iCHEF meningkatkan produktivitas dan kolaborasi dengan Asana

Berbasis di Taiwan, iCHEF dengan bangga membantu lebih dari 13.000 bisnis horeka menangani pesanan dan penjualan tanpa menggunakan kertas. Dengan iCHEF, restoran menggunakan satu platform untuk mencatat pesanan secara digital, baik online maupun di restoran, terhubung dengan platform pengiriman, menerima pembayaran, dan mengumpulkan data seputar angka penjualan. Dengan puluhan proyek penelitian dan pengembangan (R&D) yang dijalankan setiap tahun, iCHEF selalu merilis produk dan fitur untuk membantu pemilik restoran meningkatkan operasi bisnis. Baru-baru ini, perusahaan ini merilis sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) baru yang membantu restoran menjalankan program loyalitas, melacak pesanan, dan menghubungi pelanggan dengan penawaran yang disesuaikan. CRM baru ini akan makin memudahkan pemilik restoran untuk mempertahankan pelanggan dan memasarkan produk kepada mereka.

Ketika Direktur Teknologi, Matt Chang, bergabung dengan iCHEF pada tahun 2016, Brief-nya sangat jelas. Merestrukturisasi backend iCHEF agar lebih mudah berkolaborasi dan terintegrasi dengan pihak ketiga, seperti platform pengiriman makanan. Pada saat itu, Tim menangani 20 proyek R&D per tahun. Untuk meningkatkan inovasi dan mencapai restrukturisasi perangkat lunak, seluruh perusahaan harus mengubah cara berpikir tentang kolaborasi.  Saat Matt mulai bekerja, koordinasi antar departemen sulit dilakukan meskipun menggunakan Alat manajemen proyek. Tidak mudah membagikan Tugas di seluruh Bagian, dan kurangnya transparansi ini memperlambat proses. Matt mulai mencari Platform manajemen kerja yang akan meningkatkan transparansi dan kolaborasi. 

Mencari Platform manajemen kerja untuk seluruh perusahaan 

Tim di iCHEF membutuhkan Alat manajemen kerja yang dapat digunakan oleh setiap Bagian, mulai dari bagian teknik hingga pemasaran. Untuk berinovasi dengan cepat, seluruh perusahaan memerlukan akses ke Tugas yang sama dengan Komunikasi yang jelas mengenai tanggung jawab, Batas waktu, dan konteks proyek. 

Setelah proses evaluasi yang matang, Tim iCHEF memilih Asana karena alat ini menawarkan: 

• Fitur kolaborasi untuk koordinasi yang lebih baik antar-Bagian. 

• Antarmuka pengguna yang intuitif untuk mendorong implementasi yang lebih cepat. 

• Analitik data yang andal untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih matang. 

Platform manajemen kerja yang kami pilih harus cocok untuk semua Tim. Pada akhirnya, Gol kami adalah mengoptimalkan kolaborasi antar departemen dengan menciptakan proses dan pembagian data yang transparan. Asana menjanjikan kolaborasi bebas hambatan antara Bagian, kemudahan penggunaan yang luar biasa, dan kemampuan analisis data yang andal.”

Bekerja sama dengan Master Concept untuk mengimplementasikan Asana 

Tim iCHEF bekerja sama dengan Master Concept, Mitra Solusi Asana, untuk mengimplementasikan Asana. Sebagai pakar dalam perangkat lunak cloud dan manajemen proyek, Tim Master Concept membantu iCHEF membuat Alur Kerja yang akan mendorong Komunikasi lintas departemen dan mengatasi kompleksitas proyek Litbang berskala besar. 

Penerapannya begitu sukses sehingga setiap Bagian mulai menggunakan Asana untuk lebih dari sekadar pengelolaan proyek R&D. Tim hubungan pelanggan mulai menggunakan Asana untuk melacak permintaan layanan, dan pihak ketiga, seperti mitra perbaikan POS perusahaan, didorong untuk bergabung dengan platform ini.

Sejak implementasi, Asana telah digunakan untuk lebih dari sekadar proyek R&D. Semua Bagian di seluruh perusahaan menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan mereka sendiri, dan hasilnya sangat luar biasa.”

