Dalam lingkungan media yang terus berubah, We Are Era mengikuti perkembangan zaman, mengidentifikasi tren, dan menawarkan solusi konten yang sesuai dengan suasana saat ini dan secara aktif membentuknya. Jadi, bagaimana mereka dapat bereaksi terhadap permintaan klien lebih cepat daripada agensi lain dan menerapkannya secara kreatif? We Are Era mengandalkan teknologi kolaboratif seperti Asana untuk menstandarkan proses, mengotomatiskan pekerjaan, dan mengelola informasi sehingga dapat ditemukan kapan saja. Hasilnya, mereka telah meningkatkan efisiensi dan mempersingkat linimasa proyek.

Dengan menstandarkan dan mengotomatiskan proses dengan Asana, tim kami dapat mengendalikan segalanya, menghemat waktu, dan berfokus pada hal yang benar-benar penting: konten yang meyakinkan.

Christian Röhrich, Pemimpin Tim, Manajemen Proyek & Pitch

Tim Pitch & Manajemen Proyek mengembangkan konsep manajemen proyek yang sukses yang kini diikuti We Are Era. Dipimpin oleh Christian Röhrich, tim ini bertanggung jawab atas posisi, pengembangan konsep kreatif, dan pitch deck perusahaan, pencarian influencer, pembelian media, serta perencanaan distribusi. Mereka adalah antarmuka antara pemangku kepentingan internal dan eksternal, dan bertanggung jawab untuk memimpin proyek baru untuk merek dan organisasi publik, serta mengelola alur kerja lintas fungsi dengan Asana.

Asana menjadi platform pusat untuk manajemen proyek di We Are Era

Sebelumnya, tim menggunakan berbagai solusi untuk komunikasi dan kolaborasi. Ini merepotkan dan pada akhirnya menambah beban kerja tim manajemen proyek.

Awalnya, We Are Era menggunakan versi freemium Asana sebagai alat untuk permintaan kerja di seluruh lokasi, termasuk perjalanan, dukungan TI, dan permintaan desain. Christian segera menyadari bahwa Asana menawarkan potensi yang jauh lebih besar, dan mulai memperluas penggunaannya di seluruh timnya, menjadikan Asana sebagai platform terpusat untuk manajemen proyek dan kolaborasi sehari-hari.

Biasanya ada banyak bagian yang terlibat dalam proyek di perusahaan–seperti strategi, kreatif, dan produksi– jadi ada banyak hal yang harus dikoordinasikan, termasuk banyak briefing dan sesi umpan balik. Christian dan timnya menyusun proses standar untuk Alur Kerja proyek mereka di Asana, dan sekarang setiap orang dapat berkolaborasi di tempat yang terstruktur dengan jelas yang memungkinkan pekerjaan yang efisien. Untuk aktivitas administratif dan organisasi yang berulang, Christian membuat aturan automasi yang diaktifkan oleh pemicu tertentu, seperti tenggat, untuk menghemat waktu dan meminimalkan beban kerja.

Bagi Christian, laporan status dan kejelasanlah yang memungkinkan Alur Kerja terbaik di kelasnya: semua orang yang terlibat dalam proyek mengetahui perkembangannya dan status pekerjaan, baik melalui laporan status otomatis atau dengan meninjau proyek di Asana secara langsung. Selain itu, komunikasi terjadi langsung di Asana pada berbagai tingkat hierarki per proyek sehingga dapat dilacak, diklasifikasikan, disortir, dan mudah ditemukan oleh semua orang.

Anda dapat merasakan kontribusi Asana sebagai 'Sumber kebenaran tunggal' kami. Kami dapat meningkatkan jumlah proyek kami tanpa meningkatkan tekanan karena Anda tidak perlu lagi mengingat semuanya.

