Manajemen hibah: Panduan organisasi nirlaba

Sebagai pemimpin organisasi nirlaba, Anda mungkin tahu betapa rumitnya proses manajemen hibah. Mulai dari mencari hibah yang tepat hingga menangani persyaratan pelaporan dan mengajukan aplikasi, proses ini bisa memakan waktu. Untungnya, ada cara untuk menyederhanakan prosesnya. 

Dengan bantuan alat perangkat lunak, Anda dapat menata dan memprioritaskan aplikasi hibah hingga persetujuan akhir. Dengan proses yang sudah ada, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk membuat Alur Kerja yang berarti yang mendukung misi Anda. Dapatkah Anda membayangkan hal baik yang dapat Anda lakukan dengan banyak waktu yang tersisa? 

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan seluruh proses manajemen hibah, menunjukkan cara menerapkannya, dan memberikan kiat yang dapat membantu Anda selama prosesnya.

Apa itu manajemen hibah?

Manajemen hibah adalah proses yang membantu organisasi nirlaba mengelola proposal hibah dengan memprioritaskan dan memproses aplikasi hibah. 

Sistem manajemen hibah mengelola seluruh siklus hibah, yang mencakup pengaturan dana hibah, pelacakan hibah, dan pemrosesan aplikasi hibah sambil memantau dari pemberian hingga penutupan hibah. 

Sistem ini melibatkan tiga bagian berbeda, yang meliputi:

• Pemberian Dana: Pemberian dana terdiri dari peluang pendanaan yang diberikan oleh pemerintah federal. 

• Pendanaan: Organisasi nirlaba harus memenuhi persyaratan kelayakan hibah agar dapat dipertimbangkan untuk pendanaan. 

• Kelayakan: Untuk memenuhi syarat, Anda mungkin perlu memberikan informasi tentang anggota staf, pemangku kepentingan, laporan hibah, keuntungan hibah, jenis hibah yang diperoleh sebelumnya, dan tujuan pendanaan mendatang yang tersedia.  

Sebagian besar proses manajemen hibah melibatkan penulisan hibah, yaitu saat anggota tim khusus secara fisik menulis proposal hibah dengan informasi yang telah mereka kumpulkan.

Pemberi hibah vs. pemohon hibah

Manajemen hibah melibatkan dua peran utama: pemberi hibah dan pencari hibah. Keduanya adalah kunci untuk keseluruhan proses. Peran lain yang terlibat dalam proses ini termasuk pemberi dana dan penyandang dana yang membantu dalam memberikan dana hibah meskipun mereka biasanya tidak berurusan langsung dengan bisnis.

Pemberi dana berbeda dengan pencari dana berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka. 

• Pemberi dana hibah adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membuat hibah. Peran ini mencakup berbagai hasil akhir, termasuk menetapkan gol strategis, mengevaluasi peraturan, dan memberikan hibah. Pemberi hibah bekerja untuk lembaga federal di bagian hibah.

• Pencari hibah adalah orang yang mencari peluang hibah, yang kemungkinan besar merupakan posisi Anda saat ini. Ini meliputi mengidentifikasi kebutuhan, mengumpulkan informasi internal, dan menulis serta mengajukan permohonan hibah. Ini bisa berupa organisasi seperti 501(c)(3) atau bisnis kecil.

Kedua peran ini memegang peran penting dalam proses manajemen hibah yang efektif dan sering bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan dari siklus hibah yang sukses. Di bawah ini kami menguraikan proses dan langkah-langkah untuk pencari hibah nirlaba seperti Anda.

Proses manajemen hibah

Siklus hibah terdiri dari tiga fase terpisah: pra-pemberian, pemberian, dan pasca-pemberian. Setiap fase memastikan proses hibah berjalan lancar dari awal hingga akhir, termasuk perencanaan awal hingga penutupan hibah akhir. 

Proses ini sangat penting untuk keberhasilan keseluruhan pendanaan hibah baru dan dapat membantu Anda, sebagai pencari hibah, mengatur informasi untuk mengajukan proposal hibah secara efisien. 

Pertimbangkan daftar periksa langkah-langkah ini untuk memulai proposal hibah:

1. Kumpulkan informasi internal: Kumpulkan informasi tentang alur kas, jumlah pegawai, dan sukarelawan untuk proses aplikasi. 

2. Cari peluang hibah: Cari basis data hibah untuk pembaruan tentang peluang baru dan untuk melihat persyaratan kelayakan. 

