Benefit Cosmetics 藉由 Asana，為美容客戶帶來愉快體驗

1976 年，雙胞胎姐妹 Jean 和 Jane Ford 在舊金山開了一家小型化妝店。他們的目標是每天只賺取 33 美元的收益，而且成功了。如今， Benefit Cosmetics 已成為深受歡迎的美容品牌，產品銷往超過 55 個國家，擁有 3,000 多個 BrowBar Beauty Lounges，並創造了「團隊在 8 小時內使用最多眉蠟」的金氏世界紀錄。這家 LVMH 旗下的公司以包裝和行銷聞名，極具個性。他們的標語總結道：「笑聲是最好的化妝品。」

Benefit 美國行銷團隊的品牌行銷經理 Jessie Geisen 幫助這怡人品牌背後的創意人員保持生產力。美國創意團隊由設計師、撰稿人、影片和攝影專家組成，隨時處理多達 75 個專案。Jessie 負責管理工作負荷，每月分類來自其他團隊的 50-60 個請求，並安排行銷活動時間軸。從產品發佈到電子郵件、付費媒體，再到美國市場的網紅行銷，Jessie 將其組織起來，並每週與每個創意人員會面，以便審查其任務。

美國團隊一直在使用一款工作管理工具，但它缺少一些關鍵功能。在平台上無法進行溝通和提問，因此當創意人員收到資訊有所遺漏的任務時，他們需要在聊天室或電子郵件中進行追蹤。與此同時，Jessie 需要建立行銷活動時間軸並計算工作量，但該款工具並不支援此功能，因此她需要將資料匯出到試算表並使用手動公式。這個系統阻礙了團隊的發展：

• 聊天和電子郵件上的許多非正式對話減慢了生產速度，分散了專案情境脈絡。

• 工作沒有集中管理，因此發生遺漏。

• Jessie 花費了大量時間手動執行工作負荷報告和規劃時間軸。

 工作剖析索引 顯示，這種類型的「工作附帶事務」佔據了美國知識工作者超過 60% 的時間。Jessie 開始尋找新的工作管理平台，以便加快創意執行，提高美國團隊的協作效率。

更好的分享資訊和簡化繁忙團隊行事曆的方式

團隊尋找一個可以追蹤各種類型專案、同時能讓他們在工具本身當中提出問題的平台。Jessie 還需要管理來自其他團隊的傳入請求、更快地規劃行銷活動時間表，並進行團隊資源規劃。

有些團隊成員之前曾使用過 Asana，而且在評估其他選項時，他們發現 Asana 是最具視覺效果且易於使用的。按顏色分組的不同專案 (例如品牌計劃的紫色) 可以更輕鬆地查看所有正在進行的工作。Jessie 表示：「Asana 是一種使用者友善的工具，因此最適合我們。」 「這些顏色可以幫助我一目了然地瞭解正在發生的事情，而不會被諸多資訊所淹沒。」

他們還被 Asana 的靈活檢視方式、 工作負荷 功能，以及為任務新增評論和附件的功能所吸引。「Asana 的評論對我們而言非常重要。如果設計師對任務感到困惑或沒有所需的資產，他們可以對任務發表評論，而無需另外傳送訊息給另一個團隊。」Jessie 說。

將 Asana 推動至創意團隊

Benefit 的創意人員很高興能使用 Asana，解決他們所面臨的挑戰。他們與 Asana 客戶成功經理 (CSM) 合作，設定與美國團隊運作方式相符的工作流程。然後，Jessie 根據客戶服務經理提供的實施最佳作法，帶領團隊進行簡報和培訓，向他們展示如何將 Asana 用於其角色。

為了提升採用率，Jessie 不斷提倡使用 Asana，並且隨時準備為團隊解答問題。她不斷對生產流程進行疊代，每週傳送包含 Asana 相關更新的電子郵件，例如來自其 CSM 的提醒和功能增強。兩個月後，團隊和行銷副總裁一併納入，且知道如何使用 Asana 來解決他們的痛點。