Christian Röhrich, Pemimpin Tim, Manajemen Proyek & Pitch

Anggota tim dapat memutuskan apakah mereka ingin menggunakan Asana. Banyak yang dengan cepat menyadari manfaat mengelola pekerjaan terbuka mereka di platform dan mulai mengerjakan proyek dan tugas mereka di Asana. Bagi Christian, penting untuk menyoroti aturan automasi dalam tim sehingga semua orang tahu apa yang "terjadi di latar belakang" saat mereka mengerjakan tugas inti mereka.

Selain itu, beberapa pegawai yang sangat mengidentifikasi diri dengan Asana telah membentuk 'Asana Task Force' untuk menguji fungsionalitas baru saat dirilis guna memastikan proses dipetakan secara bermakna di Asana. Mereka tidak hanya mendukung kolega mereka, tetapi juga secara aktif berkontribusi untuk lebih meningkatkan penggunaan platform dalam We Are Era.

Cara anggota tim memanfaatkan Asana secara maksimal

Tim Christian bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan pitch dari klien baru dan briefing, atau permintaan proyek baru dari klien yang sudah ada. Di seluruh fungsi dan negara, mereka memproses permintaan di semua lokasi We Are Era. Tim bekerja dari proyek bersama di Asana, yang secara otomatis menerima semua permintaan baru dari tim penjualan.

Setelah mereka menerima permintaan untuk proyek baru di proyek Asana mereka, tim Pitch & Project Management mengklarifikasi data utama yang penting, seperti jangka waktu yang ditargetkan, perencanaan anggaran, intensitas konsultasi, dan kelompok target. Jika informasi yang diberikan tidak memadai, komunikasi dengan tim penjualan ditangani langsung melalui formulir Asana sebagai proses standar. Formulir lain dirancang agar pegawai dapat mengirimkannya langsung ke pelanggan. Alur Kerja permintaan dengan Formulir tetap memastikan kualitas dan meminimalkan waktu yang hilang di awal proyek.

Setelah semua informasi penting dikumpulkan, manajer proyek dan tim yang sesuai dipilih untuk proyek tersebut berdasarkan kapasitas, keterampilan, dan minat.

Manajer proyek dapat melihat batas waktu dan status pekerjaan pegawai di Asana. Ini memungkinkan mereka untuk melihat dengan cepat siapa yang dapat mengambil atau mendukung proyek lain. Struktur Asana memungkinkan Tim Pitch & Manajemen Proyek untuk bekerja jauh lebih efisien.

Namun, bukan hanya Tim Pitch & Manajemen Proyek yang senang bekerja dengan Asana; Asana digunakan di seluruh perusahaan sebagai platform manajemen kerja terpusat, bersama dengan HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle, dan Frame.io, tergantung pada Bagian dan tanggung jawab.

Asana dibangun secara visual, yang sangat penting bagi perusahaan yang berasal dari bidang pemasaran. Kami juga mengundang pelanggan kami untuk bekerja bersama kami di Asana.

Christian Röhrich, Pemimpin Tim, Manajemen Proyek & Pitch

Salah satu keunggulan utama Asana adalah menawarkan berbagai opsi kepada pengguna untuk melihat pekerjaan mereka. Banyak yang suka bekerja dalam Tampilan Papan sehingga mereka dapat memvisualisasikan seluruh alur kerja dan melihat aset kreatif – misalnya, gambar yang dilampirkan ke tugas. Tampilan linimasa juga populer dan mudah dibagikan kepada klien sehingga semua orang yang terlibat dapat melihat kapan pekerjaan proyek sedang berlangsung dan bagaimana keterkaitannya.

Karena fungsionalitas Asana sangat intuitif dan ramah pengguna, pelatihan yang diperlukan tidak memakan waktu lama. Misalnya, onboarding pelanggan baru biasanya selesai hanya dalam 15 hingga 20 menit menggunakan metodologi sederhana yang telah mereka kembangkan. 

Asana di We Are Era: Kisah sukses dalam jumlah

Di We Are Era, 240 pegawai di delapan lokasi menggunakan Asana dalam bahasa pilihan mereka, dan telah menangani 2.500 proyek dan hampir 400.000 tugas di Asana per Maret 2022. Christian memperkirakan bahwa peningkatan penggunaan aturan, formulir, dan templat proyek Asana memungkinkan penghematan keseluruhan rata-rata 90 hari kerja per tahun.

