Event proposal template: Free download and step-by-step guide

Of je nu een branchebreed seminar organiseert of op zoek bent naar sponsoring voor een aankomende beurs, een winnend evenementvoorstel illustreert waarom belanghebbenden erop moeten vertrouwen dat je evenement een succes zal zijn. 

Het samenstellen van een effectief voorstel vereist echter meer dan alleen goede evenementbeheervaardigheden. Om echt indruk te maken op een potentiële klant of belanghebbende, moet je evenementvoorstel een evenwicht bevatten tussen beschrijvend schrijven, visuele elementen en uitgebreide logistiek. Onderscheid je van de massa met deze zeven stappen en beste praktijk voor het opnemen van deze elementen in je voorstel. 

Wat is een evenementvoorstel?

Een evenementvoorstel is een uitgebreid document dat elk element van het organiseren van een nieuw evenement beschrijft. Je maakt deze meestal als reactie op een offerteaanvraag (RFP) waarvoor een evenementenmanager nodig is, maar je kunt het ook gebruiken om een bedrijfsfunctie aan belangrijke belanghebbenden te pitchen of sponsors aan te trekken voor een aankomend evenement.

 Een evenementvoorstel omvat: 

• Het doel van het evenement

• De personen of leveranciers die erbij betrokken zijn

• De logistiek van het uitvoeren van het evenement

Net als een cv toont een evenementvoorstel je unieke vaardigheden en mogelijkheden voor het organiseren van evenementen voor potentiële klanten en belanghebbenden om te overwegen wanneer ze beslissen wie een evenement zal organiseren. Je geeft hen de kans om de elementen te bekijken die je zult opnemen om hun evenement tot een succes te maken. 

Effectieve evenementvoorstellen illustreren een duidelijke, beknopte en uitgebreide visie voor het evenement - zie het als een elevatorpitch. Maak indruk op je belanghebbenden door deze zeven stappen te volgen om een boeiend voorstel te maken.

8 belangrijke elementen van een sjabloon voor een evenementvoorstel

Het gebruik van een sjabloon voor een evenementvoorstel kan je behoeden voor het helemaal opnieuw beginnen elke keer dat je een evenement plant. Stel je voor dat je de taak hebt om een groot bedrijfsevenement te organiseren, maar je hebt moeite om alle details te verzamelen.

Dit is waar een sjabloon voor een evenementplanningsvoorstel van onschatbare waarde wordt. Beschouw het als een routekaart die je helpt alles te plannen, van doelstellingen tot budget en financiën. Met een aanpasbaar sjabloon kun je het giswerk overslaan. Je kunt je concentreren op wat belangrijk is en ervoor zorgen dat je elk belangrijk aspect opneemt.

Laten we de acht belangrijkste elementen verkennen die elk evenementvoorstel moet bevatten, zodat je het planningsproces met vertrouwen kunt aanpakken.

1. Evenementoverzicht en doelstellingen

Begin je voorbeeld van een evenementvoorstel met de details van het evenement, inclusief het doel, de doelen en de meetbare doelstellingen. Het moet duidelijk de visie voor je professionele evenement verwoorden en de richting aangeven voor het hele voorstel. Neem specifieke statistieken op die je wilt bereiken, zoals aanwezigheidscijfers of fondsenwervingsdoelen.

2. Doelpubliek

Deze sectie moet de demografische gegevens van je doelgroep beschrijven, waaronder leeftijd, geslacht, professionele achtergrond en interesses. Het afstemmen van het evenement op de voorkeuren van het publiek vergroot de kans op succes. Een bedrijfsevenement kan bijvoorbeeld gericht zijn op leidinggevenden of professionals, terwijl een muziekevenement zich zou richten op verschillende demografische groepen.

3. Datum, locatie en planning van het evenement

Geef de datum, locatiegegevens en een algemene evenementenplanning of -agenda op. Deze sectie geeft een momentopname van wanneer en waar het evenement zal plaatsvinden, samen met een briefing van de geplande activiteiten.

4. Budget en financiën

Presenteer het totale budget met inkomstenprognoses en kostenanalyses. Dit uitgebreide financiële overzicht moet prijsstrategieën, verwachte inkomsten uit ticketverkoop of sponsoring en gedetailleerde onkostencategorieën bevatten. Wees voorbereid om deze cijfers in realtime aan te passen naarmate je planning vordert.

