Het geheim om uitstelgedrag te stoppen op het werk
Als je op deze pagina terecht bent gekomen, ben je waarschijnlijk op zoek naar een manier om uitstelgedrag te stoppen. Maar snelle trucjes om motivatie af te dwingen zullen niet werken. Dat komt omdat je probleem met uitstelgedrag eigenlijk geen motivatieprobleem is. Het is een probleem met helderheid.
Helderheid is iets waar we bij Asana veel over nadenken, omdat het bereiken van helderheid de sleutel is tot goede resultaten. Het probleem is dat helderheid niet altijd gegarandeerd is. Je hebt een speciale tool en een goed raamwerk voor zichtbaarheid nodig om silo's te voorkomen en zinvol werk met hoge impact te deblokkeren. In dit artikel tonen we hoe gebrek aan helderheid over het belang van je werk leidt tot uitstelgedrag en wat je kunt doen om dat te stoppen.
Waarom we uitstellen op het werk
Uitstelgedrag is een vorm van tijdsinconsistentie. De onbewuste voorkeur voor onmiddellijke bevrediging boven mogelijke toekomstige beloningen. Zelfs als je weet dat je niet moet uitstellen omdat je iets gedaan moet krijgen, is het aantrekkelijker om nu iets te doen en de onmiddellijke voldoening te ervaren, dan te werken aan een doel op langere termijn.
Een deel van de oplossing bestaat erin onmiddellijke voldoening te brengen in projecten op langere termijn. Als teamleider kun je dat doen door waardering en feedback in je dagelijkse werk in te bouwen. Met Asana zijn we nog een stap verder gegaan en hebben we vieringen in het product zelf opgenomen. Iedereen ziet immers graag wel eens een eenhoorn over zijn scherm vliegen.
Uitstelgedrag is niet hetzelfde als luiheid
Afhankelijk van met wie je praat, noemen de mensen veel verschillende redenen waarom zij op het werk uitstellen. Redenen zijn doorgaans:
Luiheid
Gebrek aan zelfbeheersing
Faalangst
Opgebouwde slechte gewoonte
Perfectionisme
Het gevoel dat het werk niet dringend is
Verwarring over vereisten
Negatieve zelfpraat
Bang voor ingewikkelde of overweldigende projecten
Multitasking
Bijna al deze redenen komen voort uit één, centrale blokker die tot uitstelgedrag op het werk leidt: gebrek aan helderheid. Als je een gewoonte hebt ontwikkeld om uit te stellen, is de kans groot dat je geen duidelijke binding hebt met de reden waarom je werk belangrijk is. Dat is geen luiheid. Het is een te verhelpen probleem.
Het probleem met uitstelgedrag
Tijdinconsistentie speelt een grote rol bij uitstelgedrag op het werk. Vaak draagt het werk dat je doet bij tot een groter project of doel van de organisatie. Maar, afhankelijk van je rol, kan dat doel ver van je dagelijkse werk lijken te staan. Zonder inzicht in waarom je werk belangrijk is, is het moeilijk jezelf te motiveren om dat werk af te krijgen.
Wat ontbreekt is helderheid. Wanneer je duidelijk begrijpt en een directe lijn kunt trekken tussen wat je doet en hoe het je team of organisatie beïnvloedt, ben je meer gemotiveerd. Maar dit is moeilijk te bereiken. Uit ons onderzoek blijkt zelfs dat slechts 26% van de werknemers heel goed begrijpt hoe hun werk verband houdt met de doelen van het bedrijf.
Inzicht in de manier waarop je werk bijdraagt aan het bereiken van de bedrijfsdoelen leidt tot meer helderheid over de impact die je op je team en je bedrijf hebt. Dit vereenvoudigt de besluitvorming. Je kunt op doordachte wijze belangrijke taken prioriteren op basis van de initiatieven die de meeste invloed hebben op je bedrijfsdoelen. Zorg er wel voor dat die doelen niet te ver weg of te amorf zijn. Om uitstelgedrag tegen te gaan, moet je een duidelijke lijn trekken van je werk naar de bedrijfsdoelen.
Het helderheidsprobleem oplossen
Om het helderheidsprobleem op te lossen, kun je een van de twee dingen doen:
Stel team- of afdelingsdoelen op. Als jij of je teamleden het moeilijk vinden om te zien hoe je individuele werk verband houdt met de grotere bedrijfsdoelen, overweeg dan om afdelings- of teamdoelen te maken. Op die manier is het gemakkelijker een lijn te trekken tussen jouw werk en de teamdoelen, en te begrijpen welke invloed je hebt.
Verbind je persoonlijke werk duidelijk met bedrijfsdoelen. Zelfs als je geen team- of bedrijfsdoelen kunt maken, zoek dan naar een manier om te visualiseren hoe je werk rechtstreeks verband houdt met bredere bedrijfsdoelen. Als je bijvoorbeeld begrijpt hoe je werk van invloed is op een project dat leidt tot een grotere bedrijfsdoelstelling, kun je de impact van je werk beter begrijpen. Je kunt dit doen met een doelmanagementplatform, zoals Asana.
