De basisprincipes van critical chain projectmanagement

Stel je voor dat je een kind bent dat met bouwstenen speelt. Je kunt bouwen wat je wilt, maar je hebt maar een bepaald aantal blokken tot je beschikking. Terwijl je bezig bent, haal je je middelen uit de voorraad beschikbare blokken. Maar wat gebeurt er als je al je middelen gebruikt? Hoe zorg je ervoor dat je kunt bouwen wat je wilt bouwen met de blokken die je hebt? 

Dit is het concept achter critical chain project management. 

Wat is critical chain project management?

Critical chain project management (CCPM) is een projectbeheermethode die je helpt essentiële middelen te bewaken en afhankelijke taken te prioriteren, zodat je projecten zo efficiënt mogelijk kunt voltooien. Als je team het gebruik van middelen zorgvuldig wil bewaken, is critical chain project management een goede strategie om die middelen bij te houden.

De geschiedenis van critical chain project management

Dr. Eliyahu M. Goldratt ontwikkelde het concept van CCPM in 1997. CCPM houdt nauw verband met een van de andere theorieën van Dr. Goldratt - de theorie van beperkingen. De theorie van beperkingen helpt je bij het identificeren van de belangrijkste knelpunten of beperkende factoren die de voltooiing van je project in de weg staan. Het idee is dat elk project één hoofdbeperking heeft en deze beperking heeft de mogelijkheid om het hele project te verstoren door de zwakste ketting te breken. 

De kritieke-ketenmethode versus de kritieke-padmethode

Deze twee formulieren van projectbeheer lijken erg op elkaar, maar hebben één groot verschil. De kritieke-padmethode richt zich op de enkele reeks gelijktijdige taken die nodig zijn om een project te voltooien. Hoewel andere taken mogelijk moeten worden voltooid, belicht het kritieke pad alle taken die absoluut noodzakelijk zijn voor de voltooiing van het project. Deze vorm van projectbeheer kan teams helpen de meest optimale workflow te identificeren om een efficiënte projecttijdlijn te creëren. Taken die geen deel uitmaken van het kritieke pad worden gedegradeerd naar een lagere prioriteit. De gezondheid van het project wordt bepaald door de vraag of bepaalde kritieke taken al dan niet op een bepaald tijdstip zijn voltooid. 

De kritieke-ketenmethode richt zich ook op taakafhankelijkheden,

maar het houdt ook rekening met de middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Omdat er zoveel onbekende variabelen zijn die kunnen bijdragen aan beperkingen van de middelen, bouwt de kritieke-ketenmethode buffers voor middelen (overtollige middelen om als een barrière te fungeren) in de projecttijdlijn. In tegenstelling tot de kritieke-padmethode, die alleen gericht is op wanneer taken worden voltooid, bepaalt de kritieke-ketenmethode het succes van het project door hoe snel de middelenbuffers worden verbruikt. Als je team geen middelenbuffers heeft gebruikt, vordert je project succesvol.

De onderdelen van een kritieke keten

Een kritieke keten bestaat uit drie hoofdonderdelen: het kritieke pad, de toevoerketen en de middelenbuffers. 

Het kritieke pad

Het kritieke pad is de langste reeks van afhankelijke taken die moeten worden voltooid om een project te voltooien. Met andere woorden, het zijn alle taken die absoluut noodzakelijk zijn voor het succes van een project, gerangschikt in de volgorde waarin ze moeten worden voltooid. Bij de kritieke-ketenmethode is het belangrijk om te begrijpen dat er verschillende niveaus van afhankelijkheden zijn. Het kritieke pad bevat het belangrijkste niveau van afhankelijkheden, of projectkritieke taken, en als een taak het kritieke pad niet beïnvloedt, worden ze gedelegeerd aan een ander pad, ook wel bekend als de toevoerketen. 

De toevoerketen

De toevoerketen is een secundaire keten van afhankelijke taken die gelijktijdig met het kritieke pad moeten worden uitgevoerd. Elke toevoerketen versmelt uiteindelijk met het kritieke pad. Dit komt omdat de reeks gebeurtenissen in de toevoerketen slechts één van de taken op het kritieke pad beïnvloedt. De toevoerketen moet tegelijkertijd met het kritieke pad lopen om vertragingen binnen het kritieke pad te voorkomen.

Laten we het kritieke pad en de toevoerketen in een eenvoudig voorbeeld bekijken. Stel, je plant een werkfeestje. Je kritiek pad ziet er als volgt uit:

• Kies een thema

• Uitnodigingen versturen

• Een locatie zoeken

• Het evenement organiseren

Hoewel dit nog steeds stappen zijn naar het kritieke pad, zijn er enkele taken in een voedingsketen die samen met het kritieke pad moeten plaatsvinden. Voordat het team bijvoorbeeld uitnodigingen voor een feest verstuurt, moet het beslissen wie het moet uitnodigen. Voordat ze het evenement organiseren, moeten ze decoraties kopen volgens het thema en het evenement opzetten. Dit zijn allemaal voorbeelden van taken die in een voedingsketen zitten.