3. Terapkan ke hibah yang relevan: Temukan hibah yang tepat untuk organisasi Anda berdasarkan kebutuhan keuangan dan kelayakan pendanaan. 

4. Jalankan pendanaan hibah: Setelah diberikan hibah, gunakan pendanaan untuk menjalankan misi Anda. 

5. Tutup proposal hibah: Simpan informasi yang diperlukan di ruang bersama yang dapat diakses di mana saja, kapan saja.

Langkah-langkah ini akan membantu Anda tetap bekerja sesuai rencana dengan tugas yang diperlukan setiap kali Anda mengajukan permohonan program hibah baru.

Kami akan membahas setiap fase ini dan menjelaskan langkah-langkah yang perlu Anda ambil di setiap fase untuk membuat proposal hibah yang menyeluruh.

1. Fase pra-pemberian

Fase prapemberian dana mencakup semua tugas sebelum penerima dana hibah dipilih. Ini termasuk merencanakan, mengumpulkan informasi internal, menemukan peluang hibah, dan terakhir, mengajukan permohonan hibah. 

Fase ini penting untuk keseluruhan organisasi siklus hibah karena tujuannya adalah mengumpulkan informasi dan menyebarkannya kepada pemberi hibah. Tanpa rencana tindakan yang jelas, Anda dapat kehilangan waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk misi organisasi Anda. 

Ada tiga langkah dalam fase pra-pemberian awal:

• Perencanaan hibah: Perencanaan terdiri dari pengumpulan informasi internal tentang pendapatan, ukuran tim, dan kebutuhan penggalangan dana. Setelah mengumpulkan informasi ini, Anda dapat mulai mencari peluang hibah yang sesuai dengan kesenjangan dalam organisasi nirlaba Anda. Ini bisa berupa gol spesifik yang membutuhkan pendanaan atau misi baru yang ingin Anda mulai. 

• Peluang hibah: Untuk menemukan peluang, Anda harus terlebih dahulu mengatur informasi yang dikumpulkan di langkah pertama ke dalam poin kualifikasi sederhana. Misalnya, agar disetujui untuk pendanaan, Anda mungkin diharuskan memiliki kapasitas dan keahlian internal tertentu. Anda kemudian dapat mencari hibah, misalnya, dengan menggunakan basis data hibah negara Anda. Anda juga dapat memilih untuk menggunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk menyederhanakan pipeline peluang Anda dengan lebih baik. 

• Aplikasi hibah: Setelah mengumpulkan kualifikasi dan menemukan hibah yang sesuai dengan kebutuhan, saatnya mengajukan permohonan. Hibah dengan kriteria spesifik akan memiliki informasi yang diperlukan yang tercantum dalam peluang hibah. Gunakan informasi itu untuk menulis aplikasi hibah Anda dan mengirimkannya ke kontak yang sesuai. 

Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri sebelum mengajukan permohonan pendanaan adalah:

• Apakah saya memiliki tujuan pendanaan yang jelas?

• Apakah saya mengetahui proyeksi pendapatan?

• Berapa banyak sukarelawan yang kita miliki di staf?

• Apakah pendanaan ini akan membantu kami mencapai misi kami?

Setelah mengirimkan aplikasi, Anda akan beralih ke fase pemberian hibah, di mana Anda akan diberi tahu apakah Anda telah mendapatkan hibah. 

2. Fase pemberian dana

Fase pemberian hibah adalah saat pemberi hibah memilih penerima hibah. Pencari hibah akan diberi tahu dan, jika dipilih, akan diberikan perjanjian syarat dan ketentuan hibah. 

Ini dapat mencakup persyaratan seputar ukuran tim sukarelawan atau dana hibah yang Anda gunakan untuk berbagai inisiatif. Ketentuan ini akan bergantung pada jenis hibah dan besarnya jumlah yang diberikan. Setelah perjanjian ditandatangani oleh pencari hibah dan penyandang dana, hibah akan diberikan secara resmi. 

Jika Anda tidak terpilih untuk mendapatkan hibah, proses hibah akan berakhir pada fase ini dan Anda dapat melanjutkan ke langkah penutupan hibah yang melibatkan penyimpanan informasi untuk evaluasi selanjutnya.

3. Proses proposal hibah pasca-pemberian

Setelah hibah diberikan dan perjanjian ditandatangani, saatnya untuk melaksanakan hibah. Ini meliputi menerima pendanaan dan menerapkannya ke organisasi Anda. 

