會議、會議，還有更多會議。 在週期性團隊同步、規劃會議、腦力激盪和專案核對之間，您可能會覺得行事曆上充斥著會議。 可能就是這樣。
如果會議佔用了您的大量時間，無論您是主持會議還是參與會議，您都必須從中獲得很多收穫，對吧？ 不幸的是，大多數會議注定要失敗。 最終目標不明確 (甚至未確定)，沒有日程來引導會議，人們在會議結束時得到的問題比答案還多。 員工希望提高生產力，並覺得自己將時間花在重要的事情上，但當會議缺乏結構時，他們會覺得無效，就像浪費時間一樣。
由於 (工作) 日的時數有限，以下是一個易於遵循的流程，可用於進行有效的會議，以便每個人進入會議室前都已知道要討論的內容，並在離開時知道後續步驟。
準備時間：建立並分享您的會議日程
1. 確定會議的目的與目標
在您開始查看人們的行事曆之前，問問自己：「我們需要在這次會議中完成什麼？」 如果是週期性會議，這也將有助於您確定需要開會的頻率。 例如，若您正在安排規劃會議，目的可能是確定團隊年度目標的關鍵里程碑，而目標可能是確定期限以及每個里程碑的負責人。 一旦您鎖定了目的和目標，就可以開始施展您的排程魔法了。
2. 會議日程中應包含哪些內容
現在您已經知道召開會議的原因，是時候建立一個日程，讓討論保持在正軌上。 雖然您可能會想在會議前快速地在便利貼上寫下內容，但提前準備好日程將確保您優先處理正確的事情，而不會忘記重要的事情。
首先，請概述您希望在會議中關注的主題。 對於您的年度規劃會議，這可能是討論結果、腦力激盪和行動項目，以推進規劃。 為了幫助讓一切 (和每個人) 都能按進度進行，請為每個主題分配時間區塊，以便您可以討論所有需要討論的內容。
3. 新增討論主題
現在是時候新增重點了，也就是您要討論的主題。 將這些新增到適當的日程區段，以便您在會議期間的正確時間討論。 您對於想要討論的內容越詳細越好。
如果您在追蹤工作的工具中建立日程，就可以輕鬆新增現有工作或連結到相關任務，以便每個人都能獲得所需的情境資訊，而您無需進行額外的工作。
我們一直在採取有意識的步驟，以更有效地進行會議並提高生產力，而 Asana 被證明是推動該計劃的重要組成部分。”
4. 在會議前與與會者分享日程
若要直接切入正題，請事先與與會者分享日程。 如果已準備就緒，並且可以將其包含在會議邀請中，那就更好了。 這樣，與會者就有時間熟悉討論主題、準備所需的任何資訊，或在會議前提出澄清問題。 此外，這也讓其他人有機會在缺少某些內容時新增或建議主題。
讓我們開始吧：依循日程進行，並隨進度記錄行動項目
5. 指派一名記錄人員
您的筆記將作為討論、決策和後續步驟的書面記錄。 對於無法參加會議 (行事曆衝突是真實存在的)，但需要瞭解會議內容的人員而言，這些筆記也很有幫助。 因此，在會議開始之前，請指派一名記錄員，最好使用與您的日程和工作相同的工具進行記錄。 這樣一來，當人們需要參考規劃會議中關於里程碑和專案的決策時，他們就能確切知道該去哪裡尋找。
6. 完成常設日程項目和討論主題
現在是時候鼓勵大家參與每個主題的討論了。 希望大家都能熟悉日程 (因為您提前分享了日程)，並準備好資訊息、想法和問題。 您希望隊友感覺自己的聲音很重要，而且當人們能夠自由地相互交流想法時，就會產生出色的想法。 由於有了結構，您的討論將在從一個主題轉到下一個主題時保持專注。
7. 隨進度指派行動項目
在後續和行動項目出現時即時追蹤並指派，而非等到最後。 別忘了也要包含行動項目的截止日期，這樣隊友就能各負其責，並清楚明確期望。 最好在您的日程中追蹤這些內容 (如上方的日程範本)，以便隊友可以參考會議紀錄以瞭解情境。
會議休會
會議結束後，您無需浪費時間傳送備註或指派行動項目，因為這些工作已經完成。 雖然為會議做好準備需要一些時間，但舉辦富有成效和有效的會議的好處 (幾乎) 是無價的。 有了明確的目的、日程和可行動的討論，每個人都會在進入會議時知道要討論什麼，並在離開時知道下一步該做什麼。 而您將成為會議超級巨星。
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