透過集中溝通和請求，每年節省 10 個工作週

如今，美國行銷團隊使用 Asana 管理所有專案和請求，以加快執行速度。

透過表單對創意請求進行分流

創意團隊現在透過  Asana 表單接收工作請求，平均每月有 78 份表單提交。此舉有助於消除訊息往來，預計每年可節省近六個工作週時間。請求送入「傳入創意請求」Asana 專案，該專案為 Jessie 用作分流的收件匣。它包含「新請求」、「已核准請求」和「已封存請求」等區段。

每份提交內容都會顯示為任務， 自訂欄位 會填入同事在表單欄位中輸入的資訊。當請求獲得核准時，Jessie 會為每個執行步驟建立子任務，並將其指派給適當的內容或設計專業人員。所有回饋和溝通都在上層任務的評論中進行，以便協作者查看完整的情境資訊和最新決策。

Jessie 會更新 Asana 表單，以便疊代團隊的流程。這樣可以確保請求者預先向創意人員提供他們所需的所有資訊，以便他們立即開始工作。其中一個欄位要求請求者列出專案的所有「協作者」，即可能希望隨時掌握進度的人員。然後，Jessie 將這些人員新增至 Asana 任務，以便他們能接收通知並參與審查。

追蹤工作負荷

Jessie 使用 工作負荷 自動計算團隊工作量，並在每週的時間軸上將其可視化。她為每個團隊建立了一個 專案集 ，用於存放他們的專案和任務，例如設計團隊專案集。她可以點選工作負荷檢視，以查看每位設計師的任務。Jessie 每週一與創意人員分享，討論本週即將發生的事情並進行調整。Jessie 使用試算表時，無法顯示此視覺即時快照。現在，每當 Asana 中的截止日期或職責變動時，她都會看到自動更新。

在 Asana 中以這種方式管理工作有助於 Benefit 的創意團隊為僱用更多人力 (例如自由職業設計師或撰稿人) 建立商業案例，因為他們可以輕鬆地將工作負荷與他們收到的請求數量進行比較。

行銷活動的計劃日期

在美國規劃新活動的時間軸時，Jessie 只需使用具有關鍵里程碑的 Asana 專案 範本 即可。她輸入發佈日期，Asana 便會自動填寫每個任務的截止日期。然後，她新增了該行銷活動特有的所有其他任務。Jessie 表示：「系統會在 5 秒內填入日期，而試算表則需要至少 1 小時填入。」

創意團隊還使用「行事曆」檢視多個行銷活動進行的時間，使他們能夠發現空缺並主動規劃重疊部分。任務使用自訂欄位以其專屬顏色指定不同類型的工作，例如「內容」、「付費媒體」和「網紅傳送」。此舉可讓團隊篩選並查看特定的工作類別，例如，僅限網紅行銷時間軸。

集中溝通與協作

美國行銷團隊預估使用 Asana 所節省的時間總計為每年 52 個工作天，即 10 個工作週。這些新的效率成果提高了設計師的士氣，幫助團隊實現他們開始的每一項計劃 (而不再遺漏細節)，並使團隊能夠處理更雄心勃勃和複雜的專案，例如 POWmade 的複雜付費媒體活動，這是一種新的眉毛用產品發佈。

除了表單之外，在 Asana 任務上進行集中溝通是節省時間的一項重要因素。該團隊每月分享超過 600 則評論，減少了電子郵件、聊天及其他平台之間的情境切換。

「我們團隊能遠遠更快地完成創意專案，因為他們更快取得需要的資訊。」Jessie 表示，「這對每個人來說都是一大助力。挫折和外部溝通都變少了，原本這些都會徒增工作內容、減緩一天內的工作速度。」

高效的創意協作讓 Benefit 散播更多喜悅

隨著 Benefit 的美國行銷團隊在新的一年推出令人興奮的產品，更多令人愉悅的活動即將推出。他們的創意團隊產生了新的想法，以刺激消費者關注新產品，並計劃在 Asana 中管理這些計劃和活動。隨著 Jessie 持續簡化創意流程，她希望將更多與她協作的團隊帶入 Asana，例如 Benefit 的社交媒體團隊。這家公司相信笑聲是最好的化妝品，並使用 Asana 將此訊息傳遞給美國粉絲，未來看起來十分美好。