Asana 如何在組織規劃中使用工作管理
摘要
Rita Khayat 是管理複雜、全公司計劃的專家。 作為 Asana 的策略與營運部門的 PMO 負責人，Khayat 負責維持業務關鍵目標進展順利。 她憑藉清晰的流程、20 多年的經驗以及充分發揮 Asana 潛力的技巧來實現這一目標。
Khayat 的團隊負責 CIO 組織內的四個主要 Business 版領域：
策略規劃與執行
計劃與專案管理
營運與變更管理
領導與組織發展
這些職責跨越許多不同的團隊，需要高度的跨職能協調。 例如，Khayat 的團隊最近策劃了 Asana 的產品策略更新，這是一項需要工程、研發、行銷、設計等部門參與的計劃。
想知道她的團隊是如何做到的嗎？ 以下是 Khayat 達成 Business 版目標並讓重要工作進展順利的秘訣。
在各個層級提供可視度
Khayat 的角色要求她與個別團隊和高階主管進行協調。 這意味著她需要以兩種不同的方式查看工作：(1) 詳細檢視，幫助團隊負責人管理其藍圖和資源，以及 (2) 鳥瞰檢視，幫助高階主管一目了然地瞭解進度。 Khayat 指出：「治理至關重要，這需要在正確的時間為正確的人員提供可視度。 「專案關係人需要不同程度的詳細資料，具體取決於其角色。」
她的秘訣是什麼？ Asana 專案集，可讓她將相關專案 (和其他專案集) 組織到一個中央指揮中心。 這有助於專案關係人在一處追蹤目標進度，並監控關鍵計劃的健全狀況。 例如，Khayat 建立了一個「領導中心」專案集，讓 Asana 的 CIO Saket Srivastava 隨時瞭解 CIO 組織內的活動。 透過這個總體中心，Srivastava 可以快速監控每個計劃的進度以及對公司目標的影響。 Khayat 解釋道：「在我與 Saket 的討論中，我的工作是提供他所需的可視度，以確保我們的執行與我們的計劃保持一致。」 「如果出現任何問題，他需要立即獲得可視度，以便做出明智的決策。」
需要更精細分析的專案關係人可以深入瞭解領導中心內的個別團隊專案集。 他們可以在此處查看特定的團隊計劃，並瞭解這些計劃如何與更廣泛的公司目標保持一致。 他們還可以跨團隊正在進行的每個專案追蹤里程碑、交付項目、職責、時間軸和 Business 版的影響。 因此，每個人都可以全面瞭解正在進行的計劃活動及其與整體策略目標的相關性。
標準化最佳作法
Khayat 表示，結構和組織對於維持 Business 版的順暢運作至關重要。 團隊需要清晰、標準化的流程，以便每次都能以正確的方式啟動工作。 她用於標準化的首選工具是 Asana範本，這是一種現成的指南，概述了啟動新專案所需的所有步驟。
Khayat 解釋道：「當我們開始執行時，我們依賴基於這些範本的結構化方法。 「這確保了從一開始就整合了最佳作法，使我們能夠調整流程以滿足每個專案的獨特需求。」 Khayat 的團隊使用範本列出完成專案所需的所有交付項目，包括相依性和任務所有者。 此系統可協助他們立即開始工作，並在正確的時間自動將任務指派給正確的人員。
Khayat 的團隊還利用 Asana的工作流程標準化功能，在整個組織中建立一致的流程和統一的報告，而無需大量的實際操作。 Asana 讓領導者可以在一處位置建立、檢視和編輯工作流程，然後將這些工作流程應用於許多不同的專案。 例如，他們可以指定專案區段、要新增的自訂欄位、要套用的規則和要使用的任務範本，從而確保專案管理實務的一致性和效率。
適應變化
Khayat 知道，在 Business 版中，變革是必然的。 這就是她的團隊在每個專案中建立明確決策流程的原因。 每當需要變更時，例如調整專案範疇、時間軸或成本，都有預先定義的決策者可以協助規劃前進的路徑。
Khayat 解釋道：「我們為每個專案或計劃都設立了一個指導委員會。 「每當提出變更時，他們都負責做出最終決定。」 例如，最近的 Asana 產品計劃包含一個用於收集變更提案的表單。 如果需要做出決策，表單會自動將任務指派給指導委員會中的合適人選，以做出該選擇。
Khayat 組織中的專案和計劃還包括一種系統性的方法來記錄決策和識別風險。 由於團隊使用範本，他們可以在整個組織中將此結構標準化，確保團隊處理專案變更和風險的方式具有一致性和明晰度。
追蹤績效
對於 Asana 的企業技術和 IT 部門而言，強大的報告功能對於確保團隊達成目標至關重要。 透過持續監控關鍵 Business 版計劃的績效，Khayat 可以幫助團隊修正路線並調整資源，以便準時完成工作。
例如，Khayat 的團隊使用Asana 儀表板來監督支援單的解決方案。 此工具可讓他們在特定時間段內查看事件報告的明細，以便領導者快速檢查專案是否按計劃進行。 若要進行更詳細的分析，Khayat 的團隊會使用Tableau 整合。 Khayat 表示：「這項整合使我們能夠在 Tableau 中建立複雜的儀表板，直接從 Asana 中提取資料。」他強調了進行深入評估以推動決策和策略完善的能力。
跨團隊分配資源
實現目標歸結為一個重要因素：人力。 這就是 Khayat 的團隊優先考慮資源規劃的原因，以防止過度工作，並確保每個人都將時間花在重要的事情上。 為此，他們需要洞察每個團隊現在和未來的工作負荷。
Asana 的工作量規劃功能是 Khayat 解鎖此可視度的關鍵。 透過工作量規劃，領導者可以展望未來，瞭解團隊的工作內容，然後根據每個人的總工作量分配下個月的工作。 您甚至可以查看人員正在進行的專案、這些專案所佔用的時間百分比，以及誰被過度分配。 如果需要變更，領導者可以輕鬆地將任務從一個人拖放到另一個人。
Khayat 的團隊有不同的檢視方式，可在不同層級查看工作量。 例如，他們在整個部門中有一個首要檢視。 Khayat 解釋道：「對於像我這樣的人來說，有一個涵蓋整個部門的整體檢視，可為整個 CIO 組織提供可視度。」 此外，我們還有針對每個團隊的更具體的檢視，讓負責人可以深入瞭解團隊的工作量和正在進行的專案。」 當領導者在團隊層級進行變更時，這也會反映在整體檢視中，因此無需重複工作。
藉助 Asana 為成功做好規劃
透過在 Asana 中擷取所有工作，Khayat 的團隊可以全面瞭解整個 CIO 組織，包括藍圖、工作負荷、目標進度等。 藉助這些深入解析，他們可以讓 Business 版進展順利，更快實現關鍵目標。
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藉助 Asana，營運團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。