5. Marketing, promotie en partnerschappen

Schets het marketingplan van het evenement en geef details over partnerschappen, sponsors en leveranciers. Beschrijf je evenementmarketingstrategie, inclusief sociale media en e-mailcampagnes en traditionele promotiemethoden. Benadruk eventuele sjablonen voor sponsorvoorstellen of evenementensponsorvoorstellen die je van plan bent te gebruiken om partnerschappen te beveiligen.

6. Logistiek en operaties

Deze sectie moet de logistieke en operationele vereisten van het evenement omvatten, zoals opstelling, technologie, transport en noodplannen. Voeg informatie toe over eventuele integraties met projectbeheertools of workflowsystemen die je gebruikt om alles soepel te laten verlopen.

7. Rollen en verantwoordelijkheden van de teams

Geef een overzicht van de belangrijkste teamleden en hun rollen bij het organiseren en uitvoeren van het evenement. Definieer duidelijk wie verantwoordelijk zal zijn voor verschillende aspecten van het evenement, van creatieve richting tot beheer ter plaatse. Dit helpt iedereen om hun rol te begrijpen bij het tot leven brengen van het evenement.

8. Risicobeheer en opvolging

Elk evenement brengt risico's met zich mee en je evenementvoorstelformaat moet een sectie bevatten die is gewijd aan risicobeheerstrategieën. Dit omvat het identificeren van potentiële risico's, van weersverstoringen tot technologische storingen, en het schetsen van stappen om deze problemen te beperken.

Bekijk na het evenement enquêtes onder deelnemers, financiële gegevens en andere belangrijke statistieken en mijlpalen om het succes te meten en toekomstige evenementen te verbeteren. Dit is vooral nuttig voor het maken van toekomstige evenementplanningsvoorbeelden en casestudy's.

Sjabloon voor evenementvoorstel

Gebruik dit aanpasbare sjabloon voor evenementvoorstellen als een algemene leidraad voor het schrijven van je voorstel. Elk evenement is echter uniek en kan verschillende informatie vereisen. Pas dit sjabloon aan de behoeften van je klant aan.

Door je sjabloon voor een evenementvoorstel te personaliseren, valt het ook op tussen de concurrentie. Neem, indien van toepassing, het logo en de merkkleuren van je klant op in het document.

Een voorstel voor een evenement schrijven

Je hebt je sjabloon voor een evenementvoorstel klaar, maar naar die lege secties staren kan nog steeds ontmoedigend aanvoelen. We snappen het - weten wat je moet opnemen is slechts de helft van de strijd. De echte uitdaging ligt in het creëren van boeiende inhoud die je visie verkoopt en bewijst dat jij de juiste persoon voor de klus bent.

Deze zeven eenvoudige stappen laten zien hoe je met vertrouwen een voorstel voor een evenement schrijft.

1. Vergader met de potentiële klant of belanghebbenden

Voordat je begint met het opstellen van je voorstel, moet je een duidelijk begrip hebben van de verwachtingen van je potentiële klant voor het evenement. Plan een eerste vergadering om te bespreken wat ze in gedachten hebben voor dit evenement. 

Verduidelijk zaken als:

• De naam van het evenement

• Het soort evenement

• Het doel van het evenement

• Het aantal gasten

• Datum, tijd en gewenste locatie

• Thema, algemene esthetiek, kleur of sfeer

• Wat ze hopen te bereiken met het evenement

Het is belangrijk om op te merken dat je potentiële klant of belanghebbenden op dit punt in het project misschien geen duidelijke verwachtingen hebben - dat is waarschijnlijk waarom ze op zoek zijn naar een expert in evenementplanning. Bereid je voor om je klant te inspireren met een portfolio van je eerdere werk, kleurstalen, moodborden, enz. Maak een notitie van alle elementen die hun interesse wekken en wees niet bang om je eigen ideeën te pitchen. 

Zoals bij elke bedrijfsvergadering, wil je bij je potentiële klant een goede indruk van jezelf achterlaten. Volg de juiste bedrijfsetiquette elke keer dat je deze belanghebbenden van het evenement ontmoet.  

