja berulang yang dapat dibuat oleh siapa saja—tanpa memerlukan keahlian teknis atau pengodean.

8. Fungsi pelaporan 

Platform manajemen kerja dengan fungsi pelaporan yang andal tidak hanya memberi Anda informasi, tetapi juga membuat Anda selalu selangkah lebih maju. Kemampuan pelaporan mengubah data mentah menjadi narasi yang jelas, sehingga Anda dapat memahami progres inisiatif perusahaan, letak kemacetan, dan seberapa selaras pekerjaan dengan tujuan bisnis. Dengan kemampuan ini, semua orang, mulai dari kontributor individu hingga eksekutif senior, dapat memiliki pemahaman yang sama, membuat keputusan yang lebih baik, dan mencapai hasil lebih cepat. 

Cari platform dengan kemampuan pelaporan canggih yang dapat mendorong pengambilan keputusan berdasarkan data, seperti dasbor pelaporan yang memungkinkan Anda menyesuaikan input, memvisualisasikan data dengan berbagai cara, dan melacak progres di seluruh organisasi. Selain itu, pastikan platform dilengkapi dengan kemampuan untuk integrasi data yang mulus guna mengimpor data ke alat pelaporan canggih lainnya seperti Tableau dan PowerBI, meningkatkan kemampuan analitik dan pelaporan Anda.

Bekerja lebih cerdas dengan platform manajemen kerja

Platform manajemen kerja yang tepat dapat mengubah alur kerja perusahaan Anda dan menjembatani kesenjangan antara strategi, perencanaan, dan pelaksanaan. Siap melihat prosesnya? Ambil langkah selanjutnya dan lihat bagaimana platform seperti Asana dapat mendorong kejelasan dan akuntabilitas, memaksimalkan dampak bisnis, dan merevolusi cara kerja organisasi Anda.

Punya pertanyaan lain tentang manajemen kerja? Lihat Pertanyaan Umum kami.

Apa itu Manajemen Kerja?

Manajemen Kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengatur alur kerja organisasi—seperti proyek, proses yang sedang berlangsung, atau tugas rutin—untuk memberikan kejelasan yang dibutuhkan tim dan seluruh organisasi. Ini adalah cara untuk mengoordinasikan orang dan pekerjaan di semua tingkat organisasi, untuk memastikan setiap orang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang benar-benar penting. Di tingkat perusahaan, manajemen kerja secara strategis mengatur alur kerja tim agar selaras dengan gol organisasi yang lebih luas. Manajemen Kerja lebih dari sekadar tugas individu, meliputi proyek dan proses berkelanjutan untuk memberikan kejelasan dan arahan di semua tingkat—mulai anggota tim hingga eksekutif.

Apa perbedaan antara platform manajemen kerja dan platform manajemen proyek?

Anda mungkin pernah mendengar—atau menggunakan—perangkat lunak manajemen proyek sebelumnya. Meskipun platform manajemen proyek sangat cocok untuk menangani proyek tunggal atau inisiatif ad-hoc, platform manajemen kerja membawa konsep ini ke tingkat yang lebih tinggi. Itu karena perangkat lunak manajemen proyek berfokus pada proyek atau tugas individu, sedangkan Platform manajemen kerja mencakup seluruh ruang lingkup operasional perusahaan. Platform ini menghubungkan strategi, perencanaan, dan pelaksanaan dalam satu platform, menghubungkan tujuan organisasi tingkat atas Anda dengan pekerjaan yang mendukungnya. 

Apa saja manfaat Platform manajemen kerja?

Menurut penelitian kami, 60% waktu pegawai dihabiskan untuk kerja tentang kerja—rapat status, pembaruan email, pekerjaan duplikat, dan entri manual—bukan untuk pekerjaan profesional. 

Dengan platform manajemen kerja, Anda dapat mengoptimalkan waktu yang dihabiskan tim untuk inisiatif strategis. Dengan mengurangi waktu yang terbuang dalam rapat status dan pembaruan manual, platform manajemen kerja meningkatkan kejelasan, mendorong kolaborasi lintas fungsi, dan memberikan pandangan komprehensif tentang cara semua pekerjaan berkontribusi pada inisiatif umum perusahaan—jadi Anda dapat mencapainya lebih cepat.

Bagaimana saya tahu jika perusahaan saya membutuhkan platform manajemen kerja?

Setiap perusahaan dengan pekerjaan lintas fungsi, tim yang tersebar, serta alur kerja dan inisiatif yang kompleks dapat memperoleh manfaat dari platform manajemen kerja. Secara khusus, platform manajemen kerja dapat membantu perusahaan Anda:

• Menghubungkan pekerjaan individu ke gol perusahaan, mendorong kejelasan dan akuntabilitas

• Mendapatkan rekomendasi real-time yang didukung data tentang cara melakukan penyesuaian saat diperlukan dan mencapai hasil

• Mengotomatiskan alur kerja dan berkolaborasi dengan lebih efisien, jadi Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih cepat

• Meningkatkan tech stack yang ada dan menyatukan semua tim, bagian, dan alat lintas fungsi

• Mengurangi tugas manual yang bernilai rendah dan mempertahankan fokus pada pekerjaan berdampak tinggi