Asana memberikan visibilitas ke peta jalan dan kinerja organisasi di satu tempat kepada para pimpinan eksekutif.

Saverio Ferme, Wakil Presiden Senior, Operasi Layanan Global

Cara Asana membantu Coupa bekerja lebih cerdas

Menunjukkan kepada organisasi apa yang dapat dilakukan dengan PMO dan Asana

Saat ini, inisiatif Value Services mendatang dan yang sedang berlangsung dilacak di Asana, yang membantu pelanggan mencapai gol bisnis mereka, mulai dari implementasi Coupa hingga adopsi dan seterusnya. Proyek mencakup implementasi alat baru seperti CMS, sistem manajemen pembelajaran, dan platform komunikasi klien untuk manajer akun.           

Sekarang tim Value Services dapat meminta dukungan manajemen proyek dan program dari PMO melalui sistem menyeluruh di Asana yang membawa proyek dari permintaan ke peta jalan hingga pengiriman.

Permintaan terstandar untuk prioritas yang lebih baik

Penerimaan pekerjaan yang disederhanakan membantu tim bergerak lebih cepat

Sebelum Asana, tidak ada proses standar untuk melacak dan mengelola inisiatif di seluruh organisasi Value Services. Organisasi membutuhkan proses penerimaan formal untuk membantu mereka mengatur dan memprioritaskan permintaan dengan cara yang selaras dan objektif.

Sekarang, agar PMO mempertimbangkan permintaan dukungan, tim Value Services harus mengajukan inisiatif mereka melalui formulir Asana yang membawa proyek melalui sistem penilaian prioritas. Sistem ini telah memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih objektif tentang cara mengalokasikan sumber daya. Formulir Asana juga membantu tim PMO mengumpulkan informasi penting tentang proyek sejak awal sehingga mereka dapat memulai pekerjaan lebih cepat. 

Prioritas proyek yang mulus

• Tim mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan untuk memulai permintaan dengan formulir penerimaan Asana, yang memerlukan detail seperti kasus penggunaan Business, sponsor eksekutif, tim yang terlibat, waktu, dan apakah dukungan teknis diperlukan. 

• Formulir ini juga meminta pengirim untuk memetakan inisiatif ke setidaknya satu dari tiga gol organisasi, memastikan pekerjaan baru selaras dengan prioritas bisnis.

• Tim PMO menggunakan tanggapan formulir untuk membuat nomor prioritas keseluruhan yang membantu memberi peringkat inisiatif dibandingkan yang lain.

• Saat formulir dikirim, formulir tersebut membuat tugas terkait yang masuk ke papan Penerimaan Proyek di Asana, tempat tim PMO meninjau permintaan dan peringkat prioritasnya.

Kami telah membuat perubahan besar dalam cara kami menangani permintaan untuk PMO. Kami memasukkan penilaian prioritas ke dalam formulir penerimaan Asana kami. Kami telah menghilangkan subjektivitas dari proses prioritisasi dan menyederhanakan pekerjaan berdampak tertinggi ke dalam peta jalan organisasi kami.

Maya Khalidi, Manajer, PMO

Keselarasan dan pelaksanaan peta jalan yang lebih baik

Visibilitas yang lebih baik membantu para pemimpin merencanakan pekerjaan mendatang

Peta Jalan Value Services mencatat dan melacak semua pekerjaan yang akan datang dan yang sedang berlangsung, memberikan gambaran kepada kepemimpinan tentang apa yang akan terjadi pada organisasi. Pada tahap pra-peluncuran ini, tim dapat menyelaraskan semua pemangku kepentingan, mengumpulkan persyaratan proyek, dan menyepakati milestone.

Pemetaan roadmap proyek yang efisien

Pemimpin dapat melihat setiap inisiatif mendatang, yang direpresentasikan oleh tugas dalam proyek Peta Jalan Value Services.

• Bidang kustom memudahkan penyortiran, pemfilteran, dan pelaporan pekerjaan. Bidang-bidang ini secara otomatis diisi oleh formulir asli, dan mencakup tingkat prioritas, status persetujuan, kuartal penyerahan, dan gol strategis yang terkait dengannya.