2. Verkoop jezelf

De eerste stap bij het gebruik van een sjabloon voor een evenementvoorstel is om jezelf en je evenementteam voor te stellen. 

Je intro moet het volgende bevatten:

• Een briefing van je achtergrond 

• Je evenementenervaring en kwalificaties 

• Je werkbereik

• Je bedrijfsnaam (indien van toepassing)

• Alle relevante certificeringen 

• Licenties (indien van toepassing)

• Professionele referenties

• Bedrijfspartners

• Federaal tewerkstellingsnummer (indien van toepassing)

• Eerdere overwinningen die illustreren waarom je de juiste persoon voor de baan bent

Houd er rekening mee dat je klant mogelijk meerdere evenementvoorstellen van verschillende planners bekijkt. Concentreer je in deze sectie op welke vaardigheden jou onderscheiden van de concurrentie en welke het beste aansluiten bij de behoeften van de klant voor dit evenement.

3. Een aantrekkelijke evenementbeschrijving schrijven

Zodra de introducties uit de weg zijn, kun je je concentreren op de kern van je voorstel - de beschrijving van het evenement. Deze samenvatting geeft een overzicht van hoe je van plan bent het evenement te organiseren. 

De beschrijving moet het volgende bevatten:

• De doelen voor het evenement

• Alle details of verwachtingen die in eerdere vergaderingen met de klant zijn besproken

• Een algemeen tijdsbestek van het project

• Mogelijke locaties, cateraars of andere leveranciers

• Je algemene visie en hoe je van plan bent deze te bereiken, inclusief thema, kleuren, sfeer, enz.

Je evenementbeschrijving moet niet alleen de logistiek van het evenement uiteenzetten - dit is je kans om je klant of belanghebbenden ervan te overtuigen dat je evenement een succes zal zijn. Als je geen ervaren schrijver bent, overweeg dan om iemand in te huren die je kan helpen je visie onder woorden te brengen en deze sectie zo aantrekkelijk mogelijk te maken. 

Het kan ook een goed idee zijn om referentiefoto's, moodboards en kleurenpaletten op te nemen om je klant te helpen zich voor te stellen wat je in gedachten hebt voor hun evenement. Vergeet niet om hun behoeften voorop te stellen bij het maken van de evenementbeschrijving. 

4. Maak een lijst van alle aangeboden diensten

Deze lijst geeft je potentiële klant of belanghebbenden een diepgaand beeld van de diensten die je voor het evenement zult leveren. Dit omvat ook de leveranciers die je van plan bent te gebruiken. Deze lijst vereist een flinke hoeveelheid onderzoek - van tafelkleden tot feestartikelen, je wilt er zeker van zijn dat je alles vermeldt wat je nodig hebt voor het evenement.

Als het een kleinere functie is, zoals een etentje of babyshower, gebruik dan opsommingstekens of een tabel om de diensten op te sommen die jij en je team zullen leveren. Verdeel je lijst in secties voor elk aspect van het evenement als je een groot evenement plant, zoals een bruiloft of een bedrijfsbreed feest. 

5. Laat je eerdere werk zien

Als je belanghebbenden nog niet helemaal overtuigd zijn van je visie, is dit je kans om hen ervan te overtuigen dat je evenementen ongeëvenaard zijn. Als je eerder soortgelijke evenementen hebt gepland, voeg dan foto's en getuigenissen van klanten toe om je werk te laten zien. 

Visuele weergaven van je eerdere werk kunnen je potentiële klanten helpen je capaciteiten te zien, en zijn een geweldige manier om te bewijzen dat je stijl overeenkomt met wat ze in gedachten hadden. Het hebben van eerdere evenementen ter vergelijking kan je belanghebbenden ook helpen beseffen wat ze wel of niet willen voor hun eigen evenement.

6. Vermeld de voorgestelde kosten

Uiteraard zal uw klant of belanghebbende willen weten hoeveel het evenement gaat kosten. Nadat je het evenement hebt beschreven op een manier die je belanghebbenden gemakkelijk kunnen visualiseren, maak je een gedetailleerde samenvatting van hoeveel elk onderdeel van de functie zal kosten en het doel dat ze dienen. 

