行銷團隊更有效率，我們也能掌握工作負荷的情況，因為我們彼此同步而且整合。 Asana 幫助我們瞭解行銷活動的排程，因此我們可以減少計畫的數量但擴大計劃的規模，策略性地制定發佈日期，從而使其對收入的影響最大化。

資深計劃管理總監 Andrea Leon Trozak

Asana 如何協助 Genesys 更聰明地工作

大規模簡化行銷生產

Asana 的直接指派工作流程讓專案經理得以專注於策略規劃和流程最佳化。 領導層現在可以清楚瞭解團隊實現目標的進度，並可將資源集中於高投資報酬率的計劃。 此外，地區行銷人員可以查看流程中接下來要執行的行銷活動，並將資產用於其當地行銷活動。 

騰出時間進行更具影響力的工作

在使用 Asana 之前，請求來自不同位置，而生產團隊花費過多時間在未在其官方佇列中追蹤的工作上。 

現在，行銷 PMO 不再負責分類直接指派的工作，來自電子郵件或聊天的請求也明顯減少。 由於每月有超過 350 份表單提交和 2,600 個自動化規則觸發，行銷部門節省了大量行政時間，每年超過 140 個工作天。

表單可協助行銷人員更快啟動工作

• 若要向行銷部門提交請求，Genesys 員工會填寫 Asana表單，提供其需求和交付項目的詳細資料，供生產團隊使用。

• 根據請求類型 (例如行銷活動、創意服務、網路研討會、影片或社群貼文)，Asana規則會自動將其指派至適當團隊的 Asana 看板。 

自動化將工作分配給合適的團隊 

• 小型請求會直接指派給適當的團隊，然後由該團隊對收到的任務進行分類。 

• 涉及整合式行銷活動或全球計劃的複雜請求會傳送給 PMO 團隊，因為這些請求需要與不同的行銷服務和專案關係人進行協作。

人們勉強使用之前的專案管理平台，但他們抱怨且無法掌握 UI。 因此，PMO 和行銷服務團隊花費了太多時間管理專案關係人的任務。 我們的首要任務是找到一款易於使用的應用程式，讓專案關係人能夠快速學習。 Asana 令人不可置信的是能夠使用敏捷法，可將專案檢視個人化的彈性是一大加分。

資深計劃管理總監 Andrea Leon Trozak

讓專案關係人與單一事實來源保持一致

行銷團隊之前的專案管理平台過於複雜，使專案關係人難以參與工作，並導致每位專案經理必須同時處理 50 多個專案。 

Asana 為團隊提供集中式空間，以便追蹤行銷活動工作，從而顯著提高專案關係人的參與度，並減少「工作附帶事務」，即圍繞策略性專案進行的協調工作。

在同一處擷取對話、情境和工作

• 每個 Genesys 行銷服務團隊都有專屬的 Asana專案看板，作為其生產佇列，並用於與其團隊和專案關係人追蹤和管理交付項目。

• 任務中的評論可確保專案關係人討論在工作的情境資訊中進行。

• 團隊成員每月分享近 4,000 則評論，這提高了專案關係人的參與度，同時減少了在電子郵件和其他應用程式之間切換的需求。 

標準化流程有助於團隊協作

• 行銷部門使用範本啟動許多新專案，範本中預先填入了需要完成的重要工作任務。

• 然後，這些任務會新增至多個專案，因此會出現在每個團隊的專屬 Asana看板中，這樣就能整合跨群組的工作，同時也讓團隊能夠在同一處查看其任務。 

透過無縫接軌的交接，連結全球團隊

Genesys 使用 SharePoint 進行團隊檔案協作，而行銷團隊使用 Bynder 作為其數位資產管理系統。 PMO 團隊需要確保創意資產和原始檔案上傳到 Bynder，而創意團隊無需擔心要上傳檔案兩次。 

團隊使用 Asana API 和 Tray.io 連結這些應用程式，並建立一個統一的工作流程。 

自動化功能可簡化資產管理

• 行銷營運團隊在 Asana 中使用 Tray.io 設計了一個自動化「觸發因素」，以便自動上傳創意資產和原始檔案。

• 現在，設計師將檔案上傳至 SharePoint 後，會將連結貼至相關 Asana任務中的自訂欄位。 

• 然後，「觸發器」會將檔案從 SharePoint 傳送至 Bynder，供內容團隊審查並完成上傳。

整合可實現更順暢的翻譯請求交接

• 當需要將材料翻譯成其他語言時，地區行銷活動經理將提交包含所需 Bynder 連結的請求。 

• 所需連結會新增至 Asana 欄位，這會透過 Tray.io 觸發自動化，從 Bynder 提取資產，並將其傳送至翻譯供應商的翻譯專案平台。

隨著翻譯請求的進展，其狀態會從供應商的翻譯平台同步回 Asana任務，以便區域行銷活動經理可以追蹤進度。

其中一個關鍵優勢是為行銷人員提供可自訂的選項，使他們能夠以對團隊最有效率的方式管理工作。 藉助 Asana，我們得以減少使用者的挫敗感，提高專案狀態的可視度，並讓 PMO 團隊有更多時間進行工作流程最佳化和策略性計劃管理。

行銷 PMO 資深經理 Candice Sanders

使用 Asana 擴大行銷組織的規模，而非依賴專案經理

在使用 Asana 的第一年內，PMO 團隊將專案關係人的採用率提高了 400%。 未來，團隊將繼續使用 Asana 來提升行銷部門的卓越營運，以便他們能夠將資源集中在業務發展上。