• Untuk inisiatif yang memerlukan dukungan dari tim PMO Layanan Teknis, subtugas Asana secara otomatis diberikan kepada tim Layanan Teknis untuk mendapatkan persetujuan–memastikan keselarasan lintas fungsi prioritas peta jalan dan visibilitas di kedua organisasi PMO.

• Saat pekerjaan dimulai, PMO secara otomatis mengubah tugas Asana menjadi proyek Asana. Ini mempertahankan kontinuitas dengan mempertahankan informasi historis dari pengiriman formulir asli.

Bekerja tanpa sekat dan visibilitas lebih luas adalah perubahan terbesar yang saya alami berkat Asana. Pola pikir orang bergeser dari 'apa yang terbaik untuk tim saya?' menjadi 'apa yang terbaik untuk perusahaan?'

Rhonda Cusack, Manajer Proyek Senior, PMO

Perencanaan proyek yang disederhanakan dan pelacakan progres real-time

Pelaporan real-time membuat pekerjaan tetap sesuai rencana

PMO Coupa membutuhkan cara yang efisien untuk melaporkan status proyek di seluruh tim, mendapatkan kejelasan tentang siapa yang mengerjakan apa dan hingga kapan, serta mencegah pekerjaan luput.

Pelacakan proyek dan progres yang dinamis

• Proyek baru ditambahkan secara otomatis ke portofolio “In-flight” tim PMO di Asana, yang menampilkan semua proyek aktif dengan cepat. Mudah untuk melihat tenggat, status, tim Value Services mana yang terdampak, dan lainnya.

• Tim dapat berkolaborasi dan melacak pekerjaan dalam proyek Asana, dan pembaruan status mendalam untuk setiap proyek diposting setiap dua minggu.

• Tim PMO membuat templat yang konsisten untuk pembaruan ini, termasuk gol, hal yang sudah dicapai dalam dua minggu terakhir, hambatan yang membutuhkan perhatian, dan langkah berikutnya.

• Untuk pelaporan metrik kinerja organisasi utama yang konsisten, tim membangun dasbor yang melacak pekerjaan di seluruh portofolio yang sedang berlangsung, seperti jumlah proyek aktif menurut tim, jumlah proyek menurut kategori status, dan persentase proyek yang diselesaikan tepat waktu.

• Proyek yang selesai dipindahkan ke portofolio “proyek yang sudah selesai” di Asana.

Menggunakan Asana untuk proses penerimaan dan penentuan prioritas proyek, peta jalan organisasi, dan pelacakan proyek yang sedang berlangsung telah menjadi faktor yang sangat inovatif. Kami dapat menangani proyek dari permintaan hingga pengiriman dengan cepat dan melakukan penskalaan sesuai kecepatan Business kami.

Maya Khalidi, Manajer, PMO

Sejak mendirikan PMO dengan Asana sebagai infrastrukturnya, diperkirakan organisasi Value Services Coupa telah meningkatkan total penghematan waktu mereka sebesar +658% dari 2020 hingga 2023. PMO membantu timnya menskalakan dan memberikan visibilitas kepada para eksekutif tentang inisiatif di seluruh organisasi, melalui peta jalan yang diprioritaskan dan laporan progres standar. Memindahkan proses ke Asana telah menyederhanakan kolaborasi antara PMO dan tim yang bekerja sama dengan mereka, membantu menghemat sekitar 135 hari kerja per tahun yang sebelumnya dihabiskan untuk pekerjaan, dan sekarang difokuskan untuk mendorong dampak lebih lanjut. 

PMO akan terus menunjukkan nilai Asana dan manajemen proyek kepada tim di seluruh Coupa, membantu mereka menciptakan lebih banyak dampak saat perusahaan berupaya mewujudkan visinya untuk membuat setiap dolar bisnis yang dikeluarkan lebih efektif, adil, dan berkelanjutan.