Nogmaals, het is belangrijk om in dit gedeelte zo gedetailleerd mogelijk te zijn - je wilt je klant niet verblinden met onverwachte kosten die niet in het voorstel waren opgenomen. Vergeet niet om zelfs de meest onbeduidende items op te sommen, zoals schaaltjes die het eten warm houden, of opstel- en transportkosten voor gehuurde apparatuur. Je moet ook alle mogelijke kortingen opnemen die ze kunnen krijgen, zoals een vroegboekkorting.

7. Notitie van eventuele evenementbeleidsregels

Vermeld, indien van toepassing, je evenementbeleid aan het einde van je evenementvoorstel om de verwachtingen van je klant goed te kunnen beheren. 

Je kunt vereisten opnemen zoals:

• Gegarandeerd minimum aantal deelnemers

• Tijdelijke aanbiedingen op je voorstel

• Je annuleringsvoorwaarden

• Huur- of schadebeleid

• Vervaldatums voor betaling

Rond je voorstel af door je potentiële klanten of belanghebbenden te bedanken voor de kans om met hen samen te werken. Vergeet niet om je contactgegevens op te nemen, zodat je potentiële klanten je kunnen bereiken als ze vragen hebben (of, beter nog, je willen inhuren).

Voorbeeld evenementvoorstel

Bij het gebruik van een sjabloon voor een evenementvoorstel is het handig om een duidelijke structuur en visie in gedachten te hebben. Een van de beste manieren om dit te doen is door een sterk voorbeeld van een evenementvoorstel te bekijken om te begrijpen hoe alle stukjes samenkomen.

Hier is een voorbeeld van een evenementvoorstel. Het schetst belangrijke secties zoals doelen, logistiek en financiële details. Gebruik dit als een leidraad om je eigen professionele en overtuigende voorstel te maken.

Titel van het evenement: Jaarlijks zakelijk netwerkgala

Evenementdetail: Het jaarlijkse bedrijfsnetwerkgala is een spraakmakend evenement dat is ontworpen om marktleiders, bedrijfsleiders en innovators samen te brengen voor een avond van netwerken en samenwerking. Het evenement omvat een keynote speech, interactieve breakout-sessies en een formeel diner om verbindingen en discussies te bevorderen.

Doelstellingen:

• Zorg voor zinvolle netwerkmogelijkheden voor meer dan 200 leidinggevenden.

• Vergroot de merkzichtbaarheid voor sponsors door middel van evenementbranding en -marketing.

• Verkoop $ 50.000 aan fondsen voor een partnergoed doel via ticketverkoop en een stille veiling.

Doelgroep: bedrijfsleiders, ondernemers en marktleiders van 35-60 jaar, met een focus op professionals in technologie, financiën en marketing.

Datum en locatie van het evenement: Datum: 12 mei 2024 Locatie: Grand Ballroom, Downtown Convention Center

Budget en financiën:

• Verwachte inkomsten: € 100.000 (uit kaartverkoop, sponsoring en veiling)

• Geschatte kosten: $ 65.000 (locatie, catering, AV, marketing)

• Doelen voor nettowinst: $ 35.000

Marketingstrategie: gebruik een gericht marketingplan via sociale mediacampagnes, e-mailnieuwsbrieven en strategische partnerschappen met branchepublicaties. Het evenement zal ook prominente sponsors bevatten voor meer merkbekendheid.

Teams: het evenement heeft een team van 15 medewerkers nodig voor de opbouw, coördinatie en afbraak. Technologiebehoeften omvatten AV-ondersteuning voor presentaties en livestreaming-mogelijkheden.

Rollen en verantwoordelijkheden van de teams:

• Evenementmanager: houdt toezicht op alle activiteiten en zorgt ervoor dat de tijdlijn wordt gehaald.

• Marketingcoördinator: beheer promoties en sponsorrelaties.

• Logistiekteam: zorgt voor de inrichting van de locatie, het vervoer en de technische ondersteuning.

Dit evenementvoorstelformaat benadrukt de belangrijkste componenten van een succesvol evenementplan. Door deze structuur te gebruiken en details over je evenement toe te voegen, kun je je voorstel duidelijk en overtuigend maken.