Fase kedua terdiri dari dua langkah:

• Pelaksanaan hibah: Selama fase pelaksanaan, Anda akan menerima pendanaan pemerintah federal dan mulai menggunakannya untuk inisiatif yang dimaksud. Anda mungkin diwajibkan untuk mengirim laporan berkala yang membuktikan bahwa Anda mematuhi persyaratan dan layanan yang disepakati serta kinerja proyek secara keseluruhan. 

• Penutupan hibah: Setelah menerapkan pendanaan, Anda dapat beralih ke penutupan proyek hibah. Ini meliputi menyimpan data tentang jumlah pendanaan, seperti kegunaannya, untuk dijadikan referensi di masa mendatang. Ini juga saatnya untuk merefleksikan tujuan business Anda dan mempertimbangkan apakah hibah tersebut bermanfaat. Hal ini dapat membantu Anda selama proposal hibah mendatang. 

Kedua langkah ini membantu melaksanakan dan menutup proses hibah, yang merupakan siklus berulang untuk sebagian besar organisasi nirlaba. Anda akan mengulangi langkah-langkah ini untuk semua aplikasi hibah baru guna menerima pendanaan pemerintah.

Cara mengelola hibah secara efektif

Apa yang membedakan antara sekadar menerima pendanaan hibah dan benar-benar memaksimalkan dampaknya untuk organisasi nirlaba Anda? Baik Anda berurusan dengan hibah pemerintah federal, hibah nirlaba, atau formulir pendanaan lainnya, manajemen hibah yang efektif adalah kunci untuk memaksimalkan dampak sumber daya keuangan yang dipercayakan kepada Anda. Di bawah ini, kami menjelajahi langkah-langkah penting dalam mengelola hibah secara efisien untuk administrator hibah baru dan berpengalaman.

Kembangkan rencana proyek

Manajemen hibah yang sukses dimulai dengan rencana proyek terperinci. Rencana ini harus menguraikan gol, tujuan, linimasa, anggaran, dan personel utama proyek. Rencana ini berfungsi sebagai peta jalan untuk implementasi proyek dan titik referensi untuk memantau progres real-time dan membuat penyesuaian yang diperlukan.

Menetapkan Komunikasi yang jelas

Hibah sering kali melibatkan beberapa pemangku kepentingan dan kemitraan. Menetapkan saluran dan protokol yang jelas untuk komunikasi memastikan bahwa semua orang yang terlibat diberi tahu tentang progres, tantangan, dan perubahan proyek.

Ini berarti mengatur pertemuan rutin, pembaruan, dan bahkan mungkin webinar khusus untuk memberi tahu semua pihak. Proses ini tidak hanya meningkatkan kolaborasi, tetapi juga memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang gol dan progres proyek.

Terapkan praktik manajemen keuangan yang ketat

Pelaporan keuangan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa dana hibah digunakan secara tepat dan efisien. Ini meliputi menyiapkan sistem akuntansi terpisah untuk melacak pengeluaran dan pengadaan dana hibah, melakukan audit rutin, dan mematuhi anggaran yang diuraikan dalam rencana proyek. Penting untuk menyimpan catatan dan tanda terima terperinci untuk semua transaksi yang terkait dengan hibah.

Memantau kinerja

Memantau progres proyek menuju golnya sangat penting untuk pengambilan keputusan dan peningkatan yang tepat waktu. Pemantauan real-time memungkinkan administrator hibah untuk menyelesaikan masalah dengan cepat, menjaga proyek tetap sesuai jadwal. Pengawasan berkelanjutan ini adalah kunci untuk menyelesaikan milestone proyek dan mematuhi perjanjian hibah.

Pastikan kepatuhan terhadap persyaratan hibah

Kepatuhan tidak dapat diganggu gugat dalam manajemen hibah. Dari seluk-beluk hibah federal hingga ketentuan spesifik hibah nirlaba, sangat penting untuk memahami dan mematuhi semua persyaratan hibah. Ini termasuk kepatuhan terhadap jadwal pelaporan, pedoman keuangan, dan ketentuan lain yang diuraikan dalam perjanjian hibah. Pemeriksaan kepatuhan dan pelatihan staf secara berkala dapat membantu mencegah kesalahan.

Bersiap untuk audit dan pelaporan akhir

Audit dan pelaporan akhir adalah komponen utama siklus hibah. Persiapan untuk ini memerlukan pemeliharaan catatan terperinci dan tertata dari semua aktivitas, pengeluaran, dan hasil proyek. Mempersiapkan evaluasi ini meliputi pemeliharaan catatan komprehensif aktivitas, pengeluaran, dan hasil proyek. Administrator hibah yang siap sedia harus siap menunjukkan keberhasilan proyek dan penggunaan dana hibah yang efektif.

