Coupa scales to support customers with Asana

Sorotan

Tantangan

• Sebelum menggunakan Asana, tidak ada Ruang Kerja terpusat untuk melacak dan mengelola inisiatif di seluruh organisasi Value Services. 

• Berbagai Tim menggunakan beragam alat dan spreadsheet, yang membuat pekerjaan terfragmentasi dan menyulitkan para eksekutif untuk melihat progres secara menyeluruh.

• PMO membutuhkan proses penerimaan formal untuk membantu mereka mengatur dan memprioritaskan permintaan dengan cara yang selaras dan objektif.

Solusi

• Kepemimpinan membentuk PMO untuk mengembangkan solusi dan memilih Asana untuk memberikan dasar yang kuat bagi pertumbuhan.

• Mereka memilih platform ini untuk menyediakan cara yang efisien dalam melaporkan status proyek status proyek di seluruh Tim, mendapatkan kejelasan tentang siapa yang mengerjakan apa dan hingga kapan, serta mencegah pekerjaan agar tidak luput.

• PMO mendukung platform ini dan secara bertahap memperluas penggunaan Asana ke Tim lain. 

• Asana menyediakan satu jalur untuk mengelola permintaan, tampilan menyeluruh tentang pekerjaan yang sedang berlangsung, dan cara untuk mengidentifikasi serta mengonsolidasikan pekerjaan yang tumpang tindih.

Hasil

•  Waktu yang dihemat lebih dari 658% dalam 3 tahun: Coupa memperkenalkan PMO pada 2020 menggunakan Asana. Pada 2023, mereka menghemat 135 hari kerja per tahun dengan mengeliminasi sekat dan menyatukan pekerjaan di seluruh Tim.

• Peningkatan visibilitas untuk Kepemimpinan: Dengan menggunakan Asana, PMO Coupa membuat peta jalan organisasi untuk proyek mendatang dan mengonsolidasikan proyek aktif ke dalam portofolio agar dapat dengan mudah menampilkan progres terhadap gol.

• Penentuan prioritas proyek yang objektif: Penerapan sistem pemeringkatan numerik melalui Formulir Penerimaan Asana membantu organisasi PMO memprioritaskan proyek baru dan membuat keputusan yang tepat untuk bisnis.

Asana memberikan visibilitas ke peta jalan dan kinerja organisasi di satu tempat kepada para pimpinan eksekutif.”

Cara Asana membantu Coupa bekerja lebih cerdas

Menunjukkan kepada organisasi apa yang dapat dilakukan dengan PMO dan Asana

Saat ini, inisiatif Value Services yang akan datang dan yang sedang berlangsung dilacak Di Asana, membantu pelanggan mencapai gol bisnis mereka, mulai dari implementasi Coupa hingga adopsi dan seterusnya. Proyek-proyek tersebut mencakup penerapan alat baru, seperti CMS, sistem manajemen pembelajaran, dan platform Komunikasi klien untuk manajer akun.           

Sekarang, Tim Value Services dapat meminta dukungan manajemen proyek dan program dari PMO melalui sistem menyeluruh di Asana yang mengelola proyek dari permintaan, peta jalan, hingga penyelesaian.

Permintaan yang terstandar untuk penentuan prioritas yang lebih baik

Penerimaan pekerjaan yang efisien membantu Tim bergerak lebih cepat

Sebelum menggunakan Asana, tidak ada proses standar untuk melacak dan mengelola inisiatif di seluruh organisasi Value Services. Organisasi membutuhkan proses penerimaan formal untuk membantu mereka mengatur dan memprioritaskan permintaan dengan cara yang selaras dan objektif.

Sekarang, agar PMO dapat mempertimbangkan permintaan dukungan, Tim Value Services harus mengajukan inisiatif mereka melalui Formulir Asana yang memproses proyek melalui sistem penilaian prioritas. Sistem ini telah memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih objektif tentang cara mengalokasikan sumber daya. Formulir Asana juga membantu Tim PMO mengumpulkan informasi penting tentang proyek sejak awal agar mereka dapat memulai pekerjaan lebih cepat. 

Prioritisasi proyek yang mulus

• Tim mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan untuk memulai permintaan menggunakan Formulir penerimaan Asana, yang memerlukan detail seperti kasus penggunaan bisnis, sponsor eksekutif, tim yang terlibat, jadwal, dan apakah dukungan teknis diperlukan. 

• Formulir ini juga meminta pengirim untuk menghubungkan inisiatif tersebut dengan setidaknya satu dari tiga gol organisasi, guna memastikan keselarasan pekerjaan baru dengan prioritas bisnis.

• Tim PMO menggunakan tanggapan Formulir untuk menetapkan nomor prioritas keseluruhan yang membantu menentukan peringkat inisiatif tersebut dibandingkan inisiatif lainnya.

• Saat formulir dikirim, formulir tersebut membuat Tugas yang sesuai yang dimasukkan ke Papan Penerimaan Proyek di Asana. Di sini, Tim PMO meninjau permintaan dan peringkat prioritasnya.