Extra gratis sjablonen voor evenementbeheer

Je hebt het evenementvoorstelsjabloon aangepakt, maar nu begint het echte werk. Tussen het beheren van tijdlijnen, leveranciers en promotie, is het moeilijk om alles op een rijtje te houden.

Geluid bekend? Maak je geen zorgen. Deze gratis sjablonen voor evenementbeheer kunnen je helpen om op de hoogte te blijven van elk aspect van je evenement, waardoor je tijd en stress bespaart.

• Sjabloon voor evenementplanning: bewaar alle evenementdetails op één plaats, van logistiek tot teamcoördinatie.

• Agendasjabloon voor evenementen: visualiseer belangrijke datums, mijlpalen en deadlines in één weergave om planningsconflicten te voorkomen en je evenement op schema te houden.

• Productieschemasjabloon: breng de tijdlijn van het evenement in kaart om er zeker van te zijn dat je alle taken op tijd voltooit.

• Marketingstrategiesjabloon: organiseer het marketingplan van je evenement om het juiste publiek aan te trekken.

• Sociale media-agendasjabloon: plan en volg je sociale mediaberichten voor maximale betrokkenheid.

• Sjabloon voor leveranciersbeheer: blijf op de hoogte van communicatie en overeenkomsten met leveranciers en partners.

• Sjabloon voor een middelentoewijzingsplan: beheer je middelen en teamleden efficiënt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Deze tools kunnen je helpen om de vele bewegende delen van een evenement aan te pakken, zodat je geen enkel detail over het hoofd ziet!

6 tips en beste praktijken voor het schrijven van je evenementvoorstel

Het gebruik van een sjabloon voor een evenementvoorstel is slechts de eerste stap. Streef ernaar om je publiek te vermaken, te inspireren en te informeren met deze beste praktijken voor evenementvoorstellen. 

1. Vertel een verhaal

Verhalen vertellen wekt emotie en opwinding op - twee dingen die de weegschaal in je voordeel kunnen doen kantelen. Bij het schrijven van uw evenementbeschrijving moet uw klant de held van het verhaal zijn. Beschrijf wat ze met jouw hulp kunnen bereiken - en wat er op het spel staat als ze voor een andere evenementenplanner kiezen. 

Probeer deze vragen te beantwoorden om je verhaal samen te stellen:

• Hoe kan de held (je klant of belanghebbende) emotioneel, sociaal en praktisch profiteren van het feit dat jij hun evenement plant?

• Welke obstakels kun je tegenkomen? Hoe gaat u hen als hun gids helpen om op deze uitdagingen te anticiperen en deze te overwinnen?

• Hoe ziet de beloning eruit voor het succes van je hero?

Het toevoegen van drama aan het verhaal is slechts een klein voorbeeld van hoe je hun evenement tot leven kunt brengen. Door jezelf een plek in hun verhaal te geven, bouw je een emotionele band met de klant op die het moeilijk voor hen zal maken om een andere feestplanner te vinden. 

2. Wees creatief en informatief

Een perfect evenementvoorstel moet allesomvattend en gedetailleerd zijn - een rommelig, tekstrijk voorstel kan je klant de verkeerde indruk geven over je organisatorische vaardigheden. 

Concentreer je in plaats daarvan op het maken van een esthetisch aangenaam evenementvoorstel om indruk te maken op je belanghebbenden en hen tijd te besparen. Mensen onthouden 80% van wat ze zien, dus het opnemenemen van creatieve visuele elementen is een gemakkelijke manier om jezelf te onderscheiden van de concurrentie. Dit kunnen de volgende zijn:

• Grafische ontwerpelementen: probeer je voorstellen wat meer pit te geven door leuke grafische elementen toe te voegen met Adobe Illustrator. Je kunt ook een freelance grafisch ontwerper inhuren als je het aan de professionals wilt overlaten. 

• Visuele indelingen: niemand houdt ervan om door een grote muur van tekst te bladeren. Het gebruik van sterke visuele elementen zoals logo's, foto's van eerdere evenementen, kleurenpaletten, grafieken en diagrammen zal je voorstel begrijpelijker maken. Geestige kopteksten en afbeeldingen helpen ook om de toon van je voorstel te bepalen.