De middelenbuffers

Buffers zijn veiligheidsmaatregelen die zijn ingebouwd in de middelen van de kritieke keten om ervoor te zorgen dat een project soepel verloopt. Net als bumpers in een bowlingbaan, zijn deze buffers ontworpen om projecten extra speelruimte te geven in het geval dat iets niet volgens plan verloopt. 

Er zijn drie soorten buffers die vaak worden gebruikt in de critical chain project management methodologie: 

• Projectbuffers: de extra tijd die tussen de laatste taak en het einde van het project wordt geplaatst. Door een extra hoeveelheid tijd toe te voegen vóór de verwachte vervaldatum, krijgen teamleden de kans om openstaande projecttaken in te halen die ze niet eerder konden uitvoeren. 

• Voedingsbuffers: De extra tijd die tussen de voedingsketen (ook wel de niet-kritieke keten genoemd) en de kritieke keten wordt geplaatst. Het toevoegen van deze buffer aan de tijdlijn voorkomt dat vertragingen van de toevoerketen de kritieke keten beïnvloeden. 

• Middelenbuffers: Dit zijn letterlijke middelen die je opzij zet voor het geval de kritieke keten extra benodigdheden nodig heeft, zoals extra teamleden, extra apparatuur of hulp van een derde partij. 

4 stappen voor het gebruik van het critical chain project management-proces

Als je nieuw bent in het gebruik van het projectbeheerproces van de kritieke keten, probeer dan deze vier stappen om je op weg te helpen.

1. Identificeer eerst het kritieke pad

Wanneer je de kritieke-ketenmethode gebruikt, is het kritieke pad de ruggengraat van je hele project. Het is de hele basis van planning, dus het uitzoeken welke individuele taken die kernketen vormen is uiterst belangrijk. 

2. Bepaal de exacte hoeveelheid middelen die je project nodig heeft

In dit geval kunnen middelen verwijzen naar de hoeveelheid tijd die je teamleden nodig hebben, de daadwerkelijke producten en tools die je team gebruikt om het eindresultaat te creëren, of de daadwerkelijke werknemers die nodig zijn om een taak te voltooien. 

Als je kunt, schat dan hoeveel middelen je nodig hebt om dit project te voltooien. Schat hoeveel mensen er nodig zijn om een specifieke taak in de kritieke keten te voltooien en hoe lang het ongeveer zal duren. Doe dit voor elke taak die op de kritieke keten staat. Heb je op basis van deze berekeningen genoeg middelen om dit project te voltooien?

Als je bekende beperkingen hebt, zoals teamleden die vertrekken vanwege vakantie, kun je rond die beperkingen plannen. Dit is een van de grote voordelen van het gebruik van de kritieke ketenmethodologie - het grootste deel van de projectplanning vindt plaats voordat het project zelfs maar begint. 

3. Plaats je buffers

Zodra je de vereiste middelen voor het kritieke pad en de toevoerketens hebt bepaald, is het veel gemakkelijker om te bepalen waar je buffers moet plaatsen en hoeveel tijd of middelen je buffers moeten bevatten. Dit geeft je de mogelijkheid om de buffers te berekenen die je moet bouwen op basis van de vereisten die je al hebt berekend bij het maken van het kritieke pad. Wanneer een projectmanager bufferbeheer afhandelt, kan deze helpen de beschikbaarheid van middelen te behouden en knelpunten te voorkomen. 

4. Houd teamleden gefocust

Multitasking is de ergste vijand van je team. Wanneer je teamleden moeten schakelen tussen verschillende projecten of verschillende taken, kan hun focus versnipperd raken en kan het moeilijker voor hen zijn om werk te produceren met hun typische kwaliteit en snelheid. 

Om ervoor te zorgen dat je teamleden op schema blijven met het projectschema, moet je niet te veel verschillende taken aan één persoon toewijzen. Als je ze op één project of één taak gericht houdt, is de kans groter dat ze gefocust blijven. Ervoor zorgen dat teamleden niet aan te veel verschillende projecten tegelijk werken, kan ook helpen om context-switching te voorkomen, wat kan leiden tot stress en burnout. 

Plan je kritieke keten met een werkbeheertool

Maak kritieke kettingplanning eenvoudig door een werkbeheertool zoals Asana te gebruiken om je hele team op schema te houden. Met functies zoals tijdlijn kunnen teamleden snel inzicht krijgen in de duur van taken, voltooiingsdatums en kritieke middelen, allemaal op één plek.