7 tips om uitstelgedrag te stoppen
Om uitstelgedrag op het werk tegen te gaan, kun je team- en afdelingsdoelen vastleggen voor de kortere termijn, of een lijn trekken tussen je persoonlijke werk en bredere bedrijfsdoelen. Probeer deze zeven tips om aan de slag te gaan:
1. Verbind werk met doelen
De beste manier om te stoppen met uitstellen is door duidelijk te begrijpen hoe je werk bijdraagt tot de team- en bedrijfsdoelen. Als je dat helder voor ogen hebt, wordt je werk zinvol. In plaats van werk te doen om te werken, draag je bij aan een grotere visie.
In het ideale geval is die visie iets waar je een passie voor voelt. Maar zelfs als dat niet zo is, als je gewoon begrijpt hoe je werk verband houdt met iets groters, krijgt het meer betekenis. In plaats van te worstelen met tijdgebrek, heeft het werk dat je gewoonlijk uitstelt nu een duidelijke waarde.
2. Verduidelijk prioriteiten
Deadlines veranderen onvermijdelijk. Dit kan gebeuren omdat een project last heeft van scope creep, een ander project prioriteit krijgt, of de leider van je team middelen herverdeelt op basis van last-minute behoeften. Maar als je weet welk werk het belangrijkst is, dan ben je beter in staat om je prioriteiten actief te beheren. Als de deadlines en tijdlijnen dan verschuiven, hebt je de helderheid om het werk te leveren dat zinvolle resultaten oplevert.
Prioriteiten verduidelijken is een goede anti-uitstelmethode, omdat het je helpt duidelijk te zien welk werk het belangrijkst is. Met duidelijke prioriteiten weet je dat je niet met onbelangrijke taken bezig bent. In plaats van het gevoel te hebben dat je tijd verspilt op het werk, zie je waarom je werk belangrijk is.
3. Gebruik doelen om perfectionisme te bestrijden
Soms zijn chronische uitstellers eigenlijk perfectionisten. In zo'n geval is de druk om perfect werk te leveren overweldigend en dat leidt tot uitstelgedrag. Maar perfectionisme kan, net als de meeste andere soorten uitstelgedrag op het werk, opgelost worden door helderheid.
Focus op impact
Als je worstelt met perfectionisme, helpt het om een duidelijk besef te hebben van de impact van je werk. In plaats van naar perfectie te streven, kun je je beter concentreren op het voltooien van de taak die voor je ligt, zodat die de bedrijfsdoelen zo goed mogelijk ondersteunt. Dit is wat we bedoelen:
Stel je voor dat je werkt aan een educatieve animatie voor de startpagina van je website. Veel mensen zullen dit werk te zien krijgen en dat brengt de perfectionist in jou in paniek. Dat komt omdat je je concentreert op het resultaat en denkt aan al die mensen die de video zullen zien. Concentreer je in plaats daarvan op de doelen en de impact van de video. Het doel van de animatie is de voordelen van het product van je bedrijf over te brengen aan mensen die het product nog niet kennen en het effect is educatief. Door je prioriteiten te heroriënteren rond de impact, verminder je de druk van perfectionisme en kun je meteen aan de slag.
Definieer 'klaar'
Een andere goede strategie om perfectionisme te bestrijden is door te definiëren wat 'klaar' betekent. Dit is een techniek die Scrumteams gebruiken om snel vooruit te komen. Door te definiëren wat 'klaar' betekent, en je daaraan te houden, heb je een punt waarop je kunt stoppen met werken, ongeacht of het werk 100% perfect is. Wanneer je twijfelt, bedenk dan dat klaar beter is dan perfect.
4. Breek grote initiatieven op in kleinere taken
Soms is het moeilijk om duidelijk te zien hoe en wanneer je een groot project zult voltooien. Daardoor is het verleidelijk om het gewoon uit te stellen. De omvang van het initiatief maakt het moeilijk om alle bewegende delen te vatten en die terug te koppelen naar je grotere doelen. In plaats van overweldigd te raken door de omvang van de taak (of het project), kun je het werk in kleinere stukjes verdelen, en een projectmanagementtool gebruiken om je werk bij te houden en te organiseren.
Grote stukken werk in kleinere brokken verdelen is ook nuttig omdat je waarschijnlijk niet verantwoordelijk bent voor elk aspect van een groot initiatief. Als je bijvoorbeeld een e-book schrijft, ben je verantwoordelijk voor het schetsen, opstellen en redigeren van het werk. Maar er is waarschijnlijk iemand anders die het e-book ontwerpt, plus een redacteur om het e-book goed te keuren. Door het initiatief 'E-book maken' op te splitsen in meerdere taken, kun je niet alleen gemakkelijker aan de slag, maar krijg je ook helderheid over wie wanneer wat doet.
5. Leg elke taak vast
Zelfs als je niet aan complexe initiatieven werkt, is het toch nuttig om een lijst van alle taken te maken. Zonder een duidelijke manier om te visualiseren wat er op je bord ligt, kun je gemakkelijk overweldigd raken en het overzicht verliezen over alles wat je nog moet doen. En je bent niet de enige. Volgens ons onderzoek wordt elke week 26% van de deadlines niet gehaald.
