United Way of Salt Lake reageert op 25% meer subsidievoorstellen en verhoogt gemeenschapsimpact met Asana

In 2013 verlieten een jonge vrouw genaamd Nour en haar familie hun thuis en uitgebreide familie in Syrië om toevlucht - en een beter leven - te vinden in Utah. Ze spraken geen Engels en hadden geen geld. Met de hulp van United Way of Salt Lake (UWSL) schreef Nour zich in voor een UWSL-gemeenschapsschool, leerde ze Engels en kreeg ze een mentor toegewezen om haar door haar middelbare schoolervaring te begeleiden. In 2018 studeerde ze af aan de middelbare school en nu spaart ze voor de universiteit en doet ze vrijwilligerswerk voor UWSL.

"Als je snel wilt gaan, ga dan alleen. Als je ver wilt komen, ga dan samen” staat op de website van United Way of Salt Lake als een herinnering dat ze via partners en de gemeenschap duizenden mensen zoals Nour in hun omgeving kunnen helpen. Door samen te werken met partners en vrijwilligers om de onderwijskansen en levensresultaten voor mensen in nood te verbeteren, helpt UWSL honderdduizenden mensen zoals Nour om nieuwe onderwijshoogten te bereiken.

Bill Crim, de CEO van de organisatie, kijkt naar statistieken op hoog niveau, zoals hun donorenbestand en bedrijfscultuur, terwijl leden van zijn team - Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP van Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, en Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager - programma's in de hele organisatie beheren.

Naarmate het Team van UWSL de afgelopen jaren is gegroeid, hebben ze ook de omvang van hun werk uitgebreid. Ze hebben meer vrijwilligers aangenomen, meer evenementen georganiseerd, meer partners aangetrokken en programma's voor mentorschap en gemeenschap in de regio Salt Lake opgezet. Al dit extra werk - en de extra teamleden - leidde tot een gevoel van chaos bij de werknemers en tot wat Bill 'e-mailoverweldiging' noemt. Het werk in de hele organisatie was geïsoleerd en verspreid, wat leidde tot een gebrek aan zichtbaarheid op wat werknemers deden en het delen van kennis bemoeilijkte. Bill erkende dat dit een suboptimale manier van werken was om hun doelen te bereiken, dus ging hij op zoek naar een manier waarop de organisatie effectiever kon werken.

De zoektocht naar een oplossing

Geobsedeerd door het vinden van een betere manier van werken, begon Bill op zoek te gaan naar een Werkbeheeroplossing. Hij kwam Asana tegen en testte het uit met zijn assistent, en vervolgens met een groter team. Uiteindelijk koos hij voor Asana omdat het de beste oplossing was die aan zijn criteria voldeed:

• Het was eenvoudig en makkelijk te gebruiken

• Communicatiefunctionaliteit was ingebouwd, zodat het team kon afstappen van e-mail

• Het integreert met de andere tools die ze gebruiken, zoals Google Drive, Outlook en Slack

• Werk was toegankelijk vanaf elk apparaat via de mobiele app

Nadat hij het met een team had getest, begon UWSL Asana organisatiebreed uit te rollen. Ze identificeerden power users om trainingen te leiden, met als doel om binnen elk team een voorstander te hebben. Om nieuwe werknemers te helpen sneller aan de slag te gaan, bouwden ze ook Asana-training in hun onboardingproces in en vertrouwden ze op het Klantsucces-team van Asana om enkele trainingen te geven.

Met Asana werkt onze hele organisatie zo nauw samen. Het heeft de silo's tussen teams en projecten afgebroken, waardoor mensen zich realiseren waar ze in het grotere geheel passen.”

Het werk vooruit helpen - voor hun team en hun gemeenschap

Het UWSL-team heeft tal van voordelen gezien sinds het uitrollen van Asana in de hele organisatie, waaronder het reageren op meer subsidievoorstellen en het besparen van tijd op routinetaken. Hier lees je hoe:

• Elk teamlid weet hoe hun werk bijdraagt aan de doelen van de organisatie: door de prioriteiten van het team naast de afdelings- en organisatiedoelen in Asana bij te houden, ziet iedereen hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

• Processen voor grote initiatieven, zoals subsidievoorstellen, worden gestroomlijnd: door sjablonen te gebruiken, kan het team 25% meer subsidievoorstellen aannemen en nog grotere subsidies aanvragen, omdat ze weten dat er geen stappen over het hoofd worden gezien.

Met Asana kunnen we elk jaar 25% meer subsidieaanvragen indienen en kunnen we grotere subsidies aanvragen die het werk dat we doen op een zinvollere manier beïnvloeden.”

• Ze kunnen meer mogelijkheden voor vrijwilligerswerk bieden aan hun gemeenschap en partners: het beheren van vrijwilligersaanvragen met een Google-formulier helpt het team om hun initiatieven efficiënter te bemannen door het vrijwilligersbeheerproces te automatiseren.

• Het wervingsproces is meer op samenwerking gericht: door het wervingsproces in Asana bij te houden, worden de stappen van het proces duidelijk, omdat elke stap in een project wordt beschreven en iedereen die bij het proces betrokken is, de kandidaten kan bekijken.

• Iedereen heeft helderheid over verantwoordelijkheden: door Asana te gebruiken om interne vergaderingen te beheren, worden actiepunten in realtime toegewezen, zodat de volgende stappen duidelijk zijn.

Ik hou van de duidelijkheid van verwachting die Asana brengt in het werk dat we doen. Het maakt ons betere communicatoren over hoe we het werk vooruit helpen.”

Evolueren om hun gemeenschap beter van dienst te zijn

UWSL evolueert altijd om hun impact en bereik te vergroten, en is voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om meer zinvolle partnerschappen te creëren en hun gemeenschap ten goede te veranderen. De kern van wat ze doen is een betrokken Team en een gestage stroom van financiering voor succesvolle initiatieven. Zonder deze twee elementen zou hun werk onmogelijk zijn. Voor UWSL speelt Asana een cruciale rol bij het betrokken houden van werknemers, het duidelijk maken van verantwoordelijkheden, het mogelijk maken om grotere financieringsmogelijkheden na te streven en hen uiteindelijk te helpen hun gemeenschap naar grotere educatieve hoogten te tillen.

In complexe organisaties moet je er op de ene of andere manier voor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Wanneer je toestaat dat er silo's ontstaan omdat er geen organisatiebreed inzicht is in wat er zich afspeelt - dan is dat de slechts mogelijke werkwijze. Asana geeft ons een enkel platform waar elk team zijn werk kan delen, kan communiceren en bij anderen kan navragen hoe het ervoor staat.”