Jumlah tugas yang dibuat di Asana terus meningkat selama berbulan-bulan. Ini menunjukkan seberapa kuat alat ini diadopsi, berapa banyak fungsi yang terintegrasi, dan berapa banyak proyek yang dikelola melalui Asana.

Christian Röhrich, Pemimpin Tim, Manajemen Proyek & Pitch

Cara Asana terus mengoptimalkan proses

Asana juga telah membuat kolaborasi dengan pelanggan jauh lebih transparan dan efisien. We Are Era memperhatikan bahwa banyak pelanggan menanggapi permintaan yang dikirim melalui Asana lebih cepat dan lebih sering. Mereka memberikan lebih banyak umpan balik, sehingga proyek yang sedang berlangsung dapat disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan selesai dengan lebih baik serta dengan lebih sedikit tekanan. Dengan meningkatkan keterlibatan pelanggan menggunakan Asana, We Are Era telah meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat loyalitas pelanggan jangka panjang.

Pegawai telah melihat perubahan yang bertahan lama dalam gaya kerja mereka, karena Asana memungkinkan mereka bekerja dengan mulus, terlepas dari lokasi mereka. Tidak hanya dari kantor atau rumah, tetapi dari mana saja karena semua informasi yang disimpan secara terpusat di Asana dapat diakses dari mana pun. App seluler asli juga telah sangat berhasil dalam hal ini.

Dengan Asana, kami tidak selalu harus memulai dari nol dan dapat terlibat dalam pertukaran informasi yang terbuka dan jujur.

Christian Röhrich, Pemimpin Tim, Manajemen Proyek & Pitch

Berkat Asana, We Are Era menerapkan cara kerja sama yang transparan di seluruh perusahaan dan semuanya dikomunikasikan secara terbuka. Industri media bergerak cepat, digital, dan sangat terbuka, dan pegawai dengan cepat menyadari manfaat cara kerja ini di Asana untuk berbagi ide dengan orang lain atau meminta dukungan. Sering kali orang lain sudah melakukan proyek serupa, sudah meneliti kelompok target, atau mengenal influencer yang sesuai. Ini menghindari duplikasi upaya, pengalaman dibagikan, dan proyek dapat berjalan lebih cepat.

Informasi dari kolega sangat membantu dalam proyek baru, dan transfer pengetahuan meningkatkan motivasi pegawai serta meningkatkan kualitas dan efisiensi pekerjaan.

Apa langkah selanjutnya untuk Asana di We Are Era?

Ke depannya, We Are Era berencana memprioritaskan Asana untuk komunikasi terkait proyek, menjalankan fungsi kantor di Asana, dan secara umum memperluas penggunaannya. Perusahaan juga berencana untuk mulai menggunakan fungsi Portofolio dan Pelaporan.

Melalui automasi lebih lanjut, We Are Era berharap dapat membuat proses menjadi lebih mudah diakses dan efisien sehingga pegawai dapat berfokus pada hal yang benar-benar penting: menghasilkan kreativitas terbaik di kelasnya.

Sejalan dengan kolaborasi terbuka, perusahaan juga akan menyimpan OKR (Tujuan dan Hasil Kunci) pegawai bersama gol perusahaan menggunakan fitur Gol Asana. Ini menghubungkan gol strategis dengan pekerjaan sehari-hari di tingkat operasional, memberikan kejelasan tentang tujuan, rencana, dan tanggung jawab pegawai sendiri. Dengan begitu, semua orang dapat melihat cara memprioritaskan proyek dan tugas spesifik mereka untuk mencapai OKR–dan memiliki akses ke gambaran besar untuk melihat bagaimana hal ini berkontribusi terhadap pemenuhan gol tahunan perusahaan dan pada akhirnya mencapai misi keseluruhan mereka.