Fokus pada keberlanjutan dan dampak

Terakhir, manajemen hibah yang efektif tidak hanya mempertimbangkan proyek langsung, tetapi juga keberlanjutan dan dampak jangka panjang. Ini berarti merencanakan bagaimana manfaat proyek akan berlanjut setelah periode hibah dan mengukur dampaknya terhadap populasi atau masalah target. Mendemonstrasikan keberlanjutan dan hasil positif dapat memperkuat kemitraan dan mendukung peluang hibah di masa mendatang.

Kiat aplikasi hibah

Dalam hal mengajukan permohonan hibah, ada beberapa kiat yang dapat Anda terapkan untuk memastikan prosesnya seefisien dan seefektif mungkin. 

Ini termasuk hal-hal seperti membuat kalender hibah untuk memastikan Anda mengatur kecepatan dengan tepat dan menerapkan solusi manajemen hibah untuk menyederhanakan proses. Kami akan membahas setiap praktik terbaik ini dan menjelaskan cara menggunakannya untuk proses proposal hibah Anda sendiri.

Buat kalender hibah

Membuat kalender proyek adalah cara terbaik untuk memastikan seluruh tim memiliki pemahaman yang sama selama proses proposal hibah. Ini juga dapat membantu Anda melacak dan mengatur hibah yang telah Anda ajukan untuk mencegah pekerjaan duplikat.  

Kalender Anda harus mencakup: 

• Batas waktu aplikasi

• Linimasa tugas internal

• Tanggal berulang yang terkait dengan proses hibah 

Untuk memaksimalkan kalender, carilah fungsi komunikasi agar tim Anda dapat berkolaborasi langsung di kalender. Idealnya, cari alat dengan fungsi linimasa sehingga Anda dapat menghubungkan tugas dengan gol organisasi. 

Otomatiskan proses aplikasi manual

Automasi proses Business dapat membantu menyederhanakan Alur Kerja, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting. Dan sebagai organisasi nirlaba, lebih banyak waktu berarti lebih banyak memberi kontribusi kepada masyarakat. 

Pertimbangkan automasi perangkat lunak untuk menyederhanakan proses aplikasi dan menghapus pekerjaan manual. Dengan mengotomatiskan proses, Anda dapat mengatur dan mengubah tenggat, menyerahkan pekerjaan kepada anggota tim yang tepat, dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi. 

Kumpulkan pustaka sumber daya

Mengajukan permohonan hibah bisa menjadi tugas yang memakan waktu. Anda perlu mengumpulkan berbagai dokumen untuk memberikan bukti kelayakan kepada pemberi dana dan pemberi hibah. Dengan membuat pustaka templat yang tertata, Anda dapat dengan mudah mengakses informasi kapan pun Anda membutuhkannya.

Untuk membuat pustaka sumber daya, atur dokumen relevan yang menunjukkan bukti informasi, seperti pendapatan, pendanaan saat ini, dan ukuran tim Anda. Kemudian, simpan dokumen ini dalam alat bersama yang dapat diakses semua pemangku kepentingan kapan saja, di mana pun mereka berada. 

Terapkan alat manajemen kerja

Menggunakan perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu Anda mengawasi dan menyederhanakan proses proposal hibah. Ini memungkinkan Anda mengelola program hibah di satu tempat, menyiapkan alur kerja dalam sekejap, dan yang terpenting, mencapai gol Anda. 

Dengan perangkat lunak manajemen kerja, Anda dapat mengurangi pekerjaan remeh dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencapai misi organisasi Anda. Untuk inspirasi tentang cara organisasi nirlaba lain menggunakan perangkat lunak manajemen hibah, pelajari cara Hope for Haiti meningkatkan kualitas hidup lebih banyak orang Haiti dengan Asana.

Sederhanakan proses manajemen hibah Anda

Terapkan proses manajemen hibah untuk memastikan organisasi nirlaba Anda menerima pendanaan yang diperlukan untuk membuat perbedaan. Mengikuti kiat-kiat di atas akan membantu proses aplikasi Anda berikutnya berjalan lancar untuk menciptakan proses aplikasi hibah yang lebih efisien. 

Siap memulai rencana manajemen hibah Anda? Cari tahu cara Asana membantu organisasi nirlaba menyederhanakan manajemen hibah sehingga mereka dapat memfokuskan lebih banyak waktu dan sumber daya ke misi mereka.