Het vastleggen van elke taak is een tactiek uit de Getting Things Done-methode (GTD). Als je duidelijk ziet wat er op je bord ligt, kun je gemakkelijker werk organiseren, prioriteiten stellen en uitvoeren. Zorg ervoor dat je je werk bijhoudt in een takenlijst-app, niet in een geschreven checklist. Het is leuk om dingen van een lijstje af te strepen, maar je werk bijhouden in een app helpt je om werk te sorteren en te prioriteren, extra context toe te voegen aan belangrijke taken en die taken te delen met teamleden.
Om een geweldige virtuele takenlijst op te stellen, lees je ons artikel over 15 geheimen voor het maken van een takenlijst die echt werkt.
6. Stel deadlines in
Zonder een duidelijk besef van wanneer iets af moet zijn, is het verleidelijk om dat werk uit te stellen. Duidelijke deadlines maken het gemakkelijker voor je om precies te begrijpen wanneer een taak af moet zijn. Je kunt dan dienovereenkomstig plannen om ervoor te zorgen dat het op tijd af is. Je kunt immers geen goed werk af krijgen als je niet weet wanneer dat werk klaar moet zijn.
Zodra je al je taken in een takenlijst hebt vastgelegd, zorg er dan voor dat elk item een bijbehorende deadline heeft. Dit is voor jou ook een gelegenheid om werk te identificeren dat voor jou geen hoge prioriteit heeft. Als je zo'n taak tegenkomt, stel het werk dan uit tot je meer beschikbaar bent of delegeer de taak aan iemand anders.
Doe dit meer dan één keer. Maak aan het eind van de dag snel een triage van het werk en leg een vervaldatum vast voor alle nieuwe taken. Als je dan de volgende dag aan het werk gaat, ben je beter uitgerust om alles af te krijgen.
7. Probeer deze tijdbeheerstrategieën
Als je eenmaal helderheid hebt, is de kans groter dat je je gemotiveerd voelt. Toch zijn er nog dagen waarop je een beetje extra steun nodig hebt om bij je taak te blijven. Als dat het geval is, probeer dan een tijdbeheerstrategie om minder te multitasken en in een goede flow te geraken.
Getting Things Done-methode (GTD). De GTD-methode is gebaseerd op het idee dat hoe meer informatie je mentaal bijhoudt, hoe minder productief en geconcentreerd je bent. In plaats van op je hersenen te vertrouwen, moedigt de GTD-methode je aan om al je werkinformatie op te slaan in een externe, georganiseerde bron van waarheid.
Pomodoro-techniek. Pomodoro-techniek . De Pomodoro-techniek wisselt werk- en pauzesessies af. Een pomodoro is een werksessie van 25 minuten, waarna er een pauze van vijf minuten is. Na vier pomodoros neem je een lange pauze. Door in korte spurten te werken, heb je meer kans om productief te zijn en toch gemotiveerd te blijven.
Tijdsblokken maken. Tijdsblokken maken. Het maken van tijdsblokken is een strategie voor tijdbeheer waarbij je elk deel van je dag plant. Met tijdsblokken verdeel je de werkweek in hapklare brokken waarin je je e-mail controleert, aan projecten werkt, een pauze neemt, of zelfs sport.
Timeboxing. Timeboxing is een doelgerichte tijdsbeheerstrategie om je te helpen productiviteit te verhogen en uitstelgedrag te verminderen. Een timebox staat voor een doel om een bepaalde taak binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden.
2 minuten-regel. 2 minuten-regel. De 2 minuten-regel is een eenvoudige strategie voor tijdbeheer: Als het minder dan twee minuten duurt om een taak uit te voeren, doe het dan nu. Deze methode is gericht op kleine taken, in de overtuiging dat als je die snel afhandelt, je meer tijd en hersenkracht overhoudt om je werk met een grotere impact af te krijgen.
Stel helderheid scheppen niet uit
Je kunt proberen jezelf met brute kracht van uitstelgedrag te bevrijden en een 'doe maar gewoon'-houding aan te nemen, maar die strategieën zijn in het beste geval alleen op korte termijn effectief. Op lange termijn is de meest doeltreffende manier om te stoppen met uitstellen, je werk te verbinden met grotere doelen.
Net als andere persoonlijke ontwikkelingsvaardigheden kost het wat tijd om jezelf uitstelgedrag te leren vermijden. Als dit een gewoonte is die je hebt opgebouwd, verwacht dan niet dat ze van de ene dag op de andere verdwijnt. In plaats daarvan moet je je toeleggen op het scheppen van helderheid, voor jezelf en voor je team, over een bepaalde periode. Langzamerhand zul je merken dat je gemotiveerder bent om je werk af te krijgen als je duidelijk kunt zien waarom je werk belangrijk is.
Wil je meer? Ontvang 12 tips om vandaag productiever te zijn.
