野生動物保護協會透過 Asana 賦予員工和社區成員權能

對許多非營利組織來說，他們所產生的影響取決於賦予團隊盡可能利用資源的能力，並在其服務的社區中建立信任感。野生動物保護協會 (WCS) 是全球野生動物保護組織，是透過投資於員工和社區對世界產生巨大影響的範例。WCS 擁有超過 4,000 名員工的全球團隊，在 60 個國家/地區進行野生動物和野生地區的保護和保育，這些國家/地區擁有全球超過 50% 的生物多樣性，且有超過 3 億世界上最貧窮的人居住於此。

WCS 保育技術執行總監 Jonathan Palmer 解釋：「很少有非營利組織會思考如何幫助所有員工以更好的方式完成工作，或如何為人們提供賦權的工作環境。」 「由於時間和預算有限，很難幫助我們的團隊感到更快樂、更有能力，儘管他們可能是我們最重要的資源。」

Jonathan 在 WCS 的團隊與 100 多個合作夥伴、供應商和提供者合作，共同尋找並實施最佳技術解決方案，以解決當今最大的保育挑戰。他注意到關鍵任務專案因需求和複雜性增加、資訊孤立以及「傳統」溝通和任務管理方法無法擴增，而面臨錯過期限的高風險時，他開始尋求更好的方式在 WCS 中展開協作。

他的主要目標是為 WCS 的人員賦權，包括計劃經理、軟體開發人員、環境科學家、動物學家、志工和其他專案關係人。因此，Jonathan 開始尋找改善跨組織邊界溝通和協作的工具。

他的團隊實施了 Asana，以推動無縫接軌的協作，建立透明度和權責分明，並追蹤工作和資源。藉助 Asana，WCS 團隊可以更有效地協同合作，並享有其他幾項好處：員工可以獲得更多職涯成長機會，並加強了所服務社區的信任感。

建立當地社區的信任度

有一個 WCS 團隊，即位於伊圖里的 Okapi 野生動物保護區 (OWR) 團隊，在歐盟資助的永續野生動物管理計劃 (SWM) 支持下，與一組國際組織合作，透過開發永續解決方案來因應糧食挑戰，以減少糧食不安全性，主要關注點在於野生動物保護、糧食安全和政策制定。他們的部分工作是在受保護區域完成的，WCS 支持其政府合作夥伴和其他人在 15 個國家/地區執行其計劃，包括馬達加斯加的馬基拉自然公園和剛果民主共和國伊圖里的 Okapi 野生動物保護區。

儘管 WCS 努力讓所有合作夥伴、主持人和社區對其工作感到滿意，但難免會出現不滿的情況。例如，個人可能希望提出對環境處理、自身權利或互動情形的疑慮。SWM 計劃經理 Caroline Abid 解釋：「我們服務的許多社區成員可能會認為 WCS 有責任，因為我們在那裡保護野生動物。」

由於 SWM 計劃仰賴當地支持來實施解決方案，因此社區關係對於其計劃的成功至關重要。及時且以尊重態度解決申訴至關重要，因此 WCS 使用 Asana 處理其服務社區收到的回饋。

過去，WCS 使用實體筆記本和試算表來彙整和管理申訴，然後透過電子郵件傳送給相應的員工。因此，處理這些問題可能需要數週的時間，因而使社區成員的信任面臨風險。對於依賴社區代管和支援保育基地的 WCS 而言，成員不滿可能意味著基地面臨危險。

Caroline 表示：「我們對社區的申訴回應不足，因此我們尋求使用 Asana 改善流程，以確保我們總是能夠回應。」 使用 Asana 可讓社區成員輕鬆提出申訴。他們現在能與 WCS 現場工作人員分享問題，然後透過 Asana 表單提交問題，該表單會在專屬專案中建立一項 Asana 任務，其中包含快速解決申訴所需的一切資訊。

Asana 提供了一個集中處理申訴的處所，因此得以告別之前手動處理申訴的紙本紀錄，同時省下時間。也能更輕鬆地將申訴轉給 WCS 中的適當人員，以便快速回應，無需透過紙本便條和電子郵件的冗長溝通鏈傳遞資訊。一旦將任務指派給合適的人員，他們就會擁有執行任務所需的一切資訊，因為提交的內容中包含所有必要的詳細資訊。如果申訴內容敏感，WCS 可以使用 Asana 中的隱私設定來限制可視度。

由於 Asana 能夠加速處理申訴，當地社區逐漸感受到問題被看見，從而形成良性循環：社區持續參與 WCS 的保育工作，組織則繼續為這些地點所在的社區提供支援。這些結果有助於 WCS 建立信任；對於組織實現遠大保育目標來說帶來無法言喻的價值。

賦予員工權力，協助他們掌握新機會

藉由讓 WCS 團隊擺脫龐雜的電子郵件，Asana 協助打破團隊孤島、提高可視度，並使更多團隊成員能夠獲悉整個組織的資訊和掌握機會。由於所有任務和專案在團隊中均預設為公開，因此創造了新的透明度。創造出許多跨職能協作的機會，這在新冠肺炎疫情期間尤其重要，因為當時 WCS 無法進行那麼多面對面的互動。

使用 Asana 對團隊產生了 Jonathan 所謂的「扁平化」效果。他解釋說：「使我們的團隊扁平化，就是要盡量增加以高成本效益完成工作的機會。」「Asana 提供的透明度使團隊中更多初階、有抱負的成員能夠主動參與學習、承擔更多責任並擴大工作範圍。」這一點值得注意，因為從歷史上看，作為一個大型組織，越接近總部的人往往掌握越多機會，然而，他們可能只是因為資訊的可用性和存取權限而居於優勢。藉助 Asana，員工現在可以更清楚地瞭解專案，無論他們身在哪個時區，都可以非同步地做出貢獻。因此，WCS 的團隊成員在全球範圍內的參與情形更加多樣化。

Asana 幫助所有 WCS 團隊成員覺得自己有能力參與，並掌握他們以前可能不知道的機會。還節省了資源，包括薪資、差旅費和訓練時間的預算，使其能夠在不同的工作市場招募員工，進而讓 WCS 有效利用其預算來推動更大的影響。

以人為本，實現承諾

WCS 以有限的資源做了很多事情，這種種想法都因為支持組織的人員（其員工和社區成員）而實現。使用 Asana，WCS 能夠聽取社區成員的意見、給予關注，並為其全球員工提供更多機會。這些倍受肯定的結果有助於推動組織在許多具有影響力的目標上取得進展，並使工作的中堅份子（即執行人員）加倍投入。

藉助更強大的流程和新發現的透明度，WCS 持續在內外部建立信任，這是保護其服務的區域、野生動物和社區的關鍵要素。