行銷營運經理 Victoria Sanches 和行銷營運資深經理 Liz Dean 於 2019 年加入CityFibre ，Victoria 隸屬於公司行銷與溝通團隊，Liz 則隸屬於消費者團隊。 這兩個團隊的內部和外部受眾範圍廣泛，從居民、房地產開發商到主要城市專案關係人、建築合作夥伴等。

為了維持 CityFibre 的飛速發展，並確保團隊能夠取得所需的資訊，以便為不同的受眾提供最佳服務，兩個行銷團隊都需要一個能簡化協作的工作流程管理工具。

Asana 讓我們明瞭且對我們當下執行的工作感到放心，因為我們能掌握專案和任務的最新資訊，同心合作達成目標。

Liz Dean，CityFibre 行銷營運資深經理

化繁為簡，邁向成功

Liz 和 Victoria 角色的關鍵要素是透過最佳化流程和平台、尋求新知識以及調整方法，簡化行銷團隊的工作方式。

Victoria 過去曾使用過專案管理工具。 她發現，她加入 CityFibre 時使用的工具僅提供基本功能，並認為市面上有其他工具更適合團隊的需求。

Victoria 和團隊一起確定了他們需要克服的幾個工作管理挑戰，以便每個人都能發揮最大潛力，完成最出色的工作。 使用試算表來追蹤工作會增加不必要的步驟，難以快速確定誰在做什麼，有些人也無法輕鬆找到所需的資訊。

整體而言，太多時間浪費在「工作附帶事務」上：例如搜尋資訊、要求狀態更新以及溝通工作等活動。 CityFibre 的行銷團隊並不是唯一發現工作附帶事務佔據一天大部分時間的團隊。根據工作剖析索引，在全球範圍內，工作附帶事務佔據了員工近三分之二 (60%) 的時間。

隨著組織的快速成長，CityFibre 的行銷團隊需要一個工具，讓團隊能夠輕鬆取得所需的資訊，並確保當責。

對工作管理提出更高要求

CityFibre 的行銷團隊需要一個工作管理工具，能夠：

• 建立人、事、時的可視度

• 依照優先順序組織專案、任務和緊急請求

• 建立所有正在進行工作的集中式儲存庫，確保品牌設定一致

• 用於管理外部機構和供應商

• 重組其流程，以提高速度、可擴充性和準確性

在篩選並試用一系列平台後，Asana 被認為非常符合行銷團隊的需求，而 Office 365 等整合使其與 CityFibre 現有解決方案的相容性變得簡單。

建立協作式推行

Victoria 和 Liz 將與外部設計機構的創意製作管理流程移至平台，從而開始了其團隊轉移至 Asana 的過程。 在深入探討如何使用 Asana 以最佳方式建構此流程後，Liz 和 Victoria 將注意力轉向邀請其他團隊成員加入平台。

Victoria 和 Liz 知道，一旦團隊成員看到 Asana 的實際運作，Asana 的優勢就會贏得他們的青睞，因此她們開始透過以下方式展示其優勢：

• 建立內部實證資訊和使用案例範例，以展示 Asana 的潛力，並鼓勵「口碑」支持

• 將 Asana 的推行變成一個協作式專案，並讓更廣泛的團隊就新流程的運作方式提供意見

• 鼓勵進行一段時間的實驗和測試，以協助團隊瞭解 Asana 如何滿足其需求，包括建立 Sandbox 環境

• 在每個團隊中指定一位 Asana 倡議者，作為提出問題和尋求提示的第一個聯絡窗口

• 鼓勵使用者完成 Asana 大使培訓

運用 Asana 規劃、追蹤並將工作流程自動化

如今，公司行銷和消費者團隊中的每個人都使用 Asana 進行創意製作、公關流程、社交媒體規劃等。 CityFibre 的行銷團隊運用 Asana，建立了：

• 城市公關行事曆，使用 Asana 看板將公關流程自動化，從最初的新聞稿請求到向媒體發佈。 從電子郵件轉移到 Asana 意味著每個步驟都能無縫接軌，團隊成員在需要時會自動獲得精確指派的任務，且所有資訊都集中在同一處，供所有人查看。

• 各種內部和外部行銷活動，使用 Asana 管理工作負荷，並與第三方機構一起準確分配資源。 Asana 是交付快節奏的「聖誕連結」行銷活動的核心，該活動僅在兩個月內就推出，此外 Asana 也是發展 The CityFibreWay 的核心，這是一項定義組織文化的內部計劃。

• 社交媒體行事曆，將跨職能團隊整合至一個 Asana 看板中，以處理規劃、核准及管理。 Asana 作為單一空間，可查看所有已規劃的行銷活動、貼文、臨時請求和新聞稿，並配合開發和自動化核准流程，確保在貼文上線前進行正確的核准。

• 新團隊成員到職流程，其中包含新進員工在加入時需要完成的逐步核對清單。 透過 Asana 集中和標準化到職流程，意味著遠端加入的新員工可以透過一站式平台取得深入瞭解組織所需的一切，從安排與團隊成員的介紹，到登入詳細資料，以及 CityFibre 學習和發展入口網站等實用資源的連結。

運用 Asana 規劃、追蹤並將工作流程自動化

行銷團隊還藉助 Asana 的規則和表單功能節省了無數時間。

規則和自訂欄位使他們能夠在 Asana 中將新任務自動指派至正確的專案，因此不同的團隊可以立即看到他們需要查看的內容。 使用規則還意味著他們可以為不同的團隊設定不同的檢視；因此，雖然公關團隊可以查看特定工作的所有文件，但區域行銷團隊只會看到與他們相關的內容，從而提高適當資訊的可視度並提高效率。

同時，團隊使用自訂表單來標準化和簡化新活動的簡介。 事實證明，在向機構傳送資訊時，使用表單特別有價值，使 CityFibre 能夠管理新的簡介，並確保在機構開始工作之前，所有資訊都已準備妥當。

整體而言，Asana 提高了 CityFibre 所有行銷團隊的可視度和效率。 他們花費較少時間在工作附帶事務上，並能將更多時間專注於推動專案。

使用 Asana，我們可以將最佳作法流程無縫套用至任何工作。 這表示我們不必對新專案的每個步驟進行微觀管理，以確保我們遵循正確的工作流程並實現預期的結果。 如果專案與先前的專案類似，所有步驟、規則和架構都在 Asana 中，可以複製，或者如果是全新的專案，則可以輕鬆建立以滿足要求。

CityFibre 行銷營運經理 Victoria Sanches

CityFibre 和英國的流程更快速

CityFibre 正處於一段大規模的行動化旅程中，今年將建設數十個新的千兆城市。 由於這些遠大的成長計劃是重中之重，該企業正在尋找解決方案，以簡化每個工作分組的流程。 行銷部門正在分享使用 Asana 的好處，並探索將其使用範圍擴大到團隊之外的可能性。

藉由強化且簡化的流程加速幕後工作，CityFibre 將比以往任何時候都更有能力繼續其使命，為英國各地的社區提供快如閃電的基礎設施。