表單

所有 Premium 版Business 版以及 Enterprise 版客戶皆可使用表單功能。表單中的分支、標題自訂、為專案建立多個表單和確認訊息自訂等特定功能則僅供 Business 版與 Enterprise 版的使用者使用

藉助 Asana 表單功能,您可以將團隊的工作啟動方式標準化,彙整您所需要的必要資訊,確保工作無一遺漏。您可以針對內部及外部團隊使用表單,用以收集和統整資訊,盡可能減少摩擦、來回往復或團隊中發生的誤解。

如何建立表單

表單是 Asana 專案的一部分。有人填寫表單時,表單提交內容會顯示為表單所屬專案中的新任務。

如何建立表單

若要建立表單:請

  1. 存取專案並導覽至自訂標籤頁
  2. 點選新增表單

從此處,您將能建立、編輯及分享表單。您的表單名稱會與其所連結的專案名稱相同,但您可變更表單的名稱,以及新增描述,向表單提交者提供說明或資訊。

Asana 表單中,還有兩個預設的問題,即名稱電子郵件,兩者均用於確保您可以取得從團隊請求工作者的聯絡資訊。您可以在建立表單時,選擇刪除這些問題。

若刪除電子郵件問題,則提交者不會收到與其提交內容關聯的確認電子郵件。

如何建立表單

在建立表單的視窗中,您可以

  1. 新增名稱
  2. 新增電子郵件地址
  3. 建立另一個問題

表單分支

表單分支為 Business 版功能

針對下拉功能表或多選問題中的特定答覆,您可透過表單分支功能建立與其關聯的後續問題。

首先,在建立表單時請從問題清單中選擇下拉功能表多選問題。請注意,無論選擇哪一個選項,都必須明確納入您的問題。

分支邏輯 1

現在,將游標移到位於您選擇的下拉式選項右側,點選「新增分支」圖示。

branching logic 2

分支最多可以包含五個層級。

自訂表單

建立表單後,您可以透過右側邊列,將其他問題新增至您的表單。

表單設定

表單設定

在表單設定標籤中,您可以:

  1. 選擇一個問題回應,用作任務標題
  2. 為每一份表單提交指明一位預設指派對象
  3. 以開啟和關閉,將所有回答複製到任務描述
  4. 新增自訂確認訊息
  5. 加入一個可讓提交者再一次輕鬆完成提交的按鈕

新增預設指派對象和自訂確認訊息為 Business 版功能。

自訂欄位對應

您可藉由自訂欄位配對,將表單問題的答案直接連結至專案的自訂欄位。

自訂欄位對應

您還可以在連結至視窗中建立新的自訂欄位

日期欄位對應

對於日期問題,您還可以選擇將表單問題回應連結至截止日期。

日期欄位對應

標題自訂

標題自訂為 Business 版功能

若要新增封面圖片,請點選表單頂端的新增封面圖片圖示。

表單標題

標題的圖片尺寸為 800 x 120 像素。

在表單上設定自訂品牌

透過系統管理主控台上傳標誌到 Asana 的 Enterprise 版使用者可選擇是否在其表單中顯示標誌。

若要在表單新增自訂品牌設定,請先上傳您公司的標誌。可透過系統管理主控台的設定標籤頁進行此步驟。

上傳標誌後,導覽至表單並點選表單名稱/表單描述。可在此點選在此表單中顯示您的組織標誌

自訂表單標誌

新增附件至表單

您也可新增附件至表單,使表單提交者得以附加創意簡介、圖片、文件、PDF 等資料。提交表單後,新增至表單的任何附件均會附加至建立於專案的任務當中。

若要新增附件,請點選問題清單下方的附件圖示。

附件

附件 2

新增問題後,您可以

  1. 變更或編輯問題名稱,並且新增問題描述
  2. 新增多份附件
  3. 開啟或關閉必填欄位

預覽表單

建置表單時,您可以隨時預覽,查看它在表單提交者的監視畫面會如何顯示。

檢視 1

在專案的表單檢視中:

  1. 點選「檢視表單」

檢視 2

分享表單

表單就緒可供分享後,可以點選複製連結按鈕,連結就會複製到剪貼簿。您可以在 Asana 中與您的隊友分享連結,也可分享連結給沒有 Asana 帳戶的任何人員。分享後,他們就可以填寫表單。

如何建立表單

表單填寫完成後,表單提交者會看到一則確認訊息,瞭解其提交是否已接收,而他們的提交也會以新任務的形式出現在您的專案中。

附帶表單提交記錄的確認電子郵件也會在表單提交後寄出。

表單中必須包含電子郵件問題,而提交者必須回答電子郵件問題,以便傳送提交。

檢視 2

若提交者隸屬您的 Asana 空間,您可將其新增為該任務的協作者。若他們不屬於您的 Asana 空間,且您希望他們繼續追蹤資訊,則可傳送邀請,讓他們加入您的空間。

檢視 2

接著,您即可新增協作者、安排優先工作、變更任務詳情、向前推展工作,從而確保完成任務。

於內部或外部網站上嵌入表單

您可以在任何地方嵌入表單。這可讓您將提交內容直接連結至工作流程,從而減少工作附帶事務。

分享表單

若要嵌入表單,請點一下分享表單

複製代碼

點選複製代碼以複製嵌入的代碼片段,並將其貼至您想要分享表單的網站上。

嵌入至公開網站上

在公開網站內嵌表單時,請務必將表單權限設定為任何人皆可存取

存取

如欲深入瞭解有關表單權限的資訊,請參閱我們的表單存取權限文章。

停用表單內嵌功能

Enterprise 版超級管理員可從系統管理主控台的安全性標籤頁,針對其網域停用表單內嵌功能。

系統管理主控台安全標籤頁

若要停用表單內嵌功能,請:

  1. 前往系統管理主控台,點選安全性標籤頁
  2. 點選表單存取權限

嵌入權限

您可於此處啟用或停用允許成員嵌入表單的選項。

將表單作為範本

由 Asana 建立的專案範本包括表單。

創意請求

如何建立表單範本:

  1. 選擇專案範本中點選創意請求
  2. 導覽至表單範本時,點選使用範本按鈕

在專案範本中,將為您重新導向至創意請求表單,這些表單可為您擷取團隊創意請求並加以組織整理。

檢視 2

選擇使用範本時,您可以重新命名範本,並且使用表單範本開始處理新專案。

為專案建立多個表單

為單一專案建立多個表單的功能僅供 Business 版使用

由於每個專案的目的和功能都有差異,因此很重要的一點是將不同類型的輸入項和資訊整合起來,以利有效率地使用專案。現在可以為每個專案建立多張表單,以便支援任何特定專案內不同類型的工作請求。透過建立多張表單,使用者和團隊就能在同一位置收集和整合不同類型的關鍵資訊時獲得極大助益。這麼做有助於精簡工作流程,盡可能減少通常會增加使用者工作負荷的「工作附帶事務」。

複製表單

複製專案時,也可選擇複製表單。只需在複製所需專案時選擇表單核取方塊即可。

複製

表單可透過 Asana 建立的範本、自訂範本及應用程式開發介面 (API) 自動複製。

在表單中報告濫用事件

若要使用表單報告濫用事件,請點選報告濫用事件。Asana 的安全團隊會收到通知,針對事件進行審查並採取行動。

報告濫用事件 1

回報濫用 1

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