Kami telah melakukan perubahan besar dalam cara kami menangani permintaan untuk PMO. Kami memasukkan penilaian penentuan prioritas ke dalam Formulir Penerimaan Asana kami. Kami telah menghilangkan subjektivitas dari proses prioritisasi dan menyederhanakan pekerjaan berdampak terbesar ke dalam peta jalan organisasi kami.”

Keselarasan dan pelaksanaan peta jalan yang lebih baik

Visibilitas yang lebih baik membantu para pemimpin merencanakan pekerjaan mendatang

Peta Jalan Layanan Bernilai mencatat dan melacak semua pekerjaan yang akan datang dan yang sedang berlangsung, sehingga memberikan Kepemimpinan gambaran tentang apa yang akan terjadi di organisasi. Pada tahap pra-peluncuran ini, Tim dapat menyelaraskan semua pemangku kepentingan, mengumpulkan persyaratan proyek, dan menyepakati Milestone.

Penyusunan peta jalan proyek yang efisien

Pemimpin dapat melihat setiap inisiatif mendatang, yang direpresentasikan oleh Tugas di proyek Peta Jalan Layanan Bernilai.

• Bidang kustom memudahkan penyortiran, pemfilteran, dan pelaporan pekerjaan. Bidang-bidang ini diisi secara otomatis berdasarkan Formulir asli dan mencakup tingkat prioritas, status Persetujuan, kuartal penyerahan, serta Gol strategis yang terkait dengannya.

• Untuk inisiatif yang memerlukan dukungan dari Tim PMO Layanan Teknis, Subtugas Asana secara otomatis diberikan kepada Tim Layanan Teknis untuk mendapatkan persetujuan—memastikan keselarasan prioritas peta jalan secara lintas fungsi dan visibilitas di kedua organisasi PMO.

• Saat pekerjaan dimulai, PMO secara otomatis mengubah Tugas Asana menjadi proyek Asana. Hal ini menjaga kelangsungan dengan mempertahankan informasi historis dari pengiriman Formulir asli.

Bekerja tanpa sekat dan visibilitas lebih luas adalah perubahan terbesar yang saya alami berkat Asana. Pola pikir orang bergeser dari ‘apa yang terbaik untuk Tim saya?’ menjadi ‘apa yang terbaik untuk perusahaan?’””

Perencanaan proyek yang disederhanakan dan pelacakan progres real-time

Pelaporan real-time membuat pekerjaan selalu sesuai rencana

PMO Coupa membutuhkan cara yang efisien untuk melaporkan status proyek di seluruh Tim, mendapatkan kejelasan tentang siapa yang mengerjakan apa dan hingga kapan, serta mencegah agar pekerjaan tidak luput.

Pelacakan proyek dan progres yang dinamis

• Proyek baru ditambahkan secara otomatis ke portofolio “Sedang Berjalan” Tim PMO di Asana, yang menampilkan semua proyek aktif dengan cepat. Sangat mudah untuk melihat tenggat, status, Tim Value Services mana yang terlibat, dan lainnya.

• Tim dapat berkolaborasi dan melacak pekerjaan dalam proyek Asana, dan pembaruan status mendalam untuk setiap proyek dipublikasikan setiap dua minggu.

• Tim PMO membuat templat yang konsisten untuk pembaruan ini, yang mencakup gol, hal yang sudah dicapai dalam dua minggu terakhir, hambatan yang membutuhkan perhatian, dan langkah berikutnya.

• Untuk pelaporan metrik kinerja organisasi utama yang konsisten, Tim membuat Dasbor yang melacak pekerjaan di seluruh portofolio yang sedang berjalan, seperti jumlah proyek aktif menurut tim, jumlah proyek menurut kategori status, dan persentase proyek yang diselesaikan tepat waktu.

• Proyek yang selesai dipindahkan ke portofolio “proyek yang selesai” di Asana.

Menggunakan Asana untuk proses penerimaan dan penentuan prioritas proyek, peta jalan organisasi, dan pelacakan proyek yang sedang berjalan telah menjadi faktor pengubah permainan bagi kami. Kami dapat menangani proyek dari permintaan hingga pengiriman dengan cepat dan melakukan penskalaan seiring dengan perkembangan bisnis kami. ”

Sejak mendirikan PMO dengan Asana sebagai infrastrukturnya, diperkirakan organisasi Value Services Coupa telah meningkatkan total penghematan waktunya sebesar +658% dari tahun 2020 hingga 2023. PMO membantu Tim-nya menskalakan dan memberikan visibilitas kepada para eksekutif mengenai inisiatif di seluruh organisasi, melalui peta jalan yang diprioritaskan dan laporan progres yang distandarkan. Memindahkan proses ke Asana telah menyederhanakan kolaborasi antara PMO dan Tim yang bekerja sama dengan mereka, sehingga membantu menghemat sekitar 135 hari kerja per tahun yang sebelumnya dihabiskan untuk pekerjaan, dan kini difokuskan untuk menciptakan dampak yang lebih besar. 

PMO akan terus memperlihatkan nilai Asana dan manajemen proyek kepada Tim di seluruh Coupa, membantu mereka menciptakan dampak yang lebih besar seiring dengan upaya perusahaan untuk mewujudkan visinya, yaitu membuat setiap dolar bisnis yang dikeluarkan lebih efektif, adil, dan berkelanjutan.