• Bewegingsafbeeldingen: video's, geanimeerde diavoorstellingen en afbeeldingscarrousels zijn een interactieve manier om de aandacht te trekken en vast te houden terwijl je de belangrijkste punten versterkt. 

Houd in gedachten dat het doel van je evenementvoorstel is om te laten zien hoe goed je je evenementvisie kunt afstemmen op de verwachtingen en doelen van je klant. Overweeg welke elementen ze het meest zouden willen zien - en pas op dat je ze niet overweldigt met te veel visuals. 

3. Schrijf voor je publiek

Je evenementvoorstel moet gaan over wat je klanten of belanghebbenden van je evenement zullen krijgen - hoe meer je hierop ingaat, hoe effectiever je voorstel zal zijn. 

Neem de tijd om het evenement, de visie, de bedrijfsbehoeften en de verwachtingen van je klant grondig te onderzoeken. Het laten zien dat je deze dingen begrijpt, is cruciaal voor de basis van je sjabloon voor een evenementvoorstel. Als je moeite hebt om jezelf in de schoenen van je klant te plaatsen, bedenk dan hoe je wilt dat de lezer jou en je bedrijf waarneemt.

Tip: Standaard gebruik je de terminologie van de klant bij het schrijven van je evenementvoorstel. Als ze bijvoorbeeld naar een kantoorbijeenkomst verwijzen als een 'happy hour', gebruik dan 'happy hour' in je voorstel. 

4. Benadruk je unieke waarden

Je schrijft misschien voor je klant, maar het focussen op de unieke waarden die jij en je evenement bijdragen, moet ook een prioriteit zijn voor je evenementvoorstel. 

Benadruk deze waarden in je hele voorstel om je lezers concrete redenen te geven waarom ze in je evenement zouden moeten investeren. 

5. Indeling van de logistiek

Je kunt indruk maken op je belanghebbenden met je kwalificaties en uitgebreide evenementbeschrijving, maar je moet bewijzen dat je het evenement effectief en efficiënt zult uitvoeren. 

Benadruk in je evenementvoorstelsjabloon je vermogen om de logistiek te beheren door een gedetailleerd overzicht van het evenement te geven. Illustreer hoe je van plan bent om alle elementen samen te brengen om een samenhangend en succesvol evenement te creëren. 

6. Wees transparant over het budget

De meeste mensen zijn bang om over geld te praten, maar niet vooraf over het budget praten kan later tot grote miscommunicatie leiden. Gelukkig zijn er manieren om deze sectie van je evenementvoorstel tactvol te presenteren. 

Door in lijn te blijven met de rest van de beste praktijk voor evenementvoorstellen, kun je je voorgestelde budget positioneren door het te koppelen aan de waarden van je klant. De kosten moeten in overeenstemming zijn met de behoeften, de evenementvisie en de gewenste impact van je klant. Een vijfgangendiner kan bijvoorbeeld geschikt zijn voor een koninklijk huwelijk, maar het zal waarschijnlijk een beetje overdreven zijn voor meer informele evenementen. 

Vergeet niet dat transparantie de sleutel is bij het voorstellen van je evenementbudget. Eerlijk en realistisch zijn over hun opties kan helpen om vertrouwen op te bouwen tussen jou en je potentiële klant. Een beste praktijk is om je lijst op te splitsen in drie secties:

• Flexibele kosten met hoge en lage opties

• Harde kosten

• Servicekosten

Als je nerveus bent, zullen je kosten de doorslag geven voor je klant of belanghebbenden, inclusief een hoog en laag budget, zodat ze kunnen beslissen wat het beste werkt voor hun behoeften. 

Krijg de klus met een eersteklas evenementvoorstel

De beste evenementvoorstellen balanceren grondig onderzoek en gedetailleerde lijsten met beschrijvend schrijven en rijke beelden. Vergeet bij het opstellen van je voorstel niet om niet alleen je suggesties en visie voor het evenement te benadrukken, maar ook hoe het allemaal terug te voeren is op de waarden en verwachtingen van je klant.

Zodra ze je voor de klus inhuren, gebruik je je voorstel om je evenementbeheerproces te stroomlijnen. Een sjabloon voor een evenementvoorstel helpt je om op de hoogte te blijven van de communicatie met leveranciers, het bijhouden van het budget, de planning van het team en meer.