Lebih banyak proyek selesai berkat peningkatan kolaborasi 

Setiap Bagian di iCHEF kini menggunakan Asana. Sejak mengimplementasikan platform ini, Tim di iCHEF menyelesaikan sekitar 100 proyek per tahun. 

Pendorong peningkatan efisiensi ini adalah Alur Kerja Asana yang menciptakan transparansi dan meningkatkan kolaborasi. Berikut ini tiga cara Asana memberikan dampak positif di iCHEF. 

Berkat Asana, produktivitas kami meningkat secara dramatis. Kami dapat menyelesaikan lebih banyak proyek sembari mengoptimalkan proses operasional kami untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi.”

Peningkatan kolaborasi antar-Bagian 

Portofolio dan papan proyek memusatkan pekerjaan di satu tempat, sehingga membantu Tim dari semua Bagian memahami tujuan, Milestone, dan prioritas Tugas. Peningkatan kolaborasi telah membantu perusahaan menjadi lebih tangguh. 

Indeks Anatomi Kerja mengungkapkan bahwa 79% pekerja di organisasi kolaboratif merasa sangat siap untuk menghadapi tantangan. Ketika pandemi COVID-19 melanda, Tim iCHEF membuktikan hal ini dengan segera merilis fitur untuk membantu restoran mengelola pemesanan, pembayaran, dan pengantaran tanpa kontak. 

Asana telah mengurangi Komunikasi yang tidak perlu seputar proyek dan mempermudah penyesuaian. Jika terjadi keadaan darurat, anggota Tim dapat dengan cepat mengevaluasi kembali linimasa proyek tanpa melewatkan Tugas penting. ”

Pelacakan ribuan permintaan layanan pelanggan yang lebih baik 

iCHEF menerima 5.000 permintaan layanan pelanggan setiap bulan. Tim ini menggunakan Portofolio untuk mendapatkan ikhtisar yang jelas tentang semua proyek terkait, mulai dari pelatihan pra-penerapan hingga pelacakan penyewaan dan perbaikan tablet. 

Pemimpin memahami progres layanan pelanggan dengan cepat dan Tim bekerja jauh lebih cepat.  Menurut Indeks Anatomi Kerja, 71% karyawan di perusahaan yang memiliki gol yang jelas mengatakan bahwa mereka mudah bekerja sama dengan pemangku kepentingan di fungsi lain. Ini yang terjadi di iCHEF, di mana transparansi telah menghasilkan kolaborasi yang lebih baik seputar permintaan pelanggan. 

Melacak permintaan layanan pelanggan sebagai Tugas di Asana telah mempercepat waktu pemrosesan dan menghemat waktu kerja kami. Tim kini dapat berfokus pada pekerjaan yang memberikan nilai lebih besar.”

Mengelola strategi pemasaran omnichannel 

Spesialis pemasaran, Hsuan Chou, adalah penggemar setia Asana. Mengelola strategi pemasaran omnichannel telah menjadi tantangan bagi Hsuan untuk melacak Komunikasi dan pesan dari beragam kanal.

Hsuan dan Timnya menggunakan Papan Proyek, Tugas, dan Sub-tugas untuk melacak kampanye pemasaran dan permintaan komunikasi. Transparansi Tugas memudahkan Hsuan untuk melacak penyelesaian tugas dan memantau semua saluran media. 

Asana benar-benar sangat bermanfaat! Saya bisa bekerja jauh lebih cepat.  Setiap kali saya melihat fungsi baru, saya segera memeriksanya untuk mengetahui cara fungsi tersebut dapat lebih mengoptimalkan proses kerja saya.”

Menembus pasar baru 

Tim di iCHEF sangat bersemangat untuk terus merilis produk dan fitur yang membantu pelanggan mereka meningkatkan bisnis mereka. Perusahaan berencana untuk terus mengembangkan dan menyesuaikan layanannya dengan pasar lokal. iCHEF akan terus menggunakan Asana untuk mendukung Alur Kerja mereka, dan Tim berharap dapat meningkatkan efisiensi bisnis mereka